2012/125: Ondernemers klagen dat gemeente bedrijfsplan openbaar maakt

Voor de aanvraag van een bouwvergunning voor een schuur moeten verzoekers een bedrijfsplan opstellen. Dit plan dienen zij in bij de gemeenten en bij de Adviescommissie Agrarische Bouwaanvragen. Daarop verleent de gemeente Halderberge de bouwvergunning. Iets later blijkt aan de hand van drie eerder ingediende bezwaarschriften dat indieners kennis hebben gekregen van het bedrijfsplan. Na onderzoek constateert dat ombudsman dat het aannemelijk is dat dit via de gemeente is gebeurd, ook al is niet duidelijk vast komen te staan wanneer en door wie. De ombudsman houdt de gemeente verantwoordelijk voor het onzorgvuldige beheer van de aan haar toevertrouwde stukken.

Instantie: Gemeente Halderberge

Klacht:

gemeente maakte bedrijfsplan van verzoekers openbaar  waardoor privacygevoelige informatie bekend is geworden bij indieners van een bezwaarschrift tegen een aan verzoekers verleende bouwvergunning.

Oordeel: gegrond

Voor de aanvraag van een bouwvergunning voor een schuur moesten verzoekers een bedrijfsplan opstellen. Mensen die bezwaar maakten tegen de vergunning, bleken over het bedrijfsplan te beschikken. Verzoekers vonden dat de gemeente te verwijten was en dat de gemeente onvoldoende zorgvuldig met de informatie was omgegaan.

Verzoekers klaagden erover dat hun bedrijfsplan via de gemeente openbaar is gemaakt en daardoor privacygevoelige informatie bekend is geworden bij de indieners van een bezwaarschrift tegen een aan verzoekers verleende bouwvergunning.

De gemeente heeft bij de klachtafhandeling vastgesteld dat het zeer aannemelijk was dat het bedrijfsplan op het gemeentehuis ter inzage is gegeven of als kopie is verstrekt. De bezwaarmakers hebben onder andere aangegeven dat zij de informatie van een ambtenaar van de gemeente hebben gekregen en in een bezwaarschrift werd ook beschreven dat de betrokkene op het gemeentehuis informatie, waaronder het bedrijfsplan, heeft ingezien. . De enige aannemelijke conclusie kan derhalve zijn dat het bedrijfsplan via de gemeente in handen van bezwaarmakers terecht is gekomen.

Dat niet is duidelijk geworden door wie van de gemeente en wanneer het bedrijfsplan openbaar is gemaakt. doet niets af aan het feit dat de gemeente verantwoordelijk is voor het zorgvuldig beheer van de aan haar toevertrouwde stukken. Dit vloeit voort uit het vereiste van een goede organisatie. Dit geldt des temeer voor vertrouwelijke documenten van burgers.

De klacht is gegrond wegens strijd met het vereiste van een goede organisatie.

Verzoekers klagen er over dat hun bedrijfsplan via de gemeente Halderberge openbaar is gemaakt en daardoor privacygevoelige informatie bekend is geworden bij de indieners van een bezwaarschrift tegen een aan verzoekers verleende bouwvergunning.

Bevindingen en beoordeling

I Bevindingen

1. Verzoekers vroegen bij de gemeente Halderberge een bouwvergunning aan voor het oprichten van een schuur. Verzoekers moesten een bedrijfsplan opstellen en de Adviescommissie Agrarische Bouwaanvragen (hierna: AAB) werd om advies gevraagd. In oktober 2007 dienden verzoekers hun bedrijfsplan in bij de gemeente en het bedrijfsplan werd ter beschikking van de AAB gesteld. Op 28 december 2009 werd de bouwvergunning verleend. In januari 2010 bleek dat er drie bezwaarschriften waren ingediend tegen de bouwvergunning.Verzoekers constateerden aan de hand van de inhoud van de ingediende bezwaarschriften dat alle drie de bezwaarmakers kennis hadden genomen van het bedrijfsplan. Bij één van de bezwaarschriften was het bedrijfsplan als bijlage aangehecht. Deze bezwaarschriften waren al voor de vergunningverlening in de periode van 3 tot 11 december 2009 ingediend. In één van deze bezwaarschriften, gedateerd op 4 december 2009, staat het volgende:

"Bij een gesprek met een medewerker van bouw en woningtoezicht op het stadhuis is mij duidelijk geworden dat het gaat om een aanvraag van (naam en adres verzoekers, No). Ik heb wat informatie bekeken betreffende de bouwaanvraag, waaronder het bedrijfsplan van de heer (naam verzoekers, No).

2. Verzoekers wendden zich tot de burgemeester omdat zij verbaasd waren dat bezwaarmakers kennis hadden genomen en in het bezit waren van hun bedrijfsplan. In het bedrijfsplan stond privacygevoelige informatie over onder andere het inkomen van verzoekers. Op 25 maart 2010 vond er een gesprek plaats tussen verzoekers en de burgemeester. Volgens verzoekers deelde de burgemeester hen mee dat hij na onderzoek tot de conclusie was gekomen dat het bedrijfsplan via de gemeente in handen was gekomen van de bezwaarmakers, maar dat hij niet had kunnen achterhalen wie daarvoor verantwoordelijk was. De burgemeester had een aantal (ex-) medewerkers van de gemeente, een bezwaarmaker en een raadslid die het bouwvergunningdossier van verzoekers had opgevraagd (en de schoonvader is van een van de bezwaarmakers), over de zaak bevraagd. De bezwaarmaker verklaarde dat hij/zij een kopie van het bedrijfsplan tussen kerst en oud-en-nieuw 2009 van een ambtenaar had gekregen. De bezwaarmaker verklaarde verder dat hij/zij niet meer wist welke ambtenaar dat was en of de ambtenaar een man of vrouw was.

3. Vervolgens dienden verzoekers op 9 april 2010 een klacht in bij de gemeente. Zij klaagden erover dat de bouwvergunningprocedure zeer lang had geduurd en dat het advies van AAB en het bedrijfsplan openbaar waren gemaakt. Op 26 juli 2010 nam het college een besluit op de klacht. De klacht over het openbaar maken van het advies van AAB werd ongegrond verklaard, omdat het college mede op grond van dat advies een gemotiveerde beslissing had genomen waarop de Wet Openbaarheid van Bestuur van toepassing is. De klacht over het openbaar maken van het bedrijfsplan werd door het college eveneens ongegrond verklaard. Het college was van oordeel dat het bedrijfsplan weliswaar een vertrouwelijk stuk is, maar motiveerde haar beslissing als volgt:

'Het is heel goed mogelijk en zelfs zeer aannemelijk dat uw bedrijfsplan in het gemeentehuis ter visie is gegeven of zelfs in kopie verstrekt maar het valt helaas niet te achterhalen door wie of op welke wijze en wanneer. Wij achten het zelfs niet uitgesloten dat dit stuk op andere wijze is bemachtigd, binnen of buiten het gemeentehuis. Hoewel wij dit erg vervelend vinden, is de toedracht helaas niet meer te achterhalen en ontbreekt een sluitend bewijs. Wij beschouwen uw klacht derhalve op dit onderdeel ongegrond. Wel bieden wij onze excuses aan voor de ontstane onduidelijke situatie met betrekking tot uw bedrijfsplan.'

Het klachtonderdeel over de lange duur van de bouwvergunningprocedure werd gegrond verklaard en het college bood hiervoor zijn excuses aan.

4. Op 15 juli 2011 dienden verzoekers een klacht in bij de Nationale ombudsman. Zij klaagden erover dat de klacht met betrekking tot het openbaar maken van hun bedrijfsplan ongegrond was verklaard. Op 12 december 2011 opende de Nationale ombudsman een schriftelijk onderzoek en stelde het college drie vragen.

In zijn klachtafhandelingsbrief schrijft het college:

'We achten het zelfs niet uitgesloten dat dit stuk op andere wijze is bemachtigd, binnen of buiten het gemeentehuis.'

De Nationale ombudsman vroeg het college wat men precies met die zin bedoelde en of men doelde op AAB? Hierop antwoordde het college dat de conclusie kan zijn dat de bezwaarmakers het bedrijfsplan eerder dan tussen kerst en oud-en-nieuw 2009 in handen hebben gekregen en dat het mogelijk was dat de bezwaarmakers het bedrijfsplan via AAB in handen kregen.

Op de vraag of er na het onderzoek van de burgemeester nog een onderzoek heeft plaatsgevonden naar het openbaar maken van het bedrijfsplan, antwoordde het college als volgt:

'In maart 2010 hebben de burgemeester en de manager van de afdeling REZ onderzocht op welke wijze het bedrijfsplan bij de bezwaarmakers terecht kan zijn gekomen. Beiden hebben onafhankelijk van elkaar gesprekken gevoerd met direct betrokken medewerkers. De medewerkers erkennen dat tussen kerst en oud-en-nieuw 2009 een gesprek heeft plaatsgevonden met een van de bezwaarmakers, maar ontkennen het bedrijfsplan in welke vorm dan ook aan de bezwaarmakers te hebben verstrekt. Daarnaast bleek dat het bedrijfsplan op dringend verzoek van een raadslid vertrouwelijk ter inzage is gelegd bij de griffie. Echter dit is in januari 2010 gebeurd en zoals hierboven aangegeven waren de bezwaarmakers al begin december 2009 inhoudelijk op de hoogte van het bedrijfsplan X. Of het betreffende raadslid het bedrijfsplan heeft gekopieerd kan niet worden vastgesteld. Alleen de bezwaarmakers zelf weten op welke wijze zij aan het bedrijfsplan zijn gekomen.'

In reactie op de vraag met welke motivering het college het klachtonderdeel van het openbaar maken van het bedrijfsplan ongegrond had verklaard, antwoordde het college als volgt:

'De klacht is ongegrond verklaard omdat niet in rede te achterhalen is op welke wijze de bezwaarmakers het bedrijfsplan in handen hebben gekregen. Er is geen hard bewijs dat de gemeente het bedrijfsplan aan de bezwaarmakers heeft verstrekt. Evenmin is er hard bewijs dat het bedrijfsplan niet is verstrekt. Wel is geconstateerd dat het bedrijfsplan niet ter inzage gelegd had mogen worden op basis van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Dit geldt niet voor het AAB-advies zelf, omdat dit laatste een belangrijk advies is bij de vergunningverlening.'

5. Nadat de Nationale ombudsman op 5 maart 2012 de schriftelijke antwoorden van het college ontving, zijn telefonisch enkele vragen gesteld aan verzoekers over het feitelijk verloop van de bouwvergunningprocedure.

Op 11 april 2012 heeft een onderzoeker van het bureau van de Nationale ombudsman een lid van AAB en opsteller van de adviezen aan de gemeente, telefonisch gevraagd of AAB het bedrijfsplan aan de bezwaarmakers ter beschikking had gesteld. Hij antwoordde ontkennend en verklaarde dat AAB nimmer vertrouwelijke stukken aan derden geeft, zelfs niet als een rechtbank daartoe een verzoek indient. Volgens hem verstrekt AAB alleen stukken als de rechthebbende daar toestemming voor heeft gegeven en de stukken worden dan door AAB gewaarmerkt.

II Beoordeling

6. De Nationale ombudsman toetst onderhavige gedraging aan het vereiste van een goede organisatie. Dit houdt in dat de overheid ervoor zorgt dat haar administratie de dienstverlening aan de burger ten goede komt. Zij werkt secuur en vermijdt slordigheden. Eventuele fouten worden zo snel mogelijk hersteld.

Dit betekent dat de overheid aangeleverde documenten zorgvuldig bewaart.

7. De burgemeester heeft onderzoek gedaan naar het openbaar maken van het bedrijfsplan van verzoekers. Op 25 maart 2010 heeft de burgemeester in een gesprek volgens verzoekers meegedeeld dat hij tot de conclusie was gekomen dat het bedrijfsplan via de gemeente in handen van de bezwaarmakers was gekomen. Een van de bezwaarmakers heeft aan de burgemeester meegedeeld dat hij/zij een kopie van het bedrijfsplan tussen kerst en oud-en-nieuw 2009 van een ambtenaar heeft gekregen. Deze bezwaarmaker wist niet meer welke ambtenaar dat was en of de ambtenaar een man of vrouw was.

Het college concludeerde bij de afhandeling van de klacht dat het heel goed mogelijk en zelfs zeer aannemelijk was dat het bedrijfsplan in het gemeentehuis ter visie is gegeven of zelfs in kopie is verstrekt.

Verder is gebleken dat er in de periode 3 tot 11 december 2009 drie premature bezwaarschriften waren ingediend tegen de bouwaanvraag van verzoekers en dat hierin melding werd gemaakt van het bedrijfsplan en inhoudelijke opmerkingen werden gemaakt over het bedrijfsplan. Uit het bezwaarschrift van 4 december 2009 komt naar voren dat de betrokkene op het gemeentehuis informatie, waaronder het bedrijfsplan, heeft ingezien. In de brief van het college aan de Nationale ombudsman van 2 maart 2012 wordt de conclusie getrokken dat het bedrijfsplan mogelijk eerder dan tussen kerst en oud-en-nieuw 2009 in handen van de bezwaarmakers terecht is gekomen en dat dit mogelijk via AAB is gebeurd. Een lid van AAB heeft tegenover de Nationale ombudsman verklaard dat het bedrijfsplan niet via AAB in handen van de bezwaarmakers terecht is gekomen. Vast staat dat verzoekers hun bedrijfsplan ook niet aan de bezwaarmakers hebben gegeven. De enige aannemelijke conclusie kan derhalve zijn dat het bedrijfsplan via de gemeente in handen van bezwaarmakers terecht is gekomen.

Dat na onderzoek niet is komen vast te staan wanneer en wie bij de gemeente het bedrijfsplan aan de bezwaarmaker(s) heeft overhandigd, doet niets af aan het feit dat de gemeente verantwoordelijk is voor het zorgvuldig beheer van de aan haar toevertrouwde stukken. Dit vloeit voort uit het vereiste van een goede organisatie. Dit geldt des temeer voor vertrouwelijke documenten van burgers. De Nationale ombudsman is van oordeel dat het college het klachtonderdeel dat betrekking had op het bekendmaken van het bedrijfsplan gegrond had moeten verklaren.

De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.

Conclusie

De klacht over de onderzochte gedraging van het college van burgemeester en wethouders gemeente Halderberge, is gegrond wegens strijd met het vereiste van een goede organisatie.

Publicatiedatum
Rapportnummer
2012/125