Verzoeker klaagt erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) niet inhoudelijk heeft gereageerd op zijn klacht van 2 november 1999 over de lange duur van de behandeling van zijn aanvraag van 19 november 1998 om toelating als vluchteling.
Voorts klaagt hij erover dat de IND geen inhoudelijke tussenberichten heeft verzonden.
Beoordeling
I. Ten aanzien van het niet reageren op de klachtbrief
1. Verzoeker klaagt er in de eerste plaats over dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) niet inhoudelijk heeft gereageerd op zijn klacht van 2 november 1999 over de lange duur van de behandeling van zijn asielaanvraag.
2. De desbetreffende brief van verzoekers advocaat van 2 november 1999 houdt het volgende in:
"…Op 19 november 1998 heeft bovengenoemde cliënt (verzoeker; N.o.) een aanvraag om toelating als vluchteling ingediend. Tot op heden is er geen beslissing in eerste aanleg genomen. Gezien het feit dat het gaat om een alleenstaande minderjarige asielzoeker en de wettelijke beslistermijn reeds een half jaar geleden is verstreken, verzoek ik u binnen vier weken na dagtekening van deze brief een beslissing op de aanvraag te nemen.
Indien u hiertoe niet overgaat zal ik cliënt in overweging geven een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman…"
3. Volgens de klachtdefinitie van de interne klachtregeling van de IND, die indertijd was opgenomen in TBV 1999/14, is een klacht "iedere uiting van ontevredenheid over een gedraging van de IND in aansluiting bij 9.1 Awb" (zie Achtergrond, onder 2.)
4. Gelet op de inhoud van de brief van 2 november 1999 had de IND de brief dienen aan te merken als klacht en deze dienen te behandelen conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de interne klachtenregeling. Immers, door aan te geven dat er nog geen beslissing was genomen terwijl de wettelijke beslistermijn reeds een half jaar daarvoor was verstreken, alsmede door de Staatssecretaris van Justitie mee te delen dat verzoeker in overweging zou worden gegeven een klacht bij de Nationale ombudsman in te dienen indien de gevraagde beslissing na vier weken nog niet zou zijn genomen, heeft de advocaat namens verzoeker zijn ongenoegen over een gedraging van de IND kenbaar gemaakt. Niet is gebleken van omstandigheden als omschreven in artikel 9:8, eerste en tweede lid Awb (zie Achtergrond,. onder 1.), op grond waarvan klachtbehandeling achterwege had kunnen blijven.
5. Dat is in het onderhavige geval echter wel gebeurd. Immers, de enkele mededeling dat de brief was ontvangen en dat die zou worden toegevoegd aan het dossier, kan niet worden aangemerkt als klachtbehandeling overeenkomstig hoofdstuk 9 van de Awb.
6. De omstandigheid dat de inhoud van de brief van 2 november 1999 onopgemerkt is gebleven door het grote aantal te behandelen brieven, zoals de Staatssecretaris van Justitie heeft aangegeven in zijn reactie op de onderhavige klacht, kan het achterwege blijven van een inhoudelijke reactie op de brief van 2 november 1999 wel verklaren, maar kan hiervoor geen rechtvaardiging vormen. Immers, van de IND mag worden verwacht dat de inhoud van inkomende poststukken wordt beoordeeld om de geëigende reactie te kunnen bepalen. In dit verband wordt er op gewezen dat er bij TBV 1999/14 (zie Achtergrond, onder 2.) op is gewezen dat de klachtdefinitie ruim is, te weten "iedere uiting van ontevredenheid over een gedraging van de IND in aansluiting bij 9.1 Awb". Bovendien is in paragraaf 1 van de bijlage van werkinstructie 200 (zie Achtergrond, onder 3.) als voorbeeld de klacht genoemd over het achterwege laten van een handeling door de IND, zoals het beslissen op een aanvraag.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
II. Ten aanzien van het achterwege blijven van tussenberichten
1. Verzoeker klaagt er in de tweede plaats over dat de IND geen inhoudelijke tussenberichten heeft verzonden over de voortgang van de behandeling van zijn aanvraag om toelating tot Nederland als vluchteling.
2. In het kader van een actieve en zorgvuldige informatieverstrekking mag van de IND worden verwacht dat hij, zo nodig, iedere drie maanden een tussenbericht stuurt met informatie over de voortgang in de behandeling van een aanvraag. De Staatssecretaris van Justitie heeft in zijn reactie van 30 juni 2000 erkend dat de IND heeft nagelaten verzoeker door middel van tussenberichten te informeren over het verloop van de procedure.
De onderzochte gedraging is ook op dit punt niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond.
Onderzoek
Op 13 maart 2000 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer D. te Rotterdam, ingediend door mevrouw mr. A. Spel, advocaat te Hoorn, met een klacht over een gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND).
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Staatssecretaris van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Verzoeker en de Staatssecretaris van Justitie berichtten dat het verslag hun geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
feiten
1. Verzoeker diende op 19 november 1998 een aanvraag in om toelating tot Nederland als vluchteling.
2. Op 5 juli 1999 diende de advocaat namens verzoeker een bezwaarschrift in tegen het niet tijdig beslissen op de aanvraag van 19 november 1998.
3. De IND bevestigde de ontvangst van het bezwaarschrift bij brief van 13 juli 1999.
4. Op 2 november 1999 zond de advocaat van verzoeker een brief aan de IND waarin onder meer staat geschreven:
"Op 19 november 1998 heeft bovengenoemde cliënt (verzoeker; N.o.) een aanvraag om toelating als vluchteling ingediend. Tot op heden is er geen beslissing in eerste aanleg genomen. Gezien het feit dat het gaat om een alleenstaande minderjarige asielzoeker en de wettelijke beslistermijn reeds een half jaar geleden is verstreken, verzoek ik u binnen vier weken na dagtekening van deze brief een beslissing op de aanvraag te nemen.
Indien u hiertoe niet overgaat zal ik cliënt in overweging geven een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman."
5. Bij brief van 8 november 1999 bevestigde de IND de ontvangst van de brief van 2 november 1999 als volgt:
"…Hierbij bevestig ik u de ontvangst van bovenvermelde brief.
Deze brief zal worden toegevoegd aan het dossier…."
Standpunt verzoeker
Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder Klacht.
Standpunt Staatssecretaris van Justitie
De Staatssecretaris van Justitie reageerde bij brief van 30 juni 2000 onder meer als volgt op de klacht:
"De IND heeft nagelaten inhoudelijk te reageren op de brief van 2 november 1999 van gemachtigde. Ik betreur dan ook ten zeerste dat door het groot aantal te behandelen brieven de inhoud van deze brief onopgemerkt is gebleven en 'slechts' is ingevoegd in het dossier van betrokkene.
(…)
Voorts acht ik de klacht van betrokkene over de onzorgvuldige wijze waarop zijn gemachtigde door de IND op de hoogte is gehouden met betrekking tot het verloop van de procedure eveneens gegrond. De IND heeft nagelaten betrokkene te informeren, bijvoorbeeld door het zenden van een tussenbericht.
Zoals ik u reeds in eerdere instanties heb bericht, heeft het verzenden van tussenberichten aan betrokkene mijn aandacht.”
Achtergrond
1. Algemene wet bestuursrecht
Artikel 9:1:
“1. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.
2. Een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.”
Artikel 9:8:
“1. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:
waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van de artikelen 9:4 en volgenden is behandeld;
b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden,
d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld;
e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,
f. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie gaande is.
2. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld.”
2. Tussentijds Bericht Vreemdelingencirculaire 1999/14 (TBV 1999/14)
De Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) heeft naar aanleiding van de inwerkingtreding van hoofdstuk 9 Awb een klachtenregeling opgesteld. Bij Tussentijds Bericht Vreemdelingencirculaire van 28 juni 1999 (TBV 1999/14) is deze regeling formeel gepubliceerd. Het TBV is geldig sinds 1 juli 1999. In juni 2000 is de klachtenregeling in de Vreemdelingencirculaire opgenomen onder hoofdstuk A10 2.5.
De bijlage bij deze TBV bevat onder meer de volgende passage:
"1. KLACHTDEFINITIE
Een klacht wordt gedefinieerd als iedere uiting van ontevredenheid over een gedraging van de IND in aansluiting bij 9.1 Awb.
Hierbij kan worden gedacht aan de behandelingsduur van aanvraagprocedures door de IND…"
3. IND-werkinstructie 200
In IND-werkinstructie 200 van 30 juni 1999 zijn nadere aanwijzingen gegeven voor het uitvoeren van de interne klachtprocedure bij de IND.
"(…)
3. Klachtbrieven herkennen
(…)
Bijlage werkinstructie klachten
1. DE KLACHTDEFINITIE EN BEOORDELINGSCRITERIA
Het gaat veelal om een feitelijke of privaatrechtelijke handeling van een IND-functionaris in contact met de vreemdeling in een concrete aangelegenheid. Het kan ook gaan om het ten onrechte achterwege laten van een handeling van de IND, bijv. niet beslissen of niet informeren over termijnoverschrijding en de consequenties voor de betrokkene. De klager vraagt en krijgt een rechtens niet bindend oordeel…"
