2004/333

Rapport

Verzoeker klaagt erover dat de toezegging gedaan door de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) in het kader van klachtbehandeling bij brief van 22 april 2003, niet is nagekomen. Deze toezegging hield in dat binnen vier weken nadat van de vreemdelingendienst nadere informatie was ontvangen, beslist zou worden op de aanvraag van 19 maart 2002 om verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf ten behoeve van de kinderen van verzoeker, tenzij nader onderzoek of nadere informatie noodzakelijk zou zijn. In dit laatste geval zou verzoeker hiervan binnen vier weken in kennis worden gesteld.

Beoordeling

1. Verzoeker diende op 20 maart 2003 een klacht in bij de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) over de lange duur van de behandeling van zijn op 19 maart 2002 ingediende verzoek om een ambtshalve advies over een in te dienen aanvraag tot afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van zijn twee, in Pakistan verblijvende kinderen.

2. De minister van Buitenlandse Zaken achtte, bij brief van 22 april 2003, de klacht over de lange duur van de behandeling van het verzoek om ambtshalve advies kennelijk gegrond nu niet binnen de wettelijke termijn was beslist. De minister liet daarbij weten dat verzoeker op korte termijn door de vreemdelingendienst zou worden uitgenodigd om de nog ontbrekende informatie te verstrekken. Nadat de vreemdelingendienst de Visadienst van de benodigde informatie op de hoogte zou hebben gesteld zou binnen vier weken een beslissing op het gevraagde advies worden genomen tenzij nog nadere informatie of nader onderzoek noodzakelijk werd geacht. In dat laatste geval zou verzoeker hiervan binnen vier weken op de hoogte worden gesteld onder vermelding van de vervolgprocedure.

Verzoeker klaagt erover dat de Visadienst de bovengenoemde toezegging niet is nagekomen.

3. De Visadienst liet, nadat een medewerkster van het Bureau Nationale ombudsman de klacht had voorgelegd met de vraag of een oplossing in het vooruitzicht kon worden gesteld, op 30 juli 2003 weten dat de Visadienst op 24 april, 20 mei en 9 juli 2003 een verzoek om nader onderzoek had voorgelegd aan de vreemdelingendienst. Tijdens een telefoongesprek op 9 juli 2003 had de vreemdelingendienst de Visadienst laten weten dat een verzoek om onderzoek niet telefonisch kon worden ingediend. Op 11 juli 2003 diende de Visadienst het verzoek om onderzoek alsnog per fax in bij de vreemdelingendienst.

4. In reactie op de klacht liet de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie weten dat in de klachtafhandelingsbrief van 22 april 2003 was aangegeven dat binnen vier weken een beslissing op het verzoek om ambtshalve advies zou worden gegeven tenzij zou blijken dat nadere informatie of nader onderzoek noodzakelijk zou zijn. Nu was gebleken dat nader onderzoek noodzakelijk was, achtte de minister verzoekers klacht over het niet-nakomen van de gedane toezegging ongegrond. Wel vond de minister dat het in de rede had gelegen, gezien de trage voortgang in de zaak, verzoeker te informeren over de het feit dat nog geen informatie van de vreemdelingendienst was ontvangen.

5. Vanuit het oogpunt van het te stellen vertrouwen in het handelen van de overheid moeten burgers erop kunnen vertrouwen dat toezeggingen gedaan door een overheidsinstantie worden nagekomen. In dit verband mag van de Visadienst worden verwacht dat toezeggingen weloverwogen worden gedaan. Dit houdt ook in dat indien geen uitvoering kan worden gegeven aan de gedane toezegging verzoeker hiervan op de hoogte wordt gesteld. In deze zaak bleef de door de minister van Buitenlandse Zaken gevraagde informatie aan de vreemdelingendienst uit waardoor de minister van Buitenlandse Zaken niet op het verzoek om ambtshalve advies kon beslissen. Verzoeker werd hier niet over geïnformeerd. Dit was voor verzoeker aanleiding om drie maanden na de gedane toezegging, op 24 juli 2003, een bezwaarschrift in te dienen tegen het niet-tijdig beslissen op het verzoek om ambtshalve advies. Pas nadat een medewerkster van de Nationale ombudsman op 30 juli 2003 de zaak voorlegde aan de Visadienst werd bekend dat de vreemdelingendienst nog geen informatie aan de Visadienst had verstrekt. De door de minister gedane toezegging van 22 april 2003 beoogde verzoeker duidelijkheid te geven over de duur van de behandeling van zijn gedane verzoek omdat de wettelijke beslistermijn daarvan reeds ruimschoots was overschreden. Door verzoeker niet op de hoogte te houden van het uitblijven van de gevraagde informatie en de door de Visadienst ondernomen actie op dit punt kan niet gesproken worden van op juiste wijze uitvoering geven aan de door de minister gedane toezegging van 22 april 2003.

Conclusie

De klacht over de onderzochte gedraging van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie gezamenlijk, is gegrond.

Onderzoek

Op 25 juli 2003 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer B., ingediend door de heer mr. P.J.J.A. Hendriks, advocaat te Deurne, met een klacht over een gedraging van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst.

Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie gezamenlijk, werd een onderzoek ingesteld.

In het kader van het onderzoek werd de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.

Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.

Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.

De minister voor Vreemdelingenzaken en de minister van Buitenlandse Zaken deelden mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.

Verzoekers gemachtigde gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.

A. feiten

1. Verzoeker diende bij brief van 20 maart 2003 een klacht in bij de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) over de lange duur van de behandeling van het op 19 maart 2002 ingediende verzoek om een ambtshalve advies over een in te dienen aanvraag tot afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van zijn twee, in Pakistan verblijvende, kinderen.

2. De minister van Buitenlandse Zaken reageerde bij brief van 22 april 2003 als volgt op verzoekers klacht van 20 maart 2003:

"…Uw klacht beoordeel ik als kennelijk gegrond omdat ik inderdaad niet binnen de wettelijke beslistermijn op de aanvraag van betrokkenen heb beslist. Voor de vertraging in de behandeling van de aanvraag bied ik u, en daarmee betrokkenen, mijn welgemeende verontschuldigingen aan.

De reden voor de vertraging van de afhandeling van onderhavige aanvraag hangt samen met het grote aantal te behandelen aanvragen om toelating en het grote aantal bezwaarschriften, hetgeen heeft geleid tot een capaciteitsprobleem bij de Visadienst. Hierdoor is de Visadienst genoodzaakt geweest keuzes te maken. Zo is inmiddels besloten om meer personeel in te zetten op de afhandeling van verblijfsaanvragen in eerste aanleg.

Nadere bestudering van het dossier van betrokkenen heeft geleerd dat er nog een aantal onduidelijkheden leven. U zal hiertoe binnenkort door de vreemdelingendienst worden uitgenodigd.

Zodra de vreemdelingendienst mij heeft geïnformeerd zal het dossier opnieuw worden bestudeerd en zal binnen vier weken een beslissing op de aanvraag worden genomen tenzij blijkt dat nog nadere informatie of een nader onderzoek noodzakelijk wordt geacht. In dat geval zult u hiervan onder de vermelding van de vervolgprocedure eveneens binnen de genoemde vier weken in kennis worden gesteld…"

3. Bij brief van 24 juli 2003 diende verzoekers gemachtigde een klacht in bij de Nationale ombudsman over het niet nakomen van de door de Visadienst bij brief van 22 april 2003 gedane toezegging.

4. Op 30 juli 2003 legde een medewerkster van het Bureau Nationale ombudsman de klacht voor aan de Visadienst met de vraag of een oplossing in het vooruitzicht kon worden gesteld. Een medewerker van de Visadienst liet hierop weten dat het verzoek om ambtshalve advies van verzoeker niet kon worden behandeld voordat de vreemdelingendienst nader onderzoek had verricht. Dit verzoek om onderzoek was door de Visadienst telefonisch aan de vreemdelingendienst voorgelegd op 24 april, 20 mei 2003 en 9 juli 2003. Op 9 juli 2003 liet de vreemdelingendienst weten dat zo'n verzoek niet telefonisch gedaan kon worden maar dat de Visadienst dit per fax diende te doen. Op 11 juli 2003 diende de Visadienst alsnog per fax een verzoek in bij de vreemdelingendienst om nader onderzoek te verrichten.

5. Bij brief van 24 juli 2003 diende verzoekers gemachtigde een bezwaarschrift in tegen het niet tijdig beslissen op het verzoek van 19 maart 2002 om ambtshalve advies over de afgifte van een mvv omdat verzoeker niets meer van de Visadienst had vernomen na de klachtafhandelingsbrief van 22 april 2003.

Op 2 december 2003 vond in het kader van de behandeling door de Visadienst van het bezwaarschrift een hoorzitting plaats en op 8 maart 2004 werd een beslissing genomen op het bezwaarschrift.

B. Standpunt verzoeker

Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder Klacht.

C. Standpunt van de minister voor vreemdelingenzaken en Integratie

In reactie op de klacht liet de minister voor Vreemdelingenzaken bij brief van 12 september 2003 onder meer het volgende weten:

"Referent (verzoeker; N.o.) heeft op 19 maart 2002 bij genoemde vreemdelingendienst een verzoek om advies ter verkrijging van een machtiging tot voorlopig verblijf voor betrokkenen ingediend, welk verzoek middels een model M62 van 6 januari 2003 door de vreemdelingendienst ter beoordeling is voorgelegd aan de Visadienst. Op 20 maart 2003 heeft referent een klacht ingediend, waarvan de ontvangst op 8 april 2003 is bevestigd.

Deze klacht is vervolgens bij brief van 22 april 2003 inhoudelijk afgehandeld. In de klachtafhandeling is medegedeeld dat er nog een aantal onduidelijkheden leven en dat referent en diens echtgenote ter verklaring hiervan zullen worden uitgenodigd door de vreemdelingendienst. Zodra de vreemdelingendienst de Visadienst heeft geïnformeerd zal het dossier opnieuw worden bestudeerd en zal binnen vier weken een beslissing op de aanvraag worden genomen, tenzij blijkt dat nog nadere informatie of een nader onderzoek noodzakelijk wordt geacht. Naar aanleiding van de klachtafhandeling is op 24 april 2003 telefonisch contact opgenomen met de vreemdelingendienst Eindhoven met het verzoek om referent en diens echtgenote uit te nodigen. Vervolgens is op 20 mei en op 9 juli 2003 wederom contact opgenomen met genoemde vreemdelingendienst en is voornoemd verzoek herhaald. Op laatstgenoemde datum wordt door de vreemdelingendienst verzocht of het verzoek alsnog schriftelijk kan worden ingediend. Bij brief van 11 juli 2003 wordt dit verzoek met aanvullende informatie per fax aan de vreemdelingendienst verzonden.

De klacht acht ik ongegrond. In mijn brief van 22 april 2003 heb ik aangegeven dat ik binnen vier weken zou beslissen, tenzij blijkt dat er nog nadere informatie noodzakelijk is of er nader onderzoek moet plaatsvinden. Hierboven heb ik aangegeven dat nader onderzoek noodzakelijk was. Ik ben derhalve van oordeel dat de klacht hierover niet terecht is.

Wel ben ik van mening dat gelet op de trage voortgang in onderhavige zaak het in de rede lag om aan referent een tussenbericht te sturen om hem te informeren over het feit dat nog geen informatie van de vreemdelingendienst is ontvangen.

Middels een telefonische interventie heeft één van uw medewerkers op 30 juli 2003 aandacht gevraagd voor onderhavige aanvraag. Aan haar is medegedeeld dat de Visadienst verschillende malen aan de vreemdelingendienst Eindhoven heeft verzocht om onderzoek te doen en dat de Visadienst in afwachting is van het resultaat van dit onderzoek.

Namens betrokkenen is op 24 juli 2003 door hun gemachtigde een bezwaarschrift ingediend tegen de weigering om te beslissen op de het verzoek om advies van 19 maart 2002, waarvan de ontvangst op 12 augustus 2003 is bevestigd. Gelet op de stand van de procedure is in overleg met de vreemdelingendienst op 6 augustus 2003 besloten dat de Visadienst referent en diens echtgenote zal uitnodigen om een toelichting te geven op onderhavige aanvraag tijdens een te plannen zitting van een ambtelijke hoorcommissie.

Thans kan ik u toezeggen dat referent en diens echtgenote zullen worden uitgenodigd ter zitting van een ambtelijke hoorcommissie. In overleg met de gemachtigde zal daartoe binnen twee weken na dagtekening van deze brief een datum en tijdstip worden bepaald. Na de zitting van de ambtelijke commissie zal binnen vier weken een beslissing op het bezwaarschrift worden genomen."

D. Reactie minister van Buitenlandse Zaken

De minister van Buitenlandse Zaken reageerde bij brief van 26 september 2003 als volgt op de klacht:

"…De klacht betreft de wijze waarop de Visadienst zijn toezegging, om binnen vier weken over de MVV-aanvraag ten behoeve van de kinderen van (verzoeker; N.o.) te beslissen, niet is nagekomen.

Uit de klacht zelf en uit de door u in aanvulling daarop gestelde vragen blijkt dat de klacht uitsluitend betrekking heeft op gedragingen van de Visadienst, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van het ministerie van Justitie.

In de reactie van de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie d.d. 12 september 2003 is ingegaan op de gedragingen van de Visadienst, naar welke reactie ik u in deze gaarne wil verwijzen…"

Instantie: Visadienst

Klacht:

Toezegging dat binnen vier weken nadat nadere informatie was ontvangen, zou worden beslist op aanvraag om verlening machtiging tot voorlopig verblijf.

Oordeel:

Gegrond