1. Verzoeker klaagt erover dat:
- een met name genoemde medewerkster van de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan) op 11 januari 2002 heeft geweigerd telefonisch een afspraak te maken voor een DNA-onderzoek voor zijn echtgenote en kinderen, en heeft gezegd dat zijn echtgenote eerst in persoon bij de ambassade een datum moest afspreken voor het DNA-onderzoek, terwijl dit betekende dat zij daarvoor enkele uren moest reizen;
- een andere medewerker van de Nederlandse ambassade te Islamabad op 14 januari 2002 heeft geweigerd een afspraak te maken met zijn echtgenote, met als reden dat haar dossier aldaar niet bekend was.
2. Voorts klaagt verzoeker erover dat de Visadienst hem in de brief van 3 januari 2002 niet heeft meegedeeld dat zijn echtgenote zich in persoon diende te melden bij de Nederlandse ambassade te Islamabad voor het maken van eerdergenoemde afspraak.
3. Verder klaagt verzoeker erover dat een medewerkster van de informatielijn van de Visadienst op 16 januari 2002:
- niet bereid was enige medewerking te verlenen aan het (laten) zoeken naar een oplossing voor het probleem rondom het maken van een afspraak voor het DNA-onderzoek;
- heeft geweigerd haar naam te noemen tegenover degene die namens hem naar de informatielijn belde, ondanks dat haar uitdrukkelijk om haar naam was gevraagd.
Beoordeling
A. Ten aanzien van de Nederlandse ambassade in Islamabad, Pakistan
1.1. Op 3 januari 2002 heeft de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), aan verzoekers gemachtigde bericht gezonden over DNA-onderzoek bij verzoekers echtgenote en kinderen op de Nederlandse ambassade in Islamabad, Pakistan, in het kader van een aanvraag om verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) met als doel gezinshereniging.
1.2. Verzoeker klaagt er in de eerste plaats over dat de Nederlandse ambassade te Islamabad, Pakistan, op 11 januari 2002 heeft geweigerd om telefonisch een afspraak te maken voor de afname van DNA-materiaal van zijn echtgenote en kinderen. De betrokken medewerkster had volgens verzoeker gezegd dat zijn echtgenote in persoon bij de ambassade een afspraak moest maken voor het DNA-onderzoek.
1.3. De minister van Buitenlandse Zaken heeft naar voren gebracht dat verzoeker op 11 januari 2002 telefonisch contact had opgenomen met de ambassade met het verzoek om een afspraak te maken voor het afnemen van DNA-materiaal van zijn familieleden. De betrokken medewerkster had daarop meegedeeld dat een dergelijke afspraak pas kan worden gemaakt nadat het verzoek van de Visadienst daartoe, te weten de brief van 3 januari 2002, was ontvangen, aldus de minister.
1.4. Volgens mevrouw B., werkzaam bij VluchtelingenWerk in Berlicum, heeft zij, en niet verzoeker, op 11 januari 2002 telefonisch contact gehad met de ambassade om een afspraak te maken ten behoeve van verzoekers echtgenote en kinderen. Zij had gesproken met mevrouw D. medewerkster van de ambassade.
1.5. De lezingen over de vraag wie contact heeft opgenomen met de ambassade staan tegenover elkaar. Door het ontbreken van een telefoonnotitie kan ook niet worden geverifieerd welke lezing juist is. In elk geval staat vast dat er op 11 januari 2002 telefonisch contact is geweest met de ambassade, en dat de ambassade heeft laten weten dat (nog) geen telefonische afspraak kon worden gemaakt voor het DNA-onderzoek. Daarbij wordt aannemelijk geacht dat dit contact niet heeft plaatsgevonden met verzoeker, maar met B., gelet op haar weergave van het gesprek (zie Bevindingen, onder F.1.).
1.6. Volgens de minister was deze mededeling door de ambassade gedaan omdat de ambassade in de veronderstelling verkeerde nog geen schriftelijk verzoek van de (bij de IND ondergebrachte) Visadienst voor afname van DNA-materiaal te hebben ontvangen. In werkelijkheid was de brief van de Visadienst van 3 januari 2002 al wel ontvangen op het moment dat het telefoongesprek plaatsvond, maar nog niet administratief verwerkt. De brief was namelijk op 10 januari 2002 na kantooruren ontvangen. Volgens de minister was deze brief mogelijk op 11 januari 2002 administratief verwerkt, een aantal uren na het telefoongesprek tussen de ambassade en B. De minister sloot evenmin uit dat dit pas op 14 januari 2002 was gebeurd. De minister achtte de klacht op dit punt gegrond.
1.7. Volgens B. had D. gezegd dat het bericht van de Visadienst van 3 januari 2002 toevallig die dag bij de binnengekomen post was aangetroffen, maar dat het niet mogelijk was om telefonisch een afspraak te maken. Ook na haar mededeling dat verzoekers echtgenote in Peshawar verbleef en met een begeleider een dag moest reizen om de ambassade te bereiken, was D. bij haar standpunt gebleven dat het absoluut niet mogelijk was om een telefonische afspraak te maken, aldus B.
1.8. Volgens de minister had D. meegedeeld dat verzoekers echtgenote langs kon komen voor het maken van een afspraak, zodat de noodzakelijke visumformulieren ter invulling konden worden meegegeven. In situaties waarbij dit op problemen stuitte, met name voor personen die buiten Islamabad woonden, kon ook telefonisch een afspraak worden gemaakt. De minister achtte de klacht op dit punt niet gegrond. Op nadere vragen van de Nationale ombudsman over de inhoud van het telefoongesprek van 11 januari 2002 kon de minister geen concrete antwoorden geven, omdat geen telefoonnotitie was opgemaakt. D. was bij haar lezing gebleven dat zij de gebruikelijke gang van zaken had meegedeeld, te weten dat ook telefonisch een afspraak kon worden gemaakt.
1.9. De Staatssecretaris van Justitie heeft laten weten dat een beslismedewerker van de IND, nadat verzoekers gemachtigde zich op 17 januari 2002 tot deze medewerker had gewend, contact had opgenomen met de ambassade en had geïnformeerd of de aanvraag voor het DNA-onderzoek was ontvangen. Dit was bevestigd. Vervolgens had deze beslismedewerker verzoekers gemachtigde meegedeeld dat betrokkenen zich konden melden bij de ambassade op werkdagen tussen 9.00 en 12.00 uur.
1.10. Over de vraag welke informatie D. op 11 januari 2002 heeft verstrekt stroken de verschillende lezingen niet met elkaar en, zoals hiervoor onder 1.5. is opgemerkt, door het ontbreken van een telefoonnotitie is de inhoud van het telefoongesprek niet schriftelijk vastgelegd en op die manier te verifiëren. Echter, hiervoor onder 1.5. is vastgesteld dat het (nog) niet mogelijk is geweest om telefonisch een afspraak te maken. Met de minister van Buitenlandse Zaken is de Nationale ombudsman van oordeel dat de klacht in zoverre gegrond is.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk voor zover het niet mogelijk is geweest om op 11 januari 2002 een telefonische afspraak te maken.
1.11 Gelet op de lezing van de minister van Buitenlandse Zaken over de datum van ontvangst van de brief, wordt de lezing van B. dat D. had meegedeeld dat de brief van de Visadienst toevallig die dag was ontvangen, aannemelijk geacht. Voor het overige staan de lezingen van B. en D. over de inhoud van het telefoongesprek en met name over de vraag of D. in het algemeen heeft uitgesloten dat telefonisch een afspraak kan worden gemaakt evenwel lijnrecht tegenover elkaar. Er zijn onvoldoende feiten en omstandigheden voor handen op grond waarvan geoordeeld zou kunnen worden of de lezing van de een meer aannemelijk is dan die van de ander. Voor zover de klacht betreft dat D. in het algemeen de mogelijkheid zou hebben uitgesloten dat telefonisch een afspraak kan worden gemaakt, moet de Nationale ombudsman zich dan ook van een oordeel onthouden.
Wel is de Nationale ombudsman met de minister van Buitenlandse Zaken van mening dat voor zover het persoonlijk langskomen voor het maken van een afspraak op problemen stuit, met name voor personen die buiten Islamabad wonen, het mogelijk moet zijn dat ook telefonisch een afspraak kan worden gemaakt.
1.12. Opgemerkt wordt nog dat het niet juist is dat geen telefoonnotitie is gemaakt van het gesprek. Hiervoor wordt verwezen naar de aanbeveling van de Nationale ombudsman aan de minister van Buitenlandse Zaken van 25 april 2001, zie Achtergrond.
2.1. Verzoeker klaagt er verder over dat zijn echtgenote vervolgens op 14 januari 2002 tevergeefs naar de ambassade was gereisd om in persoon een afspraak te maken voor de afname van DNA-materiaal. Een andere medewerker van de ambassade dan D. had haar meegedeeld dat haar dossier bij de ambassade niet bekend was.
2.2. De minister kon niet uitsluiten dat verzoekers echtgenote zich op 14 januari 2002 tevergeefs bij de ambassade had gemeld om een afspraak te maken, en dat haar was meegedeeld dat de brief van de Visadienst nog niet was ontvangen. Indien dit het geval was, achtte de minister ook deze klacht gegrond.
2.3. De ambassade had de brief van de Visadienst wel al ontvangen. Hiervoor is overwogen dat aannemelijk wordt geacht dat D. ook aan B. heeft meegedeeld dat dit het geval was. Nog afgezien van de vraag of al dan niet is aangegeven dat verzoekers echtgenote uitsluitend persoonlijk kon langskomen om een afspraak te maken, wordt wel aannemelijk geacht dat verzoekers echtgenote op 14 januari 2002 daadwerkelijk naar de ambassade is gereis. Niet is bekend wat er bij de ambassade is voorgevallen. Wel staat vast dat verzoekers echtgenote op 14 januari 2002 geen afspraak heeft kunnen maken voor het afnemen van DNA-materiaal, terwijl dit wel haar bedoeling is geweest.
2.4 De Nationale ombudsman heeft niet kunnen vaststellen welke medewerker van de ambassade verzoekers echtgenote te woord heeft gestaan, laat staan dat hij heeft kunnen vaststellen welke reden is gegeven voor het feit dat geen afspraak kon worden gemaakt voor het afnemen van het DNA-materiaal. In zoverre moet de Nationale ombudsman zich van een oordeel onthouden.
Met de minister van Buitenlandse Zaken is de Nationale ombudsman evenwel van mening dat voor zover verzoekers echtgenote als reden voor het feit dat geen afspraak kon worden gemaakt, zou zijn meegedeeld dat haar dossier bij de ambassade niet bekend was, de klacht gegrond is.
B. Ten aanzien van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)
1.1. Verzoeker klaagt er verder over dat de Visadienst hem in de brief van 3 januari 2002 niet heeft meegedeeld dat zijn echtgenote zich in persoon diende te melden bij de ambassade om een afspraak te maken.
1.2. In de brief van de Visadienst is geen informatie gegeven over de wijze waarop een afspraak met de ambassade kan worden gemaakt. In de brief is dan ook niet vermeld dat betrokkenen in persoon een afspraak moeten maken voor een latere datum. Wel is het adres en ook het telefoonnummer van de ambassade vermeld.
Een redelijke uitleg van deze brief brengt dan ook met zich mee dat dit telefoonnummer er voor dient om telefonisch informatie in te winnen over het maken van een afspraak en voor het maken van een afspraak. Ook de Staatssecretaris van Justitie is deze mening toegedaan. Zij heeft immers aangegeven dat er van wordt uitgegaan dat betrokkenen eerst informeren wanneer zij langs kunnen komen en welke bescheiden zij moeten meenemen, alvorens naar de ambassade af te reizen. Ook uit de hiervoor onder 1.8. vermelde lezing van de minister van Buitenlandse Zaken op dit punt is gebleken dat het mogelijk moet zijn om telefonisch een afspraak te maken.
Ook in geval een medewerker van de ambassade ten onrechte een eigen invulling heeft gegeven aan de manier waarop een afspraak moet worden gemaakt, doet aan de juistheid van deze informatie zelf niet af.
De onderzochte gedraging is op dit punt behoorlijk.
2.1. Verzoeker klaagt er verder over dat een medewerkster van de informatielijn op 16 januari 2002 niet bereid was om enige medewerking te verlenen aan het (laten) zoeken naar een oplossing voor het probleem van het maken van een afspraak, en heeft geweigerd haar naam te noemen aan B., ondanks dat deze daar uitdrukkelijk om had gevraagd.
2.2. Volgens de Staatssecretaris was uit het dossier niet te herleiden dat op 16 januari 2002 telefonisch contact was geweest tussen verzoeker en de infolijn van de Regionale Directie Zuid-Oost. Op 17 januari 2002 was er wel telefonisch contact geweest. De desbetreffende medewerk(st)er had toen doorverbonden naar een beslismedewerker, V., die vervolgens contact had opgenomen met de ambassade.
2.3. B. heeft vrij gedetailleerd verklaard dat zij op 16 januari 2002 telefonisch contact had opgenomen met een medewerkster van de informatielijn van de IND, en over de inhoud van het gesprek. Zij had naar de beslismedewerker, V., gevraagd. Haar werd echter meegedeeld dat V. er niet was. Op haar vraag wanneer V. er wel zou zijn, had zij geen antwoord gekregen. Op de vraag met wie zij had gesproken, had zij het antwoord gekregen dat dat er niet toe deed, en op de herhaalde vraag om de naam van de medewerkster had deze gezegd dat zij dat niet wilde zeggen en dat zij hier geen zin in had. De volgende dag, 17 januari 2002, had B. contact opgenomen met verzoekers gemachtigde. De gemachtigde had vervolgens diezelfde dag telefonisch contact opgenomen met de IND.
2.4. Verzoekers gemachtigde heeft op dit punt naar voren gebracht dat B. hem had meegedeeld dat de IND haar had afgepoeierd met de mededeling dat het niet de verantwoordelijkheid van de IND was, dat deze ambtenaar de naam niet wilde noemen en het gesprek nu wel beu was. Daarop had hij de infolijn meegedeeld dat hij dit een schandalige gang van zaken vond. De desbetreffende medewerker vond dat ook, en had hem doorverbonden met beslismedewerker V., die vervolgens contact had opgenomen met de ambassade.
2.5. De lezing van de Staatssecretaris van Justitie wordt zo begrepen dat zij van mening is dat bij gebrek aan een telefoonnotitie of andersoortige aantekening van een telefoongesprek op 16 januari 2002 met B., niet vast te stellen is of dit gesprek heeft plaatsgevonden. Gelet op de hierboven vermelde informatie van B. in combinatie met de informatie van verzoekers gemachtigde wordt echter aannemelijk geacht dat er zowel op 16 als op 17 januari 2002 telefonisch contact is geweest. Ook wordt de lezing van B. en van verzoekers gemachtigde over de gang van zaken op 16 januari 2002 - mede gelet op het gesprek van 17 januari 2002 - aannemelijk geacht. Door op 16 januari 2002 niet te willen meewerken aan een oplossing en het weigeren om de naam te noemen heeft de onbekend gebleven medewerkster uit een oogpunt van klantvriendelijkheid en professionaliteit onjuist gehandeld. Verder is het niet juist dat van het telefoongesprek van 16 januari 2002 geen telefoonnotitie is opgemaakt, hiervoor wordt verwezen naar de aanbeveling van de Nationale ombudsman in rapport 2000/317, zie Achtergrond.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van Nederlandse ambassade te Islamabad, Pakistan, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken, is gegrond voor zover het niet mogelijk is geweest om op 11 januari 2002 een telefonische afspraak te maken. Voor zover de klacht betreft dat een medewerkster van de ambassade op 11 januari 2002 in het algemeen de mogelijkheid zou hebben uitgesloten dat telefonisch een afspraak kan worden gemaakt, wordt geen oordeel gegeven. Ook over de weigering een afspraak te maken op 14 januari 2002 wordt geen oordeel gegeven.
De klacht over de onderzochte gedraging van Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie en de minister van Buitenlandse Zaken gezamenlijk, is niet gegrond, behalve ten aanzien van het niet willen meewerken aan een oplossing en de weigering om de naam te noemen van een medewerkster van de informatielijn van de IND, op dit punt is de klacht gegrond.
Onderzoek
Op 23 januari 2002 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer K. te Berlicum, ingediend door de heer mr. C.A.J.M. Snijders, advocaat te Boxtel, met een klacht over een gedraging van Nederlandse ambassade te Islamabad, Pakistan.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken en de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie gezamenlijk, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de minister van Buitenlandse Zaken en de Staatssecretaris van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Daarnaast werd de betrokken ambtenaar de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven. Deze maakte hiervan geen gebruik. Voorts werd een verklaring afgenomen van een betrokken medewerkster van VluchtelingenWerk Berlicum.
Tijdens het onderzoek kregen de minister van Buitenlandse Zaken en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De ministers, verzoeker en mevrouw B. deelden mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoeker verzocht de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), in het kader van de behandeling van de aanvraag om verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf aan zijn in Pakistan verblijvende echtgenote en kinderen om een DNA-onderzoek om zo de familieband vast te stellen.
2. Naar aanleiding van het verzoek om een DNA-onderzoek berichtte de Visadienst verzoekers gemachtigde bij brief van 3 januari 2002 als volgt:
“…Naar aanleiding van het door de hoofdpersoon aangevraagde DNA-onderzoek in het kader van de mvv-aanvraag voor de hierboven genoemde personen deel ik u mee dat het aanvraagformulier en de waarborgsom in goede orde zijn ontvangen.
Ik verzoek u de hoofdpersoon te informeren dat de bovengenoemde personen voor de afname van hun DNA-materiaal op korte termijn, dat wil zeggen uiterlijk binnen zes maanden, een afspraak moeten maken met de Nederlandse ambassade te Islamabad.
(…)
Van bovengenoemde personen zullen bij de ambassade ter identificatie polaroidfoto's en vingerafdrukken worden gemaakt. Daarnaast is het, in verband met het vrijwillige karakter van het DNA-onderzoek, nodig dat de gezinsleden bij de ambassade door middel van een schriftelijke verklaring uitdrukkelijk instemmen met het DNA-onderzoek.
Nadat het DNA-materiaal van de gezinsleden is afgenomen, ontvangt de hoofdpersoon van het betrokken laboratorium in Nederland bericht over de afname van uw DNA-materiaal. Belangrijk is dat de hoofdpersoon ter legitimatie bij het laboratorium deze brief en een geldig legitimatiebewijs (paspoort of vreemdelingendocument) meeneemt.
Verder zullen voorafgaand aan de afname polaroidfoto's van de hoofdpersoon worden gemaakt en is het, in verband met het vrijwillige karakter van het DNA-onderzoek, nodig dat de hoofdpersoon door middel van een schriftelijke verklaring uitdrukkelijk instemt met het DNA-onderzoek.
Wanneer de uitslag van het DNA-onderzoek bekend is, ontvangt u hiervan bericht van de IND…”
3. Op 11 januari 2002 werd telefonisch contact opgenomen met de ambassade te Islamabad Pakistan om een afspraak te maken ten behoeve van het afgeven van DNA-materiaal door verzoekers echtgenote en kinderen.
B. Standpunt verzoeker
1. Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder Klacht.
2. Verder deelde verzoekers gemachtigde namens verzoeker in zijn verzoekschrift onder meer nog het volgende mee.
“Hierbij wil ik mij beklagen over de handelwijze van Buitenlandse Zaken en van de Immigratie- en Naturalisatie Dienst over het navolgende.
In het dossier van (verzoeker; N.o.) zend ik u hierbij een kopie van de laatste brief van de I.N.D. aan mij d.d. 3 januari (2002; zie hiervóór onder A.1.; N.o.), waarin uitleg wordt gegeven over de wijze waarop de familie mee moet werken aan het afgeven van DNA-materiaal in verband met een verzoek om gezinshereniging.
De referent hier, de vader, heeft contact gezocht met de ambassade om een afspraak voor zijn vrouw en kinderen te maken. Zij moeten namelijk 3 ½ uur enkele reis vanuit Peshawar naar Islamabad reizen. Buitenlandse Zaken heeft gezegd zonder enige behoorlijke reden dat dat niet kan.
Zij moeten eerst persoonlijk komen om een afspraak te maken en dan later weer terugkomen. In dat gesprek is wel bevestigd door mevrouw D. dat het dossier aanwezig was. Het lukt de familie niet om telefonisch een afspraak te maken en mevrouw reist vervolgens van Peshawar naar Islamabad af. Bij de ambassade aangekomen wordt haar verteld dat de stukken niet binnen zijn, dat het dossier niet bekend is en dat mevrouw dus niet geholpen kan worden. Er kan zelfs geen afspraak gemaakt worden. Mevrouw legt dat allemaal weer uit per telefoon aan haar familie in Nederland. Iemand van Vluchtelingenwerk, mevrouw B. beklaagt zich bij de I.N.D.-infolijn over deze gang van zaken en wordt afgepoeierd met argumenten dat het niet de verantwoordelijkheid van de I.N.D. is. De ambtenaar van de I.N.D. wil zijn of haar naam niet noemen om eventueel terug te bellen en geeft aan het gesprek verder wel beu te zijn. Mevrouw B. heeft dat aan mij uitgelegd. Ik heb de I.N.D.-infolijn uitgelegd dat ik het schandalig vind wat hier gebeurt. De desbetreffende medewerker vond dat volgens mij ook en heeft bemiddeling toegezegd en meneer V. van de I.N.D. is vervolgens gaan bellen met de ambassade, maar uiteindelijk gaf hij mij telefonisch door dat er geen andere route was. Mevrouw moest persoonlijk tussen 9.00 en 12.00 uur bij de ambassade komen om een afspraak te maken.
Een telefonische afspraak zou niet kunnen. De reden daarvan werd niet genoemd. Ook de I.N.D. vindt dat geloof ik nog steeds belachelijk.
Er wordt tussen neus en lippen wel bijgezegd dat het dossier er wel was en dat niemand kon vertellen waarom mevrouw toen te horen had gekregen dat het dossier er niet was. Kortom, ik heb meneer gezegd dat hij zijn vrouw wederom moet zeggen dat zij toch maar persoonlijk een afspraak moet gaan maken, maar ik beklaag me over de handelwijze van de I.N.D. omdat men meneer niet goed instrueert en omdat de I.N.D. kennelijk niet in staat en bereid is om over een richtlijn, die men zelf uitgevaardigd heeft, fatsoenlijke instructies uit te geven en erop toe te zien dat de ambassade van Nederland dat fatsoenlijk uitvoert.
Ik beklaag me over de handelwijze van Buitenlandse Zaken, om mensen onnodig zonder enige motivering zulke lange reizen te laten maken en bovendien om mensen foutief voor te lichten omtrent het wel of niet aanwezig zijn van het dossier.”
3. Mevrouw B., werkzaam bij Vluchtelingenwerk in Berlicum, deelde op 6 februari 2002 aan een medewerkster van het Bureau Nationale ombudsman onder meer mee dat zij, en niet verzoeker, op 11 januari 2002 met de ambassade had gebeld om een afspraak te maken ten behoeve van verzoekers echtgenote en kinderen. Zij had gesproken met mevrouw D. Mevrouw D. had gezegd dat het bericht van de Visadienst van 3 januari 2002 toevallig die dag bij de binnengekomen post zat. Op 14 januari 2002 had verzoekers echtgenote zich vervolgens tevergeefs gemeld bij de ambassade. Ambassadepersoneel had verzoekers echtgenote meegedeeld dat haar dossier onbekend was.
Mevrouw B. had vervolgens op woensdag 16 januari 2002 zelf gesproken met een medewerkster van de IND. Zij had deze medewerkster verzocht om haar door te verbinden met de heer V., maar dat had deze medewerkster niet gedaan. Na afloop van het telefoongesprek had zij gevraagd met wie zij had gesproken, maar de medewerkster had geweigerd haar naam te geven, met als reden “dat doet er niet toe”, aldus mevrouw B.
C. Standpunt Minister van Buitenlandse Zaken
De minister van Buitenlandse Zaken reageerde bij brief van 10 april 2002 als volgt op de klacht:
“…Alvorens inhoudelijk op deze klachten in te gaan, geef ik u hieronder eerst een korte schets van de procedure die wordt gevolgd bij het aanbieden van DNA-onderzoek.
Sinds februari 2000 kan de IND een in bewijsnood verkerende vluchteling, die gezinshereniging beoogt met zijn familieleden, de mogelijkheid van DNA-onderzoek aanbieden om langs deze wijze de voor het gezinsherenigingsverzoek benodigde biologische afstammingsrelatie aan te tonen. De procedure die in dergelijke gevallen wordt gevolgd, is vastgelegd in een door dit Ministerie en het Ministerie van Justitie ondertekend Protocol DNA-onderzoek.
Indien de vluchteling en zijn gezinsleden van het aanbod van de IND gebruik wensen te maken, dient de referent de IND hiervan in kennis te stellen en een financiële bijdrage te storten voor het uit te voeren DNA-onderzoek. Nadat deze financiële bijdrage is ontvangen, wordt dit Ministerie schriftelijk door de IND in kennis gesteld van het feit dat goedkeuring wordt verleend voor een DNA-onderzoek bij de referent en zijn gezinsleden. In deze brief is tevens het verzoek opgenomen een met name genoemde ambassade te vragen de afname van DNA-materiaal van de genoemde personen aldaar te begeleiden. Dit Ministerie draagt er zorg voor dat deze brief zo spoedig mogelijk de Nederlandse vertegenwoordiging bereikt die voor de begeleiding van het onderzoek van de familieleden van de referent zorg zal dragen. Afhankelijk van de faxverbinding bereikt een dergelijk bericht de betrokken ambassade gewoonlijk binnen enkele dagen na ontvangst van de goedkeuringsbrief van de IND.
Ook de referent wordt schriftelijk door de IND van de goedkeuring van het DNA-onderzoek op de hoogte gebracht. In de brief aan de referent meldt de IND dat zijn gezinsleden zich eigener beweging bij de betrokken Nederlandse vertegenwoordiging dienen te melden. Deze werkwijze hangt samen met het feit dat het voor de Nederlandse vertegenwoordigingen vaak onmogelijk is om de familieleden te bereiken, bijvoorbeeld omdat het adres niet duidelijk is of omdat de post- en telefoonverbindingen in de landen waar zich deze onderzoeken voordoen verre van optimaal zijn.
In de onderhavige zaak heeft dit Ministerie op 8 januari 2002 een brief van 3 januari 2002 ontvangen van de Regionale Directie Zuid-Oost van de IND met daarin het verzoek om de Nederlandse vertegenwoordiging te Islamabad te verzoeken het DNA-onderzoek van de familieleden van (verzoeker; N.o.) te begeleiden. Dit bericht is op 10 januari per fax doorgezonden aan de ambassade te Islamabad en is daar nog diezelfde dag - zij het na kantoortijd - ontvangen.
Van de ambassade is vernomen dat (verzoeker; N.o.) op 11 januari 2002 telefonisch contact heeft opgenomen met een medewerkster van de ambassade om een afspraak te maken voor het afnemen van DNA-materiaal van zijn familieleden. De betrokken ambassademedewerkster heeft klager daarop meegedeeld dat pas een afspraak voor afname van DNA-materiaal kan worden gemaakt als de ambassade daartoe een schriftelijk verzoek van de IND heeft ontvangen en dat dit nog niet het geval was.
Deze mededeling is voortgekomen uit een ongelukkige samenloop van omstandigheden. Het bericht over (de familie van verzoeker; N.o.) dat op 10 januari 2002 na kantoortijd werd ontvangen, is op 11 januari 2002 van een datumstempel voorzien en direct gedistribueerd naar de consulaire afdeling. De administratieve verwerking van het verzoek van de IND heeft mogelijk reeds enkele uren na het telefoongesprek tussen de betrokken medewerkster en (verzoeker; N.o.) plaatsgevonden.
De ambassade sluit echter niet uit dat het verzoek van de IND eerst op maandag 14 januari 2002 administratief is verwerkt. Ik acht de klacht op dit punt derhalve gegrond.
Daarnaast heeft de ambassademedewerkster klager meegedeeld dat zijn echtgenote dan wel een andere relatie in Islamabad voor het maken van een afspraak bij de ambassade langs kan komen zodat niet alleen de afspraak schriftelijk kan worden bevestigd maar ook de noodzakelijke visumaanvraagformulieren ter invulling en ondertekening kunnen worden meegegeven. In situaties dat het persoonlijk langskomen op problemen stuit - met name voor hen die buiten Islamabad verblijven - kunnen ook telefonisch afspraken worden gemaakt voor de afname van DNA-materiaal. Ik acht de klacht op dit punt derhalve ongegrond.
Of (de echtgenote van verzoeker; N.o.) op 14 januari 2002 de ambassade heeft bezocht, is thans niet meer te achterhalen. Uit het dossier van de ambassade blijkt niet van een bezoek van (echtgenote van verzoeker; N.o.) op die datum. Gezien de bestaande onduidelijkheid over het moment van administratieve verwerking van het verzoek van de IND om het DNA-onderzoek van de (familie van verzoeker; N.o.) te begeleiden, kan echter niet uitgesloten worden dat betrokkene op 14 januari 2002 is meegedeeld dat voor haar en haar kinderen nog geen goedkeuring was ontvangen. Indien dit het geval is, acht ik de klacht op dit punt gegrond.
(Echtgenote van verzoeker; N.o.) heeft zich op 24 januari 2002 in persoon bij de ambassade gemeld. Met haar is een afspraak gemaakt voor 19 februari 2002. Op die dag is bij haar en haar kinderen DNA-materiaal afgenomen door een arts, welk onderzoek door de ambassade is begeleid. Het DNA-materiaal van de familieleden van (verzoeker; N.o.) is vervolgens op 21 februari 2002 voor onderzoek verzonden aan het Centraal Laboratorium Bloedtransfusiedienst te Amsterdam.
De overige onderdelen van de klacht van (verzoeker; N.o.) hebben betrekking op de handelwijze van de Visadienst die is ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie. Voor de door u gevraagde reactie op deze onderdelen verwijs ik gaarne naar de reactie van de Staatssecretaris van Justitie…”
d. standpunt staatssecretaris van Justitie
De Staatssecretaris van Justitie reageerde bij brief van 11april 2002 als volgt op de klacht:
“…Voorts heeft u verzocht in de reactie in te gaan op de volgende vragen:
1. Op welke datum heeft de Visadienst een bericht aan de Nederlandse ambassade te Islamabad verzonden waarin staat dat de vrouw en kinderen van verzoeker een DNA-onderzoek dienen te ondergaan?;
2. Op welke wijze is dit bericht verzonden?;
3. Hoe lang duurt het doorgaans voordat een bericht dat op deze wijze wordt verzonden in Islamabad wordt bezorgd?;
4. Wanneer is dit bericht van de Visadienst door de Nederlandse vertegenwoordiging te Islamabad ontvangen?
U heeft de Minister van Buitenlandse Zaken eveneens in de gelegenheid gesteld om op deze klacht te reageren. Ik wil u hierbij dan ook verwijzen naar het antwoord van voornoemde Minister, waarin onderdeel 1. van de algemene klacht alsmede de aanvullende vragen wordt beantwoord. Per brief van 3 januari 2002 is door de IND aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken verzocht om de Nederlandse vertegenwoordiging te Islamabad de opdracht te geven DNA-onderzoek op te starten. De uitvoering van dit onderzoek valt derhalve onder de verantwoordelijkheid van genoemd Ministerie.
(Verzoeker; N.o.) zal verder worden aangeduid als `referent' en zijn echtgenote en kinderen als `betrokkenen'.
Onderdeel 2. van de algemene klacht heeft u als volgt geformuleerd:
`Voorts klaagt verzoeker erover dat de Visadienst hem niet in de brief van 3 januari 2002 heeft meegedeeld dat zijn echtgenote zich in persoon diende te melden bij de Nederlandse ambassade te Islamabad voor het maken van eerdergenoemde afspraak.”
Dit onderdeel van de klacht acht ik ongegrond. In genoemde brief wordt aan de gemachtigde verzocht om de hoofdpersoon te informeren over het feit dat betrokkenen voor de afname van hun DNA-materiaal op korte termijn een afspraak moeten maken met de Nederlandse vertegenwoordiging te Islamabad. In deze brief is tevens het adres en het telefoonnummer van de Nederlandse vertegenwoordiging vermeld. Hierbij wordt ervan uit gegaan dat betrokkenen zich - alvorens te reizen naar de ambassade - verwittigen van het feit wanneer zij kunnen komen en welke bescheiden zij mee dienen te nemen.
Voorts is uit de beantwoording van het Ministerie van Buitenlandse Zaken gebleken dat de vreemdeling zelf dan wel een andere relatie in Islamabad voor het maken van een afspraak bij de ambassade langs kan komen. In situaties dat het persoonlijk langskomen op problemen stuit - met name voor hen die buiten Islamabad verblijven - kunnen ook telefonische afspraken worden gemaakt.
Dat de inhoud van de brief heeft geleid tot de door de gemachtigde gestelde situatie wordt betreurd. Het vormt echter geen aanleiding om de brief in deze zin aan te passen. Voorts is hierbij van belang dat de inhoud van de brief nimmer heeft geleid tot misverstanden.
Onderdeel 3. van de algemene klacht heeft u als volgt geformuleerd:
Verder klaagt verzoeker erover dat een medewerkster van de infolijn van de Visadienst op 16 januari 2002:
- Niet bereid was enige medewerking te verlenen aan het (laten) zoeken naar een oplossing voor het probleem rondom het maken van een afspraak voor het DNA-onderzoek;
- heeft geweigerd haar naam te noemen tegenover degene die namens hem naar de infolijn belde, ondanks dat haar uitdrukkelijk om haar naam was gevraagd.”
Dit onderdeel van de klacht acht ik ongegrond. Uit het departementale dossier is niet te herleiden dat er op 16 januari 2002 telefonisch contact is geweest tussen verzoeker en de infolijn van de Regionale directie Zuid-Oost. Uit een telefoonnotitie van 17 januari 2002 is echter gebleken dat de informatielijn van genoemde directie, hoewel de uitvoering van het DNA-onderzoek onder de verantwoordelijkheid valt van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de gemachtigde heeft doorverbonden met een beslismedewerker van de afdeling Regulier van de Regionale Directie Zuid-Oost.
Deze beslismedewerker heeft naar aanleiding van dit gesprek contact opgenomen met de Nederlandse vertegenwoordiging te Islamabad (Pakistan) en geïnformeerd of de aanvraag voor het DNA-onderzoek aldaar was ontvangen, hetgeen door genoemde vertegenwoordiging werd bevestigd. Vervolgens is de gemachtigde teruggebeld met de mededeling dat de aanvraag is ontvangen door de Nederlandse vertegenwoordiging en dat betrokkenen zich aldaar op werkdagen tussen 9.00 en 12.00 kunnen melden. Op de vraag van gemachtigde of betrokkenen dan meteen het DNA-onderzoek konden krijgen, kon geen direct antwoord worden gegeven aangezien de procedure thans onder de verantwoordelijkheid valt van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
De medewerker van de infolijn heeft aldus op 17 januari 2002 door middel van het doorverbinden van het gesprek naar een beslismedewerker een oplossing gezocht voor het voorgelegde probleem.
Ten aanzien van het tweede onderdeel van dit punt wordt opgemerkt dat medewerkers van de infolijn doorgaans naam én functie vermelden. De reden dat dit in casu - al dan niet op verzoek - niet zou zijn gebeurd, is niet te achterhalen.
Voorts is inmiddels gebleken dat betrokkenen op 19 februari 2002 bij de Nederlandse vertegenwoordiging te Islamabad (Pakistan) zijn verschenen in verband met het DNA-onderzoek. Het opgestelde rapport van bevindingen is per brief van diezelfde dag aan de IND toegezonden. Het resultaat van deze bevindingen dient te worden vergeleken met de resultaten van het DNA-onderzoek van referent hier te lande. Op grond van deze informatie zal binnen vier weken een beslissing worden genomen op de aanvragen om verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf van betrokkenen, tenzij dat blijkt dat naar aanleiding van de resultaten wederom nadere informatie of een nader onderzoek noodzakelijk wordt geacht. In dat geval zal de referent binnen de genoemde termijn van vier weken in kennis worden gesteld van de vervolgprocedure…”
E. Reactie verzoeker
Verzoekers gemachtigde verwees in zijn reactie van 8 mei 2002 naar een brief van mevrouw B. van VluchtelingenWerk van 4 mei 2002 aan verzoekers gemachtigde. Deze brief hield onder meer het volgende in:
“De notitie die ik gemaakt heb op 16 januari 2002 is als volgt:
9.40 uur. Ik krijg een medewerkster van de I.N.D. aan de lijn. Stel mij voor als contactpersoon vluchtelingenwerk voor (verzoeker; N.o.) en vraag naar de heer V. Medewerkster vraagt waar het over gaat. Ik lees een gedeelte voor uit de brief van de I.N.D. over de afspraak die (de echtgenote van verzoeker; N.o.) moet maken met de ambassade te Islamabad i.v.m. het DNA onderzoek en leg uit dat ik een telefonische afspraak voor haar heb geprobeerd te maken maar dat zij dat persoonlijk op de ambassade moet doen en waar zij enkele uren voor moet reizen en dat ik een oplossing wil zoeken. “De heer V. is er niet”. Op mijn vraag wanneer ik de heer V. wel kan spreken? “Dat kan niet” volgens de medewerkster.
Ik vraag: “Met wie heb ik gesproken?” Antwoord: “Dat doet er niet toe”. Nogmaals vraag ik: “Mag ik weten met wie ik gesproken heb, dat lijkt me toch een normale vraag”. Antwoord: “Dat zeg ik niet en mevrouw hier heb ik echt geen zin in”. De verbinding werd verbroken. De volgende dag heb ik u (verzoekers gemachtigde; N.o.) gebeld omdat ik ook niet meer wist wat te doen.”
f. Nadere reactie verzoeker
1. In reactie op nadere vragen van de Nationale ombudsman van 9 juli 2002 verwees verzoekers gemachtigde naar een brief van mevrouw B. van Vluchtelingenwerk van 19 juli 2002. Zij beschreef het telefoongesprek van 11 januari 2002 met een medewerkster van de Nederlandse ambassade als volgt:
“… het precieze verloop van het telefoongesprek op 11 januari 2002.
Op deze dag heb ik, contactpersoon VluchtelingenWerk St. Michielsgestel voor (verzoeker; N.o.), telefonisch een gesprek gehad met mevr. D. (medewerkster van de Nederlandse ambassade; N.o.) in de Nederlandse taal, om een afspraak te maken voor (de echtgenote van verzoeker; N.o.) en haar drie kinderen voor een D.N.A. onderzoek.
Zij bevestigde mij, nadat ze de binnengekomen post had bekeken, dat de aanvraag voor het onderzoek voor (de echtgenote van verzoeker; N.o.) en haar kinderen aangekomen was.
Op mijn verzoek om een afspraak te maken, zodat (verzoeker; N.o.) vanuit Nederland zijn vrouw kon bellen en vertellen wanneer zij met haar kinderen zou kunnen afreizen naar Islamabad.
Volgens mevrouw D. is de instructie van buitenlandse zaken dat mevrouw dat persoonlijk moest doen. Ik vertelde haar dat mevrouw in Peshawar verbleef en dat zij dan met een begeleider een dag moet reizen voor een afspraak en daarna voor het onderzoek nogmaals een dag. Het was, volgens mevr. D., absoluut niet mogelijk om een telefonische afspraak te maken zodat mevrouw met een begeleider op maandag 14 januari 2002 afgereisd is naar Islamabad om vervolgens zonder afspraak naar Peshawar terug te keren omdat volgens een persoon achter de balie van de Ambassade haar papieren van buitenlandse zaken niet aanwezig waren…”
2. Bij brief van 15 juli 2002 verwees verzoekers gemachtigde naar een brief van VluchtelingenWerk van 4 juli 2002, met een verslag over de situatie van verzoekers echtgenote en kinderen. Deze brief hield onder meer het volgende in:
“Alhoewel wij er van overtuigd waren dat, na toezegging van afgifte van een mvv voor (de echtgenote van verzoeker; N.o.) en haar drie kinderen, het dossier (van verzoeker; N.o.) gesloten zou kunnen worden, blijkt nu dat de zaken nog helemaal niet afgerond zijn.
Vandaar dat ik nog eens contact met u opneem en u hierbij verslag doe van de gebeurtenissen tot op dit moment.
Nadat van de IND het bericht ontvangen was dat de benodigde papieren door de verantwoordelijke afdeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken doorgestuurd waren naar de Nederlandse ambassade in Islamabad, is (echtgenote van verzoeker; N.o.) vanuit Peshawar afgereisd naar Islamabad. Tot haar stomme verbazing werd haar daar meegedeeld dat er bij hen niets bekend of ontvangen was.
In een telefonisch contact dat wij hadden met de IND werd hierover verbazing uitgesproken en werd beloofd dat contact zou worden opgenomen met het Ministerie van Buitenlandse Zaken en dat de benodigde papieren voor een tweede keer zouden worden aangeleverd.
En inderdaad, de mvv's bleken toen te zijn gearriveerd, maar inmiddels was wel de datum van 1 mei 2002 gepasseerd en gaf de ambassade geen laissez-passer voor mevrouw en haar kinderen af. Reden: per 1 mei 2002 was er in Islamabad een Afghaanse ambassade geopend en mevrouw moest daar gaan proberen om paspoorten voor haarzelf en haar kinderen te krijgen. Toen dit haar gelukt was bleek op de Nederlandse ambassade dat er alsnog laissez-passers verstrekt zouden worden. Weer moest zij terugreizen naar Peshawar, maar nu met de afspraak dat op 4 juni 2002 om 14.00 uur alle benodigde papieren op de ambassade klaar zouden liggen en dat zij ze dan zou kunne ophalen. Het enige wat dan nog te doen stond was het kopen van vliegtickets naar Nederland.
Op de afgesproken tijd was mevrouw weer in Islamabad, maar de portier vertelde haar dat de afspraak een uurtje later zou zijn. In de tijd dat zij daar wachtte zag zij auto's voorrijden en werd het gehele ambassadepersoneel weggebracht. Naar later bleek i.v.m. een, weliswaar valse, bommelding, maar toch zo serieus dat er geen enkel risico voor het personeel genomen werd. De volgende dag bleek dat de ambassade voor onbepaalde tijd gesloten zou blijven, dit i.v.m. de oorlogsdreiging tussen India en Pakistan.
Door deze oorlogsdreiging is de familie waarbij mevrouw en haar drie kinderen verbleef inmiddels vertrokken en heeft zij op het moment geen vaste woon- of verblijfplaats. Wel heeft zij herhaaldelijk contact met haar man, waarna hij mij dan weer verslag doet van de gebeurtenissen. Via Internet en, inmiddels, vele telefoontjes met IND, Buitenlandse Zaken en Landelijk Bureau VluchtelingenWerk houd ik me op de hoogte van de situatie m.b.t. de openstelling van de ambassade in Islamabad, maar het enige wat me tot nu toe telkens verteld wordt is dat het nog onbekend is wanneer de ambassade weer open zal gaan, dat alle papieren inzake mvv's laissez-passers en andere reisdocumenten niet op een andere plaats afgewerkt kunnen worden en dat het dus een kwestie van tijd c.q. afwachten is.
U begrijpt dat (verzoeker; N.o.) steeds wanhopiger en depressiever wordt. Voor de zoveelste keer werkt de tijd tegen hem. Het is zelfs zo dat de familie al lang in Nederland zou zijn geweest als er in dit traject iets meer medewerking was verleend door welke instantie dan ook. De data 1 mei 2002 en 4 juni 2002 zouden dan helemaal geen rol in dit verhaal gespeeld hebben.
Bijkomende, wrange, omstandigheid is, dat dit inmiddels handenvol geld heeft gekost en dat (verzoeker; N.o.) op alle mogelijke manieren aan dit geld moet zien te komen. Als alleen al berekend wordt hoe vaak mevrouw met haar kinderen en (voor de veiligheid) 'n mannelijke begeleider de reis naar Islamabad heeft moeten maken en hoeveel geld (verzoeker; N.o.) voor het levensonderhoud van zijn familie naar Pakistan stuurt en gestuurd heeft, dan wordt dit al een zeer aanzienlijk bedrag. Daarbij komt ook nog dat er vanaf 1 mei 2002 aanzienlijke legeskosten betaald dienen te worden voor het aanvragen van een verblijfsvergunning op het tijdstip dat (de familie van verzoeker; N.o.) wél in Nederland aan zal komen.
Mijn vraag is nu of (verzoekers gemachtigde; N.o), naar aanleiding van het bovenstaande, nog eventuele mogelijkheden ziet om zaken eventueel toch te bespoedigen? Zelf hebben we al gedacht aan het opnieuw laten faxen van de benodigde papieren door het Ministerie van Buitenlandse Zaken naar de ambassade in Karachi. Die is namelijk wel, beperkt, open. Weliswaar voor zeer spoedeisende zaken, maar naar onze mening valt dit verhaal daar inmiddels toch ook onder. Suggesties die wijzelf in deze richting doen worden tot op heden steeds negatief beoordeeld.”
3. Op 23 oktober 2002 deelde mevrouw B. mee dat verzoekers echtgenote en kinderen op 11 september 2002 in Nederland waren aangekomen.
G. Nadere reactie Minister van Buitenlandse Zaken
In reactie op nadere vragen van de Nationale ombudsman van 9 juli 2002 deelde de minister van Buitenlandse Zaken bij brief van 12 november 2002 onder meer het volgende mee:
“De door u gestelde nader vragen zijn tezamen met een kopie van het ambassadedossier ter beantwoording doorgeleid aan mevrouw D., thans werkzaam op de Nederlandse ambassade te Washington, destijds werkzaam op de Nederlandse ambassade te Islamabad.
Blijkens haar reactie op uw vragen kan mevrouw D. zich van de exacte inhoud van het telefoongesprek met (verzoeker; N.o.), dat plaatsvond op 11 januari 2002, niet méér herinneren dan reeds is weergegeven in mijn brief van 10 april 2002.
Desgevraagd liet zij weten dat wanneer de referent vanuit Nederland belde zij altijd de normale gang van zaken meedeelde, te weten hetgeen de aanvrager mee dient te nemen naar een DNA afspraak en het feit dat een dergelijke afspraak telefonisch gemaakt kan worden. Hoe het gesprek met (verzoeker; N.o.) verder is verlopen en in welke taal het gesprek plaatsvond is helaas niet meer te achterhalen, nu zich in het dossier geen telefoonnotitie van het gesprek bevindt. Mocht u redenen hebben om aan te nemen dat het karakter van dit telefoongesprek het algemeen informatieve oversteeg dan bied ik u hierbij mijn excuses aan voor het ontbreken van een notitie daarvan.”
Achtergrond
1. In rapport nummer 2000/317, van 19 september april 2000, heeft de Nationale ombudsman de aanbeveling gedaan aan de Staatssecretaris van Justitie om te bevorderen dat ambtenaren van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de inhoud van de door hen gevoerde zakelijke telefoongesprekken schriftelijk vastleggen, op zodanige wijze dat de aantekening tenminste de datum van het gesprek, de namen van de gespreksdeelnemers en een zakelijke weergave van het verloop van het gesprek bevat, en voorts dat de aantekening wordt bewaard zolang daarmee een redelijk doel kan zijn gediend.
Op 29 december 2000 heeft de Staatssecretaris van Justitie laten weten dat deze aanbeveling werd opgevolgd.
2. In rapport nummer 2001/113 van 25 april 2001, heeft de Nationale ombudsman een soortgelijke aanbeveling gedaan als hiervoor vermeld aan de minister van Buitenlandse Zaken. Deze aanbeveling had betrekking op ambtenaren van de Nederlandse ambassade te Cairo (Egypte) en zoveel nodig ook op andere Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen in het buitenland.
Op 14 augustus 2002 heeft de minister van Buitenlandse Zaken laten weten de aanbeveling op te volgen. De minister heeft aangegeven dat ter uitvoering van de aanbeveling aan alle posten een memorandum zou worden gezonden waarin zou worden gewezen op het belang van schriftelijke vastlegging van zakelijke telefoongesprekken, en waarin ook zou worden ingegaan op vorm, inhoud en bewaartermijn van telefoonnotities.