Verzoeker klaagt erover dat een medewerker van de griffie van de rechtbank Amsterdam, sector bestuursrecht (team 3), hem telefonisch heeft meegedeeld dat hij geen griffierechten verschuldigd zou zijn in het geval hij zijn beroepschrift zou intrekken dan wel in het geval hij niet-ontvankelijk verklaard zou worden.
Verder klaagt verzoeker over de slechte telefonische bereikbaarheid van de griffie van de rechtbank Amsterdam, sector bestuursrecht. In dit verband klaagt verzoeker er met name over dat hij telkenmale werd doorverbonden met een andere medewerker zonder dat zijn vragen inhoudelijk werden beantwoord.
Ten slotte klaagt verzoeker erover dat de griffie van de rechtbank Amsterdam, sector bestuursrecht, tot het moment dat hij zich tot de Nationale ombudsman wendde, niet inhoudelijk heeft gereageerd op zijn klachtbrief van 14 mei 2001.
Beoordeling
I. Inleiding
Op 16 januari 2001 diende verzoeker een beroepschrift in bij de rechtbank betreffende een beslissing van de deelgemeente Zeeburg te Amsterdam inzake een parkeervergunning. De griffier van de rechtbank liet hem op 28 februari 2001 weten dat gestreefd werd naar een afdoening binnen twaalf maanden. Op basis van deze informatie en het feit dat verzoeker een acceptgiro ontving met het verzoek f 225,-- aan griffierechten te betalen, overwoog verzoeker zijn beroep in te trekken. Hij liet dit op 8 maart 2001 schriftelijk weten aan de griffier van de rechtbank, daarbij vermeldend dat een medewerker van de griffie hem telefonisch had laten weten dat wanneer hij geen verdere stappen zou ondernemen, de zaak niet-ontvankelijk verklaard zou worden hetgeen betekent dat de griffierechten niet verschuldigd zouden zijn. In deze brief vroeg verzoeker om een reactie indien dit niet het geval zou zijn. Uit een brief van 13 april 2001 leidt de Nationale ombudsman af dat verzoeker inmiddels de griffierechten had voldaan, daar hij vanaf dat moment om restitutie van het geld vroeg. De rechtbank heeft niet weersproken dat verzoeker de griffierechten inmiddels had betaald.
II. Ten aanzien van de telefonische mededeling over de griffierechten
1. Verzoeker klaagt erover dat een medewerker van de griffie van de rechtbank Amsterdam, sector bestuursrecht, hem telefonisch heeft medegedeeld dat hij geen griffierechten verschuldigd zou zijn in het geval verzoeker zijn beroepschrift zou intrekken, dan wel in het geval zijn beroep niet-ontvankelijk verklaard zou worden. Een mevrouw met een buitenlands accent zou deze mededeling hebben gedaan en verzoeker erop hebben gewezen dat de heer B. hem verder zou kunnen helpen. Op basis van deze telefonische informatie en de schriftelijke mededeling van de griffier dat de afhandeling van de zaak twaalf maanden kon duren, had verzoeker op 8 maart 2001 overwogen dat het niet in zijn belang was zijn beroep voort te zetten.
2.1. In reactie op de klacht van verzoeker liet het gerechtsbestuur weten dat de griffier herhaaldelijk aan verzoeker heeft geschreven dat terugbetaling van de griffierechten door de griffier niet mogelijk was. Het bestuur meldde bovendien dat deze kwestie zich in de praktijk bijna dagelijks voordoet, en dat het algemeen bekend is onder de medewerkers dat er geen mogelijkheid bestaat tot terugbetaling van het griffierecht in beroepszaken. Navraag onder de medewerkers van de griffie of één van hen verzoeker telefonisch had medegedeeld dat hij geen griffierechten verschuldigd zou zijn bij intrekking van het beroepschrift of niet-ontvankelijk verklaring van zijn beroep, leverde niets op. Het bestuur stelde dat het om deze redenen dan ook niet goed denkbaar was dat aan verzoeker een dergelijke mededeling zou zijn gedaan. De Minister van Justitie bevestigde dit standpunt.
2.2. Naar aanleiding van een verdere reactie van verzoeker waarin deze nogmaals erop wees dat medewerker B. degene zou zijn die hem bij de teruggave van griffierechten zou helpen, antwoordde de president van de rechtbank op 25 juli 2002 dat bij afwezigheid van medewerkers, en in dit geval de heer B., de telefoon doorgeschakeld stond waardoor personen met inhoudelijke vragen alsnog door de desbetreffende afdeling te woord werden gestaan. In een bijlage werd bovendien een interne lijst met medewerkers en telefoonnummers verschaft.
3. Uit de overgelegde stukken is gebleken dat de griffier van de rechtbank in het antwoord van 2 april 2001 aan verzoeker heeft verwezen naar artikel 8:41 Awb (zie Achtergrond, onder A.) dat voorschrijft dat eenieder die een beroepschrift indient griffierechten is verschuldigd. Verzoeker liet de rechtbank vervolgens op 13 april 2001 schriftelijk weten dat hij zijn beroep introk en restitutie wenste van de reeds betaalde griffierechten. Op 3 mei 2001 reageerde de griffier wederom onder verwijzing naar artikel 8:41 Awb. De griffier vroeg aan verzoeker te bevestigen of hij de intrekking van het beroep handhaafde, hetgeen verzoeker deed bij brief van 14 mei 2001, onder herhaling van het verzoek tot restitutie van de griffierechten. Hij ontving het antwoord hierop op 12 juni 2001, waarbij de griffier aangaf dat het beroep als ingetrokken werd beschouwd en waarin hij wat betreft de restitutie van de griffierechten verwees naar de brief van 3 mei 2001.
4.1. Bij bepaalde voorgeschreven situaties voorziet de wet in een terugbetaling van de griffierechten. Zo bestaat er op grond van artikel 8:74 Algemene wet bestuursrecht (Awb) de mogelijkheid tot vergoeding van de griffierechten als specifiek onderdeel van de proceskostenveroordeling bij gegrondverklaring van het beroep (eerste lid) of om andere redenen (tweede lid) (zie Achtergrond, onder A.). In gevallen van intrekking van het beroepschrift wordt volgens artikel 8:41 Awb (zie Achtergrond, onder A.) het griffierecht vergoed om de reden dat het bestuursorgaan geheel of gedeeltelijk aan de indiener van het beroepschrift tegemoet is gekomen, terwijl in overige gevallen gehele of gedeeltelijke vergoeding door de desbetreffende rechtspersoon mogelijk is. Deze beide situaties doen zich in de zaak van verzoeker niet voor.
4.2. In geen enkel geval betaalt de rechtbank griffierechten terug. De achtergrond van deze regeling is dat de griffie direct na de indiening van een verzoekschrift al kosten maakt. Volgens de wetsgeschiedenis dient de heffing van griffierecht ertoe om een verantwoorde afweging te maken tussen al dan niet verder procederen en zichtbaar maken dat hieraan kosten zijn verbonden (zie Achtergrond, onder B.).
5. In zaken waarin de lezing van verzoeker lijnrecht staat tegenover de lezing van het bestuursorgaan, onthoudt de Nationale ombudsman zich van het geven van een oordeel over (een onderdeel van) een klacht. Die situatie doet zich hier voor met betrekking tot de telefonisch verstrekte informatie door een medewerker van de griffie dat verzoeker niet verschuldigd zou zijn tot betaling van de griffierechten bij een eventuele intrekking dan wel een niet-ontvankelijk verklaring van het beroep. Er is niet gebleken van feiten en omstandigheden op grond waarvan aan de ene lezing meer betekenis moet worden toegekend dan aan de andere.
De Nationale ombudsman onthoudt zich om die reden op dit punt van een oordeel.
6. Ten overvloede wordt het volgende opgemerkt. De griffie heeft verzoeker driemaal schriftelijk gewezen op de wettelijke bepalingen en op de omstandigheden waaronder griffierechten kunnen worden terugbetaald. Daarbij bood de griffie hem de mogelijkheid zijn beroep te handhaven. De Nationale ombudsman acht dit een correcte wijze van handelen.
III. Ten aanzien van de telefonische bereikbaarheid
1. Verzoeker klaagt over de slechte telefonische bereikbaarheid van de griffie van de rechtbank Amsterdam, sector bestuursrecht. In dit verband klaagt verzoeker er met name over dat hij telkenmale werd doorverbonden met een andere medewerker zonder dat zijn vragen inhoudelijk werden beantwoord.
2. In een reactie op de klacht liet het gerechtsbestuur weten dat het nummer dat verzoeker in zijn correspondentie had vermeld het algemene doorkiesnummer van de rechtbank is. Ook maakt het gerechtsbestuur melding van de maatregelen die zijn genomen om telefonisch bereikbaar te zijn voor inhoudelijke vragen, met name door de invoering van aanwezigheidsroosters van 8.00 uur tot 17.00 uur en de aanwezigheid van all-round medewerkers die alle inhoudelijke vragen kunnen beantwoorden of eventueel doorverbinden naar ter zake deskundige collega's. Verder opperde het gerechtsbestuur dat verzoeker wellicht eerst de afdeling financieel economische zaken had gebeld omdat het telefoonnummer van die afdeling vermeld staat op de acceptgiro's. Omdat medewerkers van deze afdeling niet in staat zijn de inhoudelijke vragen te beantwoorden, wordt men doorverbonden naar de desbetreffende afdeling. Dit zou kunnen verklaren waarom iemand die naar de rechtbank belt vaker dan één keer wordt doorverbonden.
3. Omdat verzoeker op dit punt volhardde, liet de president van de rechtbank weten dat de medewerkers van de telefooncentrale geen inhoudelijke kennis van zaken hebben en de beller doorverbinden met de desbetreffende afdeling. Wat betreft de directe verwijzing naar medewerker B. stelde de president van de rechtbank dat bij diens afwezigheid de telefoon stond doorgeschakeld zodat een andere medewerker vragen kon beantwoorden.
4. Uit een oogpunt van dienstverlening dient een organisatie die is belast met een publieke taak goed toegankelijk te zijn voor burgers. Dit brengt onder meer mee dat de organisatie dient te beschikken over zodanige voorzieningen dat zij voor de burger telefonisch goed bereikbaar is. Gelet op de door het gerechtsbestuur en de president van de rechtbank aangehaalde informatie, oordeelt de Nationale ombudsman dat de rechtbank in voldoende mate maatregelen heeft getroffen om telefonisch bereikbaar te zijn.
De onderzochte gedraging is op dit punt behoorlijk.
IV. Ten aanzien van het ontbreken van een inhoudelijke reactie op een klachtbrief
1. Verzoeker klaagt erover dat hij geen inhoudelijke reactie heeft ontvangen op zijn klachtbrief van 14 mei 2001, waarin hij aangaf reeds vele malen schriftelijk en telefonisch te hebben laten weten dat hij zijn beroep niet wilde doorzetten. In deze brief verzocht hij wederom om restitutie van de griffierechten. Verder schreef hij dat hij aan het lijntje werd gehouden, omdat hij niet de reactie kreeg die hij verzocht. Hij merkte daarbij op dat de griffie niet bereikbaar was op normale kantooruren, dat brieven werden ondertekend zonder naam en dat hij werd doorverwezen van medewerker naar medewerker.
2.1. In zijn reactie op de klacht met betrekking tot de restitutie van de griffierechten verwees het gerechtsbestuur naar het antwoord dat de griffier op 12 juni 2001 aan verzoeker had gestuurd, waarin hij ook verwees naar het reeds eerder verschafte antwoord aan verzoeker op 3 mei 2001. De griffier bevestigde op 12 juni 2001 aan verzoeker de intrekking van het beroep, waarbij hij volgens het gerechtsbestuur niet in hoefde te gaan op de reden van intrekking. Wat betreft de ondertekening zonder naam, stelde het gerechtsbestuur dat brieven zoals die van 12 juni 2001 worden geschreven uit hoofde van wettelijke griffierstaken zonder vermelding van naam. In alle door de griffie van de sector bestuursrecht verzonden brieven staat bovendien een groepsnummer vermeld waarmee justitiabelen bij vragen telefonisch contact op kunnen nemen.
2.2. Bovendien beantwoordde het gerechtsbestuur een aanvullende vraag van de Nationale ombudsman of een inhoudelijk antwoord was gegeven op verzoekers brief van 8 maart 2001. Het gerechtsbestuur wees erop dat de griffier bij brief van 2 april 2001 had geantwoord. Aangezien de sector bestuursrecht alle brieven schriftelijk beantwoordt, zijn er geen terzake opgemaakte gespreksverslagen en telefoonnotities, aldus het gerechtsbestuur.
3. Volgens de klachtenregeling van de rechtbank Amsterdam (zie Achtergrond, onder C.) moet een klaagschrift ten minste bevatten een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging. Het is gebleken dat verzoeker in de klachtbrief van 14 mei 2001 met name de intrekking van het beroepschrift en de restitutie van de griffierechten aan de orde stelde. Gebleken is dat de griffie de overige punten niet als klacht heeft herkend. De Nationale ombudsman is hierover van mening dat het begrijpelijk is dat de griffie deze punten niet als klacht herkende omdat zij niet in voldoende mate waren omschreven, waarbij evenmin het tijdstip werd aangegeven. De Nationale ombudsman is van oordeel dat de griffie bij brief van 12 juni 2001 op correcte wijze heeft geantwoord en heeft gereageerd op de beide punten waarop verzoeker een reactie verzocht.
De onderzochte gedraging is behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de rechtbank te Amsterdam, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is niet gegrond, terwijl geen oordeel wordt gegeven op het punt van de telefonische mededeling.
Onderzoek
Op 14 november 2001 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer Ha. te Amsterdam, met een klacht over een gedraging van de rechtbank te Amsterdam. In aansluiting daarop had de Nationale ombudsman verzoeker om nadere inlichtingen verzocht, die hij bij brief van 12 januari 2002 verschafte.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Daarnaast werd de betrokken ambtenaren de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven. Zij maakten van deze gelegenheid geen gebruik.
Tijdens het onderzoek kregen betrokkenen de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De Minister van Justitie deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen. De reactie van verzoeker gaf geen aanleiding het verslag aan te vullen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 28 februari 2001 bevestigde de griffier van de rechtbank te Amsterdam schriftelijk de ontvangst van een beroepschrift van 16 januari 2001 van de heer Ha. (verzoeker; N.o.) te Amsterdam. In de brief werd onder meer het volgende vermeld:
"Met deze richtlijnen wordt onder meer beoogd de bij de rechtbank aanhangig gemaakte procedures zo kort mogelijk te houden. Gestreefd wordt naar een afdoeningstermijn van ten hoogste 12 maanden."
2. Vervolgens zond de griffie van de rechtbank te Amsterdam verzoeker bij brief van 1 maart 2001 een verzoek om aanvullende stukken. Bij brief van 8 maart 2001 reageerde verzoeker als volgt:
"Inzake mijn bovengenoemd beroepschrift heb ik van u ontvangen:
Een brief d.d. 28.2.2001 waarin u meedeelt dat de behandeling van de zaak 12 maanden kan duren.
Een brief d.d. 1.3.2001 waarin u verzoekt om aanvullende stukken, bij niet-ontvangst waarvan de zaak niet-ontvankelijk verklaard zal worden.
Een nota voor fl. 225,-- aan griffierechten (…)
Gezien de aard van de zaak leidt zowel de voorspelde behandelingstermijn als het bovengenoemde bedrag tot de conclusie dat het niet in mijn belang is het beroep voort te zetten. Dit ook mede gezien het feit dat, zo begreep ik van een van uw medewerkers, dat versnelling van de termijn tot nog hogere kosten zou leiden.
Ik ga er hiermee vanuit dat u de zaak niet-ontvankelijk zult verklaren als ik geen verdere actie onderneem. Uw medewerker liet mij weten dat dat ook betekent dat het griffierecht niet verschuldigd is. Mocht dat anders zijn dan verneem ik dat gaarne voor het verstrijken van de geldende termijnen."
3. Bij brief van 2 april 2001 beantwoordde de griffier van de rechtbank te Amsterdam de brief van verzoeker van 8 maart 2001 onder meer als volgt:
"Ingevolge het bepaalde in artikel 8:41, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is elke indiener van een beroepschrift griffierecht verschuldigd.
Indien u het griffierecht niet - tijdig - voldoet, kan de rechtbank uw beroep niet-ontvankelijk verklaren. Dat betekent dat de rechtbank zich dan niet over de inhoudelijke kant van de zaak buigt. Wilt u dat het beroep inhoudelijk in behandeling wordt genomen, dan dient u het griffierecht door middel van de toegezonden acceptgiro te voldoen.
Ik wijs u erop dat, in het geval dat u in het gelijk wordt gesteld en uw beroep gegrond wordt verklaard, het griffierecht door verweerder zal worden gerestitueerd."
4. Verzoeker schreef de rechtbank hierop op 13 april 2001 dat hij naar aanleiding van zijn beroepschrift inmiddels een aanmaning voor de griffierechten had ontvangen. Uit deze brief leidt de Nationale ombudsman af dat verzoeker inmiddels de griffierechten had voldaan. Dit is niet weersproken door de rechtbank. Verzoeker schreef in deze brief onder meer het volgende:
"Omdat mijn eerdere brief inz. niet-ontvankelijkheid (…) niet is beantwoord, trek ik hiermee mijn beroep in en verzoek u mij het bedrag aan verschuldigde griffierechten te restitueren. Ik wacht met verdere actie op uw bericht."
5. Bij brief van 3 mei 2001 antwoordde de griffier van de rechtbank te Amsterdam met betrekking tot het verzoek om restitutie van de griffierechten onder meer als volgt:
"Gelet op artikel 8:41, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht is de indiener van een beroepschrift griffierecht verschuldigd. Intrekking van het beroep leidt nooit tot restitutie van het griffierecht door de rechtbank, evenals het niet-ontvankelijk verklaren van het beroep wegens het niet betalen van het griffierecht niet leidt tot ontheffing van de betalingsverplichting van het griffierecht. De verplichting het griffierecht te restitueren kan evenwel bestaan bij het bestuursorgaan.
Voorts wijs ik u erop dat wanneer u meent een spoedeisend belang te hebben dat het treffen van een voorlopige voorziening noodzakelijk maakt, u de president van de rechtbank kunt verzoeken een voorlopige voorziening te treffen. Van de verzoeker om een dergelijke procedure wordt naast het griffierecht dat is verschuldigd in de beroepszaak opnieuw fl. 225,- griffierecht geheven in de voorlopige voorzieningsprocedure.
Gelet op het voorgaande verzoek ik u mij binnen twee weken na dagtekening van deze brief te berichten of u de intrekking van uw beroep handhaaft."
6. Bij brief van 14 mei 2001 herinnerde verzoeker de griffier van de sector bestuursrecht eraan dat hij het beroep niet wilde doorzetten en vroeg wederom om restitutie van het griffierecht. Verder vermeldde hij in deze brief onder meer het volgende:
"Reeds vele malen heb ik u schriftelijk en telefonisch laten weten dat ik het beroep niet wil doorzetten. Dit in verband met:
De kosten van de procedure vs. het belang van de zaak;
De door u in het vooruitzicht gestelde zeer lange behandelingstermijn van de zaak, waardoor het belang (…; N.o.)
Deze feiten liggen geheel aan uw kant. Ik betwist overigens ook of er inmiddels formeel ook sprake is van beroep, nu aan de vereisten niet is voldaan.
Ondanks mijn verzoek tot antwoord c.q. medewerking blijkt dat u:
Niet bereikbaar bent op normale kantooruren,
Brieven stuurt zonder ondertekening met naam,
Van medewerker naar medewerker doorverwijst (K. tot B. en weer terug)
Uiteraard is het voor mij onacceptabel om op deze manier aan het lijntje te worden gehouden en niet de reactie te krijgen waarom ik verzoek. Om deze reden wijs ik u nogmaals op bovenstaand verzoek."
7. Op 12 juni 2001 verstuurde de griffier van de sector bestuursrecht van de rechtbank verzoeker bericht dat het beroep als ingetrokken werd beschouwd. Hij verwees verzoeker daarbij naar de brief van 3 mei 2001 waarin werd vermeld dat het griffierecht verschuldigd bleef.
B. Standpunt verzoeker
1. Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder Klacht.
2. Ter onderbouwing liet verzoeker aan de Nationale ombudsman bij brief van 14 november 2001 onder meer het volgende weten:
"Op grond van een onredelijke beslissing van de deelgemeente Zeeburg te Amsterdam inz. een parkeervergunning stond mij slechts beroep open bij de arrondissementsrechtbank. Nadat ik beroep had aangetekend deelde de griffie mij mee dat de zaak een behandelingstijd te gaan nemen van 12 maanden. Op grond daarvan moest ik concluderen dat ik, gezien het belang van een snelle actie, met dit beroep op geen enkele wijze gediend zou zijn. Bovendien, was mij door een griffiemedewerker verzekerd, zouden dan ook geen griffierechten verschuldigd zijn zowel wanneer ik mijn beroep zou intrekken, of wanneer ik niet-ontvankelijk verklaard zou worden vanwege gebrek aan onderliggende stukken (in mijn oorspronkelijk beroepschrift had ik nog geen onderliggende stukken meegezonden). Ik heb daarop besloten het beroep niet voort te zetten en een verzoek tot restituering van de griffierechten te doen. Sindsdien word ik van het kastje naar de muur gestuurd. Op mijn laatste brief d.d. 14 mei j.l. heb ik in het geheel geen reactie meer gekregen. Mijn klacht betreft in concreto:
Het niet restitueren van griffierechten, hoewel ik daarop wel mijn besluit de zaak niet door te zetten heb gebaseerd evenals de zeer lange voorspelde behandelingstermijn
Het steeds doorverwijzen naar andere medewerkers, zonder mijn verzoek te behandelen
Het niet reageren op mijn correspondentie."
3. Na een verzoek van de Nationale ombudsman om nadere inlichtingen te verstrekken, deelde verzoeker bij brief van 12 januari 2002 schriftelijk het volgende mee:
"Op grond van uw vraag naar preciezere gegevens over het contact met de griffie ben ik nog eens door mijn aantekeningen gegaan en kan ik u nog het volgende mededelen:
Het algemene en door mij gebruikte telefoonnummer is (…), ik ben daar te woord gestaan door een mevrouw 'met een buitenlands accent'. Dhr. B., die de restitutie verder zou kunnen regelen had nummer (…). Zoals gemeld bleek hij op redelijke termijn (niet; N.o.) bereikbaar. De precieze data van de pogingen tot contact heb ik niet genoteerd, maar lagen steeds binnen enkele dagen van de verschillende brieven.
U vroeg mij nog naar het laatste bericht van de kant van de griffie. Ik heb op 12 juni 2001 nog een brief ontvangen waarin niet op de inhoud van mijn brief van 14 mei 2001 wordt ingegaan (i.e. reden van intrekken c.q. niet doorzetten van de zaak en restitutie griffierecht), waarin het intrekken van het beroep wordt bevestigd (ten onrechte dus) en waarin uitsluitend kort wordt verwezen naar hun brief d.d. 3 mei 2001."
C. Standpunt van de Minister van Justitie
1. Bij brief van 8 maart 2002 liet de Minister van Justitie weten dat de klacht van verzoeker ter beantwoording was doorgezonden naar het bestuur van het gerecht te Amsterdam, omdat sinds de invoering van de Wet organisatie bestuur en gerechten het bestuur van het gerecht vanaf 1 januari 2002 het bevoegde bestuursorgaan is ten aanzien van klachten over gedragingen van aldaar werkzaam personeel (zie Achtergrond, onder D.).
2. Op 19 maart 2002 reageerde het gerechtsbestuur op de doorgezonden klacht onder meer als volgt:
"Op 8 maart 2002 ontving het gerechtsbestuur van de Minister van Justitie ter verdere behandeling uw aan de Minister gerichte brief van 11 februari 2002 inzake een door de heer Ha. bij u ingediende klacht.
In antwoord op uw brief inzake bovenvermeld onderwerp bericht ik u namens het bestuur als volgt.
De heer Ha. klaagt allereerst over het feit dat een medewerker van de griffie van de rechtbank Amsterdam, sector bestuursrecht (team 3), hem telefonisch heeft medegedeeld dat hij geen griffierechten verschuldigd zou zijn in het geval hij zijn beroepschrift zou intrekken dan wel in het geval hij niet-ontvankelijk verklaard zou worden.
Door de heer Ha. wordt geen naam genoemd van de medewerker die de mededeling zou hebben gedaan. Navraag bij de griffie heeft ook niets opgeleverd. Geen van de medewerkers kon zich herinneren de betreffende mededeling te hebben gedaan.
De door de klager aan de orde gestelde kwestie doet zich in de praktijk bijna dagelijks voor. Moet er toch griffierecht betaald worden als het beroep wordt ingetrokken? De Algemene wet bestuursrecht kent, behoudens het in art 8:41 lid 4 van de Wet bepaalde, geen mogelijkheid tot terugbetalen van het griffierecht door de griffier althans niet in beroepszaken. Uit de stukken blijkt dat de heer Ha. hiervan herhaaldelijk schriftelijk mededeling is gedaan.
Het gegeven dat er geen mogelijkheid tot terugbetaling van het griffierecht in beroepszaken bestaat, is algemeen bekend bij alle medewerkers. Omdat de vraag zo vaak wordt gesteld is er zelfs een (standaard)briefje ontworpen dat door de administratieve medewerkers wordt gebruikt als de vraag aangaande het griffierecht schriftelijk wordt gesteld. (…)
Het is dan ook niet goed denkbaar dat de heer Ha. is medegedeeld dat geen griffierecht verschuldigd zou zijn bij intrekking of niet-ontvankelijk verklaring van zijn beroepschrift. Het heffen en innen van griffierecht is bovendien een bij wet vastgelegde bevoegdheid van de griffier waartegen op de bij de wet bepaalde wijze binnen een bepaalde termijn verzet kan worden gedaan.
De door de klager genoemde "zeer lange voorspelde behandelingstermijn" is vermoedelijk terug te voeren op de door betrokkene gedane mededeling voortkomend uit de Procesregeling bestuursrecht, namelijk het streven van de rechtbank om zaken binnen een termijn van 12 maanden af te doen (…).
Daarnaast klaagt de heer Ha. over de slechte telefonische bereikbaarheid van de griffie meer in het bijzonder het feit dat hij telkenmale werd doorverbonden met een andere medewerker zonder dat zijn vragen inhoudelijk werden beantwoord.
Ten aanzien van deze klacht geldt dat in alle correspondentie die door de Sector Bestuursrecht wordt verzonden het doorkiesnummer (groepsnummer) van de afdeling staat vermeld waarin het dossier is geadministreerd (…). De sector bestuursrecht heeft hiervoor gekozen omdat van elke all-round medewerker wordt verwacht dat deze de gestelde vragen kan beantwoorden of indien zulks niet het geval is de vraag voorleggen aan een wel ter zake deskundige collega.
Er zijn aanwezigheidsroosters om er voor te zorgen dat de afdeling telefonisch bereikbaar is van 8.00 uur tot 17.00 uur.
De acceptgiro's inzake het griffierecht worden echter verzonden door de afdeling Financieel economische zaken (Fez). Daarop staat het telefoonnummer van die afdeling vermeld (…). Het kan zijn dat de heer Ha. eerst bij de afdeling Fez heeft geïnformeerd en dat die afdeling het gesprek heeft doorverbonden naar de administratie van de sector bestuursrecht. Bij de afdeling Fez kan men niet zien bij welke afdeling van de sector bestuursrecht het dossier in behandeling is en kan men de gestelde vragen - die veelal inhoudelijk van aard zijn - niet beantwoorden. Dit kan er dus toe leiden dat men vaker dan één keer wordt doorverbonden.
Ten slotte klaagt de heer Ha. over het feit dat, tot het moment dat hij zich tot u heeft gewend, de griffie niet inhoudelijk heeft gereageerd op zijn klachtbrief van 14 mei 2001.
Uit deze brief blijkt dat de heer Ha. restitutie wenst van het door hem betaalde griffierecht, reden waarom hij de griffier nogmaals op zijn verzoek wijst.
In reactie op deze brief heeft de griffier de intrekking van het door de heer Ha. ingediende beroepschrift bevestigd en hem ten aanzien van het griffierecht verwezen naar zijn brief van 3 mei 2001 waarin uitvoerig wordt uiteengezet waarom het griffierecht niet kan worden gerestitueerd (…).
Overigens valt niet goed in te zien waarom de griffier in zou moeten gaan op de reden van intrekking c.q. het niet doorzetten van de zaak of de door de heer Ha. gedane betwisting of er formeel wel sprake is van beroep. De heer Ha. heeft immers bij brief van 13 april 2001 zijn beroepschrift ingetrokken. Dit verklaart ook de bevestiging van de intrekking door de griffier (…).
Voor zover de heer Ha. klaagt over het feit dat er brieven worden verzonden zonder ondertekening met naam geldt dat brieven als de onderhavige worden geschreven uit hoofde van wettelijke griffierstaken zonder vermelding van naam. In alle door de griffie van de sector bestuursrecht verzonden brieven staat bovendien een groepsnummer vermeld waarmee justitiabelen bij vragen contact op kunnen nemen.
Voor het antwoord op uw vraag of de brief van de heer Ha. van 8 maart 2001 inhoudelijk is beantwoord, verwijs ik u naar de brief van de griffier van 2 april 2001 (…). Aangezien alle brieven door de sector bestuursrecht schriftelijk worden beantwoord zijn er geen terzake opgemaakte gespreksverslagen en telefoonnotities. Een kopie van de betreffende klachtenregeling sluit ik hierbij in.
Uit het voorgaande volgt dat geen van de onderdelen van de klacht van de heer Ha. door het bestuur gegrond wordt geacht."
3. De president van de rechtbank zond de Nationale ombudsman enkele op de zaak betrekking hebbende stukken toe. Hieronder bevond zich onder andere een afschrift van een standaard antwoord betreffende teruggave van het griffierecht. Hierin staat het volgende vermeld:
"In bovengenoemde zaak deel ik naar aanleiding van uw brief van xx-xx-xxxx namens de rechtbank het volgende mee.
Met betrekking tot uw verzoek om teruggave van het griffierecht wijs ik u op artikel 8:41, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Daarin is onder meer bepaald dat indien het beroep wordt ingetrokken omdat het bestuursorgaan geheel of gedeeltelijk aan de indiening van het beroepschrift is tegemoetgekomen, het door de indiener betaalde griffierecht aan hem wordt vergoed door de desbetreffende rechtspersoon. In de overige gevallen kan de desbetreffende rechtspersoon, indien het beroep wordt ingetrokken, het betaalde griffierecht geheel of gedeeltelijk vergoeden.
Een mogelijkheid tot teruggave van het griffierecht geeft de wet niet."
4. Aangezien de Nationale ombudsman in deze zaak van mening was dat een overdracht van de verantwoordelijkheid aan het gerechtsbestuur door de Minister van Justitie in dit onderzoek onjuist was, omdat de gedraging had plaatsgevonden vóór 1 januari 2002, zond ook de Minister van Justitie een antwoord bij brief van 21 mei 2002. De Minister onderschreef het antwoord van de president van de rechtbank en achtte de klacht van verzoeker niet gegrond.
D. Reactie verzoeker
Bij brief van 6 juni 2002 reageerde verzoeker onder meer als volgt op het standpunt van de Minister van Justitie en het gerechtsbestuur:
"Uit de bijlage maak ik op dat de rechtbank beweert dat:
Het 'niet goed denkbaar is' dat mij zou zijn medegedeeld dat restitutie van het griffierecht niet mogelijk is. Waaruit zou moeten blijken dat het 'niet goed denkbaar is' wordt overigens niet duidelijk (…). Een en ander is derhalve niet alleen gewoon 'goed denkbaar' maar ook gewoon gebeurd. Ondenkbaar is het pas dat ik voor een bedrag van fl. 225,-- en de verder gedane moeite op een of andere wijze deze mededeling zelf verzonnen zou hebben (in al haar details).
Geen der medewerkers zich herinnert deze mededeling te hebben gedaan: dit is een ongeloofwaardige constatering: met naam en toenaam zijn de medewerkers genoemd via wie restitutie geregeld zou moeten worden (zie hieronder).
…binnen de rechtbank Amsterdam eigenlijk alles prima geregeld is: tja, dat is zelfs publiekelijk bekend!
Ter herinnering: het algemene en door mij gebruikte telefoonnummer is (…), ik ben daar te woord gestaan door een mevrouw 'met een buitenlands accent'. Dhr. B. die de restitutie verder zou kunnen regelen had nummer (…). Zoals gemeld bleek hij op redelijke termijn niet bereikbaar.
Als men gewoon had toegegeven dat er sprake was van foutieve informatie door een disfunctionerende medewerker dan was dit teleurstellend geweest, maar passend binnen het algemene beeld van een overheid die de nodige steken laat vallen en dan was de kous daarmee af geweest. Die kous is w.m.b. niet af, omdat ik ook nog eens wordt afgeschilderd als iemand die (op welke wijze dan ook geformuleerd) onjuistheden zou verkondigen. Daartegen kan ik alleen maar serieus protest aantekenen. Ik handhaaf dus mijn klacht en vind deze, via u bij de rechtbank neergelegd, op onbehoorlijke wijze behandeld."
E. Reactie van de Minister van Justitie
1. De Minister van Justitie verzocht op 9 juli 2002 de rechtbank te Amsterdam om op verzoekers brief van 6 juni 2002 te reageren en verdere informatie te verschaffen.
2. De president van de rechtbank te Amsterdam schreef op 25 juli 2002 onder meer het volgende:
"Op 15 juli 2002 ontving het gerechtsbestuur van de Raad voor de Rechtspraak uw aan de Minister gerichte brief van 27 juni 2002 inzake een door de heer Ha. bij u ingediende klacht. In deze brief stelt u een aantal nadere vragen. In antwoord op deze vragen bericht ik u namens het bestuur als volgt.
In zijn aan u gerichte brief van 6 juni 2002 deelt de heer Ha. mede dat het algemene en door hem gebruikte telefoonnummer (…) is en dat hij daar te woord is gestaan door een mevrouw 'met een buitenlands accent'. Het nummer wat heer Ha. vermeldt, is het algemene nummer van de rechtbank alwaar de telefoon wordt opgenomen door medewerkers van de telefooncentrale. Deze medewerkers hebben geen inhoudelijke kennis van zaken en verbinden degene die belt derhalve door naar de desbetreffende afdeling. Desalniettemin vindt u in de bij deze brief gevoegde bijlage de namen van de medewerkers die destijds bij de telefooncentrale werkzaam waren.
Daarnaast deelt de heer Ha. in zijn brief aan u mede:
'Dhr. B., die de restitutie verder zou kunnen regelen had nummer (…). Zoals gemeld bleek hij op redelijke termijn niet bereikbaar'.
(…)
De sector bestuursrecht heeft mij desgevraagd op dit punt nog medegedeeld dat het toestel van de heer B. bij diens afwezigheid doorgeschakeld stond op het toestel van de sectorsecretaresse. Personen met inhoudelijke vragen over hun zaak werden door haar vervolgens doorverbonden met de desbetreffende afdeling. De namen van de medewerkers die destijds werkzaam waren op de administratie van de sector Bestuursrecht staan eveneens vermeld in de bij deze brief gevoegde bijlage."
F. Nadere reactie verzoeker
Bij brief van 23 augustus 2002 liet verzoeker aan de Nationale ombudsman onder meer het volgende weten:
"Het briefje van Gi. zou mij ertoe kunnen bewegen te volstaan met de arrogante reactie van de rechtbank. Het lijkt duidelijk daartoe bedoeld. Het feit echter dat dit alleen maar mijn eerdere indrukken bevestigt en dat Gi. kennelijk meent mijn vragen niet te hoeven beantwoorden biedt voor mij helaas geen enkel aanknopingspunt om mijn klacht in te trekken.
(…)
Wat betreft deze kern van de zaak verheug ik mij over het feit dat Gi. er nu inderdaad vanuit gaat dat 'de heer B. niet bereikbaar was'. We gaan in de goede richting. De relevantie van de opmerkingen over het doorverbinden van telefoons ontgaat mij verder.
(…).
Al met al vind ik deze zaak behoorlijk vervelend worden, het is kennelijk niet anders."
Achtergrond
A. Algemene Wet Bestuursrecht (Awb)
Artikel 8:41 eerste en vierde lid:
"1. Van de indiener van het beroepschrift wordt door de griffier een griffierecht geheven. Indien het een beroepschrift ter zake van twee of meer samenhangende besluiten van twee of meer indieners ter zake van hetzelfde besluit betreft, is eenmaal griffierecht verschuldigd. (…)
4. Indien het beroep wordt ingetrokken omdat het bestuursorgaan geheel of gedeeltelijk aan de indiener van het beroepschrift is tegemoetgekomen, wordt het door de indiener betaalde griffierecht aan hem vergoed door de desbetreffende rechtspersoon. In de overige gevallen kan de desbetreffende rechtspersoon, indien het beroep wordt ingetrokken, het betaalde griffierecht geheel of gedeeltelijk vergoeden."
Artikel 8:74, eerste en tweede lid:
"1. Indien de rechtbank het beroep gegrond verklaart, houdt de uitspraak tevens in dat aan de indiener van het beroepschrift het door hem betaalde griffierecht wordt vergoed door de door de rechtbank aangewezen rechtspersoon.
2. In de overige gevallen kan de uitspraak inhouden dat het betaalde griffierecht door de door de rechtbank aangewezen rechtspersoon geheel of gedeeltelijk wordt vergoed."
B. Memorie van Toelichting, Tweede Kamer 1991-1992, 22690, nr.3
"Het heffen van griffierecht kan bijdragen tot een zorgvuldiger afweging van het belang en de zin van het instellen van een procedure tegenover de aan het verkrijgen van een rechterlijke uitspraak verbonden inspanningen en kosten."
C. Klachtenregeling van de Rechtbank Amsterdam
Artikel 3 eerste lid, "Klaagschrift":
"1. Een klaagschrift moet worden ondertekend en ten minste bevatten:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging."
D. Wet organisatie en bestuur gerechten, Stb. 2001, 583 en 584 (in werking getreden op 1 januari 2002)
Artikel 13, vierde lid:
"Indien voor of tegelijkertijd met de inwerkingtreding van deze wet geen voorstel van wet tot regeling van de behandeling van klachten tegen gedragingen van rechterlijke ambtenaren en gerechtsambtenaren door een niet tot de rechterlijke macht behorende instantie tot wet is verheven en in werking is getreden, is ten aanzien van de gerechtsambtenaren, de buitengriffiers, de gerechtsauditeurs en de rechterlijke ambtenaren in opleiding, voorzover laatstgenoemden hun opleiding bij een gerecht doorbrengen, hoofdstuk II van de Wet Nationale ombudsman van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat voor de toepassing daarvan als bestuursorgaan wordt aangemerkt het bestuur van het gerecht, waar de betrokkene werkzaam is dan wel de opleiding doorbrengt, dan wel het bestuur van de Centrale Raad van Beroep of het College van Beroep voor het bedrijfsleven, indien de betrokkene daarbij werkzaam is, echter uitsluitend voorzover het een gedraging van de betrokkene betreft."
