Verzoeker klaagt over de administratieve behandeling door de gemeente Noordwijkerhout van zijn op 9 februari 2000 ingediende verzoeken om afgifte van verklaringen omtrent het gedrag voor hem en zijn echtgenote.
Verzoeker klaagt er met name over dat:
1. de eenheid burgerzaken zijn verzoek heeft teruggestuurd met daarop aangetekend dat het verzoek niet op deze wijze in behandeling kon worden genomen zonder hem schriftelijk nader te informeren over de te volgen procedure;
2. hij tweemaal (op 18 en 29 februari 2000) heeft moeten vragen op welke wijze de verschuldigde kosten konden worden voldaan;
3. de eenheid Burgerzaken verzoeker eerst op 6 maart 2000 berichtte dat de door verzoeker bij zijn brief van 18 februari 2000 meegestuurde stukken niet waren aangetroffen en
4. de eenheid Burgerzaken, in de op 10 april 2000 verzonden brief, ten onrechte opmerkt dat de aanvragen pas op 14 maart 2000 geheel compleet waren, aangezien verzoeker deze stukken reeds op 7 maart 2000 had aangeleverd.
Daarnaast klaagt verzoeker erover dat de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout niet inhoudelijk is ingegaan op zijn klacht van 18 april 2000 door deze, onder verwijzing naar de mogelijkheid om beroep in te stellen bij de arrondissementsrechtbank, niet in behandeling te nemen.
Bevindingen en beoordeling
A. FEITEN
1. Op 9 februari 2000 gaf verzoeker aan de receptie van het gemeentehuis van Noordwijkerhout een schriftelijk verzoek af tot afgifte van verklaringen omtrent het gedrag voor hem en zijn echtgenote.
2. De schriftelijke aanvraag werd op 11 februari 2000, vergezeld van blanco aanvraagformulieren en blanco formulieren omtrent de aard van de werkzaamheden, door de eenheid Burgerzaken aan verzoeker geretourneerd. Op de aanvraag was aangetekend dat het verzoek op deze wijze niet in behandeling genomen kon worden en dat het verzoek diende te worden ondertekend door verzoeker en diens echtgenote. Tevens werd aangetekend dat een kopie identiteitsbewijs of rijbewijs van beiden diende te worden overgelegd en dat de kosten voor afgifte f 24 per persoon bedragen.
3. Bij brief van 18 februari 2000, welke dezelfde dag werd afgegeven aan de receptie van het gemeentehuis, verwees verzoeker naar de, bij zijn brief gevoegde, ingevulde aanvraagformulieren. Tevens verzocht verzoeker op welke wijze hij de verschuldigde kosten kon voldoen.
4. Bij brief van 29 februari 2000 rappelleerde verzoeker over het uitblijven van een reactie op zijn verzoek om afgifte van de verklaringen omtrent het gedrag en op zijn verzoek om informatie over de wijze van betaling.
5. Op 6 maart 2000 deelde de eenheid Burgerzaken verzoeker en diens echtgenote mee dat de verzoeken nog in behandeling waren en een acceptgiro voor de voldoening van de kosten was opgestuurd. Tevens werd aangetekend dat nog geen kopieën paspoort of rijbewijs waren ontvangen.
6. Op 7 maart 2000 stuurde verzoeker kopieën van de rijbewijzen van hem en zijn echtgenote op, hoewel verzoeker - zoals hij in zijn brief schreef - meende dat deze bescheiden reeds waren toegestuurd. Tevens deelde verzoeker mee dat hij de acceptgiro had ontvangen en het benodigde bedrag had overgemaakt.
7. Bij brief van 14 maart 2000 deelde de eenheid Burgerzaken, namens de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout, verzoeker mee dat diens verzoek om afgifte van een verklaring omtrent het gedrag compleet was ontvangen op 14 maart 2000 maar dat, om weloverwogen op het verzoek te kunnen beslissen advies was gevraagd aan de bijzondere commissie voor de verklaringen omtrent het gedrag van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Onder verwijzing naar het bepaalde in artikel 29, vijfde lid van de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag, werd de termijn waarbinnen op het verzoek moet worden beslist met twee maal dertig dagen verlengd. Een gelijkluidende brief werd verstuurd aan verzoekers echtgenote.
8. Op 2 april 2000 wendde verzoeker zich tot de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout. In zijn brief schreef verzoeker onder meer dat hij tot zijn verbijstering van de reclassering een uitnodiging voor een gesprek had ontvangen. Onder mededeling dat hij en zijn echtgenote nimmer met de reclassering in aanraking waren geweest, vroeg verzoeker de burgemeester binnen een week de gevraagde verklaringen omtrent het gedrag af te geven, mede omdat de aanvraag inmiddels al bijna twee maanden liep.
9. Bij brief van 10 april 2000 deelde de eenheid Burgerzaken verzoeker, namens de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout, mee dat de gevraagde verklaringen nog niet konden worden afgegeven, omdat de bijzondere commissie de gevraagde adviezen nog niet had uitgebracht.
Daarbij werd opgemerkt dat verzoekers mededeling omtrent de duur van de aanvraag niet geheel juist was, omdat de aanvragen pas op 14 maart 2000 geheel compleet waren. Tevens werd meegedeeld dat geen advies was ingewonnen bij de reclasseringsraad, maar dat het inschakelen hiervan mogelijk een werkwijze van de bijzondere commissie is om te komen tot een advies aan de gemeente.
10. Op 18 april 2000 diende verzoeker bij de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout een klacht in over de administratieve handelwijze van de eenheid Burgerzaken inzake de afhandeling van zijn verzoek.
Daarnaast klaagde verzoeker erover dat hij en zijn echtgenote zich voor de afgifte van een verklaring omtrent het gedrag dienden te vervoegen bij de reclassering.
11. Op 3 mei 2000 deelde de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout verzoeker mee dat zijn klacht, onder verwijzing naar het bepaalde in artikel 9:8 van de Algemene wet bestuursrecht, buiten behandeling werd gelaten, omdat inmiddels afwijzend op de verzoeken was beslist en tegen deze beslissingen de mogelijkheid openstond om beroep in te stellen bij de arrondissementsrechtbank.
12. Op 4 maart 2001 vroeg verzoeker de Nationale ombudsman een onderzoek in te stellen.
b. STANDPUNT VERZOEKER
Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtformulering onder Klacht.
c. STANDPUNT BURGEMEESTER
I. Ten aanzien van het terugsturen van de verzoeken zonder nadere informatie.
In reactie op dit klachtonderdeel deelde de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout mee dat de door verzoeker op 9 februari 2000 afgegeven aanvragen niet compleet waren, zodat hem en zijn echtgenote - zonder begeleidend schrijven - op 11 februari 2000 aanvraagformulieren en formulieren omtrent de aard van werkzaamheden werden toegestuurd. Tevens werd, via een aantekening op het ingediend verzoek, gevraagd om kopieën van legitimatiebewijzen en werd informatie gegeven over de hoogte van de verschuldigde leges.
II. Ten aanzien van het twee maal moeten vragen op welke wijze de verschuldigde kosten konden worden voldaan.
De burgemeester liet weten dat verzoekers brief van 18 februari 2000, ondanks het feit dat kopieën van een identiteits- of rijbewijs ontbraken en de leges nog niet waren voldaan, op 21 februari 2000 in behandeling was genomen. Door een wijziging in het systeem van aanmaken van acceptgirokaarten werd er op die dag echter abusievelijk geen acceptgiro verzonden. Dit werd eerst duidelijk uit verzoekers brief van 29 februari 2000, waarna de acceptgiro alsnog werd verstuurd.
III. Ten aanzien van de op 6 maart 2000 gedane mededeling inzake het niet
aantreffen van de door verzoeker toegestuurde stukken.
In reactie op dit klachtonderdeel wees de burgemeester er op dat op 1 maart 2000 was getracht verzoeker middels een faxbericht te informeren over het feit dat de acceptgiro onderweg was en dat de kopieën van de legitimatiebewijzen ontbraken. Op die dag en de dagen daarna kon echter geen verbinding worden gelegd met de fax van verzoeker, waarna het faxbericht op 6 maart 2000 aan verzoeker is toegestuurd.
IV. Ten aanzien van het standpunt dat de aanvraag eerst op 14 maart 2000 geheel compleet was.
De burgemeester gaf aan dat de legeskosten op 14 maart 2000 werden ontvangen, zodat de aanvragen, ondanks het feit dat deze al eerder in behandeling waren genomen, pas op die datum officieel compleet waren.
V. Ten aanzien van het niet inhoudelijk behandelen van de klacht.
In haar reactie merkte de burgemeester op dat op 2 mei 2000 afwijzend was beslist op beide verzoeken om afgifte van een verklaring omtrent het gedrag. Tegen een dergelijke beslissing staat de mogelijkheid open een klaagschrift in te dienen bij de arrondissementsrechtbank. Om een (eventuele) procedure bij de rechtbank niet te doorkruisen was besloten de klacht van verzoeker van 18 april 2000 niet in behandeling te nemen. Bij nader inzien was de burgemeester van mening dat hiermee wellicht te weinig onderscheid is gemaakt tussen de inhoudelijke en procedurele aspecten van de zaak.
D. Reactie VERZOEKER
Naar aanleiding van het standpunt van de burgemeester over het terugsturen van de verzoeken zonder nadere informatie stelde verzoeker dat hij nooit eerder een verklaring omtrent het gedrag had aangevraagd, en derhalve niet kon weten welke bescheiden hij daarvoor diende te overleggen.
E. beOOrdeling
I. Ten aanzien van het terugsturen van de verzoeken zonder nadere informatie.
1.1. Verzoeker klaagt er allereerst over dat de eenheid Burgerzaken van de gemeente Noordwijkerhout hem, naar aanleiding van het op 9 februari 2000 afgegeven verzoek om afgifte van verklaringen omtrent het gedrag voor hem en zijn echtgenote, niet schriftelijk heeft geïnformeerd over de te volgen procedure bij de afgifte van een verklaring omtrent het gedrag.
1.2. Het is een vereiste van behoorlijkheid dat bestuursorganen bij hen ingediende aanvragen snel en adequaat afhandelen. Indien een aanvraag niet volledig is of niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen mag van het bestuursorgaan worden verwacht dat het de aanvrager hieromtrent informeert. De wijze waarop deze informatieverstrekking dient plaats te vinden is in beginsel vormvrij, aangezien de aard en inhoud van de te verstrekken informatie afhankelijk kan zijn van het specifieke geval.
1.3. In het onderhavige geval heeft de eenheid Burgerzaken verzoeker twee dagen na de ontvangst van zijn verzoek om afgifte van verklaringen omtrent het gedrag voor hem en zijn echtgenote blanco aanvraagformulieren toegestuurd, alsmede via een aantekening op de geretourneerde aanvraag gewezen op de noodzaak van het overleggen van afschriften van een identiteits- of rijbewijs en het plaatsen van handtekeningen en op de hoogte van de verschuldigde kosten. Alhoewel verzoeker zelf stelt dat hij niet kon weten welke bescheiden hij bij de indiening van zijn aanvraag diende te overleggen en hij daaromtrent nadere informatie had kunnen vragen, had het in het onderhavige geval in de rede gelegen dat de eenheid Burgerzaken verzoeker anders dan uitsluitend via het opsturen van de formulieren en het retourneren van de aanvraag met daarop een aantekening had geïnformeerd. Door verzoeker bijvoorbeeld in een korte begeleidende brief te wijzen op de procedure en te informeren over het feit dat een acceptgiro zou worden opgestuurd had onder andere voorkomen kunnen worden dat het voor verzoeker niet duidelijk was op welke wijze hij de verschuldigde leges kon voldoen.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
II. Ten aanzien van het tweemaal moeten vragen op welke wijze de verschuldigde kosten konden worden voldaan.
1.1. Daarnaast klaagt verzoeker er over dat hij de eenheid Burgerzaken tweemaal heeft moeten vragen op welke wijze hij de verschuldigde kosten kon voldoen voordat hij op 3 maart 2000 de benodigde acceptgiro ontving.
1.2. De burgemeester erkent dat door een wijziging van het systeem op 21 februari 2000 abusievelijk geen acceptgirokaart is aangemaakt en verstuurd. Bovendien geldt dat wanneer de eenheid Burgerzaken verzoeker direct bij het retourneren van zijn aanvraag had geïnformeerd over de wijze van betaling (door middel van een bijgesloten acceptgiro) verzoeker niet had hoeven te vragen hoe hij diende te betalen.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
III. Ten aanzien van de op 6 maart 2000 gedane mededeling inzake het niet aantreffen van de door verzoeker toegestuurde stukken.
1.1. Voorts klaagt verzoeker er over dat de eenheid Burgerzaken hem eerst op 6 maart 2000 meedeelde dat afschriften van een identiteitsbewijs of rijbewijs ontbraken bij zijn brief van 18 februari 2000.
1.2. Naar aanleiding van verzoekers brief van 29 februari is getracht hem de volgende dag, op woensdag 1 maart, nader te informeren. Aangezien verzoekers fax op die dag, alsmede de twee daaropvolgende dagen niet bereikbaar was, werd de informatie op maandag 6 maart 2000 gefaxt. Alhoewel het in beginsel mogelijk was geweest verzoeker telefonisch te informeren kan, gelet op het korte tijdsverloop tussen ontvangst van verzoekers brief van 29 februari en de verstrekte informatie, alsmede gelet op het feit dat naar aanleiding van verzoekers brief alsnog de acceptgirokaart was aangemaakt en verstuurd, niet gesteld worden dat de eenheid Burgerzaken niet adequaat heeft gehandeld door verzoeker niet eerder dan 6 maart 2000 te informeren over het feit dat afschriften van een identiteitsbewijs of rijbewijs ontbraken.
De onderzochte gedraging is behoorlijk.
IV. Ten aanzien van het standpunt dat de aanvraag eerst op 14 maart 2000 geheel compleet was.
1.1. Tevens klaagt verzoeker er over dat de eenheid Burgerzaken stelt dat de benodigde stukken eerst op 14 maart 2000 compleet waren, terwijl verzoeker deze op 7 maart 2000 had toegestuurd.
1.2. De burgemeester stelt zich in feite op het standpunt dat een aanvraag om een afgifte van een verklaring omtrent het gedrag pas compleet is en in behandeling kan worden genomen, indien aan alle eisen die daarvoor gelden, zoals de betaling van de verschuldigde leges, is voldaan. In dit standpunt kan de burgemeester worden gevolgd. Nu door verzoeker niet is weersproken dat de verschuldigde leges op 14 maart 2000 door de gemeente Noordwijkerhout zijn ontvangen dient van de juistheid van deze mededeling te worden uitgegaan.
De onderzochte gedraging is behoorlijk.
V. Ten aanzien van het niet inhoudelijk behandelen van de klacht.
1.1 Tenslotte klaagt verzoeker er over dat de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout niet inhoudelijk is ingegaan op zijn klacht van 18 april 2000 door deze, onder verwijzing naar de mogelijkheid om beroep in te stellen bij de arrondissementsrechtbank, niet in behandeling te nemen.
1.2. Verzoeker kan in zijn kritiek worden gevolgd. Zijn klachten over de administratieve gang van zaken staan los van de beslissing op beide verzoeken om afgifte van een verklaring omtrent het gedrag. Het had op de weg van de burgemeester gelegen om verzoekers klacht inhoudelijk te behandelen. Het is, zoals ook de burgemeester bij nader inzien van mening is, niet juist dat dit achterwege is gebleven.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
Conclusie
1. De klacht over de onderzochte gedraging van de eenheid Burgerzaken, die wordt aangemerkt als een gedraging van de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout, is gegrond wat betreft het informeren van verzoeker en het tweemaal door verzoeker moeten vragen op welke wijze de verschuldigde kosten konden worden voldaan en niet gegrond wat betreft de overige klachtonderdelen.
2. De klacht over de onderzochte gedraging van de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout is gegrond.
Onderzoek
Op 6 maart 2001 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer B. te Vlaardingen, met een klacht over een gedraging van de eenheid Burgerzaken van de gemeente Noordwijkerhout en over een gedraging van de burgemeester van deze gemeente.
Naar deze gedraging, waarbij de gedraging van de eenheid Burgerzaken van de gemeente Noordwijkerhout wordt aangemerkt als een gedraging van de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
De reactie van verzoeker gaf geen aanleiding het verslag aan te vullen.
INFORMATIEOVERZICHT
De bevindingen van het onderzoek zijn gebaseerd op de volgende informatie:
1. Klacht van verzoeker met bijlagen, op 18 april 2000 ingediend bij de eenheid Burgerzaken van de gemeente Noordwijkerhout, over de administratieve behandeling van zijn op 9 februari 2000 ingediend verzoek tot afgifte van verklaringen omtrent het gedrag voor hem en zijn echtgenote.
2. Afdoening van de klacht door de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout bij brief van 3 mei 2000; de burgemeester nam de klacht niet in behandeling.
3. Verzoekschrift, gedateerd 4 maart 2001, van verzoeker gericht aan de Nationale ombudsman.
4. Standpunt van de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout op de klacht bij brief van 23 april 2001.
5. Reactie van verzoeker van 29 mei 2001 op het standpunt van de burgemeester van de gemeente Noordwijkerhout.
Achtergrond
1. Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag (Wet van 15 augustus 1955, Stb. 395).
Artikel 21:
"1. Het verzoek tot afgifte geschiedt schriftelijk.
2. Het behelst de naam, de voornamen, de dag en het jaar van geboorte van de betrokkene, alsmede een omschrijving van het doel, waarvoor de afgifte van de verklaring wordt gevraagd. Indien het doel, waarvoor de afgifte wordt gevraagd, verband houdt met het vervullen van een bepaalde werkzaamheid, wordt bij het verzoekschrift overgelegd een geschrift van degene, te wiens behoeve die werkzaamheid zal worden vervuld, waarin de aard dier werkzaamheden is vermeld."
Artikel 22
"Het verzoek wordt ingediend door degene omtrent wiens gedrag een verklaring wordt gevraagd. Onze Minister van Binnenlandse Zaken kan voor bijzondere gevallen een afwijkende regeling vaststellen. Alsdan moet ten genoege van de burgemeester blijken dat degene, omtrent wiens gedrag een verklaring wordt gevraagd, met het indienen van het verzoek instemt."
Artikel 29, eerste, tweede en vijfde lid:
"1. De burgemeester beslist binnen vier weken, nadat het verzoek is gedaan, of (…) de verklaring kan worden afgegeven.
2. Indien de burgemeester, gelet op het ingestelde onderzoek, van oordeel is, dat de verklaring niet behoort te worden gegeven, deelt hij binnen de in het voorgaande lid bedoelde termijn, bij aangetekende brief, zijn met redenen omklede beslissing tot weigering mede aan de betrokkene, waarbij deze tevens wordt gewezen op het bepaalde in artikel 30. (…)
5. De in het eerste en tweede lid bedoelde termijnen kunnen, indien de burgemeester een commissie van advies hoort, ten hoogste twee keer met vier weken worden verlengd. Van de verlenging wordt mededeling gedaan aan de betrokkene."
Artikel 30, eerste lid:
"De betrokkene kan binnen twee weken na ontvangst van de mededeling, in artikel 29, tweede lid, bedoeld, daartegen een klaagschrift indienen ter griffie van de arrondissementsrechtbank binnen welker gebied de gemeente is gelegen."
2. Algemene wet bestuursrecht
Artikel 9:8, eerste lid, aanhef en onder d.:
"1. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:
d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld."
Memorie van toelichting (Tweede Kamer, 1997 - 1998, 25 837, nr. 3, p. 18)
"Indien tegen de gedraging beroep bij de administratieve rechter, administratief beroep dan wel een tuchtrechtelijke voorziening mogelijk is of is geweest, bestaat evenmin een verplichting tot het volgen van de procedure van klachtbehandeling. (…) Onder omstandigheden kan een behandeling van de klacht overigens wel zinvol zijn: het bestuursorgaan blijft daartoe bevoegd. (…) De bepaling onder d geldt in alle gevallen waarin beroep openstaat of heeft open gestaan, dus ook nadat op het beroep is beslist."