Verzoekers klagen erover dat de Nederlandse ambassade te New Delhi (India):
1. pas op 20 september 1999 een beslissing heeft genomen op de aanvraag van
24 december 1998 tot legalisatie van de huwelijksakte van verzoekster;
2. niet heeft gereageerd op het schriftelijk verzoek van 8 september 1999 van hun rechtshulpverlener om mee te delen welke informatie de ambassade had gekregen over de huwelijksdatum van verzoekers, uit welke bronnen deze informatie was verkregen en om na beantwoording hiervan verzoekers in de gelegenheid te stellen te reageren;
3. verzoekster schriftelijk heeft uitgenodigd voor een afspraak op 29 september 1999, welke afspraak bij aankomst van verzoekster bij de ambassade niet bleek door te gaan, waardoor verzoekster voor niets ongeveer 400 kilometer heeft gereisd.
4. Verzoekers klagen er verder over dat een portier van de ambassade verzoekster op 29 september 1999 onheus heeft bejegend door tegen haar te zeggen dat zij de week daarop nog maar eens moest bellen naar de ambassade en daarbij de uitnodigingsbrief te verscheuren.
Beoordeling
I. Ten aanzien van de duur van de behandeling van de legalisatieaanvraag
1. Verzoekers klagen er in de eerste plaats over dat de Nederlandse ambassade te New Delhi (India) pas op 20 september 1999 een beslissing heeft genomen op de aanvraag van 24 december 1998 tot legalisatie van de huwelijksakte van verzoekster.
2. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat de ambassade bij brief van 8 mei 1999 verzoekster om nadere informatie heeft verzocht ter verklaring van het feit dat de naam van haar moeder op de door haar bij de aanvraag overgelegde geboorteakte niet overeenkwam met de naam van haar moeder zoals vermeld op het legalisatieaanvraagformulier. Verzoekster zond op 20 mei 1999 de gevraagde nadere informatie naar de ambassade. Bij brief van 30 juni 1999 deelde de ambassade vervolgens mee dat de verificatieprocedure naar verwachting 29 september 1999 zou zijn afgerond.
3. De Minister van Buitenlandse Zaken achtte de klacht ten aanzien van de duur van de behandeling van de legalisatieaanvraag gedeeltelijk gegrond. De Minister was van mening dat de ambassade in het eerste traject van vóór 8 mei 1999 eerder had moeten signaleren dat de aangeleverde gegevens niet klopten, zodat het opnieuw uit te voeren verificatieonderzoek eerder had kunnen aanvangen. Anderzijds was het aan de aanvrager om de juiste gegevens aan te leveren, aldus de Minister.
Het tweede onderzoek was binnen vier maanden afgerond en daarmee achtte de Minister de klacht ten aanzien van dit (tweede) traject niet gegrond.
4. Ingevolge artikel 4:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dient, wanneer geen sprake is van een bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, zoals in het geval van een aanvraag tot legalisatie, te worden beslist binnen een redelijke termijn. Deze termijn is in ieder geval verstreken wanneer niet binnen acht weken is beslist en evenmin betrokkene een kennisgeving is gedaan als bedoeld in artikel 4:14 van de Awb. In zo'n kennisgeving dient een redelijke termijn te worden genoemd waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien. Op grond van artikel 4:15 juncto 4:5 van de Awb kan de termijn voor het geven van een beschikking worden opgeschort. Het bestuursorgaan dient de aanvrager dan uit te nodigen de aanvraag aan te vullen binnen een gestelde termijn (zie Achtergrond, onder 1.).
5. Het voorgaande betekent dat de ambassade uiterlijk op 18 februari 1999 een beslissing had moeten nemen op de legalisatieaanvraag van 24 december 1998, dan wel vóór het verstrijken van de beslistermijn gebruik had moeten maken van de in de artikelen 4:14 of 4:15 juncto 4:5 van de Awb geboden mogelijkheden. Daarvan is niet gebleken.
Voor zover de brief van 8 mei 1999 van de ambassade aan verzoekster al zou kunnen worden aangemerkt als een verzoek om aanvulling in de zin van artikel 4:5 Awb, of als een kennisgeving als bedoeld in artikel 4:14 Awb, kon daarmee de beslistermijn niet worden verlengd. Deze brief is immers pas ruim na het verstrijken van de termijn als bedoeld in artikel 4:13, eerste en tweede lid, van de Awb, aan verzoekster gezonden. Dit betekent dat de beslistermijn voor de aanvraag van verzoekster acht weken na het indienen van de aanvraag - en derhalve op 18 februari 1999 - was verstreken. De ambassade heeft echter pas op 20 september 1999 een beschikking gegeven. Dit is niet juist.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
II. Ten aanzien van het niet reageren op het verzoek van 8 september 1999
1. De rechtshulpverlener van verzoekers deelde de Nederlandse ambassade te New Delhi (India) bij faxbericht van 8 september 1999 onder meer mee dat verzoeker van de vreemdelingendienst te Eindhoven had vernomen dat er twijfel zou zijn omtrent de huwelijksdatum. Volgens informatie verkregen uit het verificatieonderzoek zou er mogelijk sprake zijn van bigamie. Verzoekers rechtshulpverlener verzocht om die reden in zijn faxbericht van 8 september 1999 de ambassade om hem mee te delen welke informatie de ambassade had gekregen over de huwelijksdatum van verzoekers, uit welke bronnen deze informatie was verkregen en om na beantwoording hiervan verzoekers in de gelegenheid te stellen te reageren.
Verzoekers klagen er over dat de ambassade niet op dit verzoek heeft gereageerd.
2. De Minister van Buitenlandse Zaken deelde mee dat hij dit klachtonderdeel gegrond achtte. De Minister was van mening dat, hoewel in verband met bronbescherming niet inhoudelijk had kunnen worden ingegaan op het verzoek, de ambassade in elk geval de rechtshulpverlener daarover had moeten informeren.
3. Het faxbericht van de ambassade van 9 september 1999 hield echter niet meer in dan dat - zakelijk weergegeven - verzoekster schriftelijk was geïnformeerd dat de beslissing op de legalisatieaanvraag eind september 1999 was te verwachten. Daarmee is de ambassade in het geheel niet ingegaan op het concrete verzoek van de rechtshulpverlener ten aanzien van de huwelijksdatum van verzoekers. Het is niet juist dat de ambassade hieraan is voorbijgegaan.
De onderzochte gedraging is daarmee op dit punt eveneens niet behoorlijk.
III. Ten aanzien van de uitnodiging voor 29 september 1999
1. Verzoekers klagen er verder over dat de Nederlandse ambassade te New Delhi (India) verzoekster schriftelijk heeft uitgenodigd voor een afspraak op 29 september 1999, welke afspraak echter bij aankomst van verzoekster bij de ambassade niet bleek door te gaan. Verzoekster heeft hierdoor voor niets ongeveer 400 kilometer gereisd.
2. De Minister van Buitenlandse Zaken liet naar aanleiding van dit klachtonderdeel onder meer weten dat er geen sprake was geweest van een uitnodiging door de ambassade op 29 september 1999. De Minister sprak het vermoeden uit dat verzoekster de brief van de ambassade van 30 juni 1999 waarin de datum van 29 september 1999 werd genoemd als datum waarop het verificatieonderzoek zou zijn afgerond, had geïnterpreteerd als een uitnodiging.
3. In reactie op het standpunt van de Minister van Buitenlandse Zaken lieten verzoekers weten dat een met naam genoemde ambtenaar van de Nederlandse ambassade in New Delhi tegen hen had gezegd dat zij op 29 september 1999 zouden moeten terugkomen op de ambassade en dat hen dan de beslissing zou worden uitgereikt.
Volgens de Minister van Buitenlandse Zaken had de bewuste medewerker verzoekers echter niet uitgenodigd; dit zou ook niet conform de gebruikelijke gang van zaken zijn geweest dat de beslissing wordt toegezonden, zoals ook in dit geval was gebeurd.
4. Nu verzoekers de stelling van de Minister dat geen sprake is geweest van een schriftelijke uitnodiging, niet hebben weersproken, moet worden aangenomen dat de ambassade verzoekster niet schriftelijk heeft uitgenodigd. De klacht mist in zoverre feitelijke grondslag.
Aangezien verzoekers bovendien pas in tweede instantie hebben aangevoerd dat sprake was geweest van een mondelinge uitnodiging om de beslissing op de aanvraag in ontvangst te nemen, welke gang van zaken niet overeenstemt met de gebruikelijke schriftelijke toezending van de beslissing, zoals ook in dit geval is gebeurd, is het onvoldoende aannemelijk dat verzoekster mondeling is uitgenodigd.
De onderzochte gedraging is op dit punt behoorlijk.
IV. Ten aanzien van de bejegening door een portier van de ambassade
1. Verzoekers klagen er tenslotte over dat een portier van de ambassade verzoekster op 29 september 1999 onheus heeft bejegend door tegen haar te zeggen dat zij de week daarop nog maar eens moest bellen naar de ambassade en daarbij de uitnodigingsbrief te verscheuren.
2. De betrokken portier ontkende dat hij een uitnodiging had verscheurd. Hij gaf aan dat hij slechts fungeerde als degene die de aanvrager doorgeleidt naar de bevoegde ambtenaar, en die informatie doorgeeft aan de aanvrager. Hij had nooit zelfstandig besloten een aanvrager te verzoeken de ambassade na een week weer te bellen.
3. De lezingen van de betrokkenen staan op dit punt derhalve tegenover elkaar.
Nu niet is gebleken van feiten of omstandigheden die het ene standpunt aannemelijker maken dan het andere standpunt, kan op dit punt geen oordeel worden gegeven.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Nederlandse ambassade te New Delhi (India), die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, is gegrond ten aanzien van de duur van de behandeling van de legalisatieaanvraag en het niet reageren op het schriftelijke verzoek van 8 september 1999, en is niet gegrond ten aanzien van het niet doorgaan van de afspraak.
Ten aanzien van de bejegening door een portier van de ambassade wordt geen oordeel gegeven.
Onderzoek
Op 30 november 1999 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer S. te Eindhoven en mevrouw K. te Punjab (India), ingediend door het Buro voor Rechtshulp te Eindhoven, met een klacht over een gedraging van de Nederlandse ambassade te New Delhi (India).
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Buitenlandse Zaken verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Ook de betrokken ambtenaar is in de gelegenheid gesteld op de klacht te reageren.
Tijdens het onderzoek kregen de Minister van Buitenlandse Zaken en verzoekster de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Verzoekers en de Minister van Buitenlandse Zaken berichtten dat het verslag hun geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 24 december 1998 diende verzoekster in verband met een aanvraag om verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf bij haar echtgenoot, verzoeker, in Nederland bij de Nederlandse ambassade te New Delhi (India) een aanvraag in om legalisatie van een huwelijksakte.
2. Bij brief van 8 mei 1999 verzocht de ambassade verzoekster om nadere informatie ter verklaring van het feit dat de naam van haar moeder op de door haar bij de aanvraag overgelegde geboorteakte niet overeenkwam met de naam van haar moeder zoals vermeld op het legalisatieaanvraagformulier.
3. Verzoekster stuurde de verzochte informatie op 20 mei 1999 naar de ambassade.
4. Bij brief van 30 juni 1999 deelde de ambassade verzoekster onder meer het volgende mee:
"Your letter dated May 20, 1999 with annexes has been received and the verificationproces is being continued.
It is expected that this process will be finalized by September 29, 1999."
5. Bij faxbericht van 8 september 1999 deelde verzoekers' gemachtigde de ambassade onder meer het volgende mee:
“De echtgenoot van mevrouw K., de heer S., heeft onlangs van de vreemdelingenpolitie Eindhoven vernomen, dat er twijfel zou zijn omtrent het tijdstip (waarop; N.o.) mevrouw K. en hij in het huwelijk zijn getreden. Volgens informatie verkregen uit het verificatieonderzoek zou de huwelijksdatum ergens in 1997 zijn gelegen, zodat er - met betrekking tot de heer S. - sprake zou zijn van bigamie. In 1998 was hij immers nog getrouwd met zijn vorige vrouw.
Cliënten zijn echter wel degelijk op de opgegeven datum, te weten 6 oktober 1998, met elkaar in het huwelijk getreden. (…)
Ik verzoek u namens mijn cliënten uitdrukkelijk mede te delen welke informatie u exact heeft verkregen en uit welke bronnen, zodat cliënten nog de mogelijkheid hebben om nadere gegevens naar voren te brengen of tegenbewijs te leveren.”
6. De ambassade reageerde bij faxbericht van 9 september 1999. Dit faxbericht houdt onder meer in:
"Naar aanleiding van uw fax d.d. 8 september j.l. kan ik u alsvolgt informeren. Uw cliënt is schriftelijk geïnformeerd dat afronding van het verificatieonderzoek en de beslissing inzake legalisatie eind september 1999 verwachtbaar is."
7. Bij beslissing van 20 september 1999 weigerde de ambassade tot legalisatie van de huwelijksakte van verzoekster over te gaan. De beslissing houdt onder meer het volgende in:
“Uit het verificatie onderzoek dat naar aanleiding van uw legalisatie-aanvraag is ingesteld, wordt geconcludeerd dat de volgende in het document opgenomen gegevens onjuist zijn, dan wel dat er gerede twijfel bestaat over de juistheid van die gegevens: de huwelijks-datum.”
8. Op 29 september 1999 legde verzoekster een bezoek af aan de ambassade.
9. Bij brief van 29 oktober 1999 diende verzoekers' gemachtigde een klacht in bij de ambassade. De brief houdt onder meer het volgende in:
"Ten derde heeft u mevrouw K. op 29 september 1999 voor niets naar de ambassade in New Delhi laten komen en is zij op die dag onheus bejegend door ambassadepersoneel (de portier). Mevrouw K. had van u een uitnodiging gekregen om op 29 september 1999 naar de ambassade te komen. De afstand van haar woonplaats naar de ambassade is ongeveer 400 kilometer. De reistijd (per bus) is 8 uur. Mevrouw K. was op 29 september 1999 ernstig ziek. Gezien het grote belang dat voor haar op het spel staat (zij wil zich zo snel mogelijk bij haar man vervoegen), heeft zij toch besloten de reis te maken. Ze was dusdanig verzwakt dat ze niet in staat was zelf te lopen en diende bij de reis ondersteund te worden door familieleden. Bij de ambassade aangekomen heeft ze de uitnodigingsbrief die zij had ontvangen, aan de portier overhandigd. De portier is naar binnen gegaan om te overleggen en is even later teruggekomen met de mededeling dat zij de daaropvolgende week nog maar eens moest bellen met de ambassade. De portier verscheurde daarbij de uitnodigingsbrief die cliënte hem had gegeven. U zult begrijpen dat deze behandeling voor cliënten volstrekt onaanvaardbaar is. De handelswijze van de portier is door hen als bijzonder schofferend ervaren.
Cliënten gaan ervan uit dat het gesprek op 29 september 1999 geen doorgang heeft gevonden omdat op 20 september 1999 reeds een beschikking door u was genomen. Zij achtten het echter onbegrijpelijk en onacceptabel dat u de afspraak op 29 september 1999 niet tijdig heeft geannuleerd."
B. Standpunt verzoekers
Het standpunt van verzoekers staat samengevat weergegeven onder Klacht.
C. Standpunt MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN
Bij brief van 14 maart 2000 deelde de Minister van Buitenlandse Zaken als reactie op de klacht onder meer het volgende mee:
"1.
Het verzoek tot legalisatie en verificatie van de documenten is op 24 december 1998 in behandeling genomen. Na het eerste onderzoek bleek echter dat de naam van de moeder op de geboorteakte van (verzoekster; N.o.) niet overeen kwam met de gegevens die uit het onderzoek naar voren kwamen. Derhalve is betrokkene op 8 mei 1999 schriftelijk verzocht een verklaring hiervoor te geven hetgeen op 20 mei werd ontvangen.
De ambassade heeft haar verzoek om nadere informatie eerst vier maanden en twee weken na indiening van de aanvraag bij betrokkenen neergelegd.
Normaal gesproken zou dit binnen vier maanden moeten gebeuren. Het is echter zo dat de ambassade afhankelijk is van informatie van externe onderzoeksbureau's, die de termijnen niet zorgvuldig handhaven.
Na ontvangst van nadere informatie heeft de ambassade op 30 juni 1999 aanvrager schriftelijk ingelicht dat het onderzoek opnieuw zou plaatsvinden op basis van de nieuw ontvangen gegevens en derhalve wederom vier maanden zou duren (zie ook FEITEN, onder A.4.; N.o.).
2.
Het Buro voor Rechtshulp verzocht op 8 september 1999 om gegevens welke in verband met bronbescherming niet konden worden verstrekt. De ambassade had, ter beantwoording van dat verzoek, genoemd Buro daarover moeten informeren. Ik constateer dat dit niet is gebeurd.
3.
Een uitnodiging voor een afspraak op 29 september 1999 is niet door de ambassade gedaan. Wel is in de brief van 30 juni de datum van 29 september 1999 genoemd als datum waarop het onderzoek zal zijn afgerond. Het lijkt er op dat (verzoekster; N.o.) deze brief als een uitnodiging heeft geïnterpreteerd. M.i. is de tekst echter helder genoeg geformuleerd.
4.
Inmiddels is, conform uw verzoek, de naam aan u doorgegeven van de portier die bij deze zaak is betrokken (…). De ambassade heeft betrokkene gehoord doch (de portier; N.o.) ontkent de aantijgingen.
Conclusie:
ad 1.
De klacht, dat de ambassade te lang over het onderzoek heeft gedaan, acht ik gedeeltelijk gegrond. De ambassade heeft in het eerste traject van vóór 8 mei 1999 eerder moeten signaleren dat de aangeleverde gegevens niet klopten, zodat het opnieuw uit te voeren verificatie onderzoek eerder had kunnen aanvangen.
Aan de andere kant is het aan de aanvrager om de juiste gegevens aan te leveren, zoals dit ook duidelijk staat omschreven op het aanvraagformulier.
Het tweede onderzoek werd, conform ook aan betrokkenen schriftelijk is meegedeeld, binnen de termijn van vier maanden afgerond.
ad 2.
Ik acht de klacht, dat de ambassade niet heeft gereageerd op de brief van 8 september 1999 van het Buro voor Rechtshulp, gegrond. Alhoewel de ambassade inhoudelijk niet had kunnen ingaan op het verzoek, had zij een antwoord in negatieve zin moeten geven.
ad 3.
Deze klacht is ongegrond daar de ambassade geen afspraak met betrokkene heeft gemaakt noch een dergelijke uitnodiging heeft verzonden.
ad 4.
Deze klacht is onderzocht en ongegrond bevonden.
De aanwijzing van de vijf probleemlanden met de daarbij gepaard gaande werkzaamheden met betrekking tot verificatie/legalisatie betreft een dynamisch proces waarbij ervaring dient te worden opgedaan. In de jaren vóór 1999 duurde een onderzoek langer dan thans het geval is.
Inmiddels zijn maatregelen getroffen teneinde het legalisatie-verificatieproces meer te stroomlijnen, zoals onder andere:
- aanpassingen in de personele bezetting;
- meer informatie naar de aanvrager, middels een uitgebreid aanvraagformulier met toelichting;
- nieuwe afspraken met de externe onderzoeksbureau's;
- duidelijke handhaving van de gestelde termijnen."
D. standpunt betrokken ambtenaar
Bij brief van 12 april 2000 reageerde de betrokken ambtenaar, de heer Si., (zie Klacht, klachtonderdeel 4.) op de klacht. Hij liet de Nationale ombudsman het volgende weten:
"(…) Further to the complaint regarding my role as doorkeeper, I wish to state that I have never ever misguided any applicant whatsoever and deny having torn the invitation letter as claimed by the applicant(s).
The applications of all persons are merely forwarded by me to the authorised department officials whose views are inturn conveyed by me to the applicants. I have never taken an independent decision in asking the applicant to call the Embassy again next week. (…)"
e. reactie verzoekers
Bij brief van 28 april 2000 deelde verzoekers' gemachtigde onder meer het volgende mee naar aanleiding van de reactie van de Minister.
"Cliënten zijn van mening dat een periode van vier maanden en twee weken, alleen om te constateren dat er onduidelijkheden zijn over de naam van de moeder op de geboorteakte, onaanvaardbaar lang is. De wettelijke beslistermijn is op grond van de Awb nota bene maximaal 8 weken.
De Minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de besluitvorming en kan zich niet verschuilen achter het gegeven dat de onderzoeksbureau's die worden ingeschakeld niet zo zorgvuldig zijn.
(…)
De heer V. van de Nederlandse Ambassade heeft tegen cliënten gezegd dat zij op
29 september 1999 zouden moeten terugkomen op de ambassade en dat hun dan de beslissing zou worden uitgereikt. Mevrouw K. is op 29 september 1999 naar de Nederlandse Ambassade gereisd. Er is haar toen niet gezegd dat reeds een beslissing was genomen. Er is haar gezegd dat ze later nog maar eens moest bellen. Evenmin is haar voor 29 september 1999 meegedeeld dat ze niet meer hoefde te komen op 29 september en dat de beslissing haar zou worden toegezonden."
F. Reactie Minister van Buitenlandse Zaken
In reactie op de hiervóór onder E. genoemde brief van verzoekers' gemachtigde deelde de Minister van Buitenlandse Zaken bij brief van 11 oktober 2000 onder meer het volgende mee:
"Inmiddels mocht ik een reactie ontvangen van de Nederlandse ambassade te New Delhi (hierna: ambassade). Daaruit blijkt dat de heer V. (betrokken lokale medewerker) verzoekers mondeling noch schriftelijk heeft meegedeeld dat zij op 29 september 1999 naar de ambassade zouden moeten terugkomen om de beslissing in ontvangst te nemen. Deze mededeling zou overigens ook in strijd zijn geweest met de werkwijze van de ambassade. De ambassade zendt beslissingen in principe per post. Dat is ook in dit geval gebeurd.
Zoals ik reeds in mijn reactie van 14 maart 2000 onder punt 3. heb aangegeven, stel ik mij op het standpunt dat verzoekers de brief van de ambassade van 30 juni 1999 verkeerd, namelijk als uitnodiging, hebben geïnterpreteerd. Ik ben van mening dat dit niet te wijten is aan de redactie van de brief van 30 juni 1999."
Achtergrond
1. Algemene wet bestuursrecht
Artikel 4:5, eerste lid:
"1. Indien de aanvrager niet heeft voldaan aan enig wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag of indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, kan het bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn de aanvraag aan te vullen."
Artikel 4:13:
"1. Een beschikking dient te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn of, bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag.
2. De in het eerste lid bedoelde redelijke termijn is in ieder geval verstreken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag geen beschikking heeft gegeven, noch een kennisgeving als bedoeld in artikel 4:14 heeft gedaan."
Artikel 4:14:
"Indien, bij het ontbreken van een wettelijk voorschrift bepaalde termijn, een beschikking niet binnen acht weken kan worden gegeven, stelt het bestuursorgaan de aanvrager daarvan in kennis en noemt het daarbij een redelijke termijn waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien."
Artikel 4:15:
"De termijn voor het geven van een beschikking wordt opgeschort met ingang van de dag waarop het bestuursorgaan krachtens artikel 4:5 de aanvrager uitnodigt de aanvraag aan te vullen, tot de dag waarop de aanvraag is aangevuld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken."
2. Legalisatie.
Legalisatie maakt onderdeel uit van de uitvoering van de algemene bestuurstaak van de Minister van Buitenlandse Zaken. Het begrip legalisatie heeft in de praktijk de volgende inhoud gekregen.
Legalisatie is het door een bevoegde autoriteit voor echt verklaren van een handtekening gesteld op een document. Legalisatie vindt plaats in een zogenoemde legalisatieketen. Opeenvolgende autoriteiten legaliseren de handtekening van hun voorganger. Vaak is deze keten als volgt opgebouwd: een buitenlandse autoriteit (ondertekenaar document), het Ministerie van Buitenlandse Zaken van het betreffende land en tenslotte het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken (in de praktijk veelal de voor het betreffende land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging).
Verificatie van documenten (de inhoudelijke controle van documenten) bij voorbaat is slechts vereist bij vijf landen, die door de Minister van Buitenlandse Zaken zijn aangewezen als probleemlanden ("Officiële mededeling over aanwijzing vijf probleemlanden met betrekking tot documenten" van de Minister van Buitenlandse Zaken van 7 maart 1996, gepubliceerd in de Staatscourant 1996/49 van 8 maart 1996).
In deze aanwijzing is onder meer het volgende opgenomen:
"De Nederlandse administratie wordt de laatste jaren geconfronteerd met een enorme toename van het aantal buitenlandse documenten dat wordt overgelegd om in die administratie te worden opgenomen. Gebleken is dat uit bepaalde landen veel valse of vervalste documenten worden overgelegd. Dit is dan ook de reden dat de Minister van Buitenlandse Zaken heeft besloten met ingang van 1 april 1996 een vijftal landen tot probleemland op het gebied van het schriftelijk bewijs te benoemen. Het gaat om de volgende landen: (...) India.
Alle documenten die vanaf 1 april 1996 zullen worden aangeboden bij de Nederlandse Vertegenwoordigingen in de vijf landen, zullen inhoudelijk worden geverifieerd. Slechts in uitzonderingsgevallen zal daarvan door de Nederlandse Vertegenwoordigingen worden afgeweken."