Verzoeker vroeg in 2005 en in 2007 gegevens op bij de politie over demonstraties die hadden plaatsgevonden. Deze Wob-procedures duurden enige jaren, omdat steeds opnieuw over het niet verschaffen van delen van de opgevraagde informatie moest worden beslist. Uiteindelijk bleek dat een aantal stukken aan het eind van de procedure niet meer beschikbaar was. Foto's waren zoekgeraakt en beeld- en geluidsmateriaal was vernietigd. Hierover klaagde verzoeker eerst bij de politie en later bij de Nationale ombudsman. Bij de Nationale ombudsman klaagde hij ook over de redenen die de korpsbeheerder had aangevoerd om zijn klacht niet in behandeling te nemen.
In 1998 sprak de Raad van State zich al uit over het vernietigen van stukken tijdens een Wob-procedure. Documenten die onderwerp zijn van zo'n procedure mogen niet worden vernietigd voordat de vrijheid daartoe voortvloeit uit een definitieve rechterlijke uitspraak. Dit geldt ongeacht andere wettelijke bepalingen die vernietiging wel zouden toestaan. Een ander uitgangspunt zou immers de aanspraken die de Wob beoogt te bieden, bij voorbaat illusoir maken.
De Nationale ombudsman was van oordeel dat een burger erop mag vertrouwen dat een overheidsinstantie op de hoogte is van deze jurisprudentie. Ook achtte de Nationale ombudsman het vanzelfsprekend dat een burger van een overheidsinstantie mag verwachten dat deze ervoor zorgt dat de stukken aan het eind van de rit nog beschikbaar zijn. Dit betekent dat deze documenten moeten worden veiliggesteld op het moment dat een Wob-verzoek wordt ingediend. Dit was hier ten aanzien van sommige stukken niet gebeurd en dat was in strijd met het beginsel van fair play.
Nu verzoeker had gesteld dat hij bij meer politiekorpsen tegen dit euvel was aangelopen, deed de Nationale ombudsman de Raad van korpschefs de aanbeveling om ervoor zorg te dragen dat deze uitspraak van de Raad van State in bredere kring bekendheid krijgt en dat hiernaar wordt gehandeld.
De korpsbeheerder nam verzoekers klacht niet in behandeling. Zij baseerde zich daarbij op drie gronden. Ten eerste was het beleid om de termijnen die de Wpol voorschrijft te hanteren wat betreft het schonen van bestanden en over beleid kan niet worden geklaagd. De Nationale ombudsman constateerde dat er geen sprake was van beleid, maar van een vaste gedragslijn, en ging het hier om een concrete klacht over een concrete gedraging. Bovendien had de Raad van State overwogen dat ongeacht andere wettelijke bepalingen, zoals bijvoorbeeld de Wet Politiegegevens (verder: Wpol), stukken niet mogen worden vernietigd gedurende de procedure. Ook de termijnen die in de Wpol staan, waren niet gehanteerd. De stukken hadden ook op grond van die wet nog niet mogen worden vernietigd.
Ten tweede noemde zij de jaartermijn. De klacht was ingediend meer dan een jaar na het vernietigen van de stukken. De Nationale ombudsman constateerde dat op het moment dat verzoeker erachter kwam dat de stukken waren vernietigd, hij binnen een jaar daarover een klacht indiende. Bovendien liep de Wob-procedure op dat moment nog. Dit kwam de Nationale ombudsman niet als te laat over.
Ten derde voerde zij aan dat verzoeker het vernietigen, dan wel kwijtraken van de documenten in de bezwaar- en beroepsprocedure had moeten aankaarten. Hierover overwoog de Nationale ombudsman dat ten tijde van de uitspraak van de rechter nog niet bekend was dat de stukken waar het om ging waren vernietigd. Bovendien kan tegen het vernietigen van stukken, een feitelijke gedraging, geen bezwaar of beroep worden aangetekend. Hierover kan wel worden geklaagd.
De Nationale ombudsman constateerde dat de korpsbeheerder haar oordeel niet goed had gemotiveerd.
