Verzoeker constateerde dat een door hem in te zien dossier niet beschikbaar was in het gemeentelijk archief. Daarop gewezen deelde het college verzoeker mee dat verder onderzoek niets had opgeleverd. In reactie op diens klacht over deze reactie, stelde het college dat zijn reactie dat verder onderzoek niets had opgeleverd, beschouwd diende te worden als een besluit op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, waartegen een bezwaarschrift kon worden ingediend. De klacht van verzoeker werd dan ook niet in behandeling genomen.
De Nationale ombudsman overwoog hieromtrent dat, nog daargelaten of de brief van het college kon worden aangemerkt als een besluit, de brief van verzoeker geen bezwaarschrift maar een klacht inhield en als zodanig in behandeling genomen had moeten worden. Door dit niet te doen was gehandeld in strijd met het vereiste van fair play.
Ten aanzien van de archivering van de dossiers werd aangegeven dat het feit dat de eigendom van de panden waarop de dossiers betrekking hadden een paar keer is gewijzigd, evenals het postadres, en de dossiers daarom in andere mappen waren opgeborgen.
De Nationale ombudsman stelde vast dat de dossiers tijdens het archiefbezoek van verzoeker niet te vinden waren en de gemeente bij de archivering niet transparant en volgens een vaste systematiek te werk was gegaan. Daarmee was niet gehandeld overeenkomstig het vereiste van administratieve nauwkeurigheid.
De Nationale ombudsman nam er met instemming kennis van dat de gemeente de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen en de Basisadministratie Adressen en Gebouwen zou doorvoeren in haar administratie
