I. Verzoeker klaagt er over dat de burgemeester van de gemeente Nijmegen zich, in haar beslissing op de klacht van verzoeker inzake de wijze van totstandkoming van de Verordening raadscommissies 2002, op het standpunt stelt dat:
1. de vraag of er sprake is van noodzaak tot een spoedeisende behandeling van een raadsvoorstel ter beoordeling is aan de raad en het resultaat van die beoordeling niet als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan worden aangemerkt;
2. de vraag of, bij spoedeisendheid, afgeweken kan worden van de normale oproeptermijn en de daarmee samenhangende termijn van inzage ter beoordeling is aan de voorzitter van de raad en het resultaat van die beoordeling niet als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan worden aangemerkt;
3. de beleving van verzoeker dat er geen bevredigend antwoord is gegeven op een eerder door hem gestelde vraag op zichzelf geen klachtwaardig gedrag is;
4. het recht om een klacht in te dienen geen drukmiddel kan zijn om discussies te continueren en
5. de burgemeester zich het recht kan voorbehouden zinloos voortdurende discussies eenzijdig te beëindigen.
II. Daarnaast klaagt verzoeker over de wijze waarop binnen de gemeente Nijmegen openbare kennisgeving wordt gedaan van tijd en plaats van de vergaderingen van de raad en commissies en van de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.
Beoordeling
I. Inleiding
1. Tengevolge van de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur is per 7 maart 2002 artikel 82 van de Gemeentewet (zie achtergrond, onder 1.) gewijzigd. Dit artikel heeft betrekking op de raadscommissies nieuwe stijl.
2. In zijn vergadering van 14 maart 2002 besloot de raad van de gemeente Nijmegen tot gedeeltelijke wijziging van de Verordening raadscommissies 1998. In zijn vergadering van 22 mei 2002 besloot de raad van de gemeente Nijmegen, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening raadscommissies 1998, tot vaststelling van de Verordening raadscommissies 2002, welke verordening - met uitzondering van artikel 9 - in werking is getreden met ingang van 31 mei 2002.
3. In zijn brief van 18 mei 2002, gericht aan de burgemeester van de gemeente Nijmegen, stelde verzoeker de gang van zaken met betrekking tot de totstandkoming en de beoogde inwerkingtreding van de Verordening raadscommissies 2002 aan de orde. Verzoeker stelde naar aanleiding van de vergadering van de Commissie Algemene Zaken van 25 april 2002, waarin de conceptverordening was geagendeerd, dat de agenda van de commissie en de daarbij behorende stukken niet tijdig dan wel niet gelijktijdig met de oproeping voor de vergadering ter inzage waren gelegd. Daarnaast achtte verzoeker het, onder verwijzing naar de beoogde inwerkingtreding van de verordening per 31 mei 2002, voorbarig dat er op 27 en 30 mei 2002 commissievergaderingen waren gepland. Verzoeker vroeg de burgemeester, onder verwijzing naar het bepaalde in artikel 170, eerste lid, onder a van de Gemeentewet (zie achtergrond, onder 1.) wat het resultaat was van haar toezicht op de totstandkoming en inwerkingtreding van de Verordening raadscommissies 2002.
4. In aanvulling op zijn brief van 18 mei 2002 vroeg verzoeker de burgemeester op 26 en 29 mei en 13 juni 2002 tevens in te gaan op zijn constateringen dat de beoogde, maar nog niet benoemde commissievoorzitters, vooruitlopend aan de inwerkingtreding van de verordening uitnodigingen voor vergaderingen hadden doen uitgaan en er zich problemen hadden voorgedaan bij de bekendmaking van de commissievergaderingen en het ter inzage leggen van de in deze vergaderingen te behandelen stukken.
5. In haar reactie van 18 juni 2002 stelde de burgemeester zich op het standpunt dat het toezien door de burgemeester, waarop artikel 170 van de Gemeentewet betrekking heeft, in meer structurele zin verstaan moet worden als het bevorderen van de juiste procedures. De burgemeester stelde tevens dat haar inzet voor procedures die verband houden met de raad en de commissies gericht is op een verdere professionalisering van het vak van commissievoorzitter en commissiesecretaris.
6. In haar aanvullende reactie van 19 juni 2002 schreef de burgemeester verzoeker onder meer dat artikel 19 van de Gemeentewet (zie achtergrond, onder 1.) niet verbiedt dat in dringende gevallen de raad onderwerpen, waarvan de stukken niet of niet tijdig ter inzage zijn gelegd, toch kan behandelen en ook in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (zie achtergrond, onder 4.) is deze uitzondering vastgelegd.
7. Naar aanleiding van de reactie van 19 juni 2002 vroeg verzoeker de burgemeester van de gemeente Nijmegen of er naar haar oordeel bij de voorstellen inzake de Verordening raadscommissies 2002 en de benoemingen van raadsleden in de commissies sprake was van een spoedeisend geval, zodat het bepaalde in artikel 19 van de Gemeentewet niet in acht genomen kon worden. Verzoeker stelde zich op het standpunt dat het voorstel benoemingen in raadscommissies aangehouden had moeten worden en er, omdat de Verordening raadscommissies 2002 nog niet in werking was getreden, vier `illegale' commissievergaderingen waren gehouden.
8. In haar brief van 3 juli 2002 stelde de burgemeester dat de raadscommissies een essentiële rol spelen in het functioneren van het bestuur van de stad en zowel de formele basis als de samenstelling van de commissies daarom onverwijld dienden te worden aangepast aan enerzijds de duale Gemeentewet en anderzijds de nieuwe politieke verhoudingen in de gemeenteraad. De burgemeester van de gemeente Nijmegen sloot haar brief af met de mededeling dat zij de discussie over dit onderwerp gesloten achtte.
9. In de reactie van de burgemeester zag verzoeker aanleiding een klacht in te dienen. In zijn klaagschrift schreef verzoeker onder meer dat de nieuwe raad reeds op 14 maart 2002 was aangetreden en bij de totstandkoming en inwerkingtreding van de Verordening raadscommissies 2002 de nodige zorgvuldigheid in acht genomen had moeten worden. Daarnaast wees verzoeker op het, zijns inziens, binnen de gemeente Nijmegen structurele probleem bij de wijze waarop stukken en agenda's ter inzage worden gelegd, waardoor verzoeker vaak niet in staat is om zaken tijdig bij (leden van) de gemeenteraad aan te kaarten.
10. In beslissing op de klacht deelde de burgemeester verzoeker op 15 oktober 2002 mee dat de spoedeisendheid van de behandeling van raadsvoorstellen ter beoordeling is van de raad en het resultaat van die beoordeling niet als een klachtwaardige gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht (zie achtergrond, onder 7.) kan worden aangemerkt.
Daarnaast deelde de burgemeester verzoeker mee dat de beslissing om, in spoedeisende gevallen, van de normale oproeptermijn af te wijken een bevoegdheid is van de raadsvoorzitter en het gebruikmaken van deze bevoegdheid zich niet leent voor toetsing in een klachtprocedure.
De klacht van verzoeker werd, wat betreft deze klachtonderdelen, buiten behandeling gelaten.
11. De burgemeester gaf in haar beslissing tevens aan nota te hebben genomen van de klacht van verzoeker over het, zijns inziens, structurele probleem ten aanzien van de ter inzage legging van stukken. Opgemerkt werd dat voor de gesignaleerde problemen aandacht was gevraagd van de verantwoordelijk medewerkers.
12. Naar aanleiding van de opmerking van verzoeker in zijn klaagschrift van 12 juli 2002 dat hij genoodzaakt was een klacht in te dienen merkte de burgemeester ten slotte op dat de omstandigheid dat in de beleving van verzoeker geen bevredigend antwoord was gegeven op eerder gestelde vragen op zichzelf geen klachtwaardig gedrag is en het recht om een klacht in te dienen geen drukmiddel kan zijn om discussies met de gemeente te continueren. De burgemeester stelde dat zij zich, ook voor de toekomst, het recht voorbehield om, naar de mening van de burgemeester, zinloos voortdurende discussies eenzijdig te beëindigen.
13. Met de beslissing van de burgemeester op zijn op 12 juli 2002 ingediende klacht kon verzoeker zich niet verenigen, zodat hij de Nationale ombudsman verzocht een onderzoek in te stellen.
II. Ten aanzien van het van toepassing zijn van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht op de beoordeling van de raad inzake de spoedeisendheid van een voorstel
1. Verzoeker klaagt er in de eerste plaats over dat de burgemeester zich in haar beslissing op zijn klaagschrift op het standpunt stelt dat de spoedeisendheid van de behandeling van raadsvoorstellen ter beoordeling is van de raad en het resultaat van die beoordeling niet als een klachtwaardige gedraging, zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht kan worden aangemerkt.
2. In reactie op dit klachtonderdeel stelde de burgemeester van de gemeente Nijmegen zich op het standpunt dat blijkens artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht (zie achtergrond, onder 7.) alleen geklaagd kan worden over een gedraging jegens de klager of jegens een ander en het derhalve moet gaan om gedragingen die zich specifiek op één of meer individueel identificeerbare personen richten. Naar de mening van de burgemeester kan de vaststelling van regelgeving door de raad niet als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Awb worden aangemerkt, omdat de vaststelling van regelgeving is gericht op een onbepaalde, in de toekomst gelegen, hoeveelheid gevallen. Daarnaast stelde de burgemeester zich op het standpunt dat het in het onderhavige geval ging om een politiek-bestuurlijke afweging over de werkwijze van de raad zelf.
De burgemeester concludeerde dat, als in het algemeen de vaststelling van regelgeving, niet als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Awb kan worden aangemerkt, ook het oordeel van de raad omtrent de spoedeisendheid van het vaststellen van regelgeving niet als zodanig kan worden aangemerkt, omdat het bij die beoordeling eveneens gaat om een politiek-bestuurlijke afweging waarbij het algemeen belang leidraad is.
3. Naar aanleiding van het standpunt van de burgemeester stelde verzoeker in zijn reactie van 11 maart 2003 dat niet de regelgeving, maar de wijze van totstandkoming en invoering in het onderhavige geval klachtwaardige gedragingen waren, waarbij - naar de mening van verzoeker - geen sprake was van een politiek-bestuurlijke afweging waarbij het algemeen belang leidraad was. Verzoeker stelde daarbij dat het argument van spoedeisendheid aantoonbaar was misbruikt om niet aan wettelijke voorschriften te voldoen.
4. Op grond van het bepaalde in artikel 9:1 van de Awb heeft een ieder het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.
Blijkens de wetsgeschiedenis hebben algemene klachten over het beleid van het betrokken bestuursorgaan, dan wel de beleidsuitvoering in het algemeen geen betrekking op een bepaalde aangelegenheid, zodat de bepalingen van hoofdstuk 9 van de Awb niet op dergelijke, algemene klachten van toepassing zijn. Daarnaast wordt aangegeven dat, omdat de klacht een gedraging jegens iemand moet inhouden, de bepalingen van hoofdstuk 9 van de Awb eveneens niet van toepassing zijn op meer algemene wensen over het optreden c.q. het beleid van het betrokken bestuursorgaan.
5. Gemeentelijk beleid kan onder andere worden vastgelegd in een verordening, zoals in het onderhavige geval de Verordening raadscommissies 2002. Uit de wetsgeschiedenis volgt dat op klachten over (de inhoud van) een dergelijk algemeen verbindend voorschrift de bepalingen van hoofdstuk 9 van de Awb niet van toepassing zijn, zodat de burgemeester in haar standpunt kan worden gevolgd dat de vaststelling van (gemeentelijke) regelgeving door de raad niet als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Awb kan worden aangemerkt.
6. In reactie op het standpunt van de burgemeester deelde verzoeker mee dat in het onderhavige geval niet de (vaststelling van) regelgeving zelf, maar de wijze van totstandkoming en invoering daarvan als klachtwaardige gedragingen dienden te worden aangemerkt. Hieromtrent stelde de burgemeester zich op het standpunt dat, als in het algemeen regelgeving niet als een klachtwaardige gedraging kan worden aangemerkt dit eveneens geldt voor het oordeel van de raad omtrent de spoedeisendheid van aan de raad ter bekrachtiging voorgelegde regelgeving.
7. In laatstgenoemd standpunt kan de burgemeester echter niet worden gevolgd. Onderwerp van de klacht van verzoeker is de beslissing van de raad om het raadsvoorstel inzake de Verordening raadscommissie 2002 te behandelen, terwijl niet was voldaan aan het bepaalde in artikel 8 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (zie achtergrond, onder 4.), inzake het verzenden van de stukken aan de raadsleden en het ter inzage leggen daarvan. Een dergelijke, specifiek toegespitste klacht, kan niet worden aangemerkt als een algemene klacht over het beleid van de raad van de gemeente Nijmegen, dan wel de beleidsuitvoering in het algemeen. Tevens kan de klacht van verzoeker, wegens het specifieke onderwerp daarvan, niet worden aangemerkt als een algemene wens over het optreden c.q. het beleid van de raad van de gemeente Nijmegen.
Voor zover de burgemeester zich op het standpunt stelt dat het oordeel van de raad omtrent de spoedeisendheid van aan de raad ter bekrachtiging voorgelegde regelgeving geen klachtwaardige gedraging is, is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
8. Ten overvloede merkt de Nationale ombudsman het volgende op.
In haar reactie op de klacht stelde de burgemeester van de gemeente Nijmegen zich op het standpunt dat, indien het oordeel van de raad over de spoedeisendheid van het voorgelegde raadsvoorstel wel als een klachtwaardige gedraging kan worden beschouwd, de klacht als ongegrond diende te worden aangemerkt. De burgemeester stelde dat de raad van de gemeente Nijmegen het noodzakelijk achtte om zo snel mogelijk na de inwerkingtreding van de duale Gemeentewet onder het nieuwe regime te gaan functioneren. Blijkens de reactie van de burgemeester is de ontwerpverordening besproken in de vergadering van de Commissie Algemene Zaken van 25 april 2002, waarna, onder andere in het raadspresidium, nog uitgebreid overleg heeft plaatsgevonden over de precieze inhoud daarvan.
9. Op grond van artikel 9, derde lid, van het Reglement van Orde (zie achtergrond, onder 4.) kon de raad in spoedeisende gevallen onderwerpen die niet in de oproepingsbrief, welke tenminste vijf dagen voor de vergadering aan de leden werd gezonden, waren vermeld in de loop van de vergadering in behandeling nemen.
Ook het bepaalde in artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet (zie achtergrond, onder 1.) vormt blijkens de wetsgeschiedenis eveneens geen belemmering om een punt dat niet op de raadsagenda staat toch in de vergadering van de raad aan de orde te laten komen, aangezien anders de slagkracht van de raad teveel zou worden aangetast.
10. Vastgesteld dient te worden dat het raadsvoorstel inzake de conceptverordening voorafgaande aan de vergadering van 22 mei 2002 aan de leden is toegestuurd. De raad heeft er, blijkens de reactie van de burgemeester, voor gekozen om over te gaan tot behandeling van het raadsvoorstel en dit niet aan te houden. Op grond van het bepaalde in artikel 9, derde lid, van het Reglement van Orde was de raad hiertoe bevoegd.
11. Gelet op de beleidsvrijheid van het betrokken bestuursorgaan terzake stelt de Nationale ombudsman zich terughoudend op bij de beoordeling van de vraag of de raad van de gemeente Nijmegen, gelet op de argumenten die daarvoor zijn aangevoerd, in redelijkheid tot zijn beslissing heeft kunnen komen om het aan hem voorgelegde raadsvoorstel te behandelen.
12. Op grond van artikel 82 van de Gemeentewet (zie achtergrond onder 1.) kan de raad raadscommissies instellen. Indien hiertoe wordt overgegaan dient de raad daarbij de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van deze commissies te regelen. Nu blijkens de reactie van de burgemeester van de gemeente Nijmegen de raad van de gemeente Nijmegen het wenselijk achtte om, als uitvloeisel van de verkiezingen van 6 maart 2002 en in lijn met de duale Gemeentewet, de Verordening raadscommissies 2002 op zo kort mogelijke termijn na het aantreden van de nieuwe raad in werking te laten treden kan niet gesteld worden dat de raad niet in redelijkheid tot zijn beslissing heeft kunnen komen om de aan hem, in zijn vergadering van 22 mei 2002, voorgelegde conceptverordening te behandelen.
Gelet op het vorenstaande kan de burgemeester van de gemeente Nijmegen in haar standpunt worden gevolgd dat de klacht van verzoeker, indien de beslissing van de raad omtrent de spoedeisendheid wel als een klachtwaardige gedraging kan worden aangemerkt, ongegrond dient te worden verklaard.
III. Ten aanzien van het van toepassing zijn van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht op de beoordeling van de voorzitter van de raad inzake het afwijken van de oproeptermijn
1. Verzoeker klaagt er in de tweede plaats over dat de burgemeester zich in haar beslissing op zijn klaagschrift op het standpunt stelt dat de vraag of bij spoedeisendheid van de normale oproeptermijn en de daarmee samenhangende termijn van inzage kan worden afgeweken ter beoordeling is van voorzitter van de raad en het resultaat van die beoordeling niet als een klachtwaardige gedraging, zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht kan worden aangemerkt.
2. In reactie op dit klachtonderdeel stelde de burgemeester van de gemeente Nijmegen zich op het standpunt dat het afwijken van de oproeptermijn geen gedraging is jegens verzoeker, maar - mede tegen de achtergrond van de aard van de desbetreffende regel-geving - is gericht op de raadsleden. De raad als geheel of de individuele raadsleden hebben, naar de mening van de burgemeester, in de verkorte oproeptermijn geen belemmering gezien om de geagendeerde voorstellen niet te behandelen en het om die reden terecht was om de klacht buiten behandeling te laten.
3. Op grond van het bepaalde in artikel 9:1 van de Awb heeft een ieder het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.
4. Blijkens de wetsgeschiedenis (zie achtergrond, onder 7.) stelt de wetgever zich op het standpunt dat het recht om over gedragingen jegens anderen te klagen reeds uit artikel 5 van de Grondwet voortvloeit en niet beperkt kan worden. Alhoewel voor de behandeling van zulke klachten de procedure van afdeling 9.2 van de Awb niet geldt, moet het bestuursorgaan wel zorg dragen voor een behoorlijke behandeling van de desbetreffende klacht. Veelal brengt dit met zich mee dat het bestuursorgaan eerst de indiener van de klacht benadert om te achterhalen of de andere, jegens wie de klacht is ingediend, wel prijs stelt op behandeling van de klacht. Indien dat laatste niet het geval is, staat daarmee overigens niet vast dat de klacht geen enkel vervolg behoeft te krijgen en is het niet uitgesloten dat het bestuursorgaan het onderzoek voortzet, zonder rechtstreekse betrokkenheid van de gelaedeerde.
5. Gelet op een goede en transparante besluitvorming is het van belang dat burgers tijdig kennis kunnen nemen van de voorstellen en de daarbij behorende stukken die in de openbare vergaderingen van de gemeenteraad worden behandeld. Dit uitgangspunt is neergelegd in artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Op welke wijze de stukken ter inzage worden gelegd kan de raad zelf regelen. Het is - blijkens de wetgeschiedenis op voornoemd artikel - wel van belang dat de stukken gedurende zolange tijd en op een zodanige plaats ter inzage liggen, dat de bevolking ook reëel toegang tot de stukken heeft.
6. De beslissing om af te wijken van de normale oproeptermijn leidt onherroepelijk tot een aanpassing van de termijn waarop de te behandelen stukken voor eenieder ter inzage worden gelegd. Voor zover er sprake is van een verkorte oproeptermijn leidt dit tot een beperking van de mogelijkheid om reëel toegang te hebben of te krijgen tot de ter inzage gelegde stukken.
De beslissing om af te wijken van de normale oproeptermijn dient, vanwege de daarmee samenhangende gevolgen voor de burger om reëel toegang te krijgen tot de ter inzage gelegde stukken, dan ook te worden aangemerkt als een gedraging jegens die burger.
7. Gelet op het vorenstaande kan de burgemeester van de gemeente Nijmegen niet in haar standpunt worden gevolgd dat het terecht was om de klacht van verzoeker voor wat betreft dit klachtonderdeel buiten behandeling te laten.
De onderzochte gedraging is wat betreft dit klachtonderdeel niet behoorlijk.
8. Ten overvloede merkt de Nationale ombudsman het volgende op.
In haar reactie op de klacht stelde de burgemeester van de gemeente Nijmegen zich op het standpunt dat, als al wel sprake was van een klachtwaardige gedraging, deze ongegrond zou moeten worden verklaard. De burgemeester baseerde haar standpunt op het feit dat de rijkswetgever bewust geen regels heeft willen stellen voor de termijn van oproeping van de raad en voor de ter inzage legging van stukken en dit heeft overgelaten aan de gemeentelijke wetgever. Het Reglement van Orde schrijft een oproepingstermijn voor van ten minste vijf dagen, doch op grond van het bepaalde in artikel 9, vierde lid, van voornoemd reglement (zie achtergrond, onder 4.), zoals dat gold ten tijde van de onderzochte gedraging, kan in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen van de termijn worden afgeweken.
9. Zoals hiervoor, onder II.12, is geoordeeld heeft de raad van de gemeente Nijmegen in redelijkheid tot zijn beslissing kunnen komen om de aan hem, in zijn vergadering van 22 mei 2002, voorgelegde conceptverordening te behandelen, zodat - mede gelet op het bepaalde in artikel 9, vierde lid, van het Reglement van Orde - de burgemeester van de gemeente Nijmegen in haar standpunt kan worden gevolgd dat de klacht van verzoeker over de verkorte oproeptermijn ongegrond verklaard zou moeten worden.
IV. Ten aanzien van het van toepassing zijn van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht op het uitblijven van een bevredigende reactie van het bestuursorgaan
1. Verzoeker klaagt er in derde instantie over dat de burgemeester zich op het standpunt heeft gesteld dat de beleving van verzoeker dat geen bevredigend antwoord is gegeven op een eerder gestelde vraag niet als een klachtwaardige gedraging kan worden aangemerkt.
2. In reactie op dit klachtonderdeel merkte de burgemeester op dat, indien de gemeente een redelijke inspanning heeft geleverd om adequaat te reageren jegens de vragen-steller, een in de ogen van de vragensteller niet bevredigend antwoord niet als een klachtwaardige gedraging van een gemeentelijk bestuursorgaan kan worden aangemerkt.
3. In haar standpunt kan de burgemeester niet worden gevolgd. Uit het bepaalde in artikel 9:1 van de Awb volgt dat een ieder het recht heeft om over een, zijns inziens, onbevredigend antwoord van een bestuursorgaan - of van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van dat bestuursorgaan - een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.
4. Het feit dat een ieder het recht heeft om over een, zijns inziens, onbevredigend antwoord van een bestuursorgaan een klacht in te dienen impliceert uiteraard niet dat een klacht in alle gevallen gegrond zou zijn. Bij de klachtbehandeling dient, zoals ook verzoeker stelt in zijn reactie van 11 maart 2003, te worden beoordeeld of het bestuursorgaan een redelijke inspanning heeft geleverd om een adequaat antwoord te geven.
De onderzochte gedraging is in zoverre niet behoorlijk.
5. Naar aanleiding van dit klachtonderdeel is er voor de Nationale ombudsman aanleiding ten overvloede het volgende op te merken.
In de afgelopen jaren zijn er door de Nationale ombudsman verscheidene rapporten uitgebracht, waarin een oordeel is gegeven over de vraag of het betrokken bestuursorgaan een redelijke inspanning heeft geleverd om een adequaat antwoord te geven op van burgers ontvangen brieven.
6. Het uitgangspunt van de overheid moet zijn dat op brieven van burgers in beginsel een reactie volgt. Burgers hebben daar recht op. De aanduiding `in beginsel' wijst evenwel op een voorbehoud, namelijk het voorbehoud dat niet altijd hoeft te worden gereageerd of in ieder geval niet inhoudelijk. Dat laatste is vooral het geval als burgers in de van hen te verwachten verantwoordelijkheid voor hun correspondentie zelf in gebreke blijven. Burgers mogen - terecht - veel eisen van de overheid, maar dienen - uiteraard - ook zelf bij te dragen aan een vruchtbare samenwerking.
7. Uiteraard moet door het bestuursorgaan worden gereageerd op reguliere correspondentie van burgers. Ook correspondentie die per fax of e-mail binnenkomt, of vragen of opmerkingen die per telefoon gesteld worden, kunnen vragen om een inhoudelijke reactie. Indien in correspondentie zakelijke en privé-belangen vermengd worden, is het noodzakelijk om op de zakelijke belangen in te gaan. Een professionele houding vereist daarbij dat medewerkers van of het bestuursorgaan zelf, zich niet laten leiden door eventuele - op de persoon - gerichte opmerkingen.
8. Ook op brieven die niet juist of niet volledig zijn moet naar de mening van de Nationale ombudsman worden gereageerd. Indien door de burger, na daartoe te zijn uitgenodigd, geen andere of aanvullende gegevens worden verstrekt, dient te worden gereageerd aan de hand van de bekende gegevens. Bij verschillende brieven van één en dezelfde schrijver moet elke brief afzonderlijk aandacht krijgen, maar dit hoeft niet perse in afzonderlijke brieven te gebeuren. Indien mogelijk en wenselijk kunnen de brieven in samenhang bezien met één antwoordbrief worden afgedaan.
9. Ook op nieuwe klachten van een burger die al verschillende malen een klacht heeft ingediend, dient het bestuursorgaan inhoudelijk te reageren. De ongegrond verklaring van een eerder ingediende klacht kan voor het bestuursorgaan geen reden zijn om in het geheel niet meer te reageren op nieuwe, andersoortige, klachten of om geen prioriteit te geven aan de afhandeling daarvan.
10. Zoals hiervoor reeds aangegeven stelt de Nationale ombudsman zich op het standpunt dat door het bestuursorgaan niet altijd hoeft te worden gereageerd of in ieder geval niet inhoudelijk. Zo hoeft op brieven met een beledigende toonzetting niet inhoudelijk te worden gereageerd. Wel dient het bestuursorgaan schriftelijk mee te delen dat en waarom van inhoudelijke beantwoording wordt afgezien. Indien er in dezelfde brief ook zakelijke argumenten naar voren worden gebracht, zal door het bestuursorgaan beoordeeld moeten worden in hoeverre - ondanks de beledigende toonzetting - inhoudelijke beantwoording van deze argumenten wel kan plaatsvinden.
11. Brieven waarin om een nadere reactie wordt verzocht met betrekking tot een eerder ingediende en al gemotiveerd afgewezen of afgehandelde klacht hoeven naar de mening van de Nationale ombudsman geen inhoudelijke reactie te krijgen. Indien men zich, nadat op het klaagschrift is beslist, tot een externe klachtinstantie kan wenden, kan het bestuursorgaan in zijn reactie volstaan met het verwijzen naar deze externe instantie.
Daarbij geldt dat op grond van artikel 9:8, eerste lid onder a van de Awb het bestuursorgaan niet verplicht is een klacht te behandelen, indien zij betrekking heeft op een gedraging waarover reeds eerder een klacht is ingediend en die overeenkomstig de interne klachtenregeling is behandeld.
Uiteraard dient het bestuursorgaan wel te beoordelen of door de burger nieuwe feiten of omstandigheden worden aangevoerd die tot een andere reactie zouden moeten leiden. Indien dit het geval is dient het bestuursorgaan actie te ondernemen. Indien dit niet het geval is dient het bestuursorgaan, zo mogelijk gemotiveerd, aan te geven dat hetgeen door de burger naar voren is gebracht geen nieuwe feiten of omstandigheden bevat die tot een heroverweging moeten leiden.
12. De Nationale ombudsman is tevens van mening dat een inhoudelijke reactie achterwege kan blijven bij brieven die gaan om een feitelijk meningsverschil waarover al langdurig is gecorrespondeerd en waarbij van de overheid geen nieuwe standpunten meer zijn te verwachten.
Blijft de betrokken burger desondanks schrijven, dan kan het bestuursorgaan in zo'n geval volstaan met de schriftelijke mededeling dat brieven die inhoudelijk hetzelfde zijn als eerder ontvangen brieven helemaal geen beantwoording (meer) zullen krijgen, ook niet in de vorm van een briefje waarin staat dat en waarom er geen inhoudelijke beantwoording volgt.
V. Ten aanzien van het recht om een klacht in te dienen
1. Verzoeker klaagt er in de vierde plaats over dat de burgemeester van de gemeente Nijmegen zich op het standpunt heeft gesteld dat het recht om een klacht in te dienen geen drukmiddel kan zijn om discussies te continueren.
2. In haar reactie op dit klachtonderdeel deelde de burgemeester de Nationale ombudsman mee dat deze opmerking was ingegeven door de eerste zin van verzoeker in zijn brief van 12 juli 2002. In deze brief schreef verzoeker dat hij zich genoodzaakt zag een klacht in te dienen, omdat de reactie van de burgemeester van 1 juli 2002 geen ruimte bood voor verdere discussie en de door verzoeker gestelde vraag niet behoorlijk was beantwoord.
3. Verzoeker deelde de Nationale ombudsman op 11 maart 2003 mee dat hij in hoofdstuk 9 van de Awb nergens terug heeft kunnen vinden dat het recht om een klacht in te dienen niet geldt als er sprake is van een drukmiddel om discussies te continueren. Ook het afkappen van een discussie is naar de mening van verzoeker een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Awb. Daarbij stelde verzoeker dat het continueren van een discussie voor hem geen doel op zich is, maar zijn bijdrage aan de verbetering van het openbaar bestuur.
4. In haar reactie dat het recht om een klacht in te dienen geen drukmiddel kan zijn om discussies te continueren kan de burgemeester in zoverre gevolgd worden, dat het klachtrecht, zoals neergelegd in hoofdstuk 9 van de Awb, niet is bedoeld om onbeperkt te (kunnen) blijven discussiëren met een bestuursorgaan. Zoals hiervoor onder IV.12 opgemerkt kan een inhoudelijke reactie van een bestuursorgaan achterwege blijven bij brieven die gaan om een feitelijk meningsverschil waarover al langdurig is gecorrespondeerd en waarbij van de overheid geen nieuwe standpunten meer zijn te verwachten en kan door het bestuursorgaan worden volstaan met de schriftelijke mededeling dat brieven die inhoudelijk hetzelfde zijn als eerder ontvangen brieven helemaal geen beantwoording (meer) zullen krijgen.
5. Dit laat onverlet dat de burger, nadat hij een dergelijke mededeling van een bestuursorgaan heeft ontvangen, daarover een klacht kan indienen. Bij de behandeling van de klacht dient beoordeeld te worden of het bestuursorgaan in het desbetreffende geval zich op het ingenomen standpunt heeft kunnen stellen.
Voor zover de burgemeester zich op het standpunt stelt dat het klachtrecht, zoals neergelegd in hoofdstuk 9 van de Awb, niet bedoeld is om onbeperkt te (kunnen) blijven discussiëren met een bestuursorgaan is de onderzochte gedraging behoorlijk.
VI. Ten aanzien van het eenzijdig beëindigen van voortdurende discussies
1. Verzoeker klaagt er in vijfde instantie over dat de burgemeester zich op het standpunt heeft gesteld dat zij zich het recht kan voorbehouden zinloos voortdurende discussies eenzijdig te beëindigen.
2. In reactie op dit klachtonderdeel stelde de burgemeester dat dit standpunt haar inziens niet strijdig is met de normen, zoals door de Nationale ombudsman geformuleerd in eerdere rapporten. In aanvulling op de door de Nationale ombudsman geformuleerde normen is door de burgemeester een aantal criteria genoemd om vast te stellen of een discussie redelijkerwijs eenzijdig door (gemeentelijke) bestuursorganen beëindigd mogen of kunnen worden. Deze criteria zijn naar de mening van de burgemeester:
- dat het bestuursorgaan serieus heeft getracht een adequate reactie te geven aan de betrokkene;
- dat na de laatste reactie van de gemeente geen nieuwe feiten of omstandigheden door de briefschrijver zijn gepresenteerd;
- dat het bestuursorgaan in minimaal twee instanties heeft gereageerd en
- eerdere ervaringen in de communicatie met betrokkene en de wenselijkheid om geen onevenredige inspanningen te besteden aan uitzichtloze discussies met de betrokkene.
3. Naar aanleiding van het standpunt van de burgemeester deelde verzoeker de Nationale ombudsman op 11 maart 2003 mee dat de burgemeester heeft verzuimd aan te geven dat vele van zijn berichten aan de gemeenten niet behoorlijk beantwoord worden en een aanzienlijk deel daarvan betrekking heeft op het uitblijven van een reactie. De disproportionele belasting, zoals door de burgemeester genoemd, heeft naar de mening van verzoeker alles te maken met het gebrekkige functioneren van het gemeentelijk apparaat.
4. In zijn aanvullende brief van 14 maart 2003 deelde verzoeker, naar aanleiding van de door de burgemeester genoemde aanvullende criteria, mee van mening te zijn dat als een briefschrijver zich opnieuw tot het bestuursorgaan wendt dat per definitie een nieuw feit is waarmee de briefschrijver te kennen geeft dat de discussie voor hem nog niet is afgerond. Daarnaast merkte verzoeker op dat niet het aantal reacties, maar de inhoud doorslaggevend zou moeten zijn en, zolang een briefschrijver de moeite neemt om inhoudelijk te reageren de discussie nog niet beëindigd kan worden.
5. Bestuursorganen hebben een dienstverlenende taak, waarbinnen een vlotte en adequate behandeling van correspondentie past. Een burger moet er op kunnen rekenen dat bestuursorganen zich van deze dienstverlenende taak bewust zijn. Dit betekent echter niet dat van bestuursorganen in alle gevallen verwacht mag en moet worden dat zij onbeperkt blijven corresponderen. Zoals hiervoor onder IV.12 reeds opgemerkt kan het bestuursorgaan besluiten de correspondentie te beëindigen, indien er sprake is van een blijvend meningsverschil.
6. Verzoeker kan niet worden gevolgd in zijn standpunt dat er per definitie sprake is van een nieuw feit indien een briefschrijver zich opnieuw tot het bestuursorgaan wendt en een discussie niet beëindigd kan worden zolang een briefschrijver de moeite neemt om inhoudelijk te reageren. Het herhaaldelijk terugkomen op een feitelijk meningsverschil, zonder dat daartoe nieuwe gezichtspunten worden aangevoerd die tot een ander standpunt zouden moeten (kunnen) leiden kan niet als een nieuw feit worden aangemerkt.
7. De burgemeester van de gemeente Nijmegen kan dan ook in haar standpunt worden gevolgd dat het eenzijdig beëindigen van een voortdurende correspondentie die niet tot nieuwe standpunten van het bestuursorgaan zal leiden in overeenstemming is met de normen van de Nationale ombudsman. De door de burgemeester, in aanvulling op deze normen, geformuleerde criteria zijn een waardevolle aanvulling voor de beoordeling van de vraag of een bestuursorgaan zich in redelijkheid op het standpunt heeft kunnen stellen om de correspondentie te beëindigen of als beëindigd te beschouwen.
De onderzochte gedraging is wat betreft dit klachtonderdeel behoorlijk.
8. In aansluiting op de door de burgemeester geformuleerde criteria om tot eenzijdige beëindiging van correspondentie over te gaan is er voor de Nationale ombudsman aanleiding het volgende op te merken.
9. Eén van de door de burgemeester geformuleerde criteria heeft betrekking op de eerdere ervaringen in de communicatie met de betrokken burger en de wenselijkheid om geen onevenredige inspanningen te besteden aan uitzichtloze discussies met de betrokkene.
10. Zoals hiervoor onder IV.6 opgemerkt moet het uitgangspunt van de overheid zijn dat op brieven van burgers een reactie volgt. Indien echter burgers in de van hen te verwachten verantwoordelijkheid voor hun correspondentie zelf in gebreke blijven, hoeft door het bestuursorgaan niet altijd of in ieder geval niet inhoudelijk te reageren. Burgers dienen ook zelf bij te dragen aan een vruchtbare samenwerking met de overheid.
11. Het antwoord op de vraag wanneer er sprake is van een onevenredige inspanning van het bestuursorgaan is niet eenduidig te geven en zal afhankelijk zijn van het specifieke geval. Daarvan zou slechts sprake kunnen zijn, indien de burger die zich veelvuldig tot het betrokken bestuursorgaan richt van dat bestuursorgaan een inspanning verlangt die buitensporig afwijkt van hetgeen van het bestuursorgaan als dienstverlenende overheidsinstantie mag en dient te worden verwacht.
12. Van het bestuursorgaan mag en dient te worden verwacht dat het op brieven van burgers reageert en, indien aan de orde, aangeeft waarom van inhoudelijke beantwoording wordt afgezien. Daarnaast mag en dient van het betrokken bestuursorgaan te worden verwacht dat het zijn organisatie zo inricht dat een adequate reactie op brieven van burgers mogelijk wordt gemaakt en een onevenredige belasting zo veel mogelijk wordt beperkt. Een goed registratiesysteem en een adequate controle op de tijdige afdoening van aan het bestuursorgaan gerichte correspondentie is daarvoor onontbeerlijk. Indien een bestuursorgaan, ondanks een goed functionerend registratiesysteem en een adequate controle, niet kan instaan voor de tijdige afdoening van correspondentie - bijvoorbeeld omdat de burger zich veelvuldig tot diverse organen, ambtenaren of diensten van dat bestuursorgaan wendt - kan het bestuursorgaan besluiten de burger dwingend voor te schrijven dat hij zijn correspondentie aan het betrokken bestuursorgaan richt via een contactpersoon.
Het enkele feit dat een burger zich veelvuldig tot een bestuursorgaan wendt kan uiteraard niet op voorhand als argument worden aangevoerd om correspondentie eenzijdig te beëindigen met als enkel argument dat het niet langer wenselijk is om onevenredige inspanningen te besteden aan uitzichtloze discussies met de betrokkene.
VII. Omtrent de openbare kennisgeving van vergaderingen en ter inzage legging van stukken.
1. Verzoeker klaagt ten slotte over de wijze waarop binnen de gemeente Nijmegen openbare kennisgeving wordt gedaan van tijd en plaats van vergaderingen van de raad en commissies en van de wijze waarop, en de plaats waar een ieder de agenda en de bijbehorende stukken kan inzien.
2. In reactie op dit klachtonderdeel merkte de burgemeester op dat de openbare kennisgevingen worden gepubliceerd in het plaatselijke huis-aan-huisblad “De Brug” en de stukken ter openbare inzage worden gelegd in het gemeentelijk informatiecentrum “Open Huis”.
Alhoewel noch in de Verordening Raadscommissies 1996, noch in de Verordening Raadscommissies 2002, noch in het uit 1996 daterende en in 2002 opnieuw vastgestelde Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad expliciet een termijn is voorgeschreven, leidt de burgemeester uit het samenstel en de ratio van de diverse bepalingen af dat tussen het tijdstip van openbare kennisgeving en dat van de vergadering een voor het publiek zinvolle termijn moet liggen die aansluit bij die voor de oproeping en de ter inzage legging. Een zo ruim mogelijke termijn is naar de mening van de burgemeester wenselijk.
3. In zijn aanvullende reactie van 14 maart 2003 deelde verzoeker de Nationale ombudsman mee dat de reactie van de burgemeester geen duidelijk beeld geeft van de feitelijke gang van zaken. Verzoeker wijst er daarbij op dat het raadsboek met daarin de agenda en de bijbehorende stukken op vrijdagmiddag, voorafgaande aan de raadsvergadering die op woensdagavond plaatsvindt, verschijnt. Omdat het huis-aan-huisblad “De Brug” op woensdag verschijnt vindt de aankondiging van de raadsvergadering plaats voordat het raadsboek is verschenen, of op de dag van de vergadering zelf. Daarbij deelde verzoeker mee dat de burgemeester in haar reactie voorbijging aan hetgeen in artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet wordt opgemerkt (zie achtergrond, onder 1.).
4. Artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester tegelijkertijd met de schriftelijke oproeping van de leden voor de raadsvergadering de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengt en de agenda en de bijbehorende stukken ter inzage worden gelegd.
5. In zijn rapport 2001/206 van 12 juli 2001 (zie achtergrond, onder 3.) oordeelde de Nationale ombudsman onder meer dat het, gelet op het belang dat verzoeker heeft bij het kennis kunnen nemen van hetgeen tijdens de commissie- respectievelijk de raadsvergadering wordt besproken in de rede ligt om bij het ter openbare inzage leggen daarvan, zoveel als mogelijk aan te sluiten bij de voor het verzenden van de oproep geldende termijnen.
6. Blijkens artikel 11, onder 2, van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (zie achtergrond, onder 5.), zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 18 december 2002, zendt de voorzitter van de raad de oproeping met de agenda uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering aan de leden. Ingevolge artikel 14 van het reglement worden de stukken met ingang van de dag van verzending voor eenieder ten inzage gelegd en geschiedt de openbare kennisgeving van de ter inzage legging, alsmede van de tijd en de plaats van de vergadering door vermelding in één of meer in de gemeente verschijnende dagbladen of huis aan huisbladen. Tevens wordt de openbare kennisgeving en de agenda zo mogelijk op de website van de gemeente geplaatst.
7. Blijkens artikel 14 van de Verordening raadscommissies 2002 nodigt de voorzitter van de commissie de leden, behoudens spoedeisende gevallen, ten minste tien dagen voor de aanvang van de vergadering uit en wordt deze vergadering tegelijk ter openbare kennis gebracht. Ingevolge artikel 18 van de verordening worden de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken met de uitnodiging ter inzage gelegd. Uit de samenhang van deze artikelen valt op te maken dat de ter inzage legging tegelijk plaatsvindt met het verzenden van de uitnodiging.
8. In haar standpunt dat noch het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, noch de Verordening raadscommissie 2002 expliciet een termijn voorschrijven voor het ter openbare kennis brengen van de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering en voor het ter inzage leggen van de stukken kan de burgemeester dan ook slechts gedeeltelijk worden gevolgd.
Uit de bepalingen van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad volgt dat de stukken, behoudens spoedeisende gevallen, uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering waarin zij worden behandeld ter inzage worden gelegd. Voor de openbare kennisgeving van de ter inzage legging volgt derhalve eveneens dat deze uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering dient plaats te vinden.
Uit de bepalingen van de Verordening raadscommissies 2002 volgt dat de stukken, behoudens spoedeisende gevallen, uiterlijk tien dagen vóór de vergadering waarin zij worden behandeld ter inzage worden gelegd en tegelijkertijd, derhalve eveneens tien dagen, de openbare kennisgeving van de vergadering, de agenda en de ter inzage legging dient plaats te vinden.
De onderzochte gedraging is, voor zover het betreft de mededeling van de burgemeester inzake het ontbreken van een feitelijke termijn voor het ter inzage leggen van stukken, niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de burgemeester van de gemeente Nijmegen is gegrond:
voor zover de burgemeester zich op het standpunt stelt dat het oordeel van de raad omtrent de spoedeisendheid van aan de raad ter bekrachtiging voorgelegde regelgeving niet als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan worden aangemerkt;
ten aanzien van het standpunt van de burgemeester dat de vraag of bij spoedeisendheid afgeweken kan worden van de normale oproeptermijn en de daarmee samenhangende termijn van inzage ter beoordeling is van de voorzitter van de raad en het resultaat van die beoordeling niet als een gedraging is in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan worden aangemerkt;
ten aanzien van het standpunt van de burgemeester dat de beleving van verzoeker dat geen bevredigend antwoord is gegeven op een eerder gestelde vraag niet als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan worden aangemerkt en
De klacht over de onderzochte gedraging van de burgemeester van Nijmegen is niet gegrond:
voor zover de burgemeester zich op het standpunt stelt dat het klachtrecht, zoals neergelegd in hoofdstuk 9 van de Awb, niet is bedoeld om onbeperkt te (kunnen) blijven discussiëren met een bestuursorgaan en
ten aanzien van het standpunt van de burgemeester dat de burgemeester zich het recht kan voorbehouden zinloos voortdurende discussies eenzijdig te beëindigen.
De klacht over de wijze waarop binnen de gemeente Nijmegen openbare kennisgeving wordt gedaan van tijd en plaats van de vergaderingen van de raad en commissies en van de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien is gegrond voor zover het betreft de mededeling van de burgemeester inzake het ontbreken van een feitelijke termijn voor het ter inzage leggen van stukken.
Onderzoek
Op 23 oktober 2002 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift, gedateerd 20 oktober 2002 van de heer E. te Nijmegen, met een klacht over een gedraging van de burgemeester van de gemeente Nijmegen.
Naar deze gedraging werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de burgemeester verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Tevens werd de burgemeester een aantal specifieke vragen gesteld.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De burgemeester van de gemeente Nijmegen deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
De reactie van verzoeker gaf aanleiding het verslag op een enkel punt te wijzigen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Bij brief van 18 mei 2002 wendde verzoeker zich tot de burgemeester van de gemeente Nijmegen. Verzoeker stelde dat de gang van zaken met betrekking tot de totstandkoming van de Verordening raadscommissies 2002 en de inwerkingtreding daarvan zijn inziens de toets der kritiek niet kon doorstaan.
Verzoeker stelde dat met het bespreken van het voorstel in de vergadering van de commissie Algemene Zaken van 25 april 2002, artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet niet in acht was genomen, omdat de agenda en de daarbij behorende stukken niet tijdig of tegelijkertijd met de oproeping ter inzage waren gelegd en belangstellende en belanghebbende burgers, maar ook de leden van de commissie Algemene Zaken, niet of nauwelijks kennis hadden kunnen nemen van het ontwerpraadsvoorstel.
Onder verwijzing naar onder andere het bepaalde in artikel 170, eerste lid, onder a, van de Gemeentewet vroeg verzoeker de burgemeester wat het resultaat van haar toezicht was op de totstandkoming en inwerkingtreding van de Verordening raadscommissies 2002.
Tevens achtte verzoeker, onder verwijzing naar de geplande ingangsdatum van de nieuwe verordening (31 mei 2002), de planning voor de commissievergaderingen op 27 tot en met 30 mei 2002 voorbarig. Enerzijds, omdat de verordening nog niet in werking was getreden, anderzijds omdat de agenda en de daarbij behorende stukken onmogelijk tijdig ter inzage gelegd konden worden.
2. In aanvulling op zijn brief van 18 mei 2002, vroeg verzoeker de burgemeester op 26 mei 2002 onder andere nader in te gaan op zijn constateringen dat:
het ontwerpraadsvoorstel niet overeenkomstig het bepaalde in artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet tegelijkertijd met de oproeping en op een bij openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage was gelegd en
de beoogde, doch nog te benoemen commissievoorzitters reeds uitnodigingen voor vergaderingen hadden doen uitgaan.
3. In aanvulling op zijn eerdere brieven, wees verzoeker de burgemeester op 29 mei 2002 op de problemen die zich hadden voorgedaan bij de bekendmaking van de commissievergaderingen van 27 en 28 mei. Zo was een vergadering later begonnen dan aangegeven. Verzoeker stelde de burgemeester onder andere voor het ter inzage leggen van stukken anders te regelen.
4. In aanvulling op zijn brieven van 18, 26 en 29 mei 2002, vroeg verzoeker de burgemeester op 13 juni 2002 aandacht te besteden aan het niet tijdig of onvolledig aankondigen van vergaderingen op de gemeentepagina van het huis-aan-huisblad `De Brug'.
5. In reactie op verzoekers brief van 18 mei 2002 schreef de burgemeester op 18 juni 2002 het volgende:
“Het toezien waartoe artikel 170 Gemeentewet verplicht, moet in mijn ogen niet verstaan worden als een controle op iedere brief die de gemeente verlaat, maar in meer structurele zin als het bevorderen van de juiste procedures.
Mijn inzet voor procedures die verband houden met raad en commissies is gericht op een verdere “professionalisering” van het vak van commissievoorzitter en commissiesecretaris. Ook door de op handen zijnde komst van de griffier en de griffie zullen deze procedures meer aandacht krijgen.”
6. Op 23 juni 2002 vroeg verzoeker de burgemeester alsnog in te gaan op zijn brieven van 26 en 29 mei en 13 juni 2002. Daarbij wees verzoeker op de gemeentelijke pagina van het huis-aan-huisblad `De Brug' van 19 juni 2002, waarbij onder andere de vergadering van de Raadscommissie Stedelijke Samenleving van eveneens 19 juni werd aangekondigd. Naar de mening van verzoeker bleek hieruit dat onvoldoende rekening was gehouden met de datum van de vergadering en de verschijningsdatum van het blad.
7. In reactie op verzoekers brief van 26 mei 2002 schreef de burgemeester op 19 juni 2002 onder meer dat verzoekers klachten over de naleving van artikel 19 Gemeentewet vaak terecht zijn, doch dat algemeen wordt aangenomen dat dit artikel niet verbiedt dat in dringende gevallen de raad onderwerpen die niet op de agenda staan en waarvan de stukken niet of niet tijdig ter inzage zijn gelegd toch kan behandelen. Deze uitzondering is ook vastgelegd in de artikelen 8 en 9 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Achterliggende gedachte daarbij is dat de slagkracht van de raad niet onnodig moet worden beperkt.
Tevens schreef de burgemeester dat de benoeming van raadsleden in commissies een interne aangelegenheid van de raad is en de benoemingen pas voorbereid kunnen worden als vaststaat hoe de verordening gaat luiden.
8. Naar aanleiding van de reactie, zoals vermeld onder 7., vroeg verzoeker de burgemeester op 1 juli 2002 of er naar haar oordeel bij de voorstellen inzake de Verordening raadscommissies 2002 en benoemingen in raadscommissies sprake was van een spoedeisend geval, zodat artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet niet in acht genomen kon worden.
Daarnaast stelde verzoeker dat het voorstel benoemingen in raadscommissies aangehouden had moeten worden en dat er vier `illegale' commissievergaderingen waren gehouden, omdat de verordening nog niet in werking was getreden.
9. In reactie op de brief van verzoeker van 1 juli 2002 antwoordde de burgemeester op 3 juli 2002 als volgt:
“In uw bovengenoemde brief vraagt u naar de redengeving van het spoedeisend karakter van de recente raadsvoorstellen inzake de commissieverordening en de commissiebenoemingen.
Ik ben van mening dat u daarmee naar de bekende weg vraagt.
De commissies spelen een essentiële rol in het functioneren van het bestuur van de stad. De formele basis en de samenstelling dienden daarom onverwijld aangepast te worden aan enerzijds de duale Gemeentewet en anderzijds de nieuwe politieke verhoudingen in de raad.
Ik acht de discussie over dit onderwerp gesloten.”
10. Op 12 juli 2002 diende verzoeker een klacht in, omdat hij zich niet kon verenigen met de reactie van de burgemeester. In zijn brief schreef verzoeker onder meer het volgende:
“Uw reactie op mijn faxbericht d.d. 1 juli 2002 biedt geen ruimte voor verdere discussie. Aangezien de daarin gestelde vraag niet behoorlijk is beantwoord, zie ik mij genoodzaakt hierbij een klacht ex artikel 9:1 Awb in te dienen”.
In zijn klaagschrift merkte verzoeker onder meer op dat de nieuwe raad reeds op 14 maart 2002 was aangetreden en voor het functioneren van het bestuur van de stad ook bij de totstandkoming en inwerkingtreding van de nieuwe verordening de nodige zorgvuldigheid in acht genomen had moeten worden.
Verzoeker stelde dat de stukken en agenda's inzake de totstandkoming en inwerkingtreding van de verordening op een alles behalve `fatsoenlijke' wijze ter inzage waren gelegd en dat dit overigens een structureel probleem is, waardoor hij vaak niet in staat was om zaken bij (leden van) de gemeenteraad aan te kaarten.
11. De ontvangst van de klacht werd op 17 juli 2002 bevestigd. Verzoeker werd op 26 juli 2002 uitgenodigd voor een hoorzitting op 9 september 2002.
Blijkens het verslag van de hoorzitting, welke aan verzoeker op 12 september 2002 werd toegestuurd, richtte de klacht van verzoeker zich tegen de wijze waarop door de gemeente Nijmegen uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Verzoeker merkte daarbij op dat met name de publicatie van de commissievergaderingen op de gemeentelijke pagina in het huis-aan-huisblad “De Brug” vaak een probleem oplevert, zoals de aankondiging van een vergadering op dezelfde dag als het verschijnen van het blad en het onjuist vermelden van aanvangstijden. Daarnaast achtte verzoeker het niet juist dat gewijzigde aanvangstijden niet op de gemeentelijke website werden gepubliceerd en dat regelmatig raadsstukken worden nagezonden of ter vergadering nieuwe agendastukken worden uitgereikt.
Daarnaast stelde verzoeker dat zijn klacht mede betrekking had op de mededeling van de burgemeester dat zij de discussie gesloten achtte. Naar de mening van verzoeker kan een discussie niet gesloten zijn, zolang het probleem voortduurt.
Op 15 september 2002 deelde verzoeker via e-mail mee zich met het verslag te kunnen verenigen.
12. Bij brief van 15 oktober 2002 deelde de burgemeester van de gemeente Nijmegen haar beslissing op de klacht van verzoeker van 12 juli 2002 mee. In haar beslissing schreef de burgemeester onder meer het volgende:
“Hierbij reageer ik op uw bovengenoemde klachtbrief.
Uit uw brief, de eerdere stukken waar u naar verwijst en het verslag van de hoorzitting maak ik op dat u zich beklaagt over de volgende zaken:
1. het niet voldoen aan de verplichting om raadsagenda's en -stukken tijdig ter inzage te leggen;
2. het niet voldoen aan de verplichting om het vergadertijdstip van commissievergaderingen tijdig en juist te publiceren;
3. de (vermeende) spoedeisendheid van de raadsvoorstellen 77/2002 en 78/2002.
U verwijst o.a. naar eerdere correspondentie voorafgaande aan uw brief van 12 juli jl., over de gang van zaken rond de totstandkoming van de Verordening raadscommissies 2002.
Wat betreft 3 en 1:
De raad heeft het wenselijk geacht de Verordening raadscommissies 2002, als uitvloeisel van de raadsverkiezingen in maart van dit jaar, en in lijn met de duale Gemeentewet, op zo kort mogelijke termijn na het aantreden van de nieuwe raad, in werking te laten treden.
De spoedeisendheid van de behandeling van raadsvoorstellen is m.i. ter beoordeling van de raad. Het resultaat van die beoordeling vormt geen klachtwaardige gedraging in de zin van de wet.
Voor zover uw klacht daarop betrekking heeft laat ik die dan ook verder buiten behandeling.
De termijn van ter inzage legging van de bijbehorende stukken was als gevolg van de spoedbehandeling korter dan de normale termijn.
Het Reglement van Orde van de raad geeft in artikel 9, meer in het bijzonder in de leden 3, 4 en 6 daarvan, aan de voorzitter van de raad de vrijheid om in geval van spoedeisende gevallen van de normale oproeptermijn af te wijken. Van een kortere oproeptermijn is een navenant kortere inzagetermijn het onvermijdelijke gevolg.
Of van spoedeisendheid sprake is staat ter beoordeling van de raadsvoorzitter. Ook die beoordeling leent zich m.i. niet voor toetsing in een klachtprocedure.
Voor zover uw klacht daarop betrekking heeft laat ik die eveneens verder buiten behandeling.
Wat betreft 2:
Voor zover uw klacht in het algemeen betrekking heeft op de correctheid van de wijze van ter inzage legging van raads- en commissiestukken bij het Open Huis neem ik daar nota van.
Dat geldt ook voor uw opmerkingen over het - in de door u gegeven voorbeelden - zeer late tijdstip van publicatie van commissievergaderingen.
De aandacht voor de door uw gesignaleerde problemen is gevraagd van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de logistiek rond de raads- en commissievergaderingen (waaronder de publicatie van de tijdstippen).
Ten slotte: aan het begin van uw brief van 12 juli jl. stelt u genoodzaakt te zijn een klacht in te dienen, aangezien een eerder door u gestelde vraag niet behoorlijk is beantwoord.
Naar mijn mening vormt de omstandigheid dat in uw beleving geen bevredigend antwoord is gegeven op zichzelf geen klachtwaardig gedrag.
Het recht om een klacht in te dienen kan m.i. ook geen drukmiddel zijn om discussies met de gemeente zolang te continueren totdat u heeft gehoord wat u wilde horen.
Ook voor de toekomst behoud ik mij dan ook het recht voor om m.i. zinloos voortdurende discussies eenzijdig te beëindigen.”
B. Standpunt verzoeker
1. Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtformulering onder Klacht.
2. Ter onderbouwing van zijn klacht schreef verzoeker onder meer het volgende:
“In de beslissing d.d. 15 oktober 2002 is mijn klacht teruggebracht tot een drietal punten, waarvan er twee door de burgemeester buiten behandeling gelaten worden omdat de beoordeling geen klachtwaardige gedraging is (derde punt) en zich niet leent voor toetsing in een klachtprocedure (eerste punt). Op het tweede punt gaat zij feitelijk helemaal niet in.
spoedeisend?
De motivering is voor mij op alle punten onvoldoende. Het begrip «spoedeisend» wordt door de burgemeester gebruikt (lees: misbruikt) om zich aan de naleving van algemeen verbindende voorschriften te onttrekken. Deze wettelijke voorschriften zijn zinledig als uitsluitend en alleen de voorzitter kan en mag bepalen of er sprake is van spoedeisendheid.
Bij de raadsvoorstellen 77/2002 (Verordening raadscommissies 2002) en 78/2002 (Benoeming in raadscommissies) was er in ieder geval geen sprake van spoedeisendheid. De raad heeft zich nooit formeel uitgesproken over de wenselijkheid de Verordening raadscommissies 2002 op een zo kort mogelijke termijn na het aantreden van de nieuwe raad in werking te laten treden.
ter illustratie
De nieuwe raad heeft bij raadsbesluit van 14 maart 2002 (…) artikel 3 van de oude Verordening raadscommissies 1998 aan de nieuwe situatie na de raadsverkiezingen en in lijn met de duale Gemeentewet aangepast. De gewijzigde verordening is (…) op 22 maart 2002 in werking getreden. Tegelijk met deze wijziging van de verordening zijn onder meer de voorzitters en de leden van zeven raadscommissies benoemd (…). Op 24 april 2002 heeft de raad nogmaals een aantal commissieleden benoemd (…).
De nieuwe Verordening raadscommissies 2002 is bij raadsbesluit van 22 mei 2002 (…) vastgesteld en gepubliceerd in gemeenteblad (…). De inwerkingtreding van de verordening is, ingevolge het bepaalde in artikel 142 van de Gemeentewet, gesteld op 31 mei 2002. De benoeming van de leden van de vier nieuwe commissies (raadsvoorstel 78/2002) kan op z'n vroegst op 31 mei 2002 ingaan. Op dat tijdstip verviel de oude Verordening raadscommissies 1998 en houden de zeven oude commissies op te bestaan.
De beoogde voorzitters van de formeel nog niet bestaande commissies hebben op 23 mei 2002 uitnodigingen doen uitgaan voor commissievergaderingen op 27, 28, 29 en 30 mei 2002. De stukken lagen vanaf 24 mei 2002 in het gemeentelijk informatiecentrum Open Huis. Een eerste openbare kennisgeving heb ik aangetroffen op de gemeentelijke pagina in het huis-aan-huisblad De Brug van 29 mei 2002. Het spreekt voor zich dat in zo'n situatie de voorschriften inzake openbare kennisgeving en het ter inzage leggen van stukken niet eens nageleefd kunnen worden.
(…)
klacht/verzoek
Mijn klacht betreft vooral de niet-naleving van de voorschriften inzake openbare kennisgeving en het ter inzage leggen van stukken waarvan in de bijlagen een hele reeks van voorbeelden gegeven is. Daarnaast richt mijn klacht zich mede tegen het niet behoorlijk beantwoorden van gestelde vragen en het eenzijdig beëindigen van de discussie. Hopelijk kunt u op basis van een nader onderzoek antwoord geven op de vraag a) of er wel/geen sprake is van een klachtwaardige gedraging, en b) de burgemeester zich wel/niet terecht beroept op spoedeisendheid.”
C. Standpunt burgemeester van de gemeente Nijmegen
1. Bij de opening van het onderzoek op 24 december 2002 werd de burgemeester gevraagd om, in reactie op de klacht, in te gaan op de onderscheiden klachtonderdelen en daarbij met name aan te geven waarom naar de mening van de burgemeester de gedragingen, zoals geformuleerd in de klachtonderdelen I.1 tot en met I.3 niet als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, dan wel niet als klachtwaardig gedrag kunnen worden aangemerkt.
Tevens werd de burgemeester gevraagd, gelet op het gegeven dat sedert de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur, de verordeningenfiguur niet dwingend is voorgeschreven voor de instelling van gemeentelijke commissies, waarom er sprake was van spoedeisendheid en waarom de ontwerpverordening niet eerder aan de raad was voorgelegd.
Daarnaast werd de burgemeester, gelet op het geformuleerde in de klachtonderdelen I.4 en I.5, verzocht mee te delen welke criteria gehanteerd zouden moeten of kunnen worden om te bepalen of een klacht is ingediend om als drukmiddel te fungeren om een discussie te continueren en op grond waarvan een bestuursorgaan zich op het standpunt kan stellen dat het gerechtigd is een (zinloos voortdurende) discussie eenzijdig te beëindigen.
Ten slotte werd de burgemeester, naar aanleiding van het tweede klachtonderdeel, verzocht mee te delen welke procedureafspraken binnen de gemeente Nijmegen worden gehanteerd voor het, via een openbare kennisgeving, kenbaar maken van de tijd en plaats van de vergaderingen, van de wijze waarop en waar de agenda en stukken kunnen worden ingezien, op welke wijze deze openbare kennisgeving plaatsvindt en of de termijn, zoals genoemd in artikel 9, vierde lid, van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, ook van toepassing is op deze openbare kennisgeving.
2. Bij brief van 4 februari 2002 liet de burgemeester van de gemeente Nijmegen de Nationale ombudsman onder meer het volgende weten:
“Onderdeel I van de klachtenomschrijving in uw brief:
1. (oordeel over noodzaak van spoedeisende behandeling is geen klachtwaardige gedraging);
Mijn reactie:
Blijkens artikel 9:1 van de Awb kan alleen geklaagd worden over een gedraging jegens de klager of jegens een ander. Het moet gaan om gedragingen die zich specifiek op één of meer individueel identificeerbare personen richten. Vaststelling van regelgeving door de raad kan niet zo'n gedraging zijn, vanwege haar gerichtheid op een onbepaalde in de toekomst gelegen hoeveelheid gevallen. Het gaat hier verder om een politiek-bestuurlijke afweging over de werkwijze van de raad zelf. Hierbij moet de raad zich laten leiden door zijn politiek-bestuurlijke visie op de wijze waarop hij invulling wil geven aan zijn taken en rollen.
Als in het algemeen regelgeving, en zeker regelgeving zoals hiervoor aangegeven, geen klachtgedraging kan zijn, is naar mijn mening ook het oordeel omtrent de spoedeisendheid geen klachtwaardige gedraging. Ook hier gaat het om een politiek-bestuurlijke afweging waarbij het algemeen belang leidraad is.
Mocht het politieke oordeel over spoedeisendheid wel als klachtwaardige gedraging worden beschouwd, dan lijkt de klacht mij ongegrond.
De raad achtte het noodzakelijk om zo snel mogelijk na de inwerkingtreding van de duale Gemeentewet per 7 maart 2002, onder een nieuw regime te gaan functioneren. Daar hoorde bij een snelle inwerkingtreding van de regeling omtrent de commissies. Het duale gemeentewettelijke stelsel dient een algemeen maatschappelijk belang, en dat geldt ook voor de implementatie daarvan in o.a. het functioneren van de raadscommissies. De raad mag het belang van een individuele geïnteresseerde burger daarvoor laten wijken. Overigens berust het oordeel over de spoedeisendheid uiteindelijk niet bij de voorzitter van de raad. De raad beslist over zijn eigen agenda en kan, als hij dat uit een oogpunt van zorgvuldigheid geboden acht, de behandeling van een raadsvoorstel aanhouden tot een volgende vergadering.
2. (de afwijking van de normale oproeptermijn is geen klachtwaardige gedraging);
Mijn reactie:
Het afwijken van de normale oproeptermijn is geen gedraging, gericht op de klager. Zij is - mede tegen de achtergrond van de aard van de desbetreffende regelgeving - gericht op de raadsleden. De raadsleden hebben in de verkorte oproeptermijn echter geen reden gezien de geagendeerde voorstellen niet te behandelen. Het belang van een snelle afhandeling heeft kennelijk geprevaleerd. Om die reden was het terecht om de klacht buiten behandeling te laten.
Als al wel sprake was van een klachtwaardige gedraging jegens klager, dan zou de klacht ongegrond moeten worden verklaard. De rijkswetgever heeft bewust geen regels willen stellen voor de termijn van oproeping van de raad en voor de ter inzage legging van stukken. Dat is overgelaten aan de gemeentelijke wetgever. Het destijds geldende Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Nijmegen schrijft een oproepingstermijn voor van ten minste vijf dagen vóór de vergadering. (Dit geldt ook voor het huidige Reglement van Orde).
In, naar het oordeel van de voorzitter, spoedeisende gevallen kan van de termijn worden afgeweken (artikel 9, vierde lid). Het gaat hier dus om een discretionaire bevoegdheid van de voorzitter. Ook hier is het aan de raad om te beoordelen of een verkorte oproeptermijn zo bezwaarlijk was dat geen zorgvuldige behandeling van het voorstel kan plaatsvinden. Het stond de raad vrij om eventueel de behandeling naar een latere vergadering te verdagen.
Het oordeel over de verkorte oproeping hangt onmiddellijk samen met het oordeel over de spoedeisendheid van de behandeling van de nieuwe Verordening raadscommissies.
Voor de raadsvergadering van 22 mei 2002 werd de oproepingsbrief verzonden op 17 mei 2002.
De ontwerp-verordening was al behandeld in de vergadering van de Commissie Algemene Zaken van 25 april 2002. Na die commissievergadering heeft nog uitgebreid overleg over de precieze inhoud van de verordening plaatsgevonden, o.a. in het raadspresidium. De uitkomst daarvan kwam op een zodanig laat tijdstip beschikbaar dat met een verkorte oproeptermijn moest worden volstaan.
3. (Het uitblijven van een bevredigend, antwoord is geen klachtwaardig gedrag);
Mijn reactie:
Ik ben inderdaad van mening dat het - in de beleving van de klager - niet bevredigend antwoorden door een gemeentelijk bestuursorgaan op door de klager gestelde vragen geen klachtwaardig gedrag is.
Althans, dat voeg ik daar nu aan toe, als de gemeente een redelijke inspanning heeft geleverd om adequaat te reageren jegens de vragensteller.
Mijn opmerking was ingegeven door de eerste zin van klager in zijn brief van 12 juli 2002 aan mij. Het beëindigen van een zinloze nietes-welles-correspondentie kan naar mijn mening geen gegronde klacht opleveren. In de onderhavige discussie had in april-mei 2002 reeds een aanzienlijke correspondentie tussen klager en de gemeente plaatsgevonden (…), voordat de klager op 26 mei 2002 een fax tot de gemeente richtte. Daarop heb ik bij brief van 19 juni 2002 gereageerd (…). Op klagers reactie daarop van 1 juli 2002 (…) heb ik bij brief van 3 juli 2002 gereageerd (…). Waarop de klager antwoordde met zijn brief van 12 juli 2002 (…).
Deze handelwijze is mijns inziens niet strijdig met wat de normen van de Nationale Ombudsman, zoals gepubliceerd in de Correspondentiewijzer voor de overheid, voorschrijven in geval van een blijvend meningsverschil (pagina 32 Correspondentiewijzer).
Overigens moet mijn reactie ook gezien worden in de totale context van de communicatie met klager, die het gemeentelijk apparaat jaarlijks benadert met vele honderden berichten in de vorm van brieven, faxen en e-mails, wat - alleen al uit een oogpunt van registratie en dossiervorming - een disproportionele belasting voor het apparaat meebrengt.
4. (Het recht om een klacht in te dienen geen drukmiddel kan zijn om discussies te continueren);
Mijn reactie: ik verwijs naar mijn opmerking hiervoor onder 3.
5. (De burgemeester kan zich het recht voorbehouden zinloos voortdurende discussies eenzijdig te beëindigen);
Mijn reactie: ik verwijs naar mijn opmerking hiervoor onder 3.
Hierna ga ik in op het gestelde op pagina 2 van uw brief.
Het gestelde op pagina 2, eerste alinea:
Mijn reactie:
Volgens artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet kan de raad raadscommissies instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college of de burgemeester kunnen overleggen. De raad regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd.
Naar mijn mening betekent "de raad regelt" dat dat gebeurt via vaststelling van een verordening.
Ter illustratie diene dat ook de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een modelverordening hiervoor heeft opgesteld.
Wat betreft de spoedeisendheid: de raad wilde, naar mijn mening terecht, zo snel mogelijk de regelgeving over het functioneren van de commissies onder het nieuwe duale bestel vaststellen.
Na de raadsverkiezingen van 6 maart 2002 is - nadat op 7 maart 2002 de nieuwe duale Gemeentewet in werking was getreden - op 14 maart 2002 de raad voor het eerst in zijn nieuwe samenstelling bijeengekomen. Toen is ook het college van burgemeester en wethouders gekozen.
Verder heeft toen een aantal benoemingen van collegeleden en raadsleden in allerlei organen plaatsgevonden, met het doel om daarin volgens de duale filosofie te kunnen functioneren. Dit gebeurde nog onder het regime van de oude Verordening raadscommissies, die noodzakelijkerwijs op slechts één punt meteen gewijzigd werd, nl. waar het betrof het commissievoorzitterschap, dat onder de duale Gemeentewet niet meer kon worden vervuld door leden van het college van burgemeester en wethouders.
Na 14 maart 2002 kon de procedure van besluitvorming aangaande de herziene verordening via het nieuwe college en de nieuwe raad worden ingezet. De in nieuwe samenstelling - maar uiteraard onder het regime van de oude verordening - beraadslagende Commissie Algemene Zaken heeft op 25 april 2002 de nieuwe ontwerp-verordening raadscommissies besproken.
Vervolgens is deze verordening op 22 mei 2002 door de raad vastgesteld.
Dit lijkt mij een normale en voortvarende gang van zaken. Ik zie niet dat de ontwerp-verordening eerder aan de raad - in zijn nieuwe samenstelling - had kunnen worden voorgelegd, gelet op de bestaande doorlooptijden van verordeningen door college en raad.
Het gestelde in uw brief op pagina 2, tweede alinea:
Mijn reactie:
Ik verwijs naar mijn opmerkingen hiervoor bij punt 1.3 (…). Criteria om vast te stellen of een discussie redelijkerwijs eenzijdig door gemeentelijke bestuursorganen beëindigd mag worden zijn mijns inziens, in aanvulling op de in de Correspondentiewijzer geformuleerde:
-dat het bestuursorgaan serieus heeft getracht een adequate reactie te geven aan de betrokkene;
-dat na de laatste reactie van de gemeente geen nieuwe feiten door de briefschrijver zijn gepresenteerd;
-dat het bestuursorgaan in minimaal twee instanties heeft gereageerd;
-eerdere ervaringen in de communicatie met de betrokkene en de wenselijkheid om geen onevenredige inspanningen te besteden aan uitzichtloze discussies met de betrokkene.
Ik verwijs verder naar mijn opmerkingen over de klachtonderdelen hiervoor.
Het gestelde in uw brief op pagina 2, derde alinea:
a. wat betreft de vergaderingen van de raad:
Ik maak hier een onderscheid tussen de situatie vóór 16 januari 2003, toen het oude Reglement van orde van de raad nog van kracht was en de situatie na 16 januari 2003: sedert deze datum geldt een nieuw Reglement van orde.
De regeling aangaande oproeping, agenda, te behandelen stukken en openbare kennisgeving in het oude reglement waren vervat in de artikelen 8 t/m 12. Zij zijn bijgevoegd (…) en ik verwijs daarnaar.
De regeling van deze onderwerpen in het nieuwe, sedert 16 januari 2003 van kracht zijnde reglement is vervat in de artikelen 10 t/m 14. Deze zijn bijgevoegd (…). Ik verwijs daar eveneens naar.
b. wat betreft de vergaderingen van raadscommissies:
Ik maak hier een onderscheid tussen de situatie van vóór 31 mei 2002, toen de oude Verordening raadscommissies nog van kracht was en de situatie na 31 mei 2002: sedert deze datum geldt de nieuwe verordening. De regeling aangaande oproeping, agenda, te behandelen stukken en openbare kennisgeving in de oude verordening staat in artikel 4. Dit artikel is bijgevoegd (…). Ik verwijs daarnaar. De regeling van deze onderwerpen in de huidige verordening staat in artikel 14. Dit artikel is bijgevoegd (…).
De openbare kennisgevingen worden gepubliceerd in het plaatselijke huis aan huisblad "De Brug". De stukken worden ter openbare inzage gelegd in het gemeentelijk informatiecentrum "Open Huis".
Wat betreft de termijn van kennisgeving: hiervoor is in de verordening raadscommissies en in het Reglement van Orde voor de raad (oude zowel als nieuwe versie) niet expliciet een termijn voorgeschreven, uit het samenstel en de ratio van de diverse bepalingen valt af te leiden dat tussen het tijdstip van openbare kennisgeving en dat van de vergadering een voor het publiek zinvolle termijn moet liggen, die aansluit bij die voor de oproeping en de ter inzage legging. Een zo ruim mogelijke termijn is uiteraard wenselijk.
Het gestelde in uw brief op pagina 2, vierde alinea:
Mijn reactie:
De klacht zou mijns inziens op alle onderdelen buiten behandeling moeten worden gelaten, dan wel ongegrond moeten worden verklaard.
Verder geeft de brief van 29 oktober 2002 van klager aan u mij nog aanleiding tot het volgende.
(…)
Ten eerste wat betreft de premature uitnodigingen:
inderdaad hebben op een moment dat de regeling omtrent de vier nieuwe raadscommissies formeel nog niet gold, de vier beoogde commissievoorzitters al uitnodigingen laten uitgaan voor hun commissies (als het ware "in oprichting"). Verder hebben de vier (nieuwe) commissies inderdaad vergaderd op tijdstippen (27, 28, 29 en 30 mei 2002) gelegen vóór het ingangstijdstip van gelding van de verordening (31 mei 2002). Waarbij de commissievoorzitters de uitnodigingen hebben laten uitgaan (op 23 mei 2002) na de vaststelling van de verordening door de raad (22 mei 2002) en op de dag dat publicatie in het Gemeenteblad plaatsvond (23 mei 2002).
Deze gang van zaken verdient geen schoonheidsprijs. Zij was ook niet conform de in deze gemeente gebruikelijke praktijk en moet verklaard worden uit de grote urgentie die - speciaal door de raad - werd gevoeld om zo snel mogelijk volgens het duale stelsel te gaan werken, ook in commissieverband.
Wellicht heeft ook de uitzonderlijke situatie - waarin de installatie van een nieuwe raad vrijwel samenviel met een ingrijpende wijziging van het wettelijk regime - ertoe geleid dat eenmalig en gedurende een zeer korte periode de politieke praktijk vooruitliep op de formele inwerkingtreding van de desbetreffende regels.
Ik ben overigens van mening dat niemand in deze gemeente van deze gang van zaken feitelijk nadeel heeft ondervonden, ook klager niet. De klacht zou gegrond verklaard moeten worden, tenzij het oordeel moet luiden dat zij buiten behandeling moet worden gelaten vanwege het ontbreken van voldoende belang bij de klager. Ik neig tot dit laatste.
Ten tweede wat betreft de ter inzage legging van commissiestukken:
blijkens de mededeling van klager begon de feitelijke termijn van ter inzage legging (24 mei 2002) al enkele dagen voordat de oproepingen door de commissievoorzitters werden verzonden (vanaf 27 mei 2002). Dit lijkt mij zeker geen onzorgvuldige gang van zaken jegens het publiek.
Ten derde wat betreft de openbare kennisgeving omtrent de commissievergaderingen: het feit dat een openbare kennisgeving verschijnt (31 mei 2002) nadat de desbetreffende vergaderingen al hebben plaatsgevonden is uiteraard geheel incorrect. Een klacht hierover zou gegrond moeten worden verklaard.
Overigens heb ik de klager in mijn brief van 25-10-2002 meegedeeld dat ik van zijn opmerkingen over procedurele feilen nota heb genomen. Mijn opmerking dat serieus gestreefd wordt naar het vervolmaken van die procedures is ook nu volstrekt actueel.”
D. Reactie verzoeker
1. Bij brief van 11 maart 2003 gaf verzoeker zijn eerste reactie op het standpunt van de burgemeester. In zijn brief schreef verzoeker onder meer het volgende:
“Het antwoord van de burgemeester (…) behoeft een aantal kanttekeningen. Hieronder volgt (…) mijn (eerste) reactie daarop.
(…)
Niet de vaststelling van regelgeving door de raad, maar het feitelijk onmogelijk maken dat burgers hun inzichten inzake raadsvoorstellen tijdig ter kennis van de raad brengen, is een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Het gaat niet om een politiek bestuurlijke afweging, maar om het niet naleven van wettelijke voorschriften met betrekking tot het ter inzage leggen van stukken waardoor burgers de mogelijkheid wordt ontnomen om adequaat op raadsvoorstellen te reageren. De raad moet zich bij de invulling van zijn taken mede laten leiden door hetgeen belanghebbende en belangstellende burgers naar voren kunnen brengen. De voorbereiding van de besluitvorming dient in openbare vergaderingen plaats te vinden waarbij burgers gebruik moeten kunnen maken van hun inspreekrecht.
Niet de regelgeving zelf, maar de wijze van totstandkoming en invoering zijn in het onderhavige geval klachtwaardige gedragingen. Er is geen sprake van een politiek-bestuurlijke afweging waarbij het algemeen belang leidraad is. Het argument van spoedeisendheid is aantoonbaar misbruikt om niet aan wettelijke voorschriften te voldoen.
(…)
De raad heeft reeds op 14 maart 2002 de noodzakelijke wijzigingen in de Verordening raadscommissies 1998 aangebracht. De implementatie van de Wet dualisering gemeentebestuur was daarmee een feit. In de commissie Algemene Zaken bestond overeenstemming om de definitieve keuze voor de commissiestructuur uit te stellen tot het nieuwe college benoemd was (…). Die benoeming vond plaats op 24 april 2002. Het algemeen maatschappelijk belang van het duale gemeentelijke stelsel en de implementatie daarvan is niet gediend met een overhaaste invoering van een nieuwe verordening die in beslotenheid door het college en het presidium is voorbereid. Burgers zijn er bij de voorbereiding van de Verordening raadscommissies 2002 niet of nauwelijks aan te pas gekomen.
Het opstellen van de agenda is een prerogatief van de voorzitter. Het is in eerste instantie aan de voorzitter om te beoordelen of er sprake is spoedeisendheid. Uit niets blijkt dat de raad geïnformeerd is over het oordeel van de voorzitter over de spoedeisendheid en het niet naleven van wettelijke voorschriften. Overeenstemming in het presidium dat in beslotenheid vergadert, kan niet gelijk gesteld worden aan het informeren van de raad. De rol van de raad blijft beperkt tot het formeel vaststellen van de agenda aan het begin van de vergadering. Zonder informatie over de spoedeisendheid en de consequenties daarvan ligt het niet in de rede dat de raad besluit om de behandeling uit een oogpunt van zorgvuldigheid aan te houden.
(…)
Mijn klacht d.d. 12 juli 2002 had niet alleen betrekking op de totstandkoming, maar ook op de invoering van de Verordening raadscommissies 2002 voordat deze inwerking getreden is (…). Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 19, tweede lid, van overeenkomstige toepassing op een vergadering van een raadscommissie, met dien verstande dat in artikel 19, tweede lid, voor 'de burgemeester' wordt gelezen 'de voorzitter van een raadscommissie'.
Hoewel in de klachtformulering slechts sprake is van 'de voorzitter van de raad' ga ik ervan uit dat ook hier 'de voorzitter van een raadscommissie' gelezen moet worden. Mijn klacht over het niet in acht nemen van de oproeptermijn en de daarmee samenhangende termijn van inzage had vooral betrekking op de commissievergaderingen op 27, 28, 29 en 30 mei 2002 waarvoor de beoogde voorzitters van de formeel nog niet bestaande commissies op 23 mei 2002 uitnodigingen hebben doen uitgaan. De stukken lagen vanaf 24 mei 2002 ter inzage. De eerste openbare kennisgeving verscheen op 29 mei 2002.
Mag iemand die formeel nog geen voorzitter van een raadscommissie is met een beroep op spoedeisendheid afwijken van de normale oproeptermijn en de daarmee samenhangende termijn van inzage? Wat is de zin van wettelijke voorschriften hieromtrent als deze niet in acht genomen worden en dit niet kan worden aangemerkt als een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht?
(…)
De formele wetgever heeft weliswaar geen nauwkeurige voorschriften gegeven over het aantal uren dat stukken ter inzage moeten liggen, maar uit de Memorie van Antwoord (…) blijkt wel dat ervan uitgegaan wordt dat "[...] wanneer stukken en agenda's ter inzage worden gelegd, dit op een «fatsoenlijke» manier gebeurt. Dat wil zeggen gedurende zodanig lange tijd en op een zodanige plaats, dat de bevolking er ook reëel toegang toe kan hebben."
Of er wel/geen sprake is van een 'fatsoenlijke' manier is niet alleen ter beoordeling van de voorzitter die ervoor verantwoordelijk is dat de oproeping ter openbare kennis gebracht wordt en de stukken tegelijkertijd met de oproeping op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage liggen. Van een reële toegang tot de raadsvoorstellen 77/2002 (Verordening raadscommissies 2002) en 78/2002 (Benoeming in raadscommissies) voordat de raad hierover op 22 mei 2002 een besluit nam, was er in ieder geval geen sprake. Dat geldt ook voor de oproeping en de stukken voor de commissievergaderingen op 27, 28, 29 en 30 mei 2002. Hierbij doet zich echter het probleem voor dat de Verordening raadscommissies 2002 op grond waarvan de commissies zijn ingesteld en de leden zijn benoemd, pas op 31 mei 2002 inwerking getreden is.
(…)
Er was geen enkele noodzaak voor een spoedeisende behandeling en een overhaaste invoering van de Verordening raadscommissies 2002. Het verzoek van de burgemeester om uitstel van de behandeling van het voorstel werd op 25 april 2002 niet door de commissie Algemene Zaken gehonoreerd. De burgemeester en de steller waren bij de openbare behandeling in de commissievergadering niet aanwezig. Een bijkomend probleem vormden de meivakantie van 29 april tot en met 10 mei 2002 en tweede pinksterdag op 20 mei 2002. Het uitgebreide overleg over de precieze inhoud van de verordening heeft niet in de openbaarheid plaatsgevonden. Gelet op het tijdstip waarop de uitkomst hiervan beschikbaar was, had het voorstel niet in de raadsvergadering van 22 mei 2002 behandeld mogen worden. Zwaarwichtige redenen omdat dat toch te doen, ontbreken.
Bij de totstandkoming en inwerkingtreding van de Verordening raadscommissies 2002 heeft de burgemeester onvoldoende toegezien op een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en van de daaruit voortvloeiende besluiten, alsmede op een goede afstemming tussen degenen die bij die voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken (zie artikel 170, eerste lid, onder a. van de Gemeentewet).
(…)
De beantwoording van mijn vragen is mijn inziens in alle gevallen een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Bij een bevredigend antwoord is er geen reden om een klacht in te dienen. Bij een voor mij onbevredigend antwoord zie ik mij daartoe wel genoodzaakt. Of de gemeente wel/niet een redelijke inspanning geleverd heeft om adequaat te reageren op mijn vragen blijkt bij de klachtbehandeling. Dat kan alleen als er sprake is van een klachtwaardige gedraging en de klacht in behandeling genomen wordt. Overigens wil ik er op wijzen dat ook antwoorden waarmee ik het volstrekt oneens ben, voor mij niet per definitie onbevredigend zijn. Het antwoord moet deugdelijk gemotiveerd zijn. Een onbegrijpelijk of nietszeggend antwoord is in ieder geval onbevredigend.
(…)
Aan een zinloze nietes-welles-correspondentie heb ik mij niet bezondigd. Zolang er serieuze argumenten gewisseld worden, kan daarvan geen sprake zijn. In de eerste zin in mijn brief d.d. 12 juli 2002 (…) refereer ik aan de slotzin in de brief van de burgemeester d.d. 3 juli 2002 (…). De door mij gestelde vraag wordt in die brief afgedaan met de opmerking: "Ik ben van mening dat u daarmee naar de bekende weg vraagt." Dat is een schoolvoorbeeld van een onbevredigend antwoord.
(…)
De burgemeester verzuimt om te vermelden hoeveel van die "vele honderden berichten" per jaar niet behoorlijk beantwoord worden. Het is onterecht om de boodschapper de schuld te geven. Een aanzienlijk aantal berichten heeft betrekking op het uitblijven van een reactie. In een aantal gevallen belanden mijn berichten - al dan niet na registratie - onbeantwoord in een of ander dossier. De disproportionele belasting heeft alles te maken met het gebrekkige functioneren van het apparaat.
Zolang er sprake is van een niet nader gemotiveerd beroep op spoedeisendheid kan er van een blijvend meningsverschil geen sprake (zijn; N.o.). Een situatie als omschreven op pagina 32 van de Correspondentiewijzer is hier niet aan de orde. De vraag die ik in mijn brief d.d. 1 juli 2002 gesteld heb, is niet naar behoren beantwoord. Van (…) brieven die inhoudelijk hetzelfde zijn als eerder ontvangen brieven, was geen sprake.
(…)
In Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht heb ik nergens terug kunnen dat het recht om een klacht in te dienen niet geldt als er sprake is van een drukmiddel om discussies te continueren. Ook het afkappen van een discussie is een gedraging in de zin van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Het continueren van een discussie is voor mij geen doel op zich, maar mijn bijdrage aan de verbetering van het openbaar bestuur.
(…)
Over de zin van een discussie kunnen de meningen uiteenlopen. Ook het eenzijdig beëindigen van een discussie dient deugdelijk gemotiveerd te zijn. Zolang niet alle argumenten gewisseld zijn, is er mijns inziens geen sprake van een zinloze discussie.”
2. Bij brief van 14 maart 2003 gaf verzoeker een tweede, aanvullende, reactie op het standpunt van de burgemeester. In zijn brief schreef verzoeker onder meer het volgende:
"De bevoegdheid van de raad om een (nieuwe) verordening raadscommissies vast te stellen staat wat mij betreft niet ter discussie. Zolang deze verordening niet in werking getreden is, geldt de (oude) verordening. Artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet had in ieder geval in acht genomen moeten worden (zie ook artikel 82, vijfde lid).
(…)
Gelet op de noodzakelijke wijzigingen die een week na de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur in de oude verordening zijn aangebracht (raadsvoorstel 52/2002), kan er geen sprake zijn van spoedeisendheid bij de besluitvorming en invoering van de nieuwe verordening (raadsvoorstel 77/2002).
De raad heeft nooit formeel besloten dat de regelgeving over het functioneren van de commissies zo snel mogelijk onder het nieuwe duale bestel vastgesteld diende te worden. In raadsvoorstel 52/2002 (…) wordt slechts melding gemaakt van de overeenstemming in de commissie Algemene Zaken om de definitieve keuze voor de commissiestructuur uit te stellen tot het nieuwe college is benoemd. De benoeming van de nieuwe wethouders vond niet plaats op 14 maart 2002, maar op 24 april 2002.
Met de voorbereidingen voor de herziene verordening had veel eerder begonnen kunnen worden. Voordat de raad op 22 mei 2002 een besluit nam, is slechts één maal in een openbare commissievergadering op 25 april 2002 over de ontwerpverordening gesproken. Het is overigens opmerkelijk dat raadsvoorstel 77/2002 (Vaststelling verordening raadscommissie 2002) afkomstig is van het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen. De raad heeft het ontwerp voor een regeling van de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies aan het college overgelaten.
(…)
Indien de voorbereidingen vroeger gestart zouden zijn, had de ontwerpverordening eerder aan de raad voorgelegd kunnen worden. Het overnemen van de modelverordening had de voorbereidingstijd aanzienlijk kunnen bekorten. Van een voortvarende gang van zaken was geen sprake. Er was ook geen enkele reden om de ontwerpverordening niet in een later stadium ter besluitvorming aan de raad voor te leggen. In dat geval hadden de eerste vergaderingen van de nieuwe commissies gehouden kunnen worden nadat de Verordening raadscommissies 2002 in werking was getreden. Ingevolge artikel 142 van de Gemeentewet trad de verordening in werking op 31 mei 2002. De eerste (niet-spoedeisende) commissievergaderingen vonden plaats op 27, 28, 29 en 30 mei 2002.
(…)
- Het criterium dat het bestuursorgaan serieus heeft getracht een adequate reactie te geven aan de betrokkene, lijkt mij alleszins redelijk. Ik hecht er echter aan om te benadrukken dat hiervan in het onderhavige geval geen sprake is. Het laten voortduren van een discussie is wat mij betreft ook geen doel op zich.
- Of er nieuwe feiten door de briefschrijver zijn gepresenteerd, lijkt mij minder relevant. Als een briefschrijver zich opnieuw tot het bestuursorgaan wendt, is dat `per definitie' een nieuw feit. Hij geeft daarmee te kennen dat de discussie voor hem nog niet afgerond is.
- Niet het aantal reacties (kwantiteit), maar de inhoud (kwaliteit) zou doorslaggevend moeten zijn. Zolang een briefschrijver de moeite neemt om inhoudelijk te reageren, kan de discussie nog niet beëindigd worden.
- Eerdere ervaringen in de communicatie met betrokkenen zijn een nogal dubieus criterium, dat op gespannen voet staat met artikel 2:4, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht:
"Het bestuursorgaan vervult zijn taak zonder vooringenomenheid."
Onevenredige inspanningen en uitzichtloze discussies kunnen worden voorkomen door in een zo vroeg mogelijk stadium adequaat te reageren. Communicatie met burgers is een continu proces waarbij kosten noch moeite gespaard dienen te worden.
(…)
Dit formele antwoord van de burgemeester geeft geen duidelijk beeld van de feitelijke gang van zaken waarmee ik als belanghebbend en belangstellend burger geconfronteerd wordt. In de praktijk is de situatie sinds 16 januari 2003 niet wezenlijk veranderd.
Het raadsboek met daarin de agenda en de bijbehorende voorstellen verschijnt op vrijdagmiddag voorafgaande aan de raadsvergadering die op woensdagavond plaatsvindt. Meestal kan ik het raadsboek in de loop van de vrijdagmiddag inzien. Nagekomen stukken zijn in veel gevallen pas bij aanvang van de raadsvergadering beschikbaar. De tijd dat het raadsboek ter inzage ligt, blijkt in de praktijk niet of nauwelijks toereikend om mijn inzichten tijdig ter kennis van de voorzitter, de griffie of raadsleden te brengen. De verschillende fractievergaderingen ter voorbereiding van de raadsvergadering vinden op maandagavond plaats.
Raadsvergaderingen worden in de regel aangekondigd op de gemeentelijke pagina in huis-aan-huisblad De Brug dat op woensdag verschijnt, maar in verschillende delen van Nijmegen pas later of helemaal niet bezorgd wordt. In het gunstigste geval verschijnt de aankondiging van de raadsvergadering een week voor de vergadering op het moment dat het raadsboek nog niet ter inzage ligt. In een aantal gevallen verschijnt de aankondiging op de dag van de vergadering. In het verleden kwam het regelmatig voor dat een dag voor de raadsvergadering besloten werd op een eerder tijdstip te beginnen. Belanghebbende en belangstellende burgers moesten de juiste aanvangstijd in dat geval zelf maar zien te achterhalen (zie ook artikel 7, eerste lid, en artikel 9, eerste lid, van het oude en nieuwe Reglement van Orde).
(…)
Ook hier kiest de burgemeester in haar reactie voor een formele benadering die niets zegt over de werkelijke gang van zaken. De acht dagen (artikel 4, tweede lid, oude verordening) zijn vervangen door tien dagen (artikel 14, eerste lid, nieuwe verordening). Dit is de minimale periode dat de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken voor de aanvang van vergadering ter inzage moeten liggen. Het komt regelmatig voor dat een of meer van de vier commissiesets niet tijdig in het gemeentelijk informatiecentrum Open Huis beschikbaar zijn. Nagekomen stukken liggen in veel gevallen helemaal niet ter inzage. Niet zelden worden er tijdens de vergadering nog stukken uitgereikt en (niet-spoedeisende) punten aan de agenda toegevoegd.
Ook met de aanvangstijden wordt ook niet altijd even zorgvuldig omgesprongen. In een aantal gevallen besluit de voorzitter pas in een later stadium om op een eerder tijdstip te beginnen. De aankondigingen in het weekblad De Brug verschijnen niet altijd op tijd, soms met een verkeerd tijdstip, en van tijd tot tijd helemaal niet. Een apart probleem vormen extra commissievergaderingen die in de week na de reguliere vergaderingen plaatsvinden. In alle gevallen waarin deze niet vooraf gepland zijn, kunnen bovengenoemde termijnen niet in acht genomen worden en ontbreken de openbare kennisgevingen.
(…)
Ik kan mij niet aan de indruk onttrekken dat duidelijke procedureafspraken en controle op naleving ervan ontbreken. Ik vrees dat de verschillende voorzitters zich er niet of onvoldoende van bewust zijn dat zij formeel verantwoordelijk zijn voor de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet.
(…)
De burgemeester gaat (…) volstrekt voorbij het begrip "tegelijkertijd" in artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet, en artikel 18, eerste lid, van de Verordening raadscommissies 2002. In artikel 10, eerste lid, en artikel 13, eerste lid van het oude en nieuwe Reglement van Orde wordt "de dag van verzending" in plaats van het begrip "tegelijkertijd" gebezigd. Alleen de oude Verordening raadscommissies 1998 bevat geen expliciete tijdsaanduiding. Artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet is hier echter van overeenkomstige toepassing. Oproeping en openbare kennisgeving geschieden zelden tegelijkertijd. Dit wordt mede veroorzaakt door het verschijnen van het raadsboek en commissiesets op vrijdag en het weekblad De Brug op woensdag. In een aantal gevallen is van een zinvolle termijn geen sprake.
(…)
De burgemeester refereert aan mijn brief d.d. 20 oktober 2002. De overige data zijn juist, maar met haar verklaring voor het niet in acht nemen van wettelijke voorschriften wordt de werkelijkheid mijns inziens geweld aangedaan. Na de wijziging van de Verordening raadscommissies 1998 op 14 maart 2002 (…) werd er in alle commissies volgens het duale stelsel gewerkt. De nieuwe ontwerpverordening (…) is een algehele herziening van de regeling van de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de commissies.
Een gevoelen van de raad is geen rechtvaardiging voor het niet in acht nemen van wettelijke voorschriften. De raad heeft een dergelijk gevoelen bij mijn weten niet formeel uitgesproken of op andere wijze kenbaar gemaakt. Documenten waaruit dit gevoelen blijkt, zijn mij niet bekend. Ik vrees dat de burgemeester zich baseert op standpunten die leden van het presidium achter gesloten deuren ingenomen hebben.
Het is de vraag in hoeverre sprake is van een in deze gemeente uitzonderlijke situatie is. Bij de vaststelling van het nieuwe Reglement van Orde (raadsvoorstel 187/2002) op 18 december 2002 deed zich een vergelijkbare situatie voor.
Bij de totstandkoming van de Verordening raadscommissies 2002 (…) is onvoldoende rekening gehouden met de belangen van burgers. Het is mij onmogelijkheid gemaakt om een aantal inzichten tijdig ter kennis van de raad te brengen en raadsleden ervan te overtuigen om een aantal in mijn ogen noodzakelijke wijzigingen aan te brengen. Met de gevolgen hiervan worden belanghebbende en belangstellende burgers nog maandelijks geconfronteerd. Het is een misvatting dat ik door deze gang van zaken geen nadeel ondervonden zou hebben.
(…)
De feitelijke termijn van ter inzage legging van commissiestukken stelt niets voor als het publiek hiervan niet door middel van een openbare kennisgeving op de hoogte gebracht wordt. Een openbare kennisgeving is cruciaal om gebruik te kunnen maken van het inzagerecht. Op grond van artikel 27, vierde lid, van de Verordening raadscommissies 2002 moeten personen die gebruik willen maken van hun spreekrecht dit uiterlijk twee werkdagen vóór de dag waarop de vergadering wordt gehouden melden bij de secretaris van de raadscommissie. Voor de vergaderingen van 27 en 28 mei 2002 was dit in ieder geval onmogelijk.
(…)
Ik twijfel niet aan de goede bedoeling van de burgemeester en de griffie. Dat er inmiddels sprake zou zijn van een structurele verbetering heb ik nog niet kunnen constateren. Het is mij niet duidelijk wat de feitelijke procedure is en wie met de uitvoering daarvan belast zijn. De eerste keer dat een (niet-spoedeisend) voorstel van de agenda afgevoerd wordt omdat het niet conform artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet ter inzage gelegen heeft, moet ik nog meemaken.
Een positieve ontwikkeling is de vernieuwing en uitbreiding van de gemeentelijke website per 1 december 2002. In artikel 14, vierde lid, van het (nieuwe) Reglement van Orde staat inmiddels: "De openbare kennisgeving en de agenda worden zo mogelijk tevens op de website van de gemeente geplaatst." Hieraan kunnen echter (nog) geen rechten worden ontleend.”
Achtergrond
1. Gemeentewet, zoals die luidt na inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur per 7 maart 2002.
Artikel 19
“1. De burgemeester roept de leden schriftelijk tot de vergadering op.
2. Tegelijkertijd met de oproeping brengt de burgemeester dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen met uitzondering van de in artikel 25, tweede lid, bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.”
Artikel 82, eerste, vierde en vijfde lid
“1. De raad kan raadscommissies instellen, die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college of de burgemeester kunnen overleggen. Hij regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang.
(…)
4. Een lid van de raad is voorzitter van een raadscommissie.
5. De artikelen 19, tweede lid (…) zijn van overeenkomstige toepassing op een vergadering van een raadscommissie, met dien verstande dat in artikel 19, tweede lid, voor "de burgemeester" wordt gelezen "de voorzitter van een raadscommissie" (…)".
Artikel 170, eerste lid, onder a
“1. De burgemeester ziet toe op:
a. een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en van de daaruit voortvloeiende besluiten, alsmede op een goede afstemming tussen degenen die bij die voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken;”
2. Memorie van Antwoord op de Wet, houdende nieuwe bepalingen met betrekking tot gemeenten (Gemeentewet), Tweede Kamer, vergaderjaar 1988-1989, 19 403, nr. 10, p. 139-140
“In het tweede lid van artikel 48 van de huidige Gemeentewet wordt de raad uitdrukkelijk de bevoegdheid toegekend om te beraadslagen en te beslissen over andere zaken dan die welke van tevoren in een oproeping of agenda waren vermeld, tenzij het reglement van orde ter zake beperkingen inhoudt. Wij menen dat aan een wettelijke bepaling op dit punt geen behoefte bestaat. De raad kan immers ook zonder wettelijke bepaling steeds zelf beslissen of en in hoeverre over niet geagendeerde onderwerpen zal worden gediscussieerd. Het beantwoorden van mondelinge vragen, die niet van tevoren in de oproepingsbriefjes zijn vermeld, behoort bijvoorbeeld in veel raadsvergaderingen tot de gebruikelijke orde.”
3. Memorie van Toelichting op de Wet, houdende wijziging van de Gemeentewet en enige andere wetten tot dualisering van de inrichting, de bevoegdheden en de werkwijze van het gemeentebestuur (Wet dualisering gemeentebestuur) Tweede Kamer, vergaderjaar 2000-2001, 27 751, nr. 3
“6.2. Nieuwe bevoegdheden van de burgemeester
(…)
De Staatscommissie heeft daarnaast enkele voorstellen gedaan om de positie van de burgemeester op het vlak van de verhouding burger - bestuur te versterken. Deze voorstellen hebben alles te maken met het relatief grote vertrouwen dat de burgemeester bij de burgers geniet. In de beeldvorming wordt hij namelijk gezien als een figuur die op een zekere afstand staat van de lokale partijpolitieke circuits. Het ligt daarom voor de hand om bij de vormgeving van nieuwe bevoegdheden ter verbetering van de relatie gemeentebestuur - burgers, deze bevoegdheden aan de burgemeester toe te kennen.
De door de Staatscommissie geformuleerde en door het kabinet overgenomen voorstellen ten aanzien van deze nieuwe burgergerichte bevoegdheden zijn opgenomen in het eerste lid van het voorgestelde nieuwe artikel 170. Het gaat daarbij in de eerste plaats om:
• de kwaliteit van procedures op het vlak van de burgerparticipatie (onderdeel c);
• een zorgvuldige behandeling van bezwaarschriften (onderdeel d);
• een zorgvuldige behandeling van klachten door het gemeentebestuur (onderdeel e).
Deze nieuwe bevoegdheden van de burgemeester zijn geformuleerd in de vorm van een zorgplicht. Deze zorgplicht krijgt concreet inhoud door middel van de in het tweede lid van artikel 170 opgenomen verplichting aan zijn adres om jaarlijks een burgerjaarverslag uit te brengen. Daarin moet hij in ieder geval rapporteren over de kwaliteit van de procedures op het vlak van de burgerparticipatie. Bij deze procedures moet in de eerste plaats worden gedacht aan inspraakprocedures. Indien in een gemeente ook andere vormen van burgerparticipatie bestaan, bijvoorbeeld interactieve beleidsontwikkeling, de figuur van het consultatief referendum of die van het burgerinitiatief, dient de burgemeester ook over de toepassing daarvan verslag te doen aan de raad. Uiteraard laat deze rapportage onverlet dat wethouders ten aanzien van de onderwerpen waarop de verschillende participatieprocedures betrekking hebben, een primaire inhoudelijke verantwoordelijkheid hebben.
Dat laatste geldt ook voor de verantwoordelijkheid van de raad over de verhouding van deze procedures tot het beleidsvormingsproces als geheel. Daarbij is het zowel voor de burger als de raad vooral van belang dat vooraf duidelijk is hoe breed de marges van beïnvloeding zijn. Het burgerjaarverslag biedt de raad een goed aanknopingspunt om hierover aan concrete ervaringen ontleende, systematisch denkbeelden te formuleren en deze aan het college duidelijk te maken. Daarnaast maakt het burgerjaarverslag het voor de raad mogelijk oplossingen aan te dragen voor tekortkomingen in de participatieprocedures als zodanig.
In het burgerjaarverslag rapporteert de burgemeester verder over de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening (onderdeel a). Deze rapportage biedt de raad de mogelijkheid om gefundeerd te debatteren over de gemeentelijke dienstverlening en gerichte voorstellen tot verbetering te doen. Indien een gemeente beschikt over één of meer kwaliteitshandvesten, kunnen deze handvesten als toetssteen voor de beoordeling van de geleverde prestaties fungeren. Voor een meer uitvoerige beschouwing over deze handvesten verwijs ik naar het kabinetsstandpunt over het rapport van de Staatscommissie. Denkbaar is ook dat aan de hand van het burgerjaarverslag de raad uitspraken doet over aanpassing van de in de kwaliteitshandvesten vastgelegde kwaliteitsnormen.
(…)
Artikelsgewijze toelichting.
(…)
Artikel 170
Eerste lid
De in dit lid opgenomen opsomming van zorgplichten van de burgemeester betreft deels de verhouding burger-bestuur (zie hiervoor paragraaf 6.2.). Daarnaast zijn echter twee zorgplichten van een meer algemeen-bestuurlijke aard geformuleerd. Het gaat daarbij om:
1. Een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en de daaruit voortvloeiende besluiten, alsmede een goede afstemming tussen degenen die bij de voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken (onderdeel a). Dit is een algemene coördinatiebevoegdheid die in het verlengde ligt van de door middel van dit voorstel geëxpliciteerde positie van de burgemeester als voorzitter van het college (…).”
4. Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (1996), zoals vastgesteld door de raad van de gemeente Nijmegen in haar vergadering van 12 juni 1996
Artikel 8
“Toezending stukken
De voorzitter draagt er zorg voor dat de te behandelen stukken, waaronder in elk geval de voorstellen aan de raad tot het nemen van een besluit en de desbetreffende concept-besluiten, beide in ontwerp-vorm, ten minste drie weken voor de vergadering aan de leden worden gezonden. In naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen kan van de genoemde termijn worden afgeweken.”
Artikel 9, eerste tot en met vierde en zesde lid
“Oproep; agenda; stukken
1. De oproepingsbrief bedoeld in artikel 19, eerste lid van de Gemeentewet vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering en de agenda met de daarbij behorende voorstellen en de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.
2. De raad kan besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.
3. De raad kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid van de raad of de voorzitter, onderwerpen die niet in de oproepingsbrief zijn vermeld in de loop van de vergadering in behandeling te nemen.
4. De voorzitter zendt de oproeping met de agenda ten minste vijf dagen vóór de vergadering aan de leden. In naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen kan van de genoemde termijn worden afgeweken.
6. De voorzitter kan na het verzenden van de oproepingsbrief zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.”
Artikel 10, eerste en vijfde lid
“Ter inzage leggen van stukken
1. De stukken als bedoeld in artikel 8 en artikel 9, eerste en vijfde lid alsmede de hierop betrekking hebbende bescheiden, worden met ingang van de dag van verzending voor de leden ter inzage gelegd op de raadskamer van het gemeentehuis. Indien na dit tijdstip stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.
5. De in het eerste lid bedoelde stukken worden ter openbare inzage gelegd in het gemeentelijk informatiecentrum Open Huis.”
Artikel 11
“Openbare kennisgeving
1. De openbare kennisgeving van tijd en plaats van de vergadering geschiedt door vermelding in één of meer plaatselijke publiciteitsmedia.
2. De openbare kennisgeving vermeldt:
a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;
b. de wijze waarop en de plaatswaar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.”
5. Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (2003), zoals vastgesteld door de raad van de gemeente Nijmegen in haar vergadering van 18 december 2002; onder intrekking van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (1996)
Artikel 10
“Toezending stukken
1. De voorzitter draagt er zorg voor dat de te behandelen stukken, waaronder in elk geval de voorstellen aan de raad tot het nemen van een besluit en de desbetreffende ontwerp-besluiten die zullen worden behandeld in de raadscommissies, ten minste drie weken voor de vergadering aan de leden worden gezonden.
2. In naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen kan van de in het eerste lid genoemde termijn worden afgeweken.”
Artikel 11, eerste, tweede en vierde lid
“Oproeping, agenda
1. De oproeping bedoeld in artikel 19, eerste lid van de Gemeentewet vermeldt dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Bij de oproeping wordt gevoegd een voorstel voor de agenda waarop in volgorde de te behandelen onderwerpen staan vermeld.
2. De voorzitter zendt de oproeping met de agenda uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering aan de leden. In naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen kan van deze termijn worden afgeweken.
4. De voorzitter kan na het verzenden van de oproeping in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarbij behorende voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.”
Artikel 13, eerste lid
“Ter inzage leggen van stukken voor raadsleden
De stukken als bedoeld in de artikelen 10 en 11 worden met ingang van de dag van verzending voor de leden, het college, de burgemeester, de griffier en de secretaris ter inzage gelegd op de griffie. Indien na dit tijdstip stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.”
Artikel 14
“Ter inzage legging voor eenieder
1. De stukken als bedoeld in de atikelen 10 en 11 worden met ingang van de dag van verzending voor eenieder ter inzage gelegd.
2. De openbare kennisgevingen van de in het eerste lid bedoelde ter inzage legging en van tijd en plaats van de vergadering geschieden door vermelding in één of meer in de gemeente verschijnende dagbladen of huis aan huis bladen.
3. De openbare kennisgeving vermeldt:
a. de datum, de aanvangstijd en plaats van de vergadering;
b. wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de in de artikelen 10 en 11 bedoelde stukken kan inzien;
c. zo mogelijk een aanduiding van belangrijke agendapunten.
4. De openbare kennisgeving en de agenda worden zo mogelijk tevens op de website van de gemeente geplaatst.”
6. Verordening raadscommissies 2002, zoals vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Nijmegen van 22 mei 2002 en in werking getreden per 31 mei 2002
Artikel 2
“Instelling
Ingesteld worden de volgende raadscommissies:
a. raadscommissie Stadsontwikkeling;
b. raadscommissie Stedelijke samenleving;
c. raadscommissie Algemeen bestuur;
d. raadscommissie Stadsgebieden.”
Artikel 14, eerste, derde en zesde lid
“Uitnodiging en toezending stukken
1. De voorzitter nodigt de leden schriftelijk uit voor een vergadering van de raadscommissie. Behoudens spoedeisende gevallen wordt de uitnodiging ten minste tien dagen vóór de aanvang van de vergadering verzonden.
3. De bij de voorlopige agenda behorende stukken worden (…) tegelijkertijd met de uitnodiging aan de leden en de plaatsvervangende leden toegezonden. In bijzondere gevallen kan hiervan, met opgave van redenen, worden afgeweken.
6. De vergadering wordt tegelijk met de in het eerste lid bedoelde uitnodiging ter openbare kennis gebracht.”
Artikel 18, eerste tot en met derde lid
“Openbare kennisgeving en ter inzage leggen van stukken
1. Tegelijkertijd met de uitnodiging voor de vergadering brengt de voorzitter de dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis.
2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden met de uitnodiging en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.
3. Indien na het verzenden van de stukken nieuwe of aanvullende stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raadscommissieleden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.”
7. Algemene wet bestuursrecht
a. Artikel 9:1, eerste lid
“Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.”
Artikel 9:8, eerste lid en onder a
“1. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:
a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van de artikelen 9:4 en volgende is behandeld.”
b. Memorie van Toelichting, Kamerstukken II, 25 837, nr. 3, p. 12 en 13.
“Artikel 9:1
(…) Klachten hebben volgens de omschrijving van het artikel betrekking op de wijze waarop het bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of een ander heeft gedragen. Daarmee wordt de reikwijdte van de regeling op soortgelijke wijze omschreven als in artikel 12 van de Wet Nationale ombudsman.
Algemene klachten over beleid dan wel beleidsuitvoering in het algemeen, hebben geen betrekking op een bepaalde aangelegenheid, terwijl ook het feit dat de klacht een gedraging jegens iemand moet inhouden, meer algemene wensen over het optreden c.q. beleid van het bestuursorgaan buiten het bereik van deze regeling houdt.”
Nota naar aanleiding van het verslag, Kamerstukken II, 25 837, nr. 5, p. 8
“De leden van de fractie van de SGP vragen zich af of het wenselijk is de mogelijkheid te bieden om een klacht over een gedraging jegens een ander in te dienen zonder dat de klager de instemming heeft van de belanghebbende. De regering merkt in reactie hierop op, dat het recht om over gedragingen jegens anderen te klagen reeds uit artikel 5 van de Grondwet voortvloeit en niet beperkt kan worden. Een andere vraag is, of voor de behandeling van zulke klachten de procedure van afdeling 9.2 zou moeten gelden. Blijkens artikel 9:4 is dat niet het geval. Wel geldt dat het bestuursorgaan zorg moet dragen voor een behoorlijke behandeling van de desbetreffende klacht. Dat zal veelal met zich brengen dat het bestuursorgaan eerst de indiener van de klacht benadert om te achterhalen of de gelaedeerde wel prijs stelt op behandeling van de klacht.
Indien dat laatste niet het geval is, staat daarmee overigens niet vast dat de klacht geen enkel vervolg behoeft te krijgen. Het is niet uitgesloten dat het bestuursorgaan het onderzoek voortzet, zonder rechtstreekse betrokkenheid van de gelaedeerde.”
8. Rapport van de Nationale ombudsman van 12 juli 2001, 2001/206, p. 5 e.v.
“1. Ter onderbouwing van zijn klacht over de wijze waarop zowel op commissie- als raadsniveau uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in artikel 19, tweede lid van de Gemeentewet stelde verzoeker zich op het standpunt dat de periode dat stukken voor een raadsvergadering ter inzage liggen kennelijk te kort is om adequaat te (kunnen) reageren op reacties van belanghebbende en belangstellende burgers.
2. In reactie op verzoekers stelling schreef het college van burgemeester en wethouders in zijn brief van 27 oktober 2000 dat er van raadsleden geen klachten bekend zijn over de onmogelijkheid om tijdig te reageren op suggesties van burgers. In aanvulling hierop (…) merkte het college van burgemeester en wethouders op dat, indien een correcte en tijdige openbare bekendmaking van komende commissievergaderingen plaatsvindt en vervolgens een belangstellende burger volgens de geldende regels zijn inspreekrecht effectueert, er voor de raadsleden die zitting hebben in de desbetreffende commissie nog alle gelegenheid is het besprokene in de commissie te laten meespelen bij de beraadslagingen in de raad.
3. Zowel de stelling van verzoeker als de reactie van het college van burgemeester en wethouders heeft betrekking op het door raads- en commissieleden kunnen laten meewegen van argumenten of zienswijzen van burgers.
4. Het bepaalde in artikel 19, tweede lid van de Gemeentewet heeft echter primair betrekking op de wijze waarop de vergadering, en de daarbij behorende stukken ter openbare kennis worden gebracht zodat eenieder kennis kan nemen van hetgeen in de vergadering wordt besproken. Ingevolge het bepaalde in dit artikel worden de agenda en de daarbij behorende voorstellen tegelijkertijd met de oproeping van de leden van de raad en de commissie ter inzage gelegd. Blijkens de parlementaire geschiedenis (....) heeft de wetgever er bewust voor gekozen om geen nauwkeurige voorschriften te geven over het aantal uren dat stukken ter inzage moeten liggen. Daarbij is opgemerkt dat stukken gedurende een zodanig lange tijd en op een zodanige plaats ter inzage moeten worden gelegd, dat de bevolking er ook reëel toegang toe kan hebben.
5. De raad van de gemeente Nijmegen heeft via de Verordening raadscommissies 1998, alsmede via het Reglement van Orde voor de vergaderingen en overige werkzaamheden van de raad (1996) (…) nadere regels gegeven voor de wijze waarop de stukken voor een ieder ter inzage liggen.
6. Op grond van het bepaalde in de Verordening raadscommissies 1998 worden de leden van de commissies door hun voorzitter ten minste acht dagen vóór de aanvang van de vergadering schriftelijk opgeroepen, waarbij de te behandelen zaken zo mogelijk worden vermeld. De bij de agenda behorende stukken worden zo mogelijk tegelijk met de oproep verzonden, waarvan in bijzondere gevallen, met opgave van redenen kan worden afgeweken. De voorzitter van de commissie brengt de dag, tijd en plaats van de vergadering en zo mogelijk een beknopte aanduiding van de belangrijkste onderwerpen op de agenda ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende stukken worden op een bij de openbare kennisgeving aangegeven plaats voor eenieder ter inzage gelegd.
7. Op grond van het bepaalde in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (1996) worden - behoudens spoedeisende gevallen - de te behandelen stukken, waaronder in elk geval de voorstellen aan de raad tot het nemen van een besluit en de desbetreffende conceptbesluiten, ten minste drie weken voor de vergadering aan de leden gezonden. De voorzitter van de raad zendt de oproeping met de agenda ten minste vijf dagen vóór de vergadering aan de leden. Voor de leden van de raad worden de stukken met ingang van de dag van verzending van de agenda ter inzage gelegd. De agenda en de bijbehorende stukken worden ter openbare inzage gelegd in het gemeentelijk informatiecentrum Open Huis.
8. Noch in de Verordening raadscommissies 1998, noch in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (1996) wordt expliciet aangegeven hoeveel dagen voor de vergadering de agenda en de bijbehorende stukken voor eenieder ter inzage wordt gelegd. De oproepingen voor de commissievergaderingen worden ten minste acht dagen voor de vergadering verzonden, zo mogelijk met de daarbij behorende agenda en stukken.
De oproepingen voor de raadsvergaderingen worden tezamen met de agenda ten minste vijf dagen voor de vergadering verzonden.
Gelet op het belang dat de burger heeft bij het kennis kunnen nemen van hetgeen tijdens de commissie- respectievelijk raadsvergadering wordt besproken ligt het in de rede om bij het ter openbare inzage leggen daarvan, zoveel als mogelijk aan te sluiten bij de voor het verzenden van de oproep geldende termijnen.”
