Een man noemde in een bezwaarschrift een medewerker van de gemeente ‘corrupt’. Hierna ontving hij een (waarschuwings-)brief van de gemeente waarin hem werd gevraagd afstand te doen van deze uitspraak, anders ging de gemeente zich beraden over vervolgstappen zoals aangifte. De man licht hierna toe waarom hij de opmerking had geplaatst. Dit is voor de gemeente aanleiding om de man uit te nodigen voor een gesprek. Maar als het gesprek niet tot stand komt trekt de gemeente de uitnodiging gelet op het tijdsverloop in. Omdat de gemeente vond dat de man met zijn toelichtende brief onvoldoende afstand deed van zijn uitspraak vroeg ze hem alsnog afstand te doen van zijn ‘ongefundeerde aantijging’. Als hij dat niet deed zou de gemeente zich beraden over vervolgstappen, te weten aangifte.
De man is het hier niet mee eens en dient een klacht in bij de gemeente. De gemeente liet weten dat zij de klacht ongegrond vond. Zij behandelde de klacht na een verzoek van de ombudsman. De gemeente behandelde de klacht zonder de man te spreken of te horen over zijn klacht. De gemeente vond zijn klacht kennelijk ongegrond. Hierna wendt de man zich opnieuw tot de ombudsman. Hij is het er niet mee eens dat zijn klacht kennelijk ongegrond is bevonden. En dat hij nog altijd geen duidelijkheid heeft over of er al dan niet aangifte is gedaan. Hij voelt zich niet gehoord door de gemeente. Ook luisterde de gemeente niet naar zijn klacht die hij eigenlijk over de medewerker ging die hij corrupt had genoemd.
De ombudsman onderzocht de klacht en stelde de gemeente een aantal vragen. De man mocht hierna reageren op de reactie van de gemeente. De gemeente wilde haar medewerker in bescherming nemen die erg aangedaan was over de gemaakte opmerking. De gemeente deed zelf geen aangifte. De gemeente vindt de klacht nog altijd ongegrond. De klacht die de man had over de betreffende medewerker die hij eerder corrupt noemde, behandelt de gemeente niet. Het gaat hier om een gebeurtenis die in 2017 plaatsvond. Maar de gemeente vindt achteraf dat zij de man wel beter hadden kunnen uitnodigen om zijn klacht toe te lichten.
De ombudsman vindt de klacht van de man gedeeltelijk gegrond. Hij vindt de klacht over de wijze waarop de gemeente naar hem toe communiceerde en vervolgens zijn klacht hierover behandelde gegrond wegens schending van het vereiste van de-escalatie. Dit vereiste houdt in dat de overheid in haar contacten met de burger escalatie probeert te voorkomen of te beperken. Communicatievaardigheden en een oplossingsgerichte houding zijn hierbij essentieel.
De ombudsman vindt het belangrijk dat instanties eerst een (orde)gesprek voeren met een burger voordat zij een waarschuwingsbrief sturen. Want waar een waarschuwingsbrief voor de overheid misschien een lichte interventie lijkt, kan zo'n brief voor de burger al hard aankomen. Al helemaal wanneer die onverwachts komt. Wanneer een waarschuwingsbrief dan ook een redelijk harde toon heeft, kan deze onnodig escalerend werken. In dit geval had de ombudsman het dus passend gevonden als de gemeente naar aanleiding van de uitlatingen van de man een gesprek met hem was aangegaan. Daarbij had de gemeente ook kunnen aangeven hoe de uitlatingen waren overgekomen. Hij vindt dus dat de waarschuwingsbrief in deze vorm te snel kwam.
De klacht over het eerdere handelen van een medewerker zal hij niet behandelen in verband met het verstrijken van de jaarstermijn.