Gelet op de aard en hoeveelheid van verzoekers correspondentie besloot de Procedurecommissie van provinciale staten van Gelderland nog te ontvangen brieven en klachten niet meer op te nemen in het Stateninformatiesysteem maar uitsluitend ter inzage te leggen op de griffie.
De Nationale ombudsman overwoog dat een bestuursorgaan, indien correspondentie leidt tot een tijdsbeslag dat buitensporig afwijkt van hetgeen in de gegeven omstandigheden van het bestuursorgaan als dienstverlenende instantie mag worden verwacht en daardoor het belang van dat bestuursorgaan om zijn werkzaamheden in het belang van anderen te kunnen blijven verrichten onder druk komt te staan, eenzijdig een gedragslijn kan opleggen waardoor een adequate reactie mogelijk blijft maar een onevenredige belasting wordt voorkomen.
Bij het eenzijdig opleggen van een gedragslijn mag, gelet op het individuele belang van de burger om zich tegenover het bestuursorgaan te kunnen uiten, betrokkene niet worden beperkt in zijn rechtsbeschermingsmogelijkheden en in zijn mogelijkheden om zich schriftelijk tot het bestuursorgaan te wenden.
Tijdens het onderzoek bleek dat verzoeker grote aantallen brieven aan provinciale staten pleegt te zenden, waarvan een groot deel afschriften betreft van aan derden gerichte brieven, van stukken die betrekking hebben op onderwerpen waarbij provinciale staten geen bevoegdheden hebben en van correspondentie van derden waarvan de afzender niet wist dat deze aan provinciale staten werden gezonden. Met het in het Stateninformatiesysteem opnemen van al deze stukken, wordt een zodanig beslag gelegd op de ambtelijke inzet dat deze als onevenredig belastend kan worden aangemerkt.
Met de beslissing van de Procedurecommissie is verzoeker niet beperkt in zijn rechtsbeschermingsmogelijkheden, noch in zijn mogelijkheden om zich schriftelijk tot het bestuursorgaan te wenden.
Gelet op het vorenstaande was de Nationale ombudsman van oordeel dat de beslissing van de Procedurecommissie van provinciale staten van Gelderland in overeenstemming was met het evenredigheidsvereiste, zodat de klacht als ongegrond werd aangemerkt.
