Verzoekster klaagt over de wijze waarop de Raad voor de Kinderbescherming, vestiging Maastricht, team Kerkrade, is omgegaan met haar persoons- en adresgegevens.
Zij acht het met name onjuist dat de Raad:
- bij het opvragen van de gegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie (GBA) niet heeft geconstateerd dat het adres van verzoekster een geheim adres was, terwijl de gemeente dit met een speciale code aangeeft;
- ondanks daartoe strekkende expliciete verzoeken van (in ieder geval) 31 maart 2002 en 9 augustus 2002 onvoldoende moeite heeft betracht om de gegevens van verzoekster af te schermen voor derden, en niet correct met de gegevens is omgesprongen.
Beoordeling
1. Inleiding
1. In 1995 is een geautomatiseerd datasysteem ontwikkeld ten behoeve van de persoons- en zaaksgegevensverwerking bij de Raad voor de Kinderbescherming: het kinderbeschermingsinformatiesysteem (KIS). Daarin werd ook voorzien in een automatische verstrekking van persoonsgegevens vanuit de Gemeentelijke Basisadministratie aan de Raad voor de Kinderbescherming.
2. In september 2000 verzocht de rechtbank Maastricht de Raad voor de Kinderbescherming, vestiging Maastricht, in het kader van de voorlopige voorzieningen in de echtscheidingszaak tussen verzoekster en haar (ex-)echtgenoot een advies over een omgangregeling tussen de vader en de kinderen.
3. Verzoekster had in de gemeentelijke basisadministratie van de gemeente waar zij toentertijd woonachtig was, laten registreren dat haar adres geheim is.
4. In juli 2001 wijzigde het autorisatiebesluit Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Als gevolg hiervan werd, indien een persoon de indicatie `geheim' had laten opnemen in de GBA, bij de verstrekking van gegevens automatisch een speciale code doorgegeven.
Inmiddels was echter gebleken dat het KIS een instabiel systeem was. Om die reden is toen op landelijk niveau binnen de Raad voor de Kinderbescherming besloten dat er geen ingrijpende wijzigingen meer zouden worden ingevoerd in het KIS, maar dat een nieuw flexibel geautomatiseerd informatiesysteem zou worden ontwikkeld. Dit betekende dat in de tussenliggende periode de speciale code 'geheim' niet in het systeem kon worden ingevoerd.
5. In februari 2002 verzocht de Raad Maastricht (via het automatische bevragingssysteem) de persoongegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie van haar toenmalige woonplaats.
6. De gemeentelijke basisadministratie gaf daarbij wel automatisch de code `geheim' door, maar het KIS herkende deze gegevens niet, omdat het hierop niet was aangepast, en verwerkte deze melding dan ook niet.
De betreffende medewerkers van de Raad Maastricht constateerden om die reden niet dat het adres van verzoekster een geheim adres betrof.
7. In de periode 5 maart - 21 maart 2002 liet verzoekster (vermoedelijk telefonisch) de Raad weten dat haar adres geheim is.
8. Op 31 maart 2002 verzocht verzoekster de Raad schriftelijk met klem om haar adres- en woonplaatsgegevens niet aan derden te verstrekken, en zeker niet aan haar (ex-) echtgenoot. Tevens sprak zij er in deze brief haar verbazing over uit, dat de Raad bij het opvragen van de gegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie niet had geconstateerd dat het adres van verzoekster een geheim adres was, terwijl de gemeente dit met een speciale code aangeeft.
9. Op deze brief ontving verzoekster geen reactie van de Raad.
10. De Raad verzocht, na een daartoe strekkende beslissing van de rechtbank, een extern, onafhankelijk, onderzoeksbureau op het gebied van jeugdhulpverlening op 21 maart 2002 om een persoonlijkheidsonderzoek ten aanzien van verzoekster en haar (ex-)echtgenoot te verrichten. De Raad verstrekte het onderzoeksbureau daarbij het adres van verzoekster, onder vermelding van de aanduiding `geheim'.
11. Dit onderzoeksbureau benaderde verzoekster medio juli 2002 op haar geheime adres.
12. Op 9 augustus 2002 verzocht verzoekster wederom met klem aan de Raad om haar gegevens af te schermen voor derden. Voorts sprak zij er nu haar verontwaardiging over uit dat de Raad bij het opvragen van de gegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie niet had geconstateerd dat het adres van verzoekster een geheim adres was, terwijl de gemeente dit met een speciale code aangeeft.
13. Op 15 augustus 2002 liet de Raad aan verzoekster weten dat de Raad, wanneer zij gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie ontvangt, niet kan zien of er sprake is van een eventueel gewenste geheimhouding van adresgegevens.
14. Bij brief van gelijke datum verzocht de Raad het onderzoeksbureau om verzoeksters adresgegevens te verwijderen, en te vervangen door haar correspondentieadres.
15. In november 2002 zond verzoekster de Raad een brief, waarin zij er onder meer haar verontwaardiging over uitsprak dat de Raad niet zorgvuldig met haar adresgegevens omging. Zij gaf in deze brief wederom aan dat zij er veel belang aan hechtte dat haar ex-echtgenoot niet zou achterhalen waar zij woonde.
16. In januari 2003 zond de Raad in het kader van een procedure bij de rechtbank afschriften van brieven van verzoekster, waarin haar woonplaats is opgenomen, als bijlagen bij een conceptbrief aan verzoeksters (ex-)echtgenoot.
2. Ten aanzien van het niet constateren bij de raadpleging van de GBA dat het adres van verzoekster een geheim adres was
2.1. Verzoekster klaagt erover dat de Raad bij het opvragen van de gegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie (GBA) niet heeft geconstateerd dat het adres van verzoekster een geheim adres was, terwijl de gemeente dit met een speciale code aangeeft.
2.2. In het kader van het onderzoek van de Nationale ombudsman liet de minister van Justitie (in de bij zijn reactie gevoegde brief van de Raad voor de Kinderbescherming van 28 augustus 2003) weten dat het door de Raad voor de Kinderbescherming gehanteerde informatiesysteem (KIS) dermate instabiel was gebleken, dat op zeker moment binnen het Landelijk Managementteam was besloten dat daarin geen ingrijpende wijzigingen meer zouden worden ingevoerd.
Dit betekende dat de speciale code 'geheim', niet in het systeem kon worden ingevoerd.
2.3. Toen de Raad te Maastricht in februari 2002 (via het automatische bevragingssysteem) de persoonsgegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie van haar toenmalige woonplaats verzocht, werd daarbij wel automatisch de code 'geheim' doorgegeven, maar omdat het KIS hierop niet was aangepast, herkende het KIS deze gegevens niet en verwerkte deze melding dan ook niet.
Op 15 augustus 2002 liet de Raad aan verzoekster weten dat de Raad, wanneer zij gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie ontvangt, niet kan zien of er sprake is van een eventueel gewenste geheimhouding van adresgegevens.
2.4. Deze informatie was - zoals ook in de brief van (het hoofdkantoor van) de Raad voor de Kinderbescherming van 28 augustus 2003 staat aangegeven - niet juist, of in ieder geval niet volledig.
2.5. De Nationale ombudsman acht het in strijd met het beginsel van zorgvuldigheid dat op zeker moment op landelijk niveau binnen de Raad voor de Kinderbescherming is besloten om geen wijzigingen in het autorisatiebesluit Wet GBA, waarbij de verstrekking 'geheim' zou worden toegevoegd, niet in het systeem werd ingevoerd, terwijl deze beslissing bovendien kennelijk onvoldoende binnen de eigen organisatie is gecommuniceerd.
Als gevolg hiervan kon het gebeuren dat de Raad te Maastricht via het automatisch bevragingssysteem de persoonsgegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie van haar toenmalige woonplaats verzocht, dat deze gegevens automatisch de code 'geheim' meekregen, die vervolgens niet door het informatiesysteem werd herkend en dat de medewerkers van de Raad niet op de hoogte waren van het gegeven dat verzoeksters adres geheim was.
De Nationale ombudsman acht de geschetste gang van zaken te meer onjuist, aangezien juist van een organisatie als de Raad voor de Kinderbescherming die, - gezien de aard van zijn werkzaamheden - frequent wordt geconfronteerd met gevoelige gegevens, mag worden verwacht dat hij extra voorzichtigheid betracht bij de registratie en verwerking van gegevens.
In zoverre is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
3. Ten aanzien van de klacht over de bescherming van verzoeksters gegevens
3.1. Verzoekster klaagt er verder over dat de Raad - ondanks daartoe strekkende expliciete verzoeken van (in ieder geval) 31 maart 2002 en 9 augustus 2002 - onvoldoende moeite heeft betracht om de gegevens van verzoekster af te schermen voor derden, en niet correct met de gegevens is omgesprongen.
3.2. Uit de in het onderzoek van de Nationale ombudsman verstrekte informatie komt naar voren dat verzoekster (vermoedelijk telefonisch) in de periode 5 maart - 21 maart 2002 aan de Raad voor de Kinderbescherming Maastricht had aangegeven dat zij op een geheim adres verbleef.
Desondanks heeft de Raad op 21 maart 2002 een brief met onderzoeksvragen aan de onderzoeksinstelling Fora verstuurd waarbij verzoeksters adres werd vermeld, met de aanduiding dat dit een geheim adres betrof.
3.3. Pas nadat verzoekster de Raad tot tweemaal toe (op 31 maart en 9 augustus 2002) schriftelijk had verzocht om haar adres- en woonplaatsgegevens niet aan derden te verstrekken, verzocht de Raad de onderzoeksinstelling om verzoeksters adresgegevens te verwijderen, en te vervangen door haar correspondentieadres.
3.4. In beginsel was het verstrekken van verzoeksters adresgegevens aan de onderzoeksinstelling Fora op grond van artikel 10, eerste lid, sub d van het Privacyreglement Algemene zakenregistratie raden voor de kinderbescherming (zie Achtergrond, onder 2.) toegestaan. Verzoekster had de Raad echter laten weten dat zij op een geheim adres verbleef.
Gelet daarop had de Raad, in aanmerking genomen artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht (zie Achtergrond, onder 3.), waarin onder meer is opgenomen dat een ieder die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent, verplicht is tot geheimhouding van die gegevens, het adres van verzoekster niet zonder haar toestemming aan de onderzoeksinstelling mogen verstrekken.
Het verstrekken van verzoeksters adresgegevens was bovendien in strijd met de eigen gedragslijn van de Raad ingeval van een geheim adres. Deze werkwijze is immers als volgt: zodra in een gesprek met de cliënt een geheim adres aan de orde komt, dan wel als dit eerder bekend is, wordt hiervan een aantekening gemaakt in het dossier, zodat bij de verwerking van de gegevens hiermee rekening wordt gehouden; in de Raadsrapportage wordt hiervan melding gemaakt en - indien nodig - wordt het correspondentieadres aangegeven.
De onderzochte gedraging is derhalve niet behoorlijk.
3.5. Voorts is uit het onderzoek van de Nationale ombudsman naar voren gekomen dat de Raad - ondanks de meermaals gedane expliciete verzoeken van verzoekster - in januari 2003 in het kader van een procedure bij de rechtbank afschriften van brieven van verzoekster, waarin haar woonplaats is opgenomen, als bijlagen bij een conceptbrief aan verzoeksters (ex-)echtgenoot heeft gezonden.
3.6. Het spreekt voor zich dat deze gang van zaken sterke afkeuring verdient, en in strijd is met het vereiste van zorgvuldigheid. Van een overheidsorganisatie als de Raad voor de Kinderbescherming had, zeker in deze situatie, waarin verzoekster - meermaals en expliciet - had gevraagd haar adres en woonplaats zeker niet aan haar ex-man te laten weten, mogen worden verwacht dat, alvorens de gewraakte gegevens werden doorgezonden, nauwkeurig was gecontroleerd of deze informatie geen gevoelige gegevens bevatte.
De Nationale ombudsman acht het niet juist dat dit niet is gebeurd, en acht de onderzochte gedraging daarmee niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Raad voor de Kinderbescherming, vestiging Maastricht, team Kerkrade, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Justitie, is gegrond.
Onderzoek
Op 17 maart 2003 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van mevrouw B. te E., met een klacht over een gedraging van de Raad voor de Kinderbescherming, vestiging Maastricht, team Kerkrade.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Vervolgens werd verzoekster in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Zij maakte van die gelegenheid geen gebruik.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De reactie van de minister van Justitie gaf aanleiding het verslag op een enkel punt aan te vullen. Verzoekster gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. In september 2000 verzocht de rechtbank Maastricht de Raad voor de Kinderbescherming, vestiging Maastricht, in het kader van de voorlopige voorzieningen in de echtscheidingszaak tussen verzoekster en haar (ex-)echtgenoot een advies over een omgangregeling tussen de vader en de kinderen.
2. Verzoekster had in de gemeentelijke basisadministratie van de gemeente waar zij toentertijd woonachtig was, laten registreren dat haar adres geheim was.
3. In februari 2002 verzocht de Raad (via een automatisch bevragingssysteem) de persoongegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie van haar toenmalige woonplaats.
4. Op 31 maart 2002 verzocht verzoekster de Raad met klem om haar adres- en woonplaatsgegevens niet aan derden te verstrekken, en zeker niet aan haar (ex-) echtgenoot. Tevens sprak zij er in deze brief haar verbazing er over uit, dat de Raad bij het opvragen van de gegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie niet had geconstateerd dat het adres van verzoekster een geheim adres was, terwijl de gemeente dit met een speciale code aangeeft.
5. Op deze brief ontving verzoekster geen reactie van de Raad.
6. De Raad verzocht, na een daartoe strekkende beslissing van de rechtbank, een extern, onafhankelijk, onderzoeksbureau op het gebied van jeugdhulpverlening op 21 maart 2002 om een persoonlijkheidsonderzoek ten aanzien van verzoekster en haar (ex-)echtgenoot te verrichten. De Raad verstrekte het onderzoeksbureau daarbij het adres van verzoekster, onder vermelding van de aanduiding `geheim'.
7. Dit onderzoeksbureau benaderde verzoekster medio juli 2002 op haar geheime adres.
8. Op 9 augustus 2002 verzocht verzoekster wederom met klem aan de Raad om haar gegevens af te schermen voor derden. Voorts sprak zij er nu haar verontwaardiging over uit dat de Raad bij het opvragen van de gegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie niet had geconstateerd dat het adres van verzoekster een geheim adres was, terwijl de gemeente dit met een speciale code aangeeft.
9. Op 15 augustus 2002 liet de Raad aan verzoekster weten dat de Raad, wanneer zij gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie ontvangt, niet kan zien of er sprake is van een eventueel gewenste geheimhouding van adresgegevens.
10. Bij brief van gelijke datum verzocht de Raad het onderzoeksbureau om verzoeksters adresgegevens te verwijderen, en te vervangen door haar correspondentieadres.
11. In november 2002 zond verzoekster de Raad een brief, waarin zij er onder meer haar verontwaardiging over uitsprak dat de Raad niet zorgvuldig met haar adresgegevens omging. Zij gaf in deze brief wederom aan dat zij er veel belang aan hechtte dat haar ex-echtgenoot niet zou achterhalen waar zij woonde.
12. In januari 2003 zond de Raad in het kader van een procedure bij de rechtbank afschriften van brieven van verzoekster, waarin haar woonplaats is opgenomen, toe aan verzoeksters (ex-)echtgenoot.
B. Standpunt verzoekster
Verzoeksters standpunt staat samengevat weergegeven onder Klacht.
C. Standpunt minister van Justitie
1. Op 26 september 2003 zond de minister van Justitie zijn reactie op deze klacht. Hij deelde - voorzover in dit verband relevant - het volgende mee:
"Bij brief van 15 juli 2003 met kenmerk (…) hebt u mij verzocht om een reactie te geven op de klacht van mevrouw B. te E. over de wijze waarop de Raad voor de Kinderbescherming, vestiging Maastricht, team Kerkrade, met haar persoons- en adresgegevens is omgegaan.
Naar aanleiding hiervan heb ik de Raad voor de Kinderbescherming om een reactie gevraagd, die ik op 1 september 2003 heb ontvangen en waarnaar ik verwijs (zie bijgevoegde brief van 28 augustus 2003).
De Raad geeft in zijn reactie aan dat hij, toen hem bekend werd dat mevrouw B. op een voor derden geheim adres verbleef, niet steeds de juiste zorgvuldigheid jegens haar heeft betracht. De directeur van de Directie Zuid van de Raad voor de Kinderbescherming zal (nogmaals) de onder hem ressorterende vestigingen een instructie geven op welke wijze omgegaan dient te worden met geheime adressen en deze instructie zal ook landelijk worden uitgezet. Daarnaast is ook in de Analyse klachtbehandeling 2002 van de Raad voor de Kinderbescherming aandacht gevraagd voor het omgaan met geheime adressen.
Ik verenig mij met het oordeel van de Raad als genoemd in de brief van 28 augustus 2003.
In aanvulling hierop bericht ik u nog het volgende.
In Normen 2000 (dat van kracht is sinds 1 april 2001) is reeds als beleidsregel opgenomen dat bij het opnemen van de woon- en verblijfplaats van cliënten nagegaan dient te worden of het desbetreffende adres geheim moet blijven (hoofdstuk 3). Ik zal de Raad voor de Kinderbescherming nogmaals op het belang van de beleidsregel wijzen."
2. De brief van (het Hoofdkantoor van) de Raad voor de Kinderbescherming van 28 augustus 2003, waarnaar de minister verwijst, luidt - voorzover in dit verband relevant - als volgt:
"Naar aanleiding van uw verzoek d.d. 23 juli 2003 om informatie en advies op het verzoek van de Nationale ombudsman d.d.15-7-2003 om een reactie op de klacht van mevrouw B. kan ik u het volgende berichten.
Alvorens in te gaan op de klacht van mevrouw B. geef ik u het kader waarin de Raad voor de Kinderbescherming bemoeienis heeft gehad met mevrouw B.
Op 28-9-2000 verzocht de rechtbank Maastricht de Raad voor de Kinderbescherming, vestiging Maastricht, in het kader van de voorlopige voorzieningen in de echtscheidingszaak tussen de heer V. (verzoeksters ex-man; N.o.) en mevrouw B. om advies over een omgangsregeling tussen de vader en de kinderen. Op 7-11-2001 verzocht de Raad voor de Kinderbescherming de rechtbank een persoonlijkheidsonderzoek t.a.v. de ouders te gelasten door Fora (een extern, onafhankelijk, onderzoeksbureau op het gebied van jeugdhulpverlening; N.o.) omdat er op basis van de verkregen informatie nog geen advies omtrent een mogelijke omgangsregeling gegeven kon worden. Op 6-2-2002 beslist de rechtbank dat een dergelijk onderzoek dient te worden ingesteld en houdt de behandeling aan in afwachting van de resultaten van het onderzoek door het onderzoeksbureau Fora. Ten behoeve van dat onderzoek zal de Raad voor de Kinderbescherming een aantal onderzoeksvragen formuleren. De Raad neemt de zaak opnieuw in onderzoek. De klacht van mevrouw B. gaat over de bemoeienis van de Raad in het kader van dat onderzoek.
De klacht
Mw. B. klaagt over de wijze waarop de Raad voor de Kinderbescherming, vestiging Maastricht, team Kerkrade, is omgegaan met haar persoons- en adresgegevens. Zij acht het met name onjuist dat de Raad:
a. bij het opvragen van de gegevens van verzoekster bij de gemeentelijke basisadministratie niet heeft geconstateerd dat het adres van verzoekster een geheim adres was, terwijl de gemeente dit met een speciale code aangeeft.
b. ondanks daartoe strekkende expliciete verzoeken van (in ieder geval) 31 maart 2002 en 9 augustus 2002 onvoldoende moeite heeft betracht om de gegevens van verzoekster af te schermen voor derden, en niet correct met de gegevens is omgesprongen.
Ad a.
Om adequaat op de klacht te kunnen ingaan is het nodig eerst inzicht te verschaffen in de wijze waarop de Raad ten behoeve van een onderzoek persoonsgegevens verkrijgt en verwerkt.
In 1995 is een geautomatiseerd datasysteem ontwikkeld ten behoeve van de persoons- en zaaksgegevensverwerking bij de Raad voor de Kinderbescherming: het kinderbeschermingsinformatiesysteem (KIS). Daarin werd ook voorzien in een automatische verstrekking van persoonsgegevens vanuit de gemeentelijke basisadministratie aan de Raad voor de Kinderbescherming. Op grond van het autorisatiebesluit Wet GBA (Besluit van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken van 14 december 1995, GBA 95/4725) werd de Raad geautoriseerd voor de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit een gemeentelijke basisadministratie. In een tweetal bijlagen werd precies aangegeven welke gegevens automatisch zouden worden verstrekt. In dat besluit was niet voorzien in een verstrekking van een indicatie 'geheim' (…).
Bij brief van 19-6-2000 werd de Raad voor de Kinderbescherming op de hoogte gebracht van wijzigingen van de autorisatie in verband met de invoering van het Logisch Ontwerp GBA, een ontwerp van functionele en technische eisen waaraan de GBA-systemen van gemeenten, het vestigingsregister, afnemers (waaronder de Raad voor de Kinderbescherming) en bijzondere derden moesten voldoen. In de bijlage bij deze brief werd aangegeven dat één van de wijzigingen de verstrekking van de indicatie 'geheim' betrof (…). Het gewijzigde autorisatiebesluit trad in werking met ingang van 6 juli 2001. In de bijbehorende bijlagen werd weer aangegeven welke gegevens exact in het vervolg zouden worden verstrekt (…).
Inmiddels was gebleken dat het kinderbeschermingsinformatiesysteem (KIS) een instabiel systeem was, waarbij zo min mogelijk aanpassingen moesten worden aangebracht om de stabiliteit te handhaven en een betrouwbaar en werkend systeem te behouden. Deze instabiliteit heeft uiteindelijk ertoe geleid dat het Landelijk Management Team (LMT) besloot geen ingrijpende wijzigingen meer in het bestaande KIS in te voeren, maar een nieuw flexibel geautomatiseerd informatiesysteem te ontwikkelen, waarbij wijzigingen van welke aard dan ook gemakkelijker ingevoerd konden worden.
Dat betekent derhalve dat de wijzigingen in het autorisatiebesluit, waaronder die van de geheimhouding, op dat moment niet zijn ingevoerd in KIS, maar dat die meegenomen worden in het nieuwe ontwerp, het zogenaamde KBPS, dat momenteel ontwikkeld wordt. In de toekomst zal dan ook direct bij het opvragen van de persoonsgegevens bij de GBA duidelijk worden dat het gaat om een geheim adres.
Ten aanzien van de klacht van mevrouw B. betekent het bovenstaande dat toen op 19-02-2002 via het automatische bevragingssysteem de persoonsgegevens van mevrouw B. werden ontvangen, de gemeentelijke basisadministratie wel automatisch de code 'geheim' door heeft gegeven, maar dat KIS deze code niet kon herkennen en dus ook niet als persoonsgegeven kon verwerken. De betreffende Raadsmedewerkers konden derhalve niet constateren dat het adres van mevrouw B. een geheim adres betrof. Aangezien het bovenstaande bij de Raadsmedewerkers niet bekend was, is in de brief aan mevrouw B. d.d. 15-8-2002 achteraf gezien foutieve informatie gegeven.
Overigens is de gebruikelijke werkwijze bij de Raad ingeval van een geheim adres als volgt: zodra in een gesprek met de cliënt een geheim adres aan de orde komt, dan wel als dit eerder bekend is, wordt hiervan een aantekening gemaakt in het dossier, zodat bij de verwerking van de gegevens hiermee rekening wordt gehouden; in de Raadsrapportage wordt hiervan melding gemaakt en - indien nodig - wordt het correspondentieadres aangegeven.
Ad b.
Zoals in het bovenstaande onder a) reeds vermeld is, kon de Raadsonderzoeker bij de start van het onderzoek niet weten dat het adres van moeder geheim was. Ook uit het proces-verbaal van de zitting dat resulteerde in het verzoek om een nader onderzoek, is niet naar voren gekomen dat moeder inmiddels verhuisd was dan wel dat zij inmiddels op een voor derden geheim adres verbleef.
Op 5-3-2002 wordt mevrouw B. schriftelijk op haar nieuwe adres aangeschreven; haar werd de mogelijkheid geboden tot reageren op de onderzoeksvragen die de Raad aan Fora wil stellen. Uit de stukken is niet na te gaan op welke wijze mevrouw B. gereageerd heeft; er bevindt zich in het dossier in ieder geval geen schriftelijke reactie. Vermoedelijk is er een telefonisch contact geweest met haar, waarin zij heeft aangegeven dat zij op een geheim adres verblijft. De Raad heeft namelijk op 21-3-2002 een brief met de onderzoeksvragen aan Fora verstuurd waarbij vermeld werd dat het adres van moeder geheim is (…).
Op 31-3-2002 verzoekt mevrouw B. de Raad schriftelijk dat haar adresgegevens niet aan derden verstrekt mogen worden, en dat als correspondentieadres het adres van haar ouders moet worden gehanteerd. Deze brief is door de Raad als mededeling opgevat weshalve de Raad zelf bij een aan mevrouw B. gerichte brief d.d. 16-4-2002, inhoudend een gewijzigde vraagstelling aan Fora, haar correspondentieadres gebruikt.
Op 10-7-2002 stuurde Fora vervolgens een uitnodiging tot deelname aan het beoogde psychologische onderzoek aan mevrouw B. op haar geheime adres.
Daarop ontvangt de Raad de brief van 9-8-2002 van mevrouw B. Naar aanleiding hiervan heeft de Raad bij brief van 15-8-2002 aan Fora verzocht de adresgegevens van mevrouw B. uit het dossier te wissen en hiervoor het correspondentieadres te hanteren (…)
Op dezelfde datum wordt gereageerd op de voormelde brief van mevrouw B. Daarin wordt haar bericht dat de Raad bij de GBA-bevraging niet kan zien of er sprake is van een code van eventueel gewenste geheimhouding van adresgegevens. Zulks blijkt alleen uit een uittreksel uit het bevolkingsregister.
In het licht van hetgeen vermeld staat onder a) kan gezegd worden dat dit foutieve of althans onvolledige informatie was.
Daarnaast wordt aangegeven dat gevolg zal worden gegeven aan het verzoek om de adresgegevens geheim te houden, dat de aan Fora verstrekte gegevens zullen worden gecorrigeerd (zie hiervoor) en dat de Raad het geheime adres wel aan de rechtbank moet verschaffen, maar dat de Raad daarbij zal aangeven dat dit een geheim adres betreft, (…)
Op 18-11-2002 ontvangt de Raad opnieuw een schrijven van mevrouw B. (…) waarin zij en passant opnieuw het geheim houden van haar adres aan de orde stelt. De Raad reageert op 21 november (…), waarin de Raad o.a. zijn verontschuldigingen aanbiedt over hoe de Raad is omgegaan met haar geheime adres.
Op 28 januari 2003 wordt aan mevrouw B. de conceptbrief van 27-01-2003 aan de rechtbank gestuurd met een aantal bijlagen, met het verzoek om reactie. In haar reactie van 3-2-2003 attendeert zij de Raad er met name op dat in de bijlagen bij het rapport zich kopieën van twee brieven van haar bevinden (die van 31-3-2002 en van 9-8-2002) waarin de gemeente vermeld staat waar zij nu verblijft, en dat zij hoopt en er vooralsnog vanuit gaat dat deze brieven niet in afschrift aan de heer V. zijn verzonden (…).
In antwoord daarop d.d. 11-2-2003 erkent de Raad dat de betreffende bijlagen helaas wel in kopie aan de heer V. zijn verzonden, en maakt zijn excuses hiervoor (…). In de definitieve brief aan de rechtbank worden de betreffende bijlagen verwijderd.
Ik ben van mening dat de Raad toen hem bekend werd dat mevrouw B. op een voor derden geheim adres verbleef, niet steeds de juiste zorgvuldigheid jegens haar heeft betracht. De Raad heeft dit met zoveel woorden ook al erkend in haar brieven van 21-11-2002 en 11-2-2003, en mevrouw B. daarvoor zijn excuses aangeboden.
Naar aanleiding van deze klacht bij de Nationale ombudsman heeft de directeur van de directie Zuid aangegeven dat hij nogmaals de onder hem ressorterende vestigingen een instructie zal geven op welke wijze omgegaan dient te worden bij geheime adressen. Ik zal deze instructie landelijk uitzetten.
Overigens is ook in de Analyse klachtbehandeling 2002 van de Raad voor de Kinderbescherming al aandacht gevraagd voor het zorgvuldig omgaan met geheime adressen."
D. Reactie verzoekster
Verzoekster werd in de gelegenheid gesteld om een reactie te geven op de brief van de minister van Justitie. Zij maakte van deze gelegenheid geen gebruik.
E. Reactie op het verslag van bevindingen
In reactie op het verslag van bevindingen bracht de minister van Justitie naar voren dat verzoekster de Raad pas bij de start van het vervolgonderzoek op 5 maart 2002, toen haar de mogelijkheid werd geboden om te reageren op de onderzoeksvragen die de Raad aan Fora wilde stellen, heeft laten weten op een geheim adres te verblijven. De minister achtte dit van essentieel belang, omdat de raadsonderzoeker, mogelijk doordat tijdens het eerste onderzoek sprake was van niet-geheime adressen, bij de uitvoering van het vervolgonderzoek, hoewel niet te billijken maar wel te begrijpen, minder alert is geweest. Voorts hechtte de minister eraan op te merken dat verzoekster weliswaar geen reactie van de Raad had gekregen op haar brief van 31 maart 2002, maar dat haar brief er wel toe had geleid dat de Raad vanaf dat moment bij correspondentie haar correspondentieadres heeft gebruikt. In die zin was er toch sprake van een indirecte reactie.
Met betrekking tot punt 12 van A. FEITEN merkte de minister op, dat de Raad niet rechtstreeks afschriften van brieven van verzoekster aan de Raad waarin zij haar woonplaats vermeldde, had toegezonden aan haar ex-echtgenoot. In het kader van de afsluiting van het onderzoek werd aan verzoekster en haar ex-echtgenoot inzage verleend in de conceptbrief die de Raad aan de rechtbank wilde versturen; in de bijlagen bij deze concept-brief bevonden zich de twee bewuste brieven van verzoekster.
Achtergrond
1. Normen 2000 (Beleidsregels met betrekking tot de werkwijze van de Raad voor de Kinderbescherming), januari 2001
In hoofdstuk 3 van dit rapport (Rapportage en ondertekening) staan de richtlijnen vermeld waaraan rapporten van de Raad voor de Kinderbescherming dienen te voldoen. Hierin is onder meer opgenomen dat ieder rapport dient te zijn voorzien van een voorblad waarop (onder meer) tenminste het adres en de woonplaats van de ouders staat vermeld. Hierbij is aangetekend, dat hierbij dient te worden nagegaan of een adres geheim moet blijven.
2. Privacyreglement Algemene zaaksregistratie raden voor de kinderbescherming
Artikel 1:
"In dit reglement wordt verstaan onder:
a. de registratie: de ingangskaart- en algemene zaaksregistratie bij een Raad voor de Kinderbescherming;
b. houder: de Raad voor de Kinderbescherming;
c. beheerder: de directeur van het bureau van de Raad voor de Kinderbescherming."
Artikel 2:
"De registratie heeft ten doel het administreren van degenen die betrokken zijn bij de uitvoering van de wettelijke taken van de Raad en het vastleggen van algemene gegevens over de door de Raad behandelde zaken."
Artikel 5:
"In de registratie worden uitsluitend persoonsgegevens opgenomen over:
a. minderjarige en meerderjarige personen, waarmee de Raad bemoeienis heeft;
b. (stief)ouders, voogden en verzorgers van onder a. genoemde personen;
c. personen, die bij rechterlijke beslissing zijn verplicht tot een bijdrage:
1. in de kosten van verzorging en opvoeding dan wel in de kosten van levensonderhoud en studie;
2. ter bestrijding van de kosten van een maatregel van kinderbescherming;
d. aspirant-pleegouders;
e. degenen die in opdracht van de Raad met de uitvoering van de behandeling van zaken zijn belast."
Artikel 6:
"1. Met betrekking tot de in artikel 5 onder a. tot en met d. bedoelde personen worden in de registratie uitsluitend de volgende gegevens opgenomen:
a. naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, geboorteland, adres, woonplaats en telefoonnummer;
b. de datum van een rechterlijke uitspraak tot echtscheiding dan wel tot scheiding van tafel en bed en de datum van inschrijving daarvan, de datum van de uitspraak waarbij een bijdrage als bedoeld in artikel 5, onder c., is opgelegd, alsmede de hoogte en aard van die bijdrage;
c. het administratienummer en de administratieve indeling van de zaak;
d. de datum en reden van aanmelding van de zaak bij de Raad en de naam en/of functie van de aanmeldende persoon of instantie;
e. de aard en de datum van de te onderscheiden onderdelen van de behandeling van de zaak door de Raad;
f. de datum en de aard en inhoud van het door de Raad genomen besluiten.
2. Ten aanzien van de in artikel 5 onder e. bedoelde personen worden in de registratie uitsluitend opgenomen: de naam, voornaam en/of de functie."
Artikel 10:
"1. Uit de registratie worden, voor zover zulks voortvloeit uit het doel van de registratie, wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de geregistreerde, gegevens verstrekt aan:
a. de minister van Justitie;
b. leden van de rechterlijke macht, het openbaar ministerie, de politie en de advocatuur;
c. andere Raden voor de Kinderbescherming;
d. personen en instellingen werkzaam op het terrein van (jeugd)hulpverlening en (jeugd)welzijn.
2. Aan andere personen of instanties met een publiekrechtelijke taak kunnen desgevraagd gegevens worden verstrekt, voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
3. De verstrekking blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
4. Verstrekking van persoonsgegevens aan andere dan in het eerste en tweede lid bedoelde personen, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek, kan alleen plaatsvinden nadat daartoe schriftelijke toestemming is verkregen van de minister van Justitie en met inachtneming van de door deze gestelde voorwaarden.
5. Van elke verstrekking van gegevens aan de in het eerste en tweede lid van dit artikel bedoelde personen en instanties wordt deugdelijk aantekening gehouden."
3. Algemene wet bestuursrecht
Artikel 2:5:
"1. Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
2. Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen."
