Verzoeker klaagt over de afhandeling van zijn brieven door de burgemeester van de gemeente Roermond bij brieven van 5 september en 11 december 2000. Verzoeker klaagt er daarbij in het bijzonder over dat de gemeente:
1. bij brief of faxbericht van 13 april 2000 onjuiste informatie heeft verstrekt aan de Nederlandse ambassade te Beijing over zijn paspoorthistorie en dat een medewerkster van de gemeente in een telefoongesprek met een medewerkster van de Nederlandse ambassade de voorkeur van de gemeente heeft uitgesproken verzoeker een laissez-passer te verstrekken;
2. in de brief van 5 september 2000 nog steeds van die onjuiste informatie is uitgegaan;
3. die onjuiste informatie tot op heden niet in haar administratie heeft gecorrigeerd, althans hem op zijn verzoek daaromtrent van een zodanige correctie niet schriftelijk in kennis heeft gesteld;
4. bij zijn aanvraag voor een nieuw paspoort extra administratieve leges heeft geheven vanwege het niet kunnen tonen van het laatste aan hem afgegeven reisdocument, terwijl hij het betreffende reisdocument tegelijkertijd met de aanvraag bij de gemeente had ingeleverd;
5. in de brief van 11 december 2000 niet is ingegaan op zijn verzoek om inzage in alle schriftelijke informatie over hem voorhanden op het gemeentehuis.
Beoordeling
I. Inleiding
Verzoeker is reisleider van beroep en woonachtig in Roermond. Op 12 april 2000 vervoegde hij zich bij de Nederlandse ambassade te Beijing, Volksrepubliek China, met de mededeling dat hij zijn paspoort had verloren. Verzoeker diende een aanvraag in voor een (vervangend) reisdocument. De ambassade verzocht de gemeente Roermond verzoekers gegevens te verifiëren en ontving daartoe van de gemeente een faxbericht d.d. 13 april 2000 en een afschrift van het laatste aan verzoeker afgegeven paspoort X. In het faxbericht werd meegedeeld dat er in het verleden reeds twee vermissingen waren gemeld van op naam van verzoeker uitgestelde reisdocumenten en dat, indien het thans vermiste document paspoort X betrof, dit reeds de derde vermissing zou zijn. De gemeente verzocht de ambassade hiermee bij het verstrekken van een laissez-passer of paspoort (Achtergrond, onder 1 en 2) aan verzoeker rekening te houden en haar het besluit van de ambassade te laten weten. De Nederlandse ambassade verstrekte verzoeker een laissez-passer met een geldigheidsduur van zes maanden. Verzoeker reisde kort daarop af naar de gemeente Roermond om een nieuw paspoort aan te vragen.
Bij brief van 18 mei 2000 maakte verzoeker bezwaar tegen de door de gemeente (extra) aan hem in rekening gebrachte legeskosten voor het nieuwe paspoort. Omdat hij geen inhoudelijke reactie ontving van de gemeente, wendde verzoeker zich bij brief van 11 juli 2000 opnieuw tot de gemeente. Niet alleen handhaafde hij zijn bezwaar tegen betaling van het volledige bedrag aan leges, maar gaf hij onder meer ook aan dat er geen onderzoek was gedaan naar zijn telefonische mededeling dat hij één vermist paspoort had teruggevonden en ingeleverd bij de gemeente. Voorts gaf verzoeker aan dat een medewerkster van de gemeente tegen een medewerkster van de ambassade een voorkeur zou hebben uitgesproken voor het aan hem af te geven reisdocument.
Bij brief van 5 september 2000 liet de burgemeester van de gemeente in reactie op verzoekers klachtbrieven onder meer weten dat verzoeker f 40 aan extra leges was verschuldigd voor het niet kunnen overleggen van het vorige aan hem afgegeven reisdocument. Verder bestreed de burgemeester verzoekers standpunt over de advisering door een van zijn ambtenaren.
Bij brief van 27 oktober 2000 zette verzoeker nogmaals uiteen dat hij één vermist paspoort in 1999 had teruggevonden en ingeleverd bij de gemeente, hoe de gemeente dit ook zelf had kunnen nagaan, en verzocht hij om inzage in alle schriftelijke stukken over hem voorhanden op het gemeentehuis.
In zijn brief van 11 december 2000 gaf de burgemeester van de gemeente aan dat hij verzoekers vragen en opmerkingen al had beantwoord met zijn brief van 5 september 2000. Daarop wendde verzoeker zich tot de Nationale ombudsman, hetgeen heeft geleid tot het onderzoek naar de klacht zoals geformuleerd onder Klacht.
II. Ten aanzien van de informatieverstrekking
1. Verzoeker klaagt er allereerst over dat de gemeente Roermond bij faxbericht van 13 april 2000 aan de Nederlandse ambassade te Beijing onjuiste informatie heeft verstrekt over zijn paspoorthistorie en dat een medewerkster van de gemeente in een telefoongesprek met een medewerkster van de Nederlandse ambassade de voorkeur van de gemeente heeft uitgesproken verzoeker een laissez-passer te verstrekken.
2. Het faxbericht van 13 april 2000 is de reactie geweest van de gemeente op het verzoek van de Nederlandse ambassade te Beijing om verzoekers persoonsgegevens te verifiëren en een kopie van de aanvraag van het laatst aan hem afgegeven paspoort met pasfoto toe te zenden (zie Bevindingen, onder A.1 en A.2).
3. Volgens de gemeente bevat het faxbericht niet meer dan een opsomming van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). De Nederlandse ambassade is volgens de gemeente het bevoegde orgaan dat het besluit heeft genomen. De gemeente is als zodanig niet - ook niet in adviserende zin - bij de besluitvorming betrokken geweest. De betrokken medewerkster van de gemeente heeft verklaard dat zij geen advies heeft verstrekt aan de medewerkster van de ambassade (Bevindingen, onder C.2).
4. Voor de beoordeling van verzoekers aanvraag voor een vervangend reisdocument is de door de gemeente aan de Nederlandse ambassade verstrekte informatie over de vermiste paspoorten van verzoeker niet relevant (Achtergrond, onder 2 en Bevindingen, onder E). Voor de behandeling van een aanvraag voor een vervangend reisdocument is alleen van belang dat bij twijfel over de identiteit van de aanvrager, diens identiteit wordt geverifieerd. Dat gebeurt door het aanvraagformulier behorende bij het eerder aan de aanvrager verstrekte reisdocument te raadplegen, waartoe contact wordt opgenomen met de gemeente waar de aanvrager staat ingeschreven. Dit verzoek heeft de ambassade ook aan de gemeente voorgelegd, zij het dat zij daarbij het paspoortnummer aan de gemeente had doorgegeven dat behoorde bij een paspoort dat verzoeker in maart 1997 als vermist had gemeld. Op zich is dan begrijpelijk dat de gemeente dit heeft willen verhelderen in het faxbericht van 13 april 2000. De gemeente heeft echter niet zo ver mogen gaan om vervolgens verzoekers' hele paspoorthistorie te vermelden noch had zij de ambassade mogen vragen daarmee rekening te houden bij het aan verzoeker te verstrekken reisdocument.
Het sinds maart 1997 als vermist geregistreerde paspoort van verzoeker heeft hij in april 1999 ingeleverd. Dit blijkt uit het (thans) door de Dienst Nationale Recherche Informatie van het Korps Landelijke Politie Diensten bijgehouden Verificatie Informatie Systeem (VIS). Daarin staat vermeld dat op 23 april 1999 door de gemeente Roermond werd gemeld dat het betrokken document was ingeleverd en dat het vanaf deze datum als gevonden staat geregistreerd (Bevindingen, onder A.7).
De informatie van de gemeente aan de ambassade is derhalve ook onvolledig. De gemeente weet thans en behoorde dit in het verleden ook te weten dat de informatie in de GBA over de paspoorthistorie van bij haar ingeschreven burgers onvolledig is dan wel kan zijn, omdat in de GBA geen nadere informatie kan worden opgenomen omtrent eenmaal aan het verkeer onttrokken reisdocumenten. Hierom, en omdat het verstrekken van gegevens over vermiste paspoorten, anders dan (de betrokken ambtenaar van) de gemeente heeft verondersteld, niet relevant is voor de door de ambassade te nemen beslissing op de aanvraag voor een vervangend reisdocument, heeft de gemeente onjuist gehandeld door aan de ambassade niet noodzakelijke en bovendien onvolledige informatie te verstrekken waarom niet was gevraagd. De verstrekte informatie is aldus begrepen onjuist. Voor zover de betrokken medewerkster van de gemeente al op grond van de gegevens uit de GBA meende dat enige actie geboden was in verband met mogelijke handel in paspoorten door verzoeker, dan had het in de rede gelegen om aangifte te doen van een mogelijk strafbaar feit bij de regiopolitie.
De onderzochte gedraging is in zoverre niet behoorlijk. De Nationale ombudsman ziet aanleiding om in dit verband aan het rapport een aanbeveling te verbinden.
5. Voor zover op basis van de door de gemeente aan de Nederlandse ambassade te Beijing verstrekte informatie op verzoekers aanvraag om een vervangend reisdocument een niet door verzoeker gewenste beslissing door de ambassade is genomen, ligt dit in de bevoegdheids- en risicosfeer van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, onder wiens verantwoordelijkheid de ambassade valt. In dit verband wordt opgemerkt dat verzoeker ervan heeft afgezien een klacht over het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor te leggen aan de Nationale ombudsman, omdat het Ministerie zich bereid had verklaard door verzoeker gemaakte onkosten te vergoeden die het gevolg zijn geweest van het aan hem verstrekte laissez-passer (Bevindingen, onder B.3).
6. Ten aanzien van verzoekers klacht dat de betrokken medewerkster van de gemeente Roermond in een telefoongesprek met een medewerkster van de Nederlandse ambassade de voorkeur van de gemeente heeft uitgesproken verzoeker een laissez-passer te verstrekken, geldt het volgende. De betrokken medewerkster van de gemeente heeft aangegeven dat zij tegenover de medewerkster van de ambassade geen voorkeur heeft uitgesproken voor het aan verzoeker af te geven type reisdocument. In de door een collega van de betrokken medewerkster van de ambassade opgestelde memoranda naar aanleiding van verzoekers aanvraag voor een vervangend reisdocument is vermeld dat door de betrokken medewerkster van de gemeente wel een voorkeur zou zijn uitgesproken verzoeker een laissez-passer te verstrekken (Bevindingen, onder C.2 en B.2). De memoranda vormen een weergave van de uitlatingen van de betrokken medewerkster van de ambassade over haar communicatie met de betrokken medewerkster van de gemeente, zoals deze door haar ambassadecollega zijn begrepen. Aangenomen mag worden dat de betrokken medewerkster van de ambassade zich niet in geheel andersluidende bewoordingen heeft uitgelaten tegenover haar collega. Dit houdt in dat de standpunten op dit onderdeel lijnrecht tegenover elkaar staan. Aan het faxbericht van het Ministerie van Buitenlandse zaken komt in dit verband geen betekenis toe, omdat het Ministerie uitsluitend is afgegaan op (de juistheid van) de informatie van de ambassade (Bevindingen, onder B.3). Niet valt te achterhalen wat in het telefoongesprek tussen de betrokken medewerksters van gemeente en ambassade precies is besproken. De Nationale ombudsman onthoudt zich dan ook in zoverre op dit punt van een oordeel.
Blijkens haar verklaring heeft de betrokken medewerkster van de gemeente de inhoud van het faxbericht van 12 april 2000 ook telefonisch nog eens onder de aandacht gebracht van de medewerkster van de ambassade. Onder verwijzing naar hetgeen hieromtrent onder II. 4 van de beoordeling werd overwogen, is het niet juist geweest deze informatie te verstrekken en is de gedraging in zoverre niet behoorlijk.
III. Ten aanzien van de brief van 5 september 2000
1. Verzoeker klaagt er ten tweede over dat de burgemeester van de gemeente in zijn brief van 5 september 2000 nog steeds van onjuiste informatie ten aanzien van verzoekers paspoorthistorie is uitgegaan.
2. In zijn klachtbrief van 11 juli 2000 heeft verzoeker uitvoerig aangegeven dat hij op 23 april 1999 een verloren paspoort op de afdeling burgerzaken van de gemeente heeft overhandigd. In zijn reactie hierop bij brief van 5 september 2000 is de burgemeester van de gemeente er nog steeds van uitgegaan dat sprake was van drie vermissingen in een tijdsbestek van vijf jaar en is hij niet ingegaan op verzoekers standpunt in dit verband.
3. De gemeente heeft in het kader van het onderzoek door de Nationale ombudsman aanvankelijk aangeven dat de informatie in de brief van 5 september 2000 overeenstemt met hetgeen in de GBA is opgenomen en dat die brief daarmee juist en volledig is. In een nadere reactie heeft de gemeente aangegeven dat in de GBA alleen de gegevens zijn vermeld van reisdocumenten die verloren zijn gegaan dan wel actueel in omloop zijn. Wanneer achteraf een als vermist geregistreerd reisdocument wordt ingeleverd, wordt dit niet in de GBA vermeld, omdat daartoe technische en juridische mogelijkheden ontbreken. De gemeente onderkent daarmee thans dat de in de GBA opgenomen informatie niet volledig is.
4. Het is niet juist dat de burgemeester van de gemeente niet is ingegaan op verzoekers standpunt dat één vermist paspoort door hem was teruggevonden en ingeleverd bij de afdeling burgerzaken van de gemeente (Beoordeling, onder II.4). De burgemeester van de gemeente heeft verzoekers klacht op dit punt niet of niet deugdelijk laten onderzoeken. Had hij dit wel laten doen, dan had hij vastgesteld dat zijn standpunt in dit verband onjuist is (geweest). Ook in zoverre is de burgemeester tekortgeschoten in de noodzaak actief informatie te laten inwinnen en is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
IV. Ten aanzien van de correctie van de administratie
1. Verzoeker klaagt er ten derde over dat de gemeente de informatie over het teruggevonden paspoort tot op heden niet in haar administratie heeft gecorrigeerd, althans hem op zijn verzoek daaromtrent van een zodanige correctie niet schriftelijk in kennis heeft gesteld.
2. De gemeente heeft het (technische/juridische) probleem erkend van het registreren van achteraf alsnog ingeleverde reisdocumenten, die als vermist zijn vermeld in de GBA (en in het VIS), en daarbij aangegeven waarom zij het niet zinvol acht als slechts één gemeente teruggevonden reisdocumenten die worden ingeleverd, apart zou gaan registreren. Een burger kan dergelijke reisdocumenten bij iedere gemeente inleveren, zodat alleen een landelijke registratie een oplossing kan bieden.
3. De mogelijkheid ontbreekt om in de GBA informatie op te nemen over teruggevonden paspoorten (Bevindingen, onder E). In zoverre kan de gemeente geen verwijt worden gemaakt. Wel had de burgemeester van de gemeente moeten reageren op het verzoek van verzoeker om correctie en hem moeten meedelen waarom die informatie niet in de GBA kon (en kan) worden opgenomen. Voorts had hij verzoeker kunnen meedelen dat zijn opmerkingen in dit verband juist zijn geweest en of er (en zo ja, welke) maatregelen waren getroffen om te voorkomen dat ambtenaren van de afdeling burgerzaken op dit punt onvolledige informatie verstrekken. Omdat hij dit heeft nagelaten, is de burgemeester van de gemeente vanuit het oogpunt van actieve informatie-inwinning en actieve informatieverstrekking tekort geschoten en heeft hij in zoverre onzorgvuldig gehandeld.
V. Ten aanzien van de legeskosten
1. Verzoeker klaagt er ten vierde over dat de burgemeester van de gemeente hem in de brief van 5 september 2000 heeft meegedeeld dat de gemeente bij zijn aanvraag voor een nieuw paspoort extra administratieve leges heeft geheven vanwege het niet kunnen tonen van het laatste aan hem afgegeven reisdocument. Volgens verzoeker heeft hij het betreffende reisdocument, het laissez-passer, tegelijkertijd met de aanvraag voor een nieuw paspoort bij de gemeente ingeleverd.
2. De gemeente heeft aangegeven dat een laissez-passer geen reisdocument is in de zin van de gemeentelijke legesverordening. Vanwege het verlies van zijn paspoort kon verzoeker het laatst aan hem afgegeven reisdocument in de zin van de legesverordening niet overleggen, zodat hij extra leges ten bedrage van f 40 was verschuldigd (Achtergrond, onder 3).
3. Op grond van artikel 4.7.1.1 van de Legesverordening 1999 van de gemeente Roermond valt een laissez passer niet onder de reikwijdte van het begrip reisdocument in de zin van de legesverordening. Daarvoor is ook een verklaring te geven. De gemeente dient namelijk extra administratieve handelingen te verrichten, wanneer een laissez passer in plaats van een paspoort wordt ingeleverd, omdat dan een verklaring betreffende vermissing moet worden opgemaakt, die in verzoekers geval ook is opgemaakt, en omdat leges een vergoeding vormen voor de door de gemeente verrichte administratieve diensten (Bevindingen onder A. 3 en Achtergrond, onder 2, 5 en 6). Verzoeker is dan ook op grond van artikel 4.7.1.5 van die legesverordening een verhoging verschuldigd van f 40.
De onderzochte gedraging wordt in zoverre behoorlijk geacht.
4. Ten overvloede merkt de Nationale ombudsman nog het volgende op. Indien de gemeente verzoekers klacht in dit verband had opgevat als een verzoek om vrijstelling van de heffing van extra leges omdat sprake is van een niet-verwijtbare vermissing als bedoeld in artikel 7 van de legesverordening, dan had zij, gelet op verzoekers verklaring dat hij het paspoort vermoedelijk verloren is doordat het uit zijn kleding was gevallen (Bevindingen onder A.3), op grond van de criteriumlijst dit als een verwijtbare gedraging hebben kunnen aanmerken en zou zij verzoeker geen vrijstelling van de verhogingsheffing hebben hoeven te verlenen (Achtergrond, onder 4, 5 en 7).
VI. Ten aanzien van het verzoek om afgifte van stukken
1. Verzoeker klaagt er ten slotte over dat de burgemeester van de gemeente bij brief van 11 december 2000 niet is ingegaan op zijn verzoek bij brief van 27 oktober 2000 om inzage in alle schriftelijke informatie over hem voorhanden op het gemeentehuis.
2. In reactie op dit klachtonderdeel liet de gemeente weten dat niet meer achterhaald kon worden hoe is omgegaan met zijn verzoek om inzage van stukken. De gemeente heeft in het kader van het onderzoek door de Nationale ombudsman afschriften toegezonden van alle zich (volgens haar) in verzoekers dossier bevindende stukken. Deze stukken zijn aan verzoeker toegezonden met het verslag van bevindingen.
3. Vast staat dat de noch de burgemeester in zijn brief van 11 december 2000 noch de gemeente anderszins is ingegaan op het schriftelijk door verzoeker ingediende verzoek om inzage van stukken. Dat is niet juist geweest. De onderzochte gedraging is ook op dit onderdeel niet behoorlijk.
VII. Ten aanzien van procedurele aspecten van de klachtbehandeling
De gemeente Roermond heeft in verzoekers geval geen uitvoering gegeven aan enkele bepalingen in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Uit de brief van 5 september 2000, waarmee de burgemeester van de gemeente het resultaat van zijn bevindingen op verzoekers klacht heeft verwoord, blijkt niet dat verzoeker in de gelegenheid is gesteld te worden gehoord. Een klager de mogelijkheid bieden om zijn klacht mondeling toe te lichten is een essentieel onderdeel van klachtbehandeling. Voorts is niet gebleken dat de verzoeker is gewezen op de mogelijkheid zich (binnen twaalf maanden na de klachtafhandeling) te wenden tot de Nationale ombudsman als de externe klachtvoorziening van (en voor) de gemeente.
De Nationale ombudsman vraagt de gemeente hiervoor aandacht.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de burgemeester van de gemeente Roermond is gegrond, behoudens ten aanzien van de klachten over het niet corrigeren van onjuiste informatie in de GBA en over het in rekening brengen van extra administratieve leges, welke klachten niet gegrond zijn. Ten aanzien van de klacht over de uitlatingen van een medewerkster van de gemeente Roermond in een telefoongesprek met een medewerkster van de Nederlandse ambassade te Beijing, Volksrepubliek China, onthoudt de Nationale ombudsman zich van een oordeel.
Aanbeveling
De burgemeester van de gemeente Roermond wordt in overweging gegeven te bewerkstelligen dat de ambtenaren van de gemeente, die zijn belast met de behandeling van aanvragen van reisdocumenten, zodanig zijn geïnstrueerd dat de situatie, zoals hiervoor in de beoordeling onder II beschreven zich niet meer zal (kunnen) voordoen.
Onderzoek
Op 25 april 2001 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer W. te Roermond, met een klacht over een gedraging van de burgemeester van de gemeente Roermond. Naar deze gedraging werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de gemeente Roermond verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Tevens werd nog een aantal specifieke vragen gesteld aan de gemeente en werd om een reactie gevraagd van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De reactie van verzoeker en van de gemeente gaf aanleiding het verslag te wijzigen en aan te vullen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 12 april 2000 ontving de afdeling burgerzaken van de gemeente Roermond (hierna: de gemeente) het navolgende schriftelijke verzoek van de ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden te Beijing, Volksrepubliek China (hierna: de ambassade):
“…In verband met een verzoek om afgifte van een nieuw reisdocument, verzoek ik u vriendelijk, per omgaande de hieronder vermelde gegevens te willen verifiëren en deze met een kopie van de oude aanvraag met pasfoto per fax toe te zenden. Het hieronder vermelde paspoort is gestolen en aangifte is gedaan bij de plaatselijke authoriteiten. Uw per omgaand bericht wordt op prijs gesteld omdat verder reizen in China zonder paspoort niet mogelijk is en wij zo mogelijk direct de gestrande reiziger willen helpen.
(Verzoeker; N.o.) is reis-begeleider (…) in China is en zou graag overmorgen met zijn reis groep naar Hong Kong door reizen.
Naam: (Verzoeker; N.o.)
Voornamen: (…)
Geboorte datum: (…)
Geboorte plaats: Roermond
Woonplaats: Roermond
Geslacht: M
Nummer: N(…)
Datum afgifte: 20-06-?
Plaats afgifte Gemeente Roermond
Uw medewerking wordt bijzonder op prijs gesteld…”
2. Op 13 april 2000 verstuurde de afdeling burgerzaken van de gemeente aan de ambassade de volgende reactie op het verzoek van de ambassade:
“…Hierbij ontvangt u een kopie van de laatst uitgestelde pas voor (verzoeker; N.o.).
Paspoortnr. X
Uitgifte 23.4.1999
Geldigheid 24.4.2004
In het verleden zijn er reeds twee vermissingen gemeld van de volgende reisdocumenten:
L (…)
Uitgifte 30.3.1994
Geldigheid 30.3.1999
Vermissing 20.6.1995
N(…)
Uitgifte 20.6.1995 (afgegeven door Consulair China)
Geldigheid 20.6.2000
Vermissing 11.3.1997
In uw fax vermeldt u het nr. N maar uit deze gegevens blijkt dat genoemd document reeds sinds 11.3.1997 vermist wordt.
Indien het nu vermiste document paspoort X betreft, zou dit reeds de derde vermissing zijn van een reisdocument.
Wij verzoeken u met het verstrekken van een document hier rekening mee te houden en vragen u tevens ons te laten weten of u (verzoeker; N.o.) een laissez-passez of een nieuw paspoort zult overhandigen…”
3. Verzoeker ontving van de ambassade een laissez-passer met een geldigheidsduur van zes maanden. Verzoeker is daarna naar Nederland gereisd en heeft bij de gemeente Roermond een nieuw paspoort aangevraagd en ontvangen. Tevens werd toen een verklaring betreffende de vermissing van zijn paspoort X opgemaakt waarbij verzoeker aangaf dat het paspoort vermoedelijk uit zijn kleding was gevallen. Bij brief van 18 mei 2000 wendde verzoeker zich tot de burgemeester van de gemeente met een bezwaar dat, voor zover van belang, als volgt luidt:
“…Hierbij maak ik formeel bezwaar tegen de kosten die mij vandaag in rekening worden gebracht voor de aanvraag van een nieuw paspoort. Voor de aanvraag van dit paspoort was ik door toedoen van de gemeente Roermond gedwongen om van Hongkong naar Roermond over te komen. Volgens mij had ik conform de Paspoortwet en regelgeving al op 12 april jongstleden in Beijing een paspoort moeten krijgen.
Ik maak verder opnieuw bezwaar tegen de aantijging van een ambtenaar van de gemeente Roermond, gedaan op 12 april jongstleden, dat ik handel in paspoorten…”
4. Toen verzoeker op 11 juli 2000 geen reactie had ontvangen van de gemeente, scheef hij een klachtbrief aan de gemeente, die voor zover van belang, de volgende inhoud heeft:
“…Ik wil u dan ook melden dat ik het ongepast vind dat ik nog geen antwoord op mijn brief heb ontvangen. Ik herinner mij dat u van mij al eerder twee faxen over deze kwestie hebt ontvangen. U bent toen niet ingegaan op mijn verzoek mij te antwoorden. Op twee emails aan de gemeente Roermond over mijn vraagstuk werd eveneens niet gereageerd.
Ik begrijp verder dat u degene bent die deze kwestie verder afhandelt, en ik kan dus bij deze wat verder ingaan op mijn probleem.
Ik wil daarvoor terug naar 12 april 2000. De Nederlandse ambassade verstrekte mij toen geen paspoort en deelde mij mede dat de gemeente Roermond dat niet wilde.
Ik belde toen dezelfde dag nog naar de gemeente Roermond en kreeg (de betrokken medewerkster; N.o.) van de afdeling Burgerzaken aan de lijn.
Ik maak hierbij opnieuw bezwaar - ik deed dat al eerder aan burgemeester (…) - tegen de manier waarop (de betrokken medewerkster; N.o.) dit gesprek telefonisch afhandelde. Zij stelde zich niet voor en tot tweemaal toe moest ik haar vragen om haar naam te noemen, voordat zij uiteindelijk zichzelf kenbaar maakte. Vervolgens zei ze dat er `conclusies waren getrokken dat ik in paspoorten handelde'.
Op mijn verweer dat ik een verloren paspoort op 23 april 1999 op de afdeling Burgerzaken van de gemeente Roermond overhandigd had en dus zeker niet verkocht kon hebben, vertelde ze me dat de gemeente geen bewijzen had dat ik het paspoort had teruggebracht. Ik vertelde haar dat de betreffende ambtenaar indertijd mij meedeelde dat de gemeente Roermond aan een landelijke organisatie zou mededelen dat ik mijn paspoort had teruggebracht. Hiervoor had die ambtenaar overleg gevoerd met een andere ambtenaar van dezelfde afdeling.
(De betrokken medewerkster; N.o.) ontkende meerdere malen en in alle toonaarden dat dit niet het geval was.
Met behoorlijke stemverheffing - hoewel de verbinding optimaal was - vertelde ze me dat de gemeente Roermond nooit aan derden doorgeeft dat iemand zijn paspoort heeft teruggebracht.
Enkele dagen later heeft de receptioniste van het politiebureau nog naar haar gebeld om voor mijn zaak te pleiten, aangezien zij zich kon herinneren dat ik mij met mijn teruggevonden paspoort bij haar had gemeld. Opnieuw ontkende (de betrokken medewerkster; No.) toen dat de gemeente Roermond aan derden melding maakte van teruggevonden paspoorten en dat er dus geen bewijs was dat ik mijn paspoort bij de gemeente Roermond had ingeleverd.
Uit het gesprek op 12 april met (de betrokken medewerkster; N.o.) bleek verder dat als ik wel had kunnen bewijzen dat ik het betreffende paspoort had teruggebracht, dan zou zij alsnog de Nederlandse ambassade in Beijing adviseren mij een paspoort uit te reiken. Zij zou zelfs nog navragen bij de afdeling Burgerzaken of iemands zich kon herinneren dat ik het paspoort had teruggebracht. Zij zou mij dan via de ambassade melden als zij die persoon had gevonden.
Ik heb geen bericht gekregen en concludeer dat (de betrokken medewerkster; N.o.) in ieder geval geen fatsoenlijk onderzoek heeft gestart naar mijn op 23 april 1999 teruggebracht paspoort.
Zoals u namelijk weet, of anders behoort te weten, geeft de gemeente Roermond wel degelijk aan een landelijke instantie door dat een officieel verloren beschouwd paspoort is teruggebracht.
Ik maak er bezwaar tegen dat een ambtenaar van de afdeling Burgerzaken niet op de hoogte is van de regels betreffende teruggebrachte verloren paspoorten, met name omdat dit er mede toe geleid heeft dat ik uit China naar Roermond heb moeten overkomen om een nieuw paspoort op te halen.
Tevens maak ik bezwaar tegen het verwijt dat ik zou handelen in paspoorten.
Voor het paspoort dat ik op 18 mei uiteindelijk door de gemeente Roermond kreeg uitgereikt, moest ik de somma van 140 Nederlandse guldens betalen. Ik maak bezwaar tegen betaling van het volledige bedrag.
Gaarne zou ik van u willen weten welke maatregelen u neemt om herhaling te voorkomen.
Tot slot verwacht ik zo spoedig mogelijk antwoord op dit schrijven, aangezien deze kwestie al veel te lang voortduurt…”
5. Bij brief van 5 september 2000 ontving verzoeker navolgende reactie van de burgemeester van de gemeente op zijn brieven van 18 mei en 11 juli 2000:
“…Allereerst wil ik mijn excuses aanbieden voor de late beantwoording van uw bovengenoemde brieven. In uw brief van 18 mei jongstleden, welke u aan mij heeft gericht, tekent u formeel bezwaar aan tegen het door de gemeente Roermond, in casu de afdeling Burgerzaken, in rekening brengen van f 140,-- voor de afgifte van een nieuw reisdocument aan u. Het genoemde bedrag stemt echter volledig overeen met hetgeen door de raad van de gemeente Roermond is bepaald in de Legesverordening Roermond. Voor het verkrijgen van een nieuw reisdocument zijn in het jaar 2000 f 100,-- aan leges verschuldigd. Voor het niet kunnen overleggen van het vorig afgegeven reisdocument worden extra administratieve leges geheven ten bedrage van f 40,--. Het eerder aan u afgegeven reisdocument (nr. X) kon u ook inderdaad niet overleggen. Derhalve kan ik constateren dat het u in rekening gebrachte volledig terecht en juist is.
Verder stelt u dat u door toedoen van de gemeente Roermond gedwongen bent om van Hongkong naar Roermond over te komen, ten einde een nieuw reisdocument te kunnen verkrijgen. Deze bewering is niet geheel juist.
Uit verkregen informatie van de zijde van de Nederlandse Ambassade te Beijing heeft men bij de beoordeling van uw verzoek om een nieuw reisdocument rekening gehouden met:
uw functie van reisleider
uw verklaring uiteindelijk toch binnen afzienbare tijd weer naar Roermond te zullen terugkeren.
Men heeft u daarop in het bezit gesteld van een laissez-passer, een tijdelijk document, waarmee u, zonder onnodig oponthoud, uw functie verder kon uitoefenen en waarmee u weer naar Nederland kon terugkeren, teneinde aldaar bij de burgemeester van uw woonplaats op een normale wijze een nieuw reisdocument aan te vragen. De gemeente Roermond heeft, met betrekking tot deze afweging cq overweging van de Nederlandse Ambassade te Beijing geen invloed uitgeoefend en heeft daartoe ook niet de bevoegdheid.
Verder stelt u dat u, conform de Paspoortwet en paspoortregelgeving, al op 12 april 2000 in Beijing een paspoort had moeten krijgen. Deze stelling is onjuist. Bij uw aanvraag bij de Nederlandse Ambassade te Beijing voor een nieuwe nationaal paspoort heeft u aangegeven op zeer korte termijn een nieuw reisdocument nodig te hebben in verband met reeds geplande reizen in uw hoedanigheid als reisleider. U kon echter het eerder aan u afgegeven reisdocument niet overleggen. De Nederlandse Ambassade was op dat moment, conform de wet- en regelgeving op het terrein van de reisdocumenten (zoals Paspoortwet) verplicht het originele paspoortaanvraagformulier bij de burgemeester, van de plaats waar dit eerder was afgegeven, op te vragen. Dit zou de nodige vertraging hebben betekend. Vanwege het dringende karakter heeft de Ambassade derhalve besloten u, conform de Paspoortwetgeving, te voorzien van een tijdelijk reisdocument, de zogeheten laissez-passer.
Verder maakt u opnieuw bezwaar tegen de, naar uw zeggen, gedane uitspraken van een medewerkster van de afdeling Burgerzaken van de gemeente Roermond. Met de desbetreffende medewerkster is hierover gesproken en zij heeft daarover nadere uitleg gegeven. Via de telefoon en later de fax heeft u vragen gesteld met betrekking tot het opnieuw kunnen verkrijgen van een nieuw reisdocument. Daarbij spitste zich de vraagstelling toe op het feit dat u het eerder aan u afgegeven reisdocument niet meer kon overleggen, hetgeen een reden is om een nader onderzoek in te stellen. In 5 jaar tijd was dit reeds het derde reisdocument dat u kwijt bent geraakt. Dit roept op zijn minst vraagtekens op. Op uw vraag wat voor vraagtekens is door de desbetreffende medewerkster geantwoord dat hier sprake kan zijn van gewoonweg pech, maar evengoed sprake kan zijn van strafbare handelingen, zoals het verkopen van het reisdocument, een strafbare handeling die regelmatig de reden blijkt te zijn van het frequent “kwijtraken” van een reisdocument. Daarmee is zeker geen persoonlijke beschuldiging aan uw adres gericht geweest, doch slechts een stuk uitleg gegeven. Vermissing van reisdocumenten (en dus ook van een identiteitsbewijs) wordt als een ernstige zaak beschouwd, waarover niet al te lichtzinnig wordt heen gestapt. Haar uitleg en verklaring wordt bevestigd door een aantal collega's met wie zij samen de informatie-uitwisseling met u als ook met de Nederlandse Ambassades te Hongkong en Beijing heeft verzorgd. Mogelijk dat hier toch sprake is van een stuk miscommunicatie.
(…)
Tenslotte:
U stelt op enig moment dat u in Peking uw paspoort bent verloren en vervolgens naar de Nederlandse Ambassade aldaar bent gegaan voor een nieuw reisdocument. Dat laatste zou u zijn geweigerd, waarbij als reden zou zijn opgegeven dat de gemeente Roermond dat niet wilde. Dat is nimmer zo tegen u gezegd. Een gemeente, zoals Roermond, heeft niet de bevoegdheid een Ambassade aanwijzingen te geven, noch te adviseren. Op verzoek, op vragen van de zijde van een Nederlandse Ambassade worden antwoorden gegeven, wordt informatie verstrekt of gegevens overgelegd, op grond waarvan de Ambassade zelf oordeelt en beslist…”
6. Verzoeker kon zich niet verenigen met dit antwoord van de burgemeester van de gemeente en liet bij brief van 27 oktober 2000, voor zover van belang, het volgende weten:
“…Bij deze verzoek ik u mij of mijn gemachtigde terstond inzage te verlenen in alle documentatie, inclusief emails, die over mij op het gemeentehuis voorhanden zijn en betrekking hebben op reisdocumenten die op mijn naam zijn uitgeschreven, in de ruimste zin van het woord. Ik doe hiervoor een beroep op de Wet op de Openbaarheid van Bestuur. Ik ben namelijk van mening dat bij mijn aanvraag van minstens een paspoort fouten zijn gemaakt en dat er dus geen juist beleid gevoerd is.
Verder wens ik alsnog antwoord te krijgen op mijn vragen (…). Die vragen hadden onder meer betrekking op het gedrag van (de betrokken medewerkster; N.o.) van de afdeling Burgerzaken van de gemeente Roermond tijdens het telefoongesprek met mij op 12 april jongstleden, haar gebrek aan kennis van de Paspoortwet en het feit dat ze in ieder geval geen juist onderzoek heeft ingesteld naar mijn bewering dat ik op 23 april 1999 een als officieel geregistreerd verloren paspoort, dat op mijn naam stond, heb teruggebracht bij de afdeling Burgerzaken, terwijl ze me dat wel beloofd had.
Van enige miscommunicatie tussen mij en (de betrokkene medewerkster; N.o.), zoals u in uw brief stelt, kan geen sprake zijn. (De betrokken medewerkster; N.o.) heeft tijdens het telefoongesprek met mij op 12 april jongstleden geen enkele opsomming gegeven over welk onderwerp dan ook, en heeft dus ook niet de mogelijkheden uitgelegd hoe iemand in vijf jaar tijd drie keer een paspoort kan verliezen. Luid en duidelijk heeft zij gezegd dat er conclusies waren getrokken dat ik handelde in paspoorten. Neemt u maar van mij aan dat ik de waarheid spreek.
U stelt dat tijdens het gesprek tussen mij en de medewerkster van de afdeling Burgerzaken de vraagstelling zich toespitste op het feit dat ik mijn paspoort niet meer kon overleggen. Dit maakte slechts een klein deel uit van het gesprek.
Naar aanleiding van mijn gesprek met (de betrokkene medewerkster; N.o.) heb ik contact gezocht met het Ministerie van Binnenlandse Zaken te Den Haag. Die deelde mij binnen twee dagen mee dat een gemeente na inlevering van een als verloren geregistreerd paspoort terstond daarvan melding dient te maken bij de Centrale Recherche Informatiedienst (CRI) in Zoetermeer.
Op 18 mei bleek uit uitlatingen van (een; N.o.) baliemedewerkster (…) van de afdeling Burgerzaken dat de gemeente Roermond nog steeds niet wist dat ik op 23 april 1999 een eerder verloren paspoort had teruggebracht. Zij overhandigde mij een lijst met paspoorten die ik in het verleden uitgereikt had gekregen. Het paspoort met nummer N stond op die lijst nog steeds als vermist vermeld. Een kopie van dit formulier is in mijn bezit.
De CRI heeft mij inmiddels schriftelijk bevestigd dat de gemeente Roermond op 23 april 1999 aan de CRI gemeld heeft dat mijn paspoort met nummer N was ingeleverd bij de gemeente Roermond. Vanaf die datum staat het document als gevonden geregistreerd. Ik verzoek u hiervan melding te maken in de administratie van de afdeling Burgerzaken en mij te antwoorden of u aan dit verzoek wilt voldoen. Een kopie van het schrijven van de CRI gaat hierbij.
Op 23 april 1999 heb ik van de gemeente Roermond een nieuw paspoort ontvangen. U kunt dit in de gemeentelijke administratie terugvinden. Men kan dus aannemen dat ik degene ben geweest die het betreffende paspoort heeft ingeleverd. Ik verzoek u mij te antwoorden of u het met mijn stelling eens bent.
(…)
Ik blijf verder bij mijn uitspraak dat een medewerkster van de Nederlandse Ambassade te Beijing luid en duidelijk gezegd heeft dat de gemeente Roermond mij weigert een paspoort te geven. Dat dit volgens de wet niet geuit mag en kan worden, wil niet zeggen dat die uitspraak niet gedaan is.
(…) Ik schrijf alleen dat een medewerkster van de Nederlandse ambassade gezegd heeft dat de gemeente Roermond mij weigert een paspoort te geven en dat (de betrokken medewerkster; N.o.) van de afdeling Burgerzaken mij toegezegd heeft de ambassade in Beijing te vragen mij alsnog een paspoort te verstrekken als zij erachter zou komen dat inderdaad mijn paspoort met nummer N bij de gemeente Roermond is ingeleverd. Dat het volgens de wet niet is toegestaan dat een gemeente een dergelijk verzoek bij een Nederlandse ambassade indient, wil niet zeggen dat een dergelijke belofte niet aan mij gedaan zou zijn.
(…)
Ik bestrijd verder dat de Nederlandse ambassade te Beijing mij de mogelijkheid heeft gegeven om mijn werkzaamheden in Azië zonder oponthoud te kunnen voortzetten. Ik zal hierover het Ministerie van Buitenlandse Zaken aanschrijven, zodat u over dit punt niet hoeft te antwoorden…”
7. De inhoud van de brief van de Centrale Recherche Informatiedienst (thans: de Dienst Nationale Recherche Informatie) aan verzoeker, die in afschrift met de brief van 27 oktober 2000 naar de gemeente was gezonden, luidt als volgt:
“…Naar aanleiding van de door U in Uw brief gestelde vragen kan ik het volgende mededelen.
Uw paspoort met nummer N stond vanaf 1 maart 1997 in het Verificatie- en Informatie Systeem als vermist geregistreerd.
Op 23 april 1999 werd door de gemeente Roermond gemeld dat dit document was ingeleverd. Vanaf die datum staat het document als gevonden geregistreerd…”
8. Op zijn brief van 27 oktober 2000 ontving verzoeker de volgende reactie van de burgemeester van de gemeente bij brief van 11 december 2000:
“…In aansluiting aan uw bovenaangehaalde brief heeft nogmaals een bestudering van uw dossier plaatsgevonden bij de afdeling Burgerzaken.
Alles overziende kan ik alleen maar tot de conclusie komen dat uw brieven/faxberichten voorzien zijn van beantwoording. In uw brief stelt u grotendeels vragen welke met de voorgaande correspondentie reeds zijn voorzien van antwoorden (zie eveneens mijn brief van 5 september jl.).
Mij rest de conclusie dat u het met de inhoudelijke beantwoording niet eens bent. Hierin zie ik echter geen reden om nogmaals in te gaan op uw beweringen en stellingen…”
B. Standpunt verzoeker
1. Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtsamenvatting onder Klacht.
2. Ter ondersteuning van zijn klacht dat de betrokken medewerkster van de gemeente in een telefoongesprek met een medewerkster van de ambassade de voorkeur van de gemeente had uitgesproken verzoeker een laissez-passer te verstrekken, legde verzoeker twee memoranda over gedateerd 7 juni en 19 juli 2000, die een medewerker van de ambassade over verzoekers aanvraag had opgesteld, en die verzoeker van de ambassade had ontvangen. Voorts legde verzoeker over een faxbericht van 7 augustus 2000 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan de ambassade betreffende de verificatie in verband met het vermiste paspoort X van verzoeker.
2.1. De memoranda van de ambassade van 7 juni respectievelijk 19 juli 2000 luiden als volgt:
“…Op 12 april 2000 vervoegde (verzoeker; N.o.) zich bij de balie van deze post, in verband met de aanvraag van een nieuw reisdocument, omdat hij zijn paspoort tussen 9 en 12 april 2000 zou hebben verloren. Door betrokkene is ingevuld en ondertekend een verklaring vermissing reisdocument. Daarnaast richtte (verzoeker; N.o.) een brief gericht aan deze ambassade waarin hij o.m. nader aangaf op welke wijze hij zijn paspoort vermoedelijk zou zijn verloren. Vanwege zijn beroep als reisleider verzocht hij om onmiddellijke afgifte - nog dezelfde dag - van een vervangend reisdocument. Zijn Chinese toeristenvisum zou op 23 april 2000 verlopen. Teken hierbij aan dat plaatselijke verlenging daarvan één maal is toegestaan.
Vanwege eerdere vermissing van een reisdocument is dezerzijds nog diezelfde dag verificatie gepleegd met de afdeling burgerzaken van de gemeente Roermond, de woonplaats van betrokkene. Op 13 april 2000 liet de gemeente Roermond deze ambassade per faxbericht weten dat (verzoeker; N.o.) de afgelopen vijf jaar reeds drie maal zijn paspoort had verloren, waarvan twee keer in de Volksrepubliek China. Er werd (verzocht; N.o.) dat in ogenschouw te nemen bij de verstrekking van een nieuw reisdocument. Uit nadere telefonische communicatie met (de betrokken medewerkster; N.o.) van de afdeling burgerzaken van genoemde gemeente, bleek dat er bepaald voorkeur bestond (verzoeker; N.o.) een laissez-passer te verstrekken. Aan betrokkene is daarop een laissez-passer verstrekt met een geldigheidsduur van 6 maanden, geldig voor reizen in Azië en Europa.
Ik heb inmiddels telefonisch van DPC/CJ vernomen dat de (verzoeker; N.o.) een nationaal paspoort kan worden verstrekt, omdat de gemeente Roermond rechtens niet had mogen besluiten terzake bij voorkeur een LP uit te schrijven, met als reden herhaald verlies van een reisdocument…”
2.2. Het faxbericht van 7 augustus 2000 het Ministerie van Buitenlandse Zaken luidt als volgt:
“…Betreft verificatie ivm vermissing paspoort
In navolging van de afhandeling van de klacht van (verzoeker; N.o.) wil wellicht ten overvloede, wijzen op het volgende.
Conform de geldende regelgeving dient bij vermissing van een reisdocument kontakt te worden afgenomen met de afgevende autoriteit van het vermiste paspoort. Het opvragen van de laatste paspoortaanvraag dient ter vaststelling van de identiteit en nationaliteit van de houder. Het is niet aan deze instantie om te bepalen welk nieuw reisdocument moet worden afgegeven. In het geval van (verzoeker; N.o.) was de gemeente Roermond derhalve niet bevoegd om de voorkeur te geven aan een laissez-passer in plaats van een nationaal paspoort. (Verzoeker; N.o.) geeft in zijn klachtbrief terecht aan dat dit kan worden gezien het onrechtmatig opleggen van een sanctie.
Gelet op de persoonlijke situatie van (verzoeker; N.o.) heeft u evenwel correct gehandeld door een laissez-passer af te geven, omdat hij aangaf op zeer kort termijn verder te willen reizen. De afgifte van een nieuw nationaal paspoort was hierdoor niet aan de orde, omdat u niet beschikte over het originele paspoortaanvraagformulier van het vermiste paspoort van betrokkene…”
3. Verzoeker liet de Nationale ombudsman bij brief van 1 juni 2001 onder meer weten dat hij had afgezien om een klacht in te dienen bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, omdat het Ministerie bereid was geweest zijn onkosten te vergoeden, die rechtstreeks uitvloeisel waren geweest van het aan hem verstrekte laissez-passer.
C. Standpunt van de gemeente Roermond
1. De gemeente reageerde bij brief van 17 september 2001 als volgt op de klacht:
“…Vooraleerst moet geconstateerd worden dat er sprake is van een meningsverschil tussen hetgeen (verzoeker; N.o.) beweert en hetgeen de gemeente Roermond van mening is.
Ad 1.
Bijgevoegd treft u een verklaring aan van (de betrokken medewerkster; N.o.) inzake haar contact met de Nederlandse Ambassade in Beijing. De inhoud van deze verklaring spreekt voor zich. Uit die verklaring blijkt dat er uitsluitend contact is geweest met (de betrokken medewerkster van de ambassade; N.o.). (…) Het bevreemdt mij derhalve dat de (medewerker van de ambassade: N.o.) in zijn memorandum van 7 juni 2000, min of meer de suggestie wekt dat er dezerzijds bepaald voorkeur bestond voor de afgifte van een laissez-passer. Ter volledigheid is het fax-bericht van 13 april 2000 bijgevoegd. Het fax-bericht bevat alleen een opsomming van gegevens uit de GBA. Overigens ben ik van mening dat de Nederlandse Ambassade in deze het bevoegde orgaan was, en derhalve zelfstandig een besluit heeft genomen. De gemeente Roermond is als zodanig
- ook in adviserende zin - niet bij de besluitvorming betrokken geweest.
Ad 2.
In de brief van 7 (lees: 5; N.o.) september 2000 wordt ingegaan op de vragen die (verzoeker; N.o.) aan de burgemeester van Roermond heeft gesteld. De informatie in deze brief stemt overeen met hetgeen in de GBA is opgenomen, en met hetgeen de medewerkster van de gemeente Roermond heeft verklaard. Blijkbaar is (verzoeker; N.o.) het niet eens met de inhoud van deze brief. Daar een nogmaals uitgevoerd onderzoek bij de gemeente Roermond, geen andere of nieuwe feiten heeft opgeleverd, blijf ik van mening dat de inhoud van deze brief juist en volledig is.
Ad 3.
De paspoortgegevens die zijn verstrekt zijn afkomstig uit de GBA. Als basisregistratie persoonsgegevens worden deze gegevens als juist en volledig beschouwd. De GBA wordt gecorrigeerd aan de hand van officiële documenten. Dit geldt ook voor de reisdocumentgegevens in de GBA. Daarnaast gelden er beperking ten aanzien van hetgeen in de GBA geregistreerd wordt.
Met betrekking tot uw vraag waarom een vermissing van een reisdocument wel in de GBA wordt vermeld, terwijl de latere inlevering van datzelfde reisdocument niet wordt vermeld in de GBA, kan ik het volgende mededelen. Ingevolge de Wet GBA en de Paspoortwet is de gemeente verplicht van een vermissing aantekening te houden in de GBA. Bovendien moet de CRI, middels een daartoe vastgesteld formulier, in kennis worden gesteld van de vermissing. Hierdoor is het reisdocument aan het maatschappelijk verkeer onttrokken. Blijkens de Wet GBA, kunnen van een reeds aan het maatschappelijk verkeer onttrokken reisdocument, geen nieuwe/aanvullende gegevens worden opgenomen in de GBA. Van een latere inlevering kan derhalve geen registratie worden gedaan, hoe vreemd dit ook moge zijn. De CRI wordt ingevolge de Paspoortwet hiervan wel in kennis gesteld. Gezien de beveiliging van het GBA-systeem tegen ongeautoriseerde actualiseringen betekent dit dan ook dat het geautomatiseerde systeem een actualisering van deze gegevens niet mogelijk maakt! Naar aanleiding van deze vraag is dezerzijds contact geweest met het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Van die zijde wordt nogmaals bevestigd dat het later terugvinden van een vermist reisdocument niet geregistreerd mag worden in de GBA aangezien dit reeds aan het maatschappelijk verkeer is onttrokken en dat derhalve de wettelijke basis hiervoor ontbreekt.
Ad.4.
In de brief van 7 (lees: 5; N.o.) september 2000 is reeds ingegaan op de te betalen van extra leges. De grondslag hiervan is gelegen in de door de gemeenteraad vastgestelde Legesverordening. Aangezien gehandeld is conform de geldende regels kan hieraan dezerzijds niets meer worden toegevoegd.
Ad 5.
Bijgevoegd treft u alle informatie aan die bij de gemeente Roermond voorhanden is met betrekking tot de paspoorthistorie van (verzoeker; N.o.).
Ik hoop u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd…”
2. De verklaring, gedateerd 16 augustus 2001, van de betrokken medewerkster van de afdeling burgerzaken van de gemeente luidt als volgt:
“…Op 12 april 2000 ontving de afdeling burgerzaken van de gemeente Roermond een fax van (de betrokken medewerkster van de ambassade; N.o.) de Ambassade te Beijing (China) met het verzoek om een kopie van de oude aanvraag van het paspoort N te faxen in verband met het verlies van vermeld document. De houder was (verzoeker; N.o.).
Bij nader onderzoek bleek het opgegeven paspoortnummer toe te behoren aan een reisdocument dat reeds als vermissing geregistreerd stond, te weten per datum 11 maart 1997. Terwijl ik in onze gemeentelijke basisadministratie het nummer van het laatst afgegeven paspoort aan het controleren was, belde (de betrokken medewerkster van de ambassade; N.o.) op.
Telefonisch werden de volgende bevindingen besproken:
Ik attendeerde (de betrokken medewerkster van de ambassade; N.o.) op het feit dat het door haar opgegeven paspoortnummer niet correct was aangezien dit toebehoorde aan een pas die per 11 maart 1997 als vermist vermeld stond. Betreffende pas was op 20 juni 1995 in China afgegeven op grond van het feit dat (verzoeker; N.o.) in die periode een vermissing melde van zijn pas L.
Indien de aanvraag en melding nu het huidige reisdocument met het nummer X betrof zou dit het derde vermiste document zijn.
Ik vroeg (de betrokken medewerkster van de ambassade; N.o.) welk document verstrekt zou worden, een paspoort of een laissez-passer, dit in verband met het plaatsen van een vermelding in de gemeentelijke basisadministratie, en of ze met het verstrekken van een nieuw document rekening zou houden met het feit dat het hier een derde vermissing betrof, door (verzoeker; N.o.) ook op dit feit te attenderen.
(De betrokken medewerkster van de ambassade; N.o.) liet uitkomen dat ze deze gegevens in overweging zou nemen en dat ze nog niet wist of (verzoeker; N.o.) een paspoort of een laissez-passer zou krijgen.
Op grond van deze opmerking verzocht ik haar mij dit per fax mede te delen aangezien ik dan, zoals reeds hierboven vermeld wordt, een verwijzing op de PL van (verzoeker; N.o.) zou kunnen plaatsen.
Naar aanleiding van dit telefoongesprek verzond ik een fax naar (de betrokken medewerkster van de ambassade; N.o.) waarin het bovenvermelde nog een keer herhaald werd.
Toen (verzoeker; N.o.) op initiatief en besluit van de ambassade een laissez-passer ontving, nam hij telefonisch contact op met mij.
In het gesprek kwam de vermissing van drie paspoorten in een tijdsbestek van vijf jaar naar voren waarop (verzoeker; N.o.) om nadere uitleg vroeg omdat hij het verstrekken van een laissez-passer als een sanctie zag.
In het gesprek is nooit de volgens (verzoeker; N.o.) geinterpreteerde vermelding naar voren gebracht dat hij in paspoorten zou handelen, dit kan een collega (…) die naast mij zat tijdens dit telefoongesprek bevestigen.
Met (de medewerker van de ambassade; N.o) heb ik geen telefonisch contact gehad en van mijn kant is er ook nooit over een voorkeur van het verstrekken van een reisdocument sprake geweest. Niet alleen vanwege het feit dat ik de situatie aldaar niet kon inschatten of bepalen ((verzoeker; N.o.) ken ik persoonlijk niet eens) maar ook omdat die beslissing geheel en alleen bij de ambassade te Beijing lag.
D. Reactie verzoeker
Bij bief van 25 oktober 2001 gaf verzoeker, voor zover van belang, het volgende commentaar op de reactie van de gemeente:
“…Na lezing van bovengenoemde brief concludeer ik dat de gemeente Roermond geen gegronde redenen heeft weten te vinden te veronderstellen dat de gemeente Roermond geen advies aan de Nederlandse ambassade te Beijing heeft gegeven over het aan mij we of niet verstekken van een paspoort.
De gemeente Roermond gaat verder opnieuw niet in op mijn bewering dat ik mijn tweede verloren paspoort op 23 april 1999 bij de gemeente Roermond heb teruggebracht. Ik acht beide handelwijzen onjuist.
Ten onrechte houdt de gemeente Roermond in zijn brief van 17 september vol dat ik in aanmerking dien te komen voor een extra legestoeslag bij de aanvraag van een nieuw reisdocument wegens het niet kunnen tonen van mijn laatste reisdocument terwijl ik het laatste aan mij afgegeven reisdocument, een laisser passer (…), notabene bij de aanvraag kon overleggen. De gemeente Roermond heeft in de brief van 17 september geen bewijzen kunnen overleggen dat ik het laisser-passer (…) verloren zou hebben.
Alleen bij verlies van dit laisser-passer was er reden mij een extra legestoeslag te laten betalen.
Het verwijt aan de gemeente Roermond blijft dat de gemeente Roermond niet wil erkennen dat ik een eerder verloren paspoort heb teruggebracht bij de gemeente Roermond en ondanks mijn uitdrukkelijk verzoek blijft weigeren de juiste bronnen te raadplegen om het antwoord boven water te krijgen.
Dat die gegeven over het terugvinden van een paspoort niet in de GBA vermeld mogen worden, doet niet ter zake. Dergelijke gegevens zij terug te vinden bij de Centrale Recherche Informatiedienst. Gemeenten kunnen daar terecht met de vraag of een verloren paspoort is teruggevonden.
(…)
In mijn brief van 6 april j.l. aan de Nationale ombudsman praat ik wat betreft dit punt niet over registratie in de GBA. Ik heb het slechts over het gegeven dat de gemeente Roermond blijft weigeren te bevestigen dat mijn paspoort met nummer N (…) niet meer als vermist vermeld stond. Daarvoor hoeft de GBA niet geraadpleegd te worden.
De gemeente Roermond is in de brief van 17 september opnieuw niet ingegaan op mijn verzoek tot inzage van alle schriftelijke informatie over mij voorhanden op het gemeentehuis, doch heeft zich uiteindelijk beperkt tot het verstrekken van gegevens over mijn paspoorthistorie.
De gemeente Roermond doet ten onrechte voorkomen dat er bij de afhandeling van twee van mijn paspoortaanvragen geen fouten zijn gemaakt en weigert als gevolg daarvan te antwoorden op de vraag welke acties de gemeente denkt te ondernemen om in de toekomst de gemaakte fouten te voorkomen. Ik vind dat onjuist.
De gemeente Roermond zegt in de brief van 17 september dat (de betrokken medewerkster; N.o.) van de gemeente Roermond nooit met (de medewerker; N.o.) van de Nederlandse ambassade te Beijing gesproken heeft. Dat zal zeker zo zijn, maar dat wil niet zeggen dat (die medewerker; N.o.) namens de Nederlandse ambassade geen correspondentie mag voeren over de weigering door die ambassade mij vorig jaar april een paspoort te verstrekken.
De (medewerkster in kwestie; N.o.) is - of in ieder geval was hij dat tijdens zijn schrijven - hoofd van de afdeling Algemene Zaken/Consulaire Zaken van de Nederlandse ambassade te Beijing. Aangezien mijn kwestie gaat over de handelwijze van zijn afdeling, is het logisch dat hij uit hoofde van zijn functie de correspondentie op zich neemt met derden, betreffende deze delicate kwestie. Het feit dat men een bepaald persoon niet gesproken heeft, wil verder niet automatisch zeggen dat wat deze persoon uit hoofde van zijn functie beweert, niet waar zou zijn.
Volgens de gemeente Roermond zou de (medewerker; N.o.) “min of meer de suggestie wekken” dat er door de gemeente Roermond bepaalde voorkeur bestond voor de afgifte van een laissez-passer aan mij. De (medewerker; N.o.) suggereert dit echter niet. Hij geeft dit aan als een feit. Dat feit komt min of meer overeen met wat (de medewerkster; N.o.) van de Nederlandse Ambassade te Beijing, enkele maanden eerder, mij vertelde direct nadat nu een paspoort werd geweigerd.
Ter aanvulling wil ik nogmaals melden dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken al in een fax van 7 augustus 2000 aan de Nederlandse ambassade te Beijing liet weten dat de gemeente Roermond niet bevoegd was om de voorkeur uit te spreken om mij in plaats van een paspoort een laiser-passer te geven.
(…)
Het is correct (…) dat in mijn kwestie de Nederlandse ambassade het bevoegde orgaan was te oordelen of ik wel of geen paspoort mocht krijgen. Vandaar ook mijn klacht aan de Nationale ombudsman: dat de gemeente Roermond dus ten onrechte en ook nog eens op eigen initiatief, zich bemoeid heeft met het aan mij wel of niet verstrekken van een paspoort.
Dat de gemeente Roermond wel degelijk een advies heeft uitgebracht over het wel of niet verstrekken van een paspoort aan mij, blijkt uit de fax van 12 april 2000, doch fout gedateerd op 13 april (…)
Ik citeer uit deze fax: `indien het nu vermiste document paspoort X betreft, zou dit reeds de derde vermissing zijn van een reisdocument. Wij verzoeken u met het verstrekken van een document hier rekening mee te houden en vragen u tevens om te laten weten of u (verzoeker; N.o.) een laisser-passer of een nieuw paspoort zult overhandigen'
De zinsnede `Wij verzoeken u met het verstrekken van een document hier rekening mee te houden…' is duidelijk te omschrijven als het geven van een advies.
Het is verder erg vreemd dat de gemeente Roermond op eigen initiatief de gegevens doorgeeft aan de Nederlandse ambassade over de drie door mij kwijtgeraakte paspoorten. Daar was geen reden toe uit geen enkel schriftelijk bewijsstuk blijkt dat de Nederlandse ambassade daarom gevraagd zou hebben.
(…)
Ter verduidelijking geef ik hierbij aan waarom de (betrokken medewerker van de gemeente; N.o.), zoals zij in haar verklaring stelt gegevens ontving over een paspoort met nummer N(…), terwijl ik een paspoort met nummer X verloren had. Ik kon op 12 april 2000 geen kopie overleggen van mijn laatst verloren paspoort met nummer X. Ik had hiervoor nog naar mijn woonadres in Roermond gebeld, maar daar kon men alleen een kopie vinden van het paspoort met nummer N. Saillant detail is dat deze kopie gemaakt was op het gemeentehuis van Roermond op 23 april 1999 toen in dit als geregistreerd staande verloren paspoort aldaar kwam terugbrengen.
Ik overhandigde de Nederlandse ambassade te Beijing een door mij vanuit Nederland toegestuurde fax van deze kopie in de hoop dat men hier toch iets mee kon doen, omdat de meeste gegevens op de fotopagina overeenkomen met de gegevens op de fotopagina van het laatst verloren paspoort. Ik mijn schriftelijk schrijven aan de ambassade over de vermissing van mijn laatste paspoort - waarover de medewerker van de ambassade schrijft in zijn memorandum van 7 juni aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken - gaf ik echter het paspoortnummer van mijn laatst verloren paspoort. De reden waarom ik een kopie overhandigde van een eerder verloren paspoort heb ik bij de overhandiging mondeling uitgelegd aan (de medewerkster van de ambassade; N.o.) Desondanks heeft het verkeerde paspoortnummer doorgegeven aan de gemeente Roermond; een fout die mij echter niet is aan te rekenen.
Ik concludeer verder dat de gemeente Roermond ten onrechte in haar brief van 17 september 2001 stelt dat de inhoud van de brief van 7 (lees: 5; N.o.) september 2000 juist en volledig is. Eenieder die mijn brieven van 18 mei en 11 juli 2000 en het antwoord daarop van de gemeente Roermond van 7 (lees: 5; N.o.) september 2000, naast elkaar legt, bemerkt onmiddellijk dat de gemeente Roermond op diverse vragen niet is ingegaan.
Verder wenst de burgemeester van Roermond niet in te gaan op mijn beweringen dat ik een eerder verloren paspoort op 23 april 1999 heb teruggebracht bij de gemeente Roermond en dat een ambtenaar mij onheus zou hebben behandeld.
De bewering van de burgemeester van Roermond in zijn genoemde brief van 7 (lees: 5; N.o.) september 2000 dat de Nederlandse ambassade te Beijing mij met het verstrekken van een laissez-passer in de gelegenheid heeft gesteld mijn reizen in Azie voort te kunnen zetten, is eveneens onjuist. Alleen al het feit dat het betreffende laisser-passer slechts een geldigheidsduur had van zes maanden, maakte het voor mij onmogelijk voor mijn werk aan een ander land te reizen, aangezien vrijwel alle landen verlangen dat een reisdocument minstens nog zes maanden geldig dient te zijn na aankomst in het betreffende land of nog een half jaar na afloop van de geldigheidsduur van het verstrekte visum. Een burgemeester behoort dat te weten.”
E. informatie van de minister voor grote steden en integratiebeleid
In reactie op het verzoek om informatie van de Nationale ombudsman aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties liet de Minister voor Grote Steden en Integratiebeleid bij brief van 23 november 2001 het volgende weten:
“…Met betrekking tot de in uw brief genoemde klacht heeft de gemeente Roermond op 29 augustus jl. contact gezocht met de Infodesk van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR), onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.
Aan de gemeente Roermond is destijds door het agentschap BPR het volgende medegedeeld. Op het moment dat een Nederlander in het buitenland zijn paspoort verliest, kan betrokkene een (vervangend) reisdocument aanvragen bij een daartoe bevoegde buitenlandse post. Voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit en de nationaliteit van de aanvrager wordt, normaal gesproken, gebruik gemaakt van het door de aanvrager overgelegde reisdocument. Indien het eerder uitgereikte reisdocument niet overgelegd kan worden en onzekerheid bestaat over de identiteit van de aanvrager, wordt het aanvraagformulier behorende bij het eerder aan hem verstrekte reisdocument geraadpleegd. Om dat aanvraagformulier te kunnen raadplegen moet, in de geval, de ambassade van Peking contact opnemen met de gemeente Roermond.
Gezien de tijd die daarmee gemoeid is, wordt, tenzij de aanvrager in het desbetreffende land langere tijd wenst te verblijven of naar andere landen wenst door te reizen, door de betrokkene meestal gekozen voor het aanvragen van een nooddocument geldig voor de terugreis naar Nederland.
Uit uw brief leid ik af dat er contact is geweest tussen de Nederlandse ambassade te Peking en de gemeente Roermond.
Dit contact kan enkel en alleen dienen voor het verkrijgen van de nodige zekerheid omtrent de identiteit en nationaliteit van de aanvrager. De gemeente heeft geen enkele invloed of zeggenschap over de beslissing van de buitenlandse post om over te gaan tot verstrekking en uitreiking van een reisdocument. De ambassade is hiervan op de hoogte en ook uit de brief van 17 september 2001 van de gemeente Roermond aan (…) uw organisatie, leid ik af dat de gemeente zich bewust is van de bevoegdheid van de ambassade. De gemeente Roermond geeft in voornoemde brief aan dat zij niet bij de besluitvorming betrokken is geweest, ook niet in een adviserende rol. Ik sluit overigens niet uit, dat het door de gemeente beschikbaar stellen van een (blijkbaar standaard) uitdraai van de persoonslijst uit de GBA betreffende de betrokken persoon waarbij ook gegevens met betrekking tot eerder vermiste reisdocumenten worden vermeld, de ambassade blijkbaar op gedachte heeft gebracht, dat met deze gegevens iets gedaan zou moeten worden. In beginsel zijn deze gegevens voor de behandeling van een aanvraag echter niet relevant.
Wat betreft de registratie van vermiste reisdocumenten, kan ik u het volgende melden. De GBA registreert gegevens met betrekking tot aangevraagde en uitgereikte reisdocumenten op de persoonslijst van de betrokkene. Ook een vermist reisdocument wordt geregistreerd. De paspoortverstrekkende autoriteit maakt van de vermissing melding aan de Dienst Nationale Recherche Informatie (voormalige CRI) van het Korps Landelijke Politie Diensten, ten behoeve van recherche- en opsporingsactiviteiten. Indien een vermist reisdocument vervolgens weer wordt gevonden, moet ook daarvan door de paspoortverstrekkende autoriteit melding worden gemaakt aan de Dienst Nationale Recherche Informatie. Dit leidt overigens niet tot verwijdering van de paspoortgegevens uit het door de NRI bijgehouden register, waarin onder andere vermiste reisdocumenten zijn opgenomen (het Verificatie Informatie Systeem of VIS). De mededeling, dat het als vermist opgegeven paspoort weer is gevonden staat hier los van en dient, zoals gezegd, recherche- en opsporingsdoeleinden. Een vermist reisdocument (d.w.z. een reisdocument dat door betrokkene zelf als vermist is gemeld) wordt in de GBA geregistreerd. Indien het reisdocument later wordt gevonden en bij de gemeente of een andere paspoortverstrekkende autoriteit wordt ingeleverd, leidt dit naast de reeds genoemde melding aan de NRI slechts tot vernietiging van het document. Het vinden van het reisdocument doet niets af aan het feit van de eerdere vermissing en de daarbij afgelegde verklaring(en) van betrokkene. Uit administratief oogpunt heeft het registreren van een teruggevonden reisdocument in de GBA dan ook geen toegevoegde waarde. Vanuit de betrokken persoon geredeneerd is het enerzijds begrijpelijk dat deze wil “bewijzen” dat zijn vermiste reisdocument weer terecht is en hij dus aan zijn burgerplicht heeft voldaan. Anderzijds is niet uit te sluiten, dat tijdens de periode van vermissing met het document strafbare feiten hebben plaatsgevonden. Dat is ook de reden waarom de NRI wel geïnteresseerd is in meldingen van gevonden reisdocumenten te ontvangen…”
F. Reactie van de gemeente Roermond
Op enkele specifieke vragen van de Nationale ombudsman verstrekte de gemeente bij op 27 december 2001 ontvangen brief de volgende antwoorden:
“…(…)
In de GBA worden alleen de gegevens vermeld van reisdocumenten die verloren zijn gegaan, danwel actueel in omloop zijn. Wanneer achteraf een als vermist geregistreerd zijnde reisdocument wordt ingeleverd wordt dit niet in de GBA vermeld. Hiertoe ontbreken de juridische en technische mogelijkheden. Alleen door middel van wetgeving kunnen deze mogelijkheden worden gerealiseerd.
Dezerzijds zijn geen maatregelen getroffen om de registratie van achteraf nog ingeleverde, en reeds als vermist vermeld zijnde reisdocumenten, te verantwoorden. Op deze wijze kan geenszins een sluitend systeem bewerkstelligd worden, aangezien deze maatregel alleen voor Roermond zou gelden. Alleen door landelijke invoering kan terzake een sluitende registratie worden gerealiseerd. Wanneer iemand namelijk zijn reisdocument is een andere gemeente heeft ingeleverd en deze gemeente houdt hiervan geen registratie bij, zal bij vestiging in Roermond hiervan geen kennis worden gedaan. Het systeem zal derhalve nooit waterdicht kunnen zijn wanneer slechts één gemeente hiervan registratie bijhoudt. Het ligt dan meer in de rede een dergelijke administratie van “teruggevonden” reisdocumenten landelijk in te voeren.
Hiervoor moet evenwel de Wet GBA gewijzigd worden.
(…)
Een laissez-passer is geen reisdocument in de zin van de gemeentelijke legesverordening.
Volledigheidshalve is de gemeentelijke legesverordening bijgevoegd. Een reisdocument als bedoeld in de legesverordening is een nationaal paspoort, een reisdocument voor vluchtelingen, een reisdocument voor vreemdelingen, een faciliteitenpaspoort en een Europese identiteitkaart. Een laissez-passer is bestemd voor één enkele reis vanuit het buitenland naar Nederland, en wordt doorgaans afgegeven door de Nederlandse autoriteiten in het buitenland.
Ingevolge artikel 4.7.1.5. van de legesverordening moet de aanvrager het reeds eerder afgegeven reisdocument compleet overleggen bij de aanvraag. Verzoeker heeft dit document niet kunnen overleggen, vanwege verlies in het buitenland. Vandaar dat betrokkene extra leges is verschuldigd.
(…)
Dezerzijds kan niet meer achterhaald worden hoe is omgegaan met zijn verzoek om inzage op grond van de WOB. Derhalve is het volledige dossier en alle beschikbare informatie, welke betrekking heeft op de onderhavige kwestie, in kopie bijgevoegd.
Voor wat betreft de reisdocumentgegevens kan opgemerkt worden dat deze voorkomen in de paspoortenadministratie. De elektronische opgeslagen reisdocumentgegevens zijn opgenomen in de GBA. Een afschrift van de betreffende categorieën van de persoonlijst zijn eveneens bijgevoegd…”
2. Op 22 januari 2002 ontving de Nationale ombudsman van de gemeente nog een afschrift van de toepasselijke legesverordening en van de criterialijst verwijtbaarheid vermissing reisdocumenten
G. REACTIE OP VERSLAG VAN Bevindingen
Naar aanleiding van het verslag van bevindingen gaf verzoeker nog het volgende commentaar:
“…De gemeente Roermond schrijft dat volgens haar een laisser-passer geen reisdocument is in de zin van de gemeentelijke leges-verorderning. Ik heb daarop nog niet eerder kunnen reageren en ik antwoord daarop dat het niet aan een gemeente is om definities in de paspoortwet over wat wel of geen reisdocument is, naar eigen inzicht aan te passen. Een lagere overheid - zoals de gemeente - kan nooit wettelijke regels verandere. In onderhavig geval is er ook geen sprake van enigen onduidelijkheid in de nationale wetgeving, zodat de gemeente zich daarop op generlei wijze kan beroepen.
Met een laiser-passer reist men. Dat heb ik bewezen door met een dergelijk document meerdere landsgrenzen te passeren. Als een laisser-passer geen reisdocument is, had de gemeente Roermond mogen vermelden wat het dan wel is.
Kortom: de gemeente Roermond kan mij niet extra laten betalen voor het inruilen van een lasser-passer tegen een nationaal paspoort, om reden dat het laisser-passer geen reisdocument zou zijn…”
Achtergrond
1. Paspoortwet (Rijkswet van 26 september 1991, Sb. 498)
Artikel 9
“Iedere Nederlander heeft binnen de grenzen bij deze wet bepaald, recht op een nationaal paspoort, geldig voor vijf jaren en voor alle landen.”
Artikel 16, eerste lid:
“Aan degene die ingevolge deze wet recht heeft op een nationaal paspoort, een reisdocument voor vluchtelingen of een reisdocument voor vreemdelingen en op het moment van vertrek niet in het bezit blijkt van een geldig of voor de reis bruikbaar reisdocument, wordt indien hij aantoont zwaarwegende belangen te hebben bij de reis, na een daartoe strekkende aanvraag binnen de grenzen bij deze wet bepaald een nooddocument verstrekt met een zodanige tijdelijke en territoriale geldigheid als daarvoor vereist is.”
2. Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 1995 (Regeling van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken) van 31 augustus 1994, Stcrt. 188)
Hoofdstuk II. Aanvraagprocedure
(…)
Artikel 10, eerste en tweede lid:
“1. Voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit en de nationaliteit van de aanvrager wordt gebruik gemaakt van het door deze overgelegde Nederlandse reisdocument.
2. Indien de aanvrager niet in staat is een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument over te leggen, dan wel twijfel bestaat aan de juistheid van de in het overgelegde reisdocument opgenomen gegevens, dan wel onvoldoende zekerheid bestaat over de identiteit van de aanvrager, wordt het aanvraagformulier behorende bij het eerder aan hem verstrekte reisdocument geraadpleegd.”
Artikel 14, eerste en tweede lid
“1. Bij vermissing van een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument worden het nummer van het vermiste document en de autoriteit die het heeft verstrekt, in het aanvraagformulier vermeld. Indien deze gegevens op het moment van de aanvraag niet voorhanden zijn, wordt hiernaar een gericht onderzoek ingesteld als bedoeld in artikel 10.
2. De ingevolge artikel 31 van de wet door de aanvrager af te leggen schriftelijke verklaring omtrent de vermissing geschiedt ten overstaan van de ambtenaar die de aanvraag in ontvangst neemt overeenkomstig het bij deze regeling in de bijlage opgenomen modelformulier 1, dan wel door overlegging van een terzake opgemaakt proces-verbaal van de politie.”
Artikel 38, tweede lid:
“Op het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit en de nationaliteit van de aanvrager, alsmede over de identiteit van de wettelijke vertegenwoordiger die een verklaring van toestemming moet afgeven, is artikel 10 van overeenkomstige toepassing.”
Artikel 39 Nooddocumenten voor Nederlanders
“1. Aan een Nederlander die voldoet aan de in artikel 38 gestelde voorwaarden wordt op zijn verzoek een laissez-passer verstrekt.
2. Indien de in het eerste lid bedoelde persoon voldoende aannemelijk heeft gemaakt te moeten reizen naar een of meerdere landen waar met het te verstrekken laissez-passer geen toegang en verblijf kunnen worden verkregen, wordt hem desgevraagd een noodpaspoort verstrekt.”
3. Tarieventabel behorende bij de Legesverordening 2000
“4.7 Reisdocumenten:
4.7.1. Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een aanvraag:
4.7.1.1 tot het verstrekken van een nationaal paspoort, een reisdocument
voor vluchtelingen of een reisdocument voor vreemdelingen: ƒ 100,00
(…)
4.7.1.5 tot het afgeven van een reisdocument, indien aan de aanvrager
reeds eerder een reisdocument werd verstrekt, welk document
bij de aanvraag niet compleet kan worden overgelegd, de terzake
verschuldigde leges, verhoogd met ƒ 40,00
(…)
4. Legesverordening 2000
”Artikel 7 Vrijstellingen
(…)
2. De in de tarieventabel onder 4.6.1.3 en 4.7.1.5 genoemde legesbedragen zullen niet geheven worden indien er sprake is van een niet-verwijtbare vermissing van de in deze categorieën genoemde documenten. Bij de beoordeling of er sprake is van een niet-verwijtbare vermissing zal de criteriumlijst gehanteerd worden, zoals door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld.
5. HOGE RAAD 8 februari 1995 (nr. 30 064; BNB 1995/82)
“… 3. Beoordeling van de middelen
3.1. Het Hof heeft geoordeeld dat er voldoende rechtvaardiging voor een tariefsdifferentiatie is al naar gelang het eerder verstrekte paspoort al dan niet als gevolg van overmacht niet (…) wordt overgelegd. Het Hof is daarbij blijkens de punten 2 tot en met 5 van zijn uitspraak terecht ervan uitgegaan dat de omstandigheid dat de Minister van Buitenlandse Zaken ingevolge artikel 11, lid 1, van het Legesbesluit 1983 bij de afgifte van een paspoort f 86 extra aan kanselarijleges heft indien het oude paspoort anders dan door overmacht niet kan worden overgelegd, welk bedrag strekt ter bestrijding van de extra kosten die in een dergelijk geval moeten worden gemaakt, voor de Gemeente een redelijke grond vormt om die kosten door te berekenen aan de aanvrager en aldus wat de hoogte van de verschuldigde leges betreft onderscheid te maken tussen dit geval en het geval waarin het oude paspoort als gevolg van overmacht niet kan worden overgelegd…”
6. Handboek van het Nederlandse gemeenterecht (Dölle/Elzinga, 2e druk 1999, pag. 683 e.v.)
RECHTEN
(…)
Rechtsgrond en karakter
In tegenstelling tot belastingen gaat het bij rechten om twee wezenlijke elementen: individuele dienstverlening en kostenverhaal. (…) Van individuele dienstverlening is sparake als de gemeente een wederprestatie verricht ten behoeve van een daarbij belanghebbende individuele burger.
(…)
De rechtsgrond van de rechten is publiekrechtelijk kostenverhaal bij individuele aanwijsbare gemeentelijke dienstverlening.
(…)
Onder kosten moet worden begrepen de directe en indirecte kosten. Directe kosten hangen rechtstreeks samen met de door de gemeente verrichte dienstverlening. Hieronder vallen loonkosten, kapitaallasten en materiële kosten. De bepaling en toerekening van indirecte kosten is minder eenvoudig. Hieronder worden verstaan de kosten die niet rechtstreeks samenhangen met de verleende diensten. In dat verband kan worden onderscheiden tussen kosten die wel en kosten die niet in enig verband staan met de specifieke dienstverlening. Er behoeft dus niet in alle gevallen een directe
relatie te bestaan tussen de individueel aanwijsbare dienst en de daardoor te verhalen kosten. Sinds de in 1995 ingevoerde Wet materiële belastingbepalingen hebben gemeenten een zekere vrijheid om met de heffingsmaatstaf van rechten beleid te voeren. Kosten die enig verband hebben met de verrichte dienst kunnen worden aangeduid als overheadkosten en kunnen derhalve via rechten worden verhaald.
(…)
Heffingsmaatstaf
De Gemeentewet bevat geen specifieke bepalingen over de toe te passen maatstaven bij de heffing van rechten. Binnen de grenzen van art. 219 lid 2 hebben gemeenten derhalve op dit punt in beginsel de vrijheid om in de belastingverordening naar eigen keuze de heffingmaatstaven vast te leggen. De heffingsmaatstaf van de rechten mag zich richten naar de kosten, de omvang, de aard en de mate van het gebruik van de gemeentelijke dienstverlening.
7. Criterialijst bureau burgerzaken
“Burgemeester en wethouders van de gemeente ROERMOND hebben, (…), de volgende begrips-interpretaties vastgesteld:
(…)
2) Vermissing reisdocument of rijbewijs (verwijtbaar of niet-verwijtbaar):
Verwijtbaar (en dus betalen van extra leges)
Niet verwijtbaar (geen extra leges)
Document gestolen uit auto
Document gestolen uit afgesloten woning, kluis, (inbraakwerende)afgesloten kast,
Afgesloten lade.
(Een en ander uitdrukkelijk slechts indien in politierapport is vastgelegd dat er sporen van braak zijn aangetroffen)
Document gestolen uit (onbeheerd gebleven) jas, handtas, polstas,
(attaché)koffer e.d.
Document gestolen door beroving, overal, afpersing, geweldsdreiging e.d.
(vastgesteld in en bevestigd door
politierapport
Document is zoekgeraakt, verloren
(ongeacht of men kan aangegeven/
aantonen hoe, waar en wanneer of onder welke omstandigheden)
Brand in woning, of auto-ongeluk gepaard gaande met brand, waarbij document verloren is gegaan.
Men heeft het document vrijwillig uit handen gegeven aan daartoe niet-bevoegde
Personen instanties
Men heeft het document moeten inleveren bij/moeten afgeven aan daartoe bevoegde personen/instanties, zoals politie, mare-
chaussee, douane (aan te tonen d.m.v. schriftelijk bewijs
Men heeft het document verkocht
Men heeft het document vernietigd, weggegooid, verbrand
In alle andere gevallen, waarbij geen politie-rapport kan worden overgelegd
