Een man diende bij een gemeente in de afgelopen jaren diverse meldingen, klachten, Woo-/ en AVG-verzoeken in. Deze gingen vooral over overlast van honden(-poep) en verkeer in zijn directe woonomgeving. De man vond dat de gemeente onvoldoende deed met zijn meldingen en klachten en wilde dat de overlast verminderde. De gemeente behandelde eerder diverse klachten van de man hierover. Naast klachten over zijn directe woonomgeving diende de man ook een klacht in over het handelen en de communicatie van een Woo-medewerker. Vervolgens diende hij een klacht in over de behandelaar van de klacht. Hij vond dat beide medewerkers niet correct naar hem toe handelden. De gemeente behandelde de klacht over de Woo-medewerker. En oordeelde dat de klacht ongegrond was. De gemeente liet de daarna ook weten dat en waarom zij zijn klacht over de klachtbehandelaar niet in behandeling nam. Hierna stuurde de gemeente de man een stopbrief waarin zij uitlegde hoe en waarom zij in de toekomst met hem en zijn diverse verzoeken, klachten en meldingen omgaat.
De man wendde zich hierna tot de ombudsman. Hij vond het onterecht dat hij een stopbrief ontving. Ook had hij moeite met de wijze waarop de gemeente zijn laatste twee klachten afhandelde. De ombudsman stelde de gemeente een aantal vragen over de klacht. De gemeente reageerde uitgebreid en gaf aan welke klachten de man eerder aan haar voorlegde en hoe zij met deze klachten en meldingen was omgegaan. En waarom zij uiteindelijk besloot de man een stopbrief te sturen en hoe zij dit vormgaf. De reactie van de gemeente legden wij voor aan de man, zodat hij hier nog op kon reageren.
De ombudsman komt tot de conclusie dat hij de klacht van de man ongegrond vindt. Hij is van oordeel dat de gemeente de klachten van de man zorgvuldig behandelde. Ook kan hij de gemeente erin volgen dat zij nadat de man klachten bleef indienen, hem uiteindelijk een stopbrief stuurde. En hem hierin meedeelde hoe zij in de toekomst met meldingen en klachten van de gemeente omgaat. De klacht over de opgelegde stopbrief bekeek de ombudsman aan de hand van zijn leidraad voor het zorgvuldig begrenzen van aanhoudend en grensoverschrijdend klaaggedrag. In deze leidraad zette de ombudsman uiteen waarom, wanneer en op welke wijze een overheidsinstantie begrenzend kan optreden.
De ombudsman zag dat de gemeente deze leidraad op hoofdlijnen volgde en de stappen zorgvuldig doorliep. Daarmee laat de gemeente zien dat zij zich ervoor inspande een zorgvuldige afweging te maken om de begrenzing op te leggen. Dat de gemeente er uiteindelijk voor koos om de man te begrenzen vindt de ombudsman gelet op het eerdere patroon van indienen van meldingen, verzoeken en klachten begrijpelijk. De ombudsman vindt dat de gemeente dit op ook op een zorgvuldige manier deed. Dat vindt hij omdat de man nog altijd de mogelijkheid heeft om zich tot de gemeente te wenden. En omdat overige dienstverlening vanuit de gemeente niet wordt ingeperkt. Tot slot zag de ombudsman dat de gemeente de man eerder ook wees op de eventuele gevolgen als hij bleef doorgaan met het indienen van meldingen en klachten over hetzelfde onderwerp. Ook dit sluit aan bij de uitgangspunten/leidraad van de ombudsman.