Een vrouw woont in een buurt waar ieder jaar een festival wordt georganiseerd. De gemeente publiceert de vergunning voor het festival ieder jaar pas vlak voor de start. Dat vindt de vrouw niet kunnen. Want daardoor kan zij niet effectief tegen de vergunning opkomen, maar pas na afloop van het festival bezwaar maken. Dan is het al te laat. De vrouw besluit bij de gemeente een klacht in te dienen over deze gang van zaken.
De gemeente vindt haar klacht gegrond. Hoewel de gemeente erkent dat het verlenen van een vergunning anderhalve week voor het festival krap is, is de late verlening van de vergunning te wijten aan de organisator. Die maakte volgens de gemeente namelijk op het laatste moment nog wijzigingen in de aanvraag. De gemeente belooft in de toekomst haar best te doen om de procedure minder lang te laten duren. Ook zal zij de aanvraag om een vergunning strenger begeleiden, zodat tijdig op de aanvraag beslist kan worden. Omdat de vrouw een meer structurele oplossing zoekt, vraagt zij de Nationale ombudsman naar haar klacht te kijken.
De ombudsman start een onderzoek en stelt de gemeente vragen over hoe zij ervoor wil zorgen dat zij in de toekomst tijdig een vergunning verleent voor het festival. In haar reactie herhaalt de gemeente dat het tijdig verlenen van een vergunning wordt beïnvloed door factoren die niet volledig in haar macht liggen. Het gaat dan om late indiening of wijzigingen door de aanvrager en de noodzakelijke advisering door instanties zoals politie en brandweer. De gemeente wil de procedure van vergunningverlening strakker regelen. Zo is het in de toekomst niet meer toegestaan om op het laatste moment aanpassingen of wijzigingen te doen.
De ombudsman ziet dat de gemeente vlak voor de start van het jaarlijks terugkerende festival een vergunning verleent aan de organisator. Hierdoor is het voor de vrouw steeds niet mogelijk om haar stem te laten horen. Het wordt de ombudsman duidelijk dat de vrouw door deze handelwijze als omwonende geconfronteerd wordt met een onomkeerbaar feit. Voor de vrouw is het belangrijk dat zij haar belangen tijdig en effectief naar voren kan brengen. Dit lukt echter niet, omdat de gemeente niet tijdig een vergunning verleent. De ombudsman vindt dat omwonenden ten minste mogen verwachten dat zij op tijd en actief worden geïnformeerd, zodat voorkomen wordt dat zij zich geconfronteerd voelen met vaststaande feiten. Dat gebeurde in het geval van de vrouw niet. Daarom vindt de Nationale ombudsman de klacht gegrond. Over het structurele onderdeel van de klacht gaat de ombudsman nog met de gemeente in gesprek.