De Nationale ombudsman gebruikt voor het uitvoeren van zijn wettelijke taken en zijn bedrijfsvoering persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat met deze persoonsgegevens zorgvuldig wordt omgegaan en dat deze vertrouwelijk worden behandeld.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens volgens de geldende wet- en regelgeving. Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Gebruik persoonsgegevens
Geeft u een klacht aan ons door, dan vragen we u om uw persoonsgegevens. Zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres en gegevens over uw klacht. Deze gegevens hebben wij nodig om uw klacht te kunnen behandelen. Geeft u deze gegevens niet, dan kunnen wij uw klacht niet behandelen.
Verder kunnen uw persoonsgegevens worden gebruikt voor analyse en geanonimiseerde voorbeelden of quotes voor onderzoeken die de ombudsman zelf is gestart. Dit heet een onderzoek uit eigen beweging. Ook kan er voor een onderzoek uit eigen beweging contact met u worden opgenomen voor meer uitleg of een andere vorm van medewerking.
Daarnaast gebruiken wij persoonsgegevens voor dienstverlenende taken. Bijvoorbeeld als u een folder of publicatie van ons wilt ontvangen. Ook gebruiken wij uw persoonsgegevens als u solliciteert op een functie bij de Nationale ombudsman. Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze verstrekt. Verder maken wij geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering.
Delen van persoonsgegevens
Voor de behandeling van uw klacht kan de Nationale ombudsman gegevens, inclusief persoonsgegevens, delen met de (overheids)instanties die bij uw klacht betrokken zijn. Daarom raden wij u aan alleen die informatie op te sturen die wij nodig hebben voor de behandeling van uw klacht. Bij twijfel kunt u ons bellen.
Voor de dienstverlenende taken wisselen wij geen persoonsgegevens uit met andere instanties. Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit voor commerciële of andere doelen dan waarvoor ze zijn gegeven.
Met organisaties die – in opdracht van de Nationale ombudsman – uw gegevens gebruiken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. De Nationale ombudsman blijft verantwoordelijk voor het gebruik van uw gegevens.
Bewaren van persoonsgegevens
De Nationale ombudsman bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig en wettelijk is toegestaan. De Archiefwet 1995 schrijft de bewaartermijnen voor. In zogenaamde selectielijsten staat geschreven welke informatie de Nationale ombudsman na verloop van tijd vernietigt of blijvend worden bewaard.
Een klachtdossier wordt standaard 5 jaar bewaard vanaf het moment dat een klacht is afgehandeld. Behalve als het nodig is om het dossier te archiveren voor het algemeen belang. Dan wordt een klachtdossier 20 jaar bewaard. Meer informatie over de bewaartermijnen kunt u vinden in de selectielijsten.
Als u bij ons solliciteert en u wordt afgewezen, dan worden uw gegevens 1 maand na afwijzing verwijderd. Wij kunnen uw toestemming vragen om uw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.
Als er voor bepaalde gegevens geen wettelijke bewaartermijn is, bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de dienstverlening (wat wij voor u doen).
Uw privacy rechten
U hebt een aantal rechten als de Nationale ombudsman uw persoonsgegevens gebruikt:
- Recht op informatie: u hebt het recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gebeurt en hoelang ze worden bewaard.
- Recht op inzage: u hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn.
- Recht op rectificatie: u hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens aan te vullen of aan te passen wanneer de persoonsgegevens die wij van u niet kloppen.
Het is niet mogelijk na afloop van de klachtbehandeling te vragen om aanpassing van gestelde feiten, meningen en conclusies waarmee u het niet eens bent. Wel mag u van ons verwachten dat wij uw schriftelijke mening toevoegen aan uw dossier. - Recht op beperking van de verwerking: u hebt het recht om te vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk wordt stopgezet. Bijvoorbeeld omdat u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en u nog op een antwoord wacht.
- Recht van bezwaar: u hebt het recht om – vanwege persoonlijke omstandigheden – bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt alleen bezwaar maken als de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op grond van de uitoefening van een publieke taak of als de Nationale ombudsman meent een gerechtvaardigd belang te hebben bij de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Recht op verwijdering en recht om vergeten te worden: wanneer u toestemming aan ons geeft om uw gegevens te verwerken, dan hebt u het recht om de persoonsgegevens weer te laten verwijderen.
Wilt u van één van uw rechten gebruikmaken, dan kunt u schriftelijk of per e-mail een aanvraag (verzoek) indienen. Uw aanvraag stuurt u naar:
Nationale ombudsman
T.a.v. de functionaris voor de gegevensbescherming
Postbus 93122
2509 AC Den Haag
Het e-mailadres dat u kunt gebruiken is: avg@nationaleombudsman.nl
Wij behandelen uw aanvraag normaal binnen vier weken na ontvangst. Indien nodig vragen wij hierna nog verdere informatie bij u op.
Beperking van uw privacy rechten
Als uw verzoek te maken heeft met een klacht die u aan ons hebt doorgegeven, dan zijn uw rechten beperkt. Dit betekent dat u minder rechten hebt. De verwerking van persoonsgegevens tijdens de klachtbehandeling doen we niet met toestemming, dus die kunt u ook niet intrekken. Voor de verwerking van persoonsgegevens tijdens de klachtbehandeling heeft de Nationale ombudsman een wettelijke grondslag. Dit betekent dat de Nationale ombudsman verplicht is om de vastgestelde bewaartermijnen na te leven.
Klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens?
Hebt u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door de Nationale ombudsman, dan kunt u daarover contact met ons opnemen. Ook kunt u daarover een klacht doorgeven aan de Functionaris voor de gegevensbescherming via avg@nationaleombudsman.nl.
Komt u er samen met ons niet uit, dan kunt u uw klacht doorgeven aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op het gebruik van persoonsgegevens.
Functionaris gegevensbescherming
De Nationale ombudsman heeft een functionaris voor de gegevensbescherming. Deze let erop dat wij persoonsgegevens verwerken volgens de wet. De functionaris voor de gegevensbescherming is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres: avg@nationaleombudsman.nl.
Online partijen
Wij gaan vertrouwelijk om met de persoonlijke informatie die u ons geeft. Komt u via links op onze website terecht op andere websites, zoals Facebook, Twitter en WhatsApp? Dan gelden daar de regels van die partijen voor de omgang met uw persoonlijke informatie en privacy. Wij adviseren u hun privacy bepalingen goed door te lezen.
Anonimiseren
De Nationale ombudsman publiceert zijn rapporten op deze website. Hierbij worden de rapporten geanonimiseerd. Dit betekent dat er geen personen uit zaken te herkennen zijn. Als u vindt dat dit in uw geval niet goed gedaan is, dan kunt u een mail sturen naar de functionaris gegevensbescherming: avg@nationaleombudsman.nl
Cookies
Deze website maakt gebruik van cookies. De cookies gebruiken wij om de website beter te laten functioneren en om het bezoek aan de website te monitoren. We gebruiken deze gegevens niet op één op één persoons- of computerniveau. De gegevens zijn daarom niet meer te herkennen tot één bepaalde computer of persoon.
Meer informatie hierover leest u in ons cookiebeleid
Wijzigingen
Wij mogen altijd wijzigingen maken op deze privacyverklaring en ons cookiebeleid. De laatste versie vindt u altijd op deze pagina.