Verzoeker klaagt erover dat na 4 juni 1999 een aantal originele documenten (met bijbehorende vertalingen) van hem, zijn echtgenote en hun kinderen is zoekgeraakt nadat hij en/of zijn echtgenote deze documenten hadden ingeleverd bij het Nederlandse Consulaat-Generaal te São-Paulo (Brazilië) ter ondersteuning van hun aanvragen om afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf.
Verder klaagt verzoeker erover dat tot op het moment waarop hij zich tot de Nationale ombudsman wendde, niet is beslist op de aanvragen om verlening van een vergunning tot verblijf van zijn echtgenote en kinderen.
Beoordeling
A. Ten aanzien van het niet teruggeven van de ingeleverde documenten
1. Op 4 juni 1999 leverden verzoeker, en/of zijn partner, beiden van Braziliaanse nationaliteit, een aantal gelegaliseerde documenten in bij het Nederlandse Consulaat-Generaal te São Paulo, Brazilië, in het kader van een aanvraag om een machtiging tot voorlopig verblijf ten behoeve van verzoekers partner en hun twee minderjarige kinderen.
De Nederlandse overheid is niet in staat geweest deze documenten aan hem terug te geven. Zowel de Minister van Buitenlandse Zaken, als de Staatssecretaris van Justitie als de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond hebben laten weten dat zij geen originele stukken van verzoeker en/of zijn partner in hun bezit hebben.
2. De Minister van Buitenlandse Zaken heeft laten weten dat waar hier over “originele” stukken wordt gesproken, bedoeld is een gewaarmerkte kopie. De originele documenten worden niet afgegeven en blijven in Brazilië, in de registers van de zogenoemde cartorio's. Deze afschriften hebben volgens de Minister in het juridisch verkeer dezelfde status als originele documenten.
3. Uit het onderzoek is niet gebleken waar en wanneer precies de door verzoeker ingeleverde documenten in het ongerede zijn geraakt. Wel is uit het onderzoek het volgende gebleken.
Het Nederlandse Consulaat-Generaal heeft onbetwist verklaard dat het op 4 juni 1999 de volgende documenten heeft gelegaliseerd, te weten drie geboorteakten betreffende verzoekers partner en hun twee minderjarige kinderen, en een samenlevingsverklaring van verzoeker en zijn partner. Volgens genoemd Consulaat-Generaal heeft het deze documenten met een officiële vertaling gevoegd bij de aanvragen om een machtiging tot voorlopig verblijf voor verzoekers partner en haar twee minderjarige kinderen, geregistreerd op 7 juni 1999 en vervolgens per diplomatieke koerier verzonden naar het Bureau Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), te Den Haag.
Aangenomen wordt dat het Bureau Visadienst de mvv-aanvraag ter verdere behandeling heeft doorgezonden aan de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de IND, bureau Hoofddorp. Immers, op 13 juli 1999 heeft de Visadienst, bureau Hoofddorp, in het kader van de zogenoemde verkorte procedure aan het Nederlandse Consulaat-Generaal verklaard geen bezwaar te hebben tegen afgifte van de gevraagde mvv.
Vervolgens werd deze mvv aan verzoekers partner verleend, en reisde zij met de twee kinderen naar Nederland.
Op 20 juli 1999 meldde zij zich bij de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond voor het indienen van een aanvraag om aan haar en de kinderen een vergunning tot verblijf bij partner te verlenen. De vreemdelingendienst constateerde toen dat de ingeleverde documenten in het dossier ontbraken.
4. Het staat vast dat het Bureau Visadienst in Den Haag de mvv-aanvraag heeft ontvangen. Volgens de Staatssecretaris van Justitie wil dit echter niet zeggen dat ook originele documenten zijn ontvangen. Volgens de Staatssecretaris heeft het Consulaat-Generaal geen originele documenten aan het Bureau Visadienst gezonden, en kan alleen sprake zijn van vermissing van gelegaliseerde afschriften. In het dossier bevinden zich volgens de Staatssecretaris slechts kopieën van gelegaliseerde documenten.
5. De Staatssecretaris heeft desgevraagd verklaard dat de verklaring van het Nederlandse Consulaat-Generaal niet wordt betwist. Hiermee staat voldoende vast dat de door verzoeker ingeleverde documenten (of dit nu originele documenten zijn dan wel gewaarmerkte afschriften met de juridische status van originele documenten) samen met de mvv-aanvraag naar het Bureau Visadienst zijn gezonden. Volgens de Minister van Buitenlandse Zaken gebeurt deze verzending in een gesloten enveloppe per diplomatieke koerier. Hieruit volgt dat voldoende aannemelijk is dat met de mvv-aanvraag zelf ook de bijbehorende stukken bij het Bureau Visadienst te Den Haag zijn aangekomen. Vervolgens is de mvv-aanvraag in behandeling genomen en ingewilligd.
6. Op grond van het voorgaande treft het Nederlandse Consulaat-Generaal geen verwijt ten aanzien van het in het ongerede raken van verzoekers documenten.
De gedraging van het Nederlandse Consulaat-Generaal is behoorlijk.
7. Nadat verzoekers partner bij de vreemdelingendienst te Rotterdam de aanvraag om een verblijfsvergunning had ingediend, en de vreemdelingendienst op dat moment had geconstateerd dat de originele gelegaliseerde stukken in het dossier ontbraken, deed de vreemdelingendienst vervolgens bij de IND navraag naar deze documenten. Deze werden echter niet gevonden.
Daarmee treft de vreemdelingendienst te Rotterdam evenmin een verwijt ten aanzien van het ongerede raken van verzoekers documenten.
De gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond is behoorlijk.
8. Uit het voorgaande volgt dat moet worden aangenomen dat verzoekers documenten in het ongerede zijn geraakt tijdens de behandeling van de mvv-aanvraag in Nederland door het Bureau Visadienst dan wel de Visadienst.
9. De Staatssecretaris heeft niet aangegeven welke stukken het Bureau Visadienst bij de mvv-aanvraag heeft ontvangen. Verder is onbekend wat er na ontvangst van de mvv-aanvraag door het Bureau Visadienst met de meegezonden stukken is gebeurd, en of deze bijvoorbeeld in Den Haag zijn achtergebleven of zijn meegezonden naar de Visadienst, bureau Hoofddorp. Kennelijk is hierover niets geregistreerd. Op dit punt is het Bureau Visadienst in ieder geval tekortgeschoten op het punt van de vereiste administratieve zorgvuldigheid.
10. De Staatssecretaris heeft verder geen informatie verstrekt over de wijze waarop deze aanvraag is behandeld, en heeft niet laten weten of een dergelijke aanvraag zonder documenten (originele dan wel rechtskracht hebbende afschriften) in behandeling zou zijn genomen. De Visadienst, bureau Hoofddorp, heeft de mvv-aanvraag via de zogenoemde verkorte procedure behandeld en ingewilligd. De Staatssecretaris heeft weliswaar aangegeven dat de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Kennemerland bij de behandeling van de mvv-aanvraag betrokken is geweest, maar heeft geen inlichtingen verschaft over de wijze waarop de mvv-aanvraag is behandeld, en de betrokkenheid van deze vreemdelingendienst hierbij, en heeft evenmin aangegeven of de bij deze aanvraag behorende stukken naar deze vreemdelingendienst zijn gezonden. De vreemdelingendienst heeft aangegeven dat er noch in Haarlem noch in Hoofddorp stukken betreffende deze aanvraag waren gevonden. Daarom is er onvoldoende aanleiding om aan te nemen dat verzoekers documenten bij deze vreemdelingendienst zijn geweest.
11. Uit het voorgaande volgt dat het Bureau Visadienst en/of de Visadienst een verwijt treft ten aanzien van het in het ongerede raken van verzoekers documenten. Hiermee zijn zij tekortgeschoten in de vervulling van de zorgplicht ten aanzien van de aan hen toevertrouwde belangen.
Van het Bureau Visadienst en/of de Visadienst had dan ook mogen worden verwacht dat, toen verzoeker om teruggave van de ingeleverde stukken verzocht, zij zich hadden ingespannen om meteen na te gaan waar deze stukken zich zouden kunnen bevinden, in plaats van verzoeker te verwijzen naar het Nederlandse Consulaat-Generaal. Hiermee hebben zij tevens een onvoldoende hulpvaardige opstelling betoond.
De gedraging van het Bureau Visadienst en/of de Visadienst is niet behoorlijk.
12. In het voorgaande wordt aanleiding gezien om aan de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Justitie de aanbeveling te doen om het ertoe te doen leiden dat met verzoeker in overleg wordt getreden over het vergoeden van de schade die hij heeft geleden door het niet teruggeven van de ingeleverde documenten.
B. Ten aanzien van de lange duur van de behandeling van een aanvraag om een verblijfsvergunning aan verzoekers partner en haar twee minderjarige kinderen
1. Zoals hiervóór onder A. is vermeld, diende verzoekers partner op 20 juli 1999 bij de vreemdelingendienst te Rotterdam een aanvraag in om een verblijfsvergunning voor verblijf bij partner ten behoeve van haar en haar twee minderjarige kinderen, en consta-teerde de vreemdelingendienst op dat moment dat de vereiste originele gelegaliseerde stukken (dan wel gelegaliseerde afschriften met de juridische status van originele documenten) ontbraken.
2. Vanwege het ontbreken van genoemde stukken onthield de vreemdelingendienst zich van een advies, en zond deze aanvraag op 17 november 1999 door aan de IND ter verdere behandeling. De vreemdelingendienst deed hierbij het verzoek aan de IND om enige soepelheid te betrachten, omdat de verlening van de verblijfsvergunning werd vertraagd zonder dat verzoekers partner hiervan een verwijt kon worden gemaakt.
Echter, pas op 20 april 2001, en nadat verzoeker zich met zijn klacht tot de Nationale ombudsman had gewend, verleende de Staatssecretaris van Justitie de gevraagde verblijfsvergunning.
3. Ingevolge artikel 15e van de Vreemdelingenwet (oud) (zie Achtergrond) moet binnen zes maanden op een aanvraag om een verblijfsvergunning te worden beslist. Zoals de Staatssecretaris heeft erkend, is deze beslistermijn ruimschoots overschreden. Hiermee heeft de IND onvoldoende voortvarend gehandeld. Dit is niet juist. Dit klemt te meer wanneer hierbij in ogenschouw wordt genomen dat verzoeker in verband met een tijdelijke aanstelling als piloot twee jaar in Nederland zou verblijven, en zijn partner slechts kort voor de terugreis naar Brazilië in het bezit werd gesteld van een verblijfsvergunning.
De onderzochte gedraging van de IND is niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van het Nederlandse Consulaat-Generaal te São Paulo (Brazilië), die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, is niet gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van het Bureau Visadienst en/of de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, beide ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Justitie gezamenlijk, is gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond (de burgemeester van Rotterdam), is niet gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond.
Aanbeveling
Aan de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Justitie wordt in overweging gegeven om het ertoe te doen leiden dat met verzoeker in overleg wordt getreden over het vergoeden van de schade die hij heeft geleden door het niet teruggegeven van de door hem en/of zijn partner ingeleverde documenten.
Onderzoek
Op 13 september 2000 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer G. te Rotterdam, (thans Brazilië) met een klacht over een gedraging van het Nederlandse Consulaat-Generaal te São Paulo (Brazilië), en/of het Bureau Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), en/of de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de IND, en/of de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond, en een gedraging van de IND.
Naar deze gedragingen, die worden aangemerkt als respectievelijk een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Justitie gezamenlijk, de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond (de burgemeester van Rotterdam), en de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Buitenlandse Zaken, de Staatssecretaris van Justitie en de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Tijdens het onderzoek kreeg verzoeker de gelegenheid op de door de drie bestuursorganen verstrekte inlichtingen te reageren.
De Minister van Buitenlandse Zaken en de Staatssecretaris van Justitie werden nadere vragen voorgelegd. De IND werd telefonisch om nadere informatie verzocht.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld daarop te reageren. Hij maakte van die gelegenheid geen gebruik.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Staatssecretaris van Justitie en de korpsbeheerder deelden mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Verzoeker gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 4 juni 1999 leverden verzoeker en/of zijn partner, beiden van Braziliaanse nationaliteit, een aantal gelegaliseerde documenten in bij het Nederlandse Consulaat-Generaal te São Paulo, Brazilië, ten behoeve van de aanvragen voor een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) voor verzoekers partner en hun twee minderjarige kinderen. Het Nederlandse Consulaat-Generaal zond deze stukken vervolgens naar het Bureau Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), in Den Haag.
2. Op 13 juli 1999 liet de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de IND, bureau Hoofddorp, in het kader van de verkorte mvv-procedure aan het Nederlandse Consulaat-Generaal weten geen bezwaar te hebben tegen afgifte van de gevraagde mvv.
Op 14 juli 1999 gaf het Nederlandse Consulaat-Generaal aan verzoekers partner een mvv af. Daarmee reisde zij met de twee kinderen naar Nederland.
Op 20 juli 1999 diende verzoekers partner bij de vreemdelingendienst van het regionaal politiekorps Rotterdam-Rijnmond een aanvraag in tot verlening van een vergunning tot verblijf bij partner.
Op 17 november 1999 zond de vreemdelingendienst de aanvraag, met onthouding van advies, ter verdere behandeling aan de IND, met de toelichting dat de officiële stukken ontbraken.
3. Op 16 maart 2000 verzocht verzoeker de IND om teruggave van de originele documenten, die hij op 4 juni 1999 had ingeleverd bij het Nederlandse Consulaat-Generaal te São Paulo, Brazilië. Verzoeker wees er daarbij op dat aan zijn partner en zijn twee kinderen nog steeds geen verblijfsvergunning was verleend als gevolg van de verdwijning van deze documenten. Dit had volgens verzoeker tot gevolg dat zijn partner en de kinderen nog geen identiteitskaarten was verstrekt, hetgeen hen veel overlast bezorgde.
In antwoord op deze brief verzocht de IND op 7 april 2000 aan verzoeker om zich nogmaals te wenden tot genoemd Consulaat-Generaal, om genoemde bescheiden te verkrijgen.
4. Op 10 april 2000 zond verzoeker de volgende brief aan de IND:
“…1. l have already contacted the São Paulo Netherlands General Consulate, in relation to the referred missing documents on, at least, 10 different occasions, by means of several international telephone calls, faxes, e-mails, and even the personal visit of relatives to the Consulate premises - with no result whatsoever;
2. The São Paulo Netherlands General Consulate has, officially and formally, stated that the documents have been received by them and were sent to the "Bureau Visadienst" at The Hague on 07 July 1999. A copy of this formal declaration (…) has been sent to you through the "Regiopolitie Regio Rotterdam-Rijnmond" (officer D.) in early December 1999;
3. Along with this very same statement, the São Paulo Netherlands General Consulate has provided me with copies (…) of the lost documents, stapled together with an actual official consulate stamp, in order to confirm they are true copies of the originals, as received by the Consulate in 04 June 1999;
4. l have sent them a copy of your letter (…), but l'm quite sure that l will have the same answer they've already given me ten times before the documents are here, in The Netherlands, under the responsibility of the Ministry of Justice;
Meanwhile, l would like to emphasise two points related to the disappearance of those documents:
1st - l need the documents back. They belong to me. They have been trusted to the Dutch Government, and it is the Dutch Government's responsibility to hand them back to me - urgently;
2nd - My family is being submitted to an odd discriminatory treatment, while their permanent staying visa is being denied. It's not our fault that the Dutch Government has lost trail of my common-law wife and children's original personal documents, but because of it, we have been submitted to long waiting lines at the immigration police, every time we need to cross the border. Their passports are running out of blank pages with so many return visa stamps, and my common-law wife can not even make a simple commercial transaction, or apply for a driver's license, as long as she doesn't have an identity card;
Those are only two of the many reasons l, once again, demand you to:
A) Make a definite effort to locate my family's documents, since, undoubtedly, they must be inside Netherlands, within the Dutch Government's Ministry of Justice or Foreign Affairs' domains;
B) Accept the special request sent by officer D. of the "Regiopolitie Regio Rotterdam-Rijnmond" on late December 1999 (as of now, not answered yet), regarding an authorisation for the permanent residence visas and identity cards to be issued, recognising that the vast documentation sent by your São Paulo General Consulate is by far more than enough to prove that our original birth certificates and common-law marriage agreement have been properly presented to a Dutch Authority, and that the copies provided to you by the Consulate, hearing their official stamp acknowledging so, are authentic.
l am an Airline Pilot. l have been hired by Transavia Airlines on temporary assignment, due to the lack of highly experienced Boeing 737-300 captains in this country. After this contract is finished, l will return to my 16 years' long post as a Boeing 767 International Captain in BraziI's leading Airline Company - VARIG. My wife is an Agriculture Engineer. She is enjoying a leave, in order to accompany me, for the duration of this contract.
She has to return to her professional research activities in Brazil. Our children are presently attending the American School of Rotterdam, but they also have to return to their previous (and excellent) school in Brazil, in order not no become behind in their mandatory Portuguese language and Brazilian history, and geography curriculum.
We are here because your country needs my expertise, and because l was invited, accordingly to the Dutch immigration and the Dutch and European aviation laws and regulations. My family and l have no intention to immigrate to your country, neither to stay here longer than my contract lasts. l really cannot understand what is the reason behind this display of discourtesy and suspicion. l very much think l deserve a more respectful treatment…”
5. Bij zijn brief van 10 april 2000 zond verzoeker de volgende verklaring van het Nederlandse Consulaat-Generaal van 1 december 1999:
“VERKLARING
De consul der Nederlanden te São Paulo, B., verklaart dat op 4 juni 1999 door dit consulaat-generaal de navolgende originele documenten werden gelegaliseerd:
Geboorte-akte t.n.v. V.,(verzoekers partner; N.o.), (…).
Geboorte-akte t.n.v. A.G., (…).
Geboorte-akte t.n.v. L.G. (…).
(de twee minderjarige kinderen; N.o.)
Samenlevingsverklaring t.n.v. G. (verzoeker; N.o.) en V.
Deze documenten werden samen met de gelegaliseerde vertalingen van beëdigd vertaalster (…) gevoegd bij de aanvragen voor een Machtiging tot Voorlopig Verblijf (M.V.V.), geregistreerd door dit consulaat-generaal op 7 juni 1999 en verzonden naar het Bureau Visadienst, Postbus 30124, 2500 GC Den Haag.
Deze verklaring wordt afgegeven ten behoeve van de Gemeente Rotterdam, Dienst Burgerzaken december 1999.”
6. Vervolgens richtte verzoeker zich op 13 september 2000 met zijn klacht tot de Nationale ombudsman.
7. Op 20 september 2000 legde een medewerkster van het Bureau Nationale ombudsman de klacht telefonisch voor aan de IND.
Op 29 september 2000 liet de IND weten dat de originele documenten zich niet in het IND-dossier bevonden.
Vervolgens werd de klacht telefonisch voorgelegd aan de Minister van Buitenlandse Zaken, de Visadienst, en de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond.
Op 25 oktober 2000 liet het Bureau Visadienst telefonisch weten dat de desbetreffende documenten aldaar niet aanwezig waren. Verder liet het Bureau Visadienst op die datum weten dat het gebruikelijk is dat diplomatieke posten in het buitenland zowel visumaanvragen als mvv-aanvragen naar het Bureau Visadienst zenden, en dat van daaruit de mvv-aanvragen worden doorgezonden naar de IND-districten, ter behandeling door de Visadienst.
Op 1 november 2000 liet het Ministerie van Buitenlandse Zaken weten dat de gezochte documenten noch op het departement, noch op het Consulaat-Generaal te São Paulo aanwezig waren.
Op 7 november 2000 liet de vreemdelingendienst te Rotterdam weten dat reeds bij ontvangst van de aanvragen tot verlening van een vergunning tot verblijf was gesignaleerd dat de originele documenten ontbraken en dat een eigen onderzoek daarnaar niets had opgeleverd.
Op 11 januari 2001 liet de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Kennemerland, bureau Haarlem, daarnaar gevraagd omdat verzoeker bij de aanvraag in eerste instantie Haarlem als woonplaats had opgegeven, weten dat er ook bij de vreemdelingendiensten in Haarlem en in Hoofddorp geen stukken waren gevonden.
Vervolgens zette de Nationale ombudsman het onderzoek schriftelijk voort.
B. Standpunt verzoeker
Het standpunt van verzoeker staat weergegeven onder Klacht.
C. Standpunt Minister van Buitenlandse Zaken
1. De Minister van Buitenlandse Zaken reageerde op 19 maart 2001 onder meer als volgt op de klacht:
“…van het Nederlands Consulaat-Generaal te São Paulo (is; N.o.) vernomen, dat waar betrokkene spreekt over vermissing van originele documenten, er alleen sprake kan zijn van vermissing van afschriften van originele documenten, officieel gelegaliseerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken te São Paulo. Originele documenten (geboorteaktes en dergelijke) blijven altijd opgeborgen in Brazilië bij de desbetreffende cartorios.
Voorts treft u ter verdere informatie onderstaand in chronologische volgorde de weergave van de feiten, zoals die zich op het Consulaat-Generaal hebben voorgedaan.
Op 4 juni 1999 is door het Consulaat-Generaal een viertal documenten, zoals overgelegd door (verzoeker; N.o.) en/of zijn echtgenote, gelegaliseerd (zie bijgevoegde verklaring van het Consulaat-Generaal van 1 december 1999) (hiervoor vermeld onder A.5.; N.o.)
De gelegaliseerde afschriften en vertalingen werden op 7 juni 1999 gevoegd bij de mvv-aanvragen (…). Deze aanvragen zijn op 11 juni 1999 met de gewaarmerkte afschriften en vertalingen opgestuurd naar het Bureau Visadienst ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van het Ministerie van Justitie te Den Haag.
Op 13 juli 1999 werd door het Bureau Visadienst, Unit Noord-Holland te Hoofddorp een akkoord tot afgifte van een mvv afgegeven. Uit bijgevoegde kopie (zie hierna onder C.2.; N.o.) blijkt dat de beslissing genomen werd naar aanleiding van een in Nederland ingediende verkorte mvv-procedure. Klaarblijkelijk is parallel een verkorte procedure gestart welke resulteerde in een machtiging tot afgifte van een mvv.”
2. Bij de reactie van de Minister van Buitenlandse Zaken bevond zich als bijlage de brief waarnaar de Minister in zijn reactie verwees, te weten een brief van de Visadienst te Hoofddorp van 13 juli 1999 aan het Nederlandse Consulaat-Generaal te São Paulo, betreffende een mvv-aanvraag via de verkorte procedure ten behoeve van verzoekers partner en de twee kinderen. Deze brief houdt onder meer in een verklaring van geen bezwaar tegen afgifte van de gevraagde mvv.
d. Standpunt korpsbeheerder
1. De beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond reageerde op 23 maart 2001 onder meer als volgt op de klacht:
“Een machtiging tot voorlopig verblijf kan op twee verschillende manieren aangevraagd worden.
De eerste manier is de aanvraag via de consulaire vertegenwoordiging. In dat geval bereikt het dossier de vreemdelingendienst van de politie via het consulaat, door tussenkomst van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (Visadienst). De vereiste originele documenten worden aldaar bij de betreffende afdeling overlegd, alsmede zonodig geverifieerd en/of gelegaliseerd. De huidige praktijk wijst uit dat er zowel afschriften, alsmede originele documenten via het consulaat worden doorgezonden.
Indien er bij de aanvraag via de consulaire vertegenwoordiging originele documenten in plaats van afschriften worden toegezonden, worden deze door de vreemdelingendienst getoetst op originaliteit en waarde. Na toetsing worden er afschriften van gemaakt en worden de originele documenten per omgaande retour gezonden aan de referent hier te lande.
De tweede manier is de rechtstreekse aanvraag in Nederland door een referent van de vreemdeling. In dit geval wordt er door de vreemdelingendienst voor de eerste maal een onderzoek ingesteld en wordt verzocht om de originele documenten. Nadat deze documenten getoetst zijn op originaliteit en waarde worden de originelen teruggegeven aan de referent en worden er afschriften in het dossier gevoegd.
Zoals u reeds medegedeeld door een medewerker van de vreemdelingendienst is er bij de aanvraag van verzoeker, welke verliep via de consulaire vertegenwoordiging, bij ontvangst van de aanvraag hier te lande reeds vastgesteld dat de originele documenten niet bij de aanvraag waren gevoegd. De originele documenten hebben de vreemdelingendienst derhalve nimmer bereikt. Het feit dat er bij deze procedure drie verschillende instanties betrokken zijn brengt een verhoogd risico met zich mee dat er in het geval van zoekraken van documenten moeilijk te traceren is waar de documenten zijn zoekgeraakt.
Ik realiseer mij dat dit voor verzoeker een vervelende situatie oplevert doch kom tot het oordeel dat voor zover de klacht betrekking heeft op de vreemdelingendienst van de politie Rotterdam-Rijnmond de klacht ongegrond is.
Zoals door u verzocht zend ik u als bijlage een uitdraai van het geautomatiseerde systeem van de vreemdelingendienst toe (zie hierna onder D.2.; N.o.).”
2. Bij de reactie van de korpsbeheerder bevond zich een uitdraai van het geautomatiseerde systeem van de vreemdelingendienst. Deze uitdraai houdt onder meer het volgende in:
"Bijzonderheden
200799pm (-) (verzoeker; N.o.) komt vandaag met echtgenote en kinderen. Helaas kan er niet in hun dossier worden gewerkt, dus (…) gebeld voor verhuizing dossier. Komen volgende week dinsdag terug bij R.
(…)
16-8-99/CVD (chef van dienst; N.o.): aan haar partner G. is heden een vtv. voor Ail. als captain bij Transavia te Schiphol verleend, met een geldigheidsduur tot 15-5-2000. Zowel de betr. haar 2 kinderen en G. vnd. (voornoemd; N.o.) zijn met mvv Ned. Ingereisd. Vlgs. de betr. zijn de off. stukken mbt. de burgerlijke staat van haar en haar partner alsook de off. geb. akten van de kinderen (door; N.o.) de Ned. Amb. te S. Paulo naar het min. van justitie te Den Haag gestuurd. Vandaar dat er heden alleen kopieën konden worden get. In het GBA Rtd. is ook nog niet alles officieel gereg. (zoals de afstammingsgevens van de kinderen, burgerlijke staat van de betr. en haar partner).
Voorts is mij niet bekend of er een garantverklaring door G. is getekend tbv. De betr. en zijn 2 kinderen. CVD zal de dossiers van de betrokkenen vanuit de regio Kennemerland/
Haarlem opvragen. Daar blijken deze zaken te zijn behandeld. de betr. en haar partner (ook voor afh. van zijn dok.) een vervolgafspr. gegeven voor op 30-8-99 om 14.00 uur. De kinderen hoeven niet mee te komen.
(…)
(30-8-99) CVD: Hedenmiddag gebeld met K. (…) die meedeelde dat het dossier van de fam. nog in het archief in Winschoten liggen, doch dat hij deze zsm. zal opvragen. Wordt vervolgd.
(31-8-99) CVD: voor alle zekerheid een vervolgafspr. gem. in okt. en wel op 13-10-1999. Hopelijk zijn dan alle gevr. bescheiden (vanuit Winschoten) binnen en kan er gehandeld worden.
Vlgs. de partner van de betr. zijn de originele geb. akten van de kinderen, van zijn partner en het bewijs van hun langdurige ongehuwde samenleving ten tijde van de behandeling van de mvv-aanvr. ter beoordeling ingenomen (zowel de geleg. portugese versie als de ned. vertaling). derh. bezien of deze bescheiden in de dossiers zitten. wordt vervolgd.
6-9-99/CVD: de dossiers van de betr. en de 2 kinderen ontvangen, maar het zijn allemaal kopieën. Nogmaals gebeld met IND uitplaatsing, maar die konden verder ook geen originele geb.akten van de kinderen alsook geen officieel bewijsstuk omtr. de burgerlijke staat in de dossiers van de betrokkenen vinden. Vorenst. in de voicemail van de betr. ingesproken en geadviseerd zelf aktie te gaan ondernemen (dwz. de instantie benaderen waar de originele geleg. dokumenten zouden zijn ingeleverd en event. nwe. dok. aanvragen).
13-10-99/cvd: de partner van de betr. heeft op 11-10-99 gebeld met de mededeling dat dhr. S. van IND Hoofddorp (…) de zaak destijds heeft behandeld en dat hij op zoek is naar de bovenvermelde originele stukken.
Met de partner van de betr. afgesproken dat hij mij volgende week (ma/di/wo) telef. zal benaderen voor een nwe. vervolgafspraak.
CVD heeft ook getracht div. malen telef. kontakt met dhr. S. op te nemen, echter hij blijkt ziek te zijn. Hedenmiddag dhr. S. toch aan de telefoon gekregen. Hij zou door de Ned. ambassade te S. Paulo op de hoogte worden gesteld over de vermiste stukken. Dhr. S. heeft inderdaad bevestigd dat aldaar originele stukken zijn ingenomen, die echter nu nergens meer te vinden zijn. Als hij meer weet laat dhr. S. het mij weten.
16-11-99/cvd: dhr. S. van IND Hoofddorp heeft verder mbt. de zoekgeraakte (bron) documenten van de fam. niets teruggevonden. Ook IND Zuidwest weet met deze zaak nu geen raad. In het GBA Rtd. zijn oa. de afstammingsgegevens van de kinderen in onderz. vanwege het niet overleggen van de originele gel. bescheiden. Van dhr. S. mw. B. van Transavia (…) als contactpersoon doorgekregen. Zij heeft verder ook niets nieuws te melden. Haar meegedeeld dat deze zaak nu aan IND wordt voorgelegd met het verz. hoe in deze te handelen. In deze lijkt mij enige soepelheid gewenst ivm. de mvv waarmee het gezin Ned. is ingereisd.”
e. Standpunt staatssecretaris van justitie
De Staatssecretaris van Justitie reageerde op 6 april 2001 onder meer als volgt op de klacht:
“Klachtonderdeel 1:
Met betrekking tot het zoekraken van de documenten nadat deze bij het Consulaat-Generaal zijn ingeleverd, kan uit het departementale dossier het volgende worden opgemaakt.
De echtgenote van betrokkene heeft bij het Consulaat-Generaal te São Paolo op 2 juni 1999 een aanvraag ingediend om een machtiging tot voorlopig verblijf. Uit een brief van het Consulaat-Generaal d.d. 1 december 1999 zou kunnen worden opgemaakt dat de zendbrieven, vergezeld van de originele documenten zijn verzonden naar het Bureau Visadienst, Postbus 30124, 2500 GC te Den Haag. Hierbij dient te worden opgemerkt dat dit postbusnummer niet het Bureau Visadienst toebehoort. Het postbusnummer van de Visadienst is 30125.
Uit dezerzijds verkregen informatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken d.d. 19 maart 2001 (zie hiervóór vermeld onder C.; N.o.) is echter gebleken dat, daar waar betrokkene spreekt over het zoekraken van originele documenten, er alleen sprake kan zijn van vermissing van afschriften van originele documenten, gelegaliseerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken te São Paolo. Originele documenten blijven altijd opgeborgen in Brazilië bij de desbetreffende cartorios.
Gelet op het feit dat het Consulaat-Generaal geen originele documenten heeft verzonden naar het Bureau Visadienst en uit het departementale dossier evenmin is gebleken dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst om deze documenten heeft verzocht bij betrokkene, ligt de conclusie voor de hand dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst deze documenten nimmer in het bezit heeft gehad.
De klacht, voor zover gericht tegen het laten zoekraken van de documenten acht ik derhalve ongegrond.
Klachtonderdeel 2:
Met betrekking tot de lange behandelingsduur van de door de echtgenote van betrokkene ingediende vergunning tot verblijf deel ik u het volgende mee.
In beginsel dient binnen zes maanden na indiening van de aanvraag om een vergunning tot verblijf te zijn beslist. In het geval van de aanvragen van de partner van betrokkene is deze termijn ruimschoots overschreden, nu deze aanvraag op 16 augustus 1999 (bedoeld is 20 juli 1999; N.o.) is ingediend. Dit klemt temeer daar zij in het bezit was van een geldige machtiging tot voorlopig verblijf.
Voorts kan uit het door de Vreemdelingendienst van de politieregio Rotterdam-Rijnmond model D16 (zie hierna onder G.2.; N.o.) worden opgemaakt dat, hoewel de Korpschef van genoemde politieregio bevoegd is een vergunning tot verblijf te verlenen, deze niet aanstonds is verleend aangezien de partner van betrokkene geen originele documenten kon overleggen. De aanvraag is derhalve voorgelegd aan mijn dienst. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de Imigratie- en Naturalisatiedienst in beginsel werkt aan de hand van het zogenaamde first-in / first-out-systeem.
Bij brief van 19 mei 2000 is aan betrokkene meegedeeld dat de behandeling van een aanvraag om een vergunning tot verblijf in de meeste gevallen binnen 18 maanden plaatsvindt. Nu de onderhavige aanvraag is ingediend op 20 juli 1999, had de aanvraag voor 20 januari 2001 afgedaan moeten zijn.
Gelet op het feit dat de beslistermijn ruimschoots is overschreden acht ik dit onderdeel van de klacht gegrond en zal binnen vier weken na heden, derhalve voor 20 april 2001 zijn beslist op de door de partner van betrokkene ingediende aanvraag om een vergunning tot verblijf.
Hieronder zal worden ingegaan op het beantwoorden van uw vragen.
Vraag 1
(Hoe is de ontvangst en verzending van originele documenten door de Visadienst geregeld?; N.o.)
De ontvangst van (originele) documenten door het Bureau Visadienst is als volgt geregeld. Het is gebruikelijk dat stukken die afkomstig zijn van Nederlandse Vertegenwoordigingen via de diplomatieke post worden bezorgd. Indien gebruik wordt gemaakt van de diplomatieke koeriersdienst worden de stukken eerst bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken afgeleverd alvorens deze worden doorgezonden naar het Bureau Visadienst. Daarnaast kan het voorkomen dat geen gebruik wordt gemaakt van de diplomatieke post, maar van de reguliere postbezorging zoals bijvoorbeeld PTT Post. Bij dit soort verzendingen staat een postadres vermeld, hetgeen niet gebruikelijk is als gebruik wordt gemaakt van de diplomatieke post. Indien de stukken een aanvraag om een machtiging tot voorlopig verblijf betreffen worden deze stukken, via de interne post verzonden naar de desbetreffende regionale directie.
Met betrekking tot de verzending van originele documenten geldt als regel het volgende. Indien er originele documenten, ter onderbouwing van een aanvraag, naar het Bureau Visadienst zijn gezonden en de aanvraag is afgehandeld, dan worden deze documenten per aangetekende post naar het laatstbekende GBA (gemeentelijke basisadministratie) - adres teruggezonden naar de eigenaar van deze documenten. In het geval er zendbrieven vergezeld van originele documenten, wat overigens zelden voorkomt, naar de desbetreffende Vreemdelingendiensten worden verzonden, gebeurt dit eveneens per aangetekende post.
Vraag 2
(was er bij de behandeling van de desbetreffende aanvragen nog een ander regionaal politiekorps betrokken, en zo ja, welk korps?; N.o.)
Uit het departementale dossier blijkt dat naast de Vreemdelingendienst van regiopolitie Rotterdam-Rijnmond tevens de Vreemdelingendienst van regiopolitie Kennemerland betrokken is geweest bij de aanvragen om een machtiging tot voorlopig verblijf.”
f. Telefonische informatie IND
Telefonisch voegde een medewerkster van de IND op 26 juni 2001 aan de informatie van de Staatssecretaris van Justitie toe dat op 20 april 2001 de gevraagde verblijfsvergunning aan verzoekers partner was verleend.
G. Reactie verzoeker
Verzoeker deelde in zijn reactie van 28 mei 2001 op de informatie van de Minister van Buitenlandse Zaken en de Staatssecretaris van Justitie onder meer het volgende mee:
“1. The Ministry of Justice letter of 06/April 2001 states that the Birth Certificates and the Common Law Marriage Agreement lost by the Government "were not originals", and therefore my claims were not valid;
2. Identical statement was also made on the Ministry of Foreign Affairs' letter of 19/March/2001, which refers to the Dutch Consulate in Sāo Paulo as the source of such information;
3. Those statements are nothing but incorrect. l find it particularly surprising that your Consulate in Brazil might have such lack of knowledge in relation to the Brazilian institutions, since one of the main reasons for the existence of a consulate is to know these institutions well and be able to interact with them.
4. The Brazilian 'cartórios' guard some similarities with the Dutch 'Notariaat', but although privately owned, some official tasks are reserved to them, as those of keeping records of births and marriages.
5. The 'Cartórios' are entitled therefore to keep original records and not original documents. Those records are kept in books, which are never meant to leave the 'Cartórios' offices.
6. The documents issued by the 'Cartórios' and lost by the Dutch Government were original Certificates of those records, as no one but the `Cartórios' are supposed to possess the records themselves;
7. It's also interesting to observe that the same Sāo Paulo Dutch Consulate have formally declared on 01/December/99 (zie hiervóór onder A.5.; N.o.) that the documents received were originals, as seen below (copy of the entire Declaration already with the Ombudsman);
8. The Birth Certificates and Marriage Agreement were not only originals, but they were accompanied by an original translation to the Dutch language made by a translator accredited to the Dutch Consulate and stamped by both the Brazilian Foreign Affairs Ministry and the Consulate itself;
9. In order to fulfil the Dutch regulations, l had to travel from Sāo Paulo approximately 450 km to Curitiba, where the Consulate recommended translator lives and approximately 850 km to Brasilia, where the Brasilian Ministry of Foreign Affairs stamp is issued;
10. It's also important to be remembered that, although the referred documents are indeed originals, l have never stated that l could not obtain extra copies of them;
11. The issue of extra original, translations and stamps would be perfectly feasible if, as l suggested as an alternative on a letter to the Ministry of Justice on 16/03/2000 (copy already sent to the Ombudsman) (zie hiervóór onder A.3.; N.o.), the Dutch Government agreed to grant me the necessary airline tickets, hotel accommodations and fees;
12. The 06/April 2001 letter from the Ministry of Justice also states that the "staying permit is generally issued in 18 month" and that "as this given period is expired", they would produce an answer "within four weeks";
13. l don't want to issue wrong opinions on the Dutch system (as the referred ones about the Brazilian Cartórios) but l suspect there is also a mistake in here:
14. My understanding is that the "staying permit” of my common law wife and my children have been issued even before they left Brazil, as confirmed by the MVV stamp on the three passports;
15. The request made on 20/July/1999 was only for the Resident Expatriate Identity Card to be issued, upon showing the photocopies of the required original documents, as the originals were lost;
16. Anyway, it seems that the Ministry of Justice did decide to issue the cards, as can be concluded from the letter below;
17. As per today, nevertheless, the Rotterdam immigration police haven't contacted us for the necessary procedures;
18. Another new issue that arises is the proximity of the conclusion of my work contract in The Netherlands. As per my letter to Ministry of Justice on 10/April/2000, l have never intended to remain beyond the end of my contract and I'm returning home within approximately four weeks;
19. l insist, however, to maintain my complaint with the Ombudsman office even after leaving The Netherlands and till a comprehensive solution, as my documents remain lost and l'll have to spend a considerable amount of time and money to recover them.
20. It's also my understanding, from all stated in the above referred letters, that there was no reasonable explanation for keeping my wife and children without proper documents in the Netherlands for two years, when we had fulfilled all necessary regulations and the only faulty part was the government's bureaucracy itself;
21. l have been a resident of The Netherlands for two years and contributed extensively to this country with my income taxes and hard work. I think the Netherlands own me an explanation;”
H. reactie Staatssecretaris van Justitie
1. Naar aanleiding van de reactie van verzoeker stelde de Nationale ombudsman op 1 augustus 2001 nadere vragen aan de Staatssecretaris van Justitie. De Staatssecretaris van Justitie antwoordde op 9 oktober 2001 onder meer als volgt op deze vragen:
“Vraag 3: Betwist u de verklaring van de consul van het Consulaat-Generaal te São Paolo (Brazilië) van 1 december 1999?
Nee, de verklaring van de consul van het Consulaat-Generaal te São Paolo wordt niet betwist.
Vraag 4a: In deze verklaring wordt vermeld dat de originele documenten samen met de mvv-aanvragen van dit gezin naar het Bureau Visadienst zijn verzonden. Hebt u die mvv-aanvragen ontvangen?
Deze mvv-aanvragen zijn inderdaad ontvangen. Hierover bestond ook geen enkele twijfel aangezien de aanvragen zijn ingewilligd. Dit wil echter niet zeggen dat er originele documenten zijn ontvangen, zoals ook is aangegeven in mijn brief aan u van 6 april jl. De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft niet om deze documenten gevraagd en ook niet ontvangen. De documenten zijn derhalve niet in het bezit geweest van de IND.
Vraag 4b: De Minister van Buitenlandse Zaken stelt in zijn reactie van 19 maart 2001 dat op 11 juni 1999 onder meer gewaarmerkte afschriften (van originelen) en vertalingen (daarvan) naar het Bureau Visadienst zijn verzonden. Hebt u deze documenten ontvangen? Zo ja, wat is er na ontvangst mee gebeurd?
In het departementale dossier bevinden zich enkel kopieën van gelegaliseerde documenten. Voor de verdere beantwoording van deze vraag wil ik verwijzen naar mijn brief van 6 april 2001, waarin reeds is aangegeven wat er met de aanvragen dan wel documenten is gebeurd.
Vraag 5: Ik verzoek u te reageren op de punten 3 tot en met 8 van de reactie van verzoeker van 28 mei 2001 (…) (hiervóór vermeld onder G.; N.o.).
De punten 3 tot en met 8 zoals bedoeld in vraag 5 betreffen de volgende vragen dan wel opmerkingen:
3 De verklaringen van het Ministerie van Justitie (met betrekking tot het feit dat de bedoelde documenten geen originelen waren) zijn niets dan incorrect. Ik vind het in het bijzonder verrassend dat het het Consulaat in Brazilië ontbeert aan kennis over
de Braziliaanse instellingen, aangezien één van de belangrijkste redenen voor het bestaan van een consulaat is het goed kennen van deze instanties en het in staat zijn met hen samen te werken.
4 De Braziliaanse 'cartórios' zijn vergelijkbaar met de Nederlandse 'notariaten', maar hebben, ondanks dat zij niet de staat toebehoren, enkele officiële taken, zoals het bijhouden van bestanden van geboorte en huwelijken.
5 De 'cartórios' zijn hierdoor bevoegd om originele bestanden te bewaren, maar niet officiële documenten. Deze bestanden worden bewaard in boeken, welke de 'cartórios' niet mogen verlaten.
6. De documenten die worden afgegeven door de 'cartórios' en zijn kwijtgeraakt door de Nederlandse overheid waren originele certificaten van deze bestanden, aangezien niemand anders dan de 'cartórios' deze mogen bezitten.
7 Het is tevens interessant om te merken dat hetzelfde Consulaat te São Paolo officieel op 1 december 1999 heeft verklaard dat de ontvangen documenten originelen waren (zie brief van 1 december 1999).
8. De geboorte-aktes en huwelijksakte waren niet alleen origineel, maar tevens voorzien van een originele vertaling in de Nederlandse taal, vertaald door een vertalen 'accredited' door het Nederlandse Consulaat en voorzien van stempels van zowel het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Brazilië als van het Consulaat.
Verzoeker probeert aan te tonen dat ik de originele documenten heb ontvangen. Zoals aangegeven in antwoord 4A is dat echter niet het geval. De hierboven geciteerde vragen en opmerkingen van verzoeker hebben alle betrekking op het functioneren van de instanties te Brazilië. Ik wil u derhalve vriendelijk verzoeken u voor een reactie te wenden tot het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Vraag 6: U schrijft dat het postbusnummer 30124 (2500 GC te Den Haag) niet aan het Bureau Visadienst toebehoort en dat het postbusnummer van de Visadienst 30125 is. Hoe verhoudt uw reactie zich tot de vermelding van postbus 30124 in aanvulling 26 van juni 2000 onder A2/2.1.2 van de Vreemdelingencirculaire?
Dit berust op een misverstand. Het postbusnummer 30124 is correct. Voor deze misslag bied ik u mijn excuses aan.
(…)
7c Wat is er gebeurd met de aanvraag om verlening van een vtv van mevrouw V. tussen het moment van indiening en 20 april 2001?
Voor dit onderdeel verwijs ik graag naar mijn brief van 6 april 2001. Hierin is immers reeds aangegeven wat er met de aanvraag van de partner van betrokkene is gebeurd sedert de indiening van de aanvraag, in die zin dat is aangegeven waarom de beslissing op de aanvraag enige tijd op zich heeft laten wachten.”
2. Bij de reactie voegde de Staatssecretaris van Justitie een afschrift van een bijlage behorende bij een formulier D16, betreffende een voorstel of aanvraag bijzondere aanwijzing van de IND, van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond, gedateerd 17 november 1999. Deze bijlage hield onder meer het volgende in:
“Bijlage behorende bij het formulier model D16 betreffende V. geboren op 13 september 1961 te São Paulo, van Braziliaanse nationaliteit.
Deze D16 is tevens bestemd voor de 2 kinderen respectievelijk genaamd:
A.G. en L.G.(…)
De partner van de betrokkene genaamd G. (…), van Braziliaanse nationaliteit, was bij binnenkomst alhier en wel op 14 augustus 1999 in het bezit van een geldig nationaal paspoort dat was voorzien van een geldige machtiging tot voorlopig verblijf. Hij is op 16 augustus 1999 in het bezit gesteld van een vergunning tot verblijf met als doel: "het verrichten van arbeid in loondienst bij TRANSAVIA AIRLINES te Amsterdam". Deze vergunning tot verblijf is toen verleend tot 15 mei 2000. (…)
De betrokkene heeft op 20 juli 1999 bij mijn dienst een aanvraag ingediend om afgifte van een vergunning tot verblijf met als doel; verblijf bij partner G. en het verrichten van arbeid al dan niet in loondienst gedurende dat verblijf. Deze verblijfsaanvraag is tevens voor de 2 hierboven vermelde kinderen geldig gemaakt.
Ten behoeve van de betrokkene alsook voor de 2 kinderen zijn op 14 juli 1999 overigens machtigingen tot voorlopig verblijf door de Nederlandse autoriteiten te São Paulo (Brazilië) afgegeven. Zij zijn dan ook op 15 juli 1999 met geldige paspoorten voorzien van de geldige machtigingen tot voorlopig Nederland ingereisd. Deze zaak is echter behandeld door de Immigratie- en Naturalisatiedienst te Hoofddorp.
De partner van de betrokkene heeft op de dag van de inhoudelijke toetsing van zijn verblijfsaanvraag alsmede die van de gezinsleden en wel op 16 augustus 1999 het volgende verklaard:
"Mijn aanvraag om afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf alsook die van mijn gezinsleden zijn middels een verkorte mvv-procedure behandeld. Ik heb in São Paulo originele geboorteakten van mijn kinderen, officiële bewijzen omtrent de burgerlijke staat van mijn partner en mezelf en ook omtrent onze duurzame relatie en samenwoning overgelegd. Deze bescheiden zijn toen door de Nederlandse autoriteiten te São Paulo ingenomen en nimmer aan mij geretourneerd. Ik heb begrepen dat de stukken ter beoordeling zijn doorgestuurd naar het Ministerie van Justitie in Nederland.
U vraagt mij ter controle deze gevraagde officiële bescheiden te tonen. Ik kan dus niet aan dit verzoek voldoen. Bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente Rotterdam worden de afstammingsgegevens van de hele familie hierdoor niet in het daarvoor bestemde register opgenomen. Daarvoor zijn immers de originele gelegaliseerde documenten ook nodig.
Ik ben tot 15 mei 2000 als piloot werkzaam bij de luchtvaartmaatschappij TRANSAVIA te Amsterdam. Ik verdien meer dan ruim voldoende om mijn gezinsleden financieel te onderhouden. Ik kan u geen door mij ten behoeve van mijn gezinsleden ondertekende garantverklaring tonen. Ik geloof niet dat ik een dergelijke verklaring ondertekend heb".
Naar aanleiding van vorenstaande afgelegde verklaring, heeft een ambtenaar van mijn dienst telefonisch contact met de Immigratie- en Naturalisatiedienst te Hoofddorp opgenomen teneinde alle bescheiden uit de dossiers van de betrokkenen op te vragen. Met nadruk is toen ook gevraagd om de volgens G. bij de behandeling van de mvv-aanvraag originele ingeleverde familierechtelijke bescheiden.
Vervolgens zijn mij alle stukken die in de dossiers van de betrokkenen aanwezig waren opgestuurd. De originele hierboven vermelde stukken waren niet bijgevoegd. Na telefonisch overleg met de Immigratie- en Naturalisatiedienst te Hoofddorp omtrent de vermoedelijk zoekgeraakte bescheiden en hoe in deze te handelen, werd geadviseerd om de betrokkenen te adviseren maar nieuwe originele bescheiden in het land van herkomst te laten opvragen. Bij de Nederlandse ambassade te São Paulo zouden de stukken evenmin zijn aangetroffen.
Gelet op het feit dat de verlening van een verblijfsvergunning aan de betrokkenen - zover kan worden bezien - wordt vertraagd buiten hun schuld om en het persoonlijk in het land van herkomst ophalen van nieuwe originele gelegaliseerde bescheiden (geboorteakten van de kinderen, verklaringen omtrent de burgerlijke staat van de betrokkene en haar partner) thans problematisch is, verzoek ik u (na eventueel heronderzoek) in deze te beslissen of in dit bijzondere geval genoegen kan worden genomen met de in het dossier aanwezige bescheiden, weliswaar zijnde kopieën. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat de gegevens in de Gemeentelijke Basisadministratie te Rotterdam slechts alleen kunnen worden geregistreerd na overlegging van originele brondocumenten.
Zoals de stand van zaken thans op mij overkomt, adviseer ik u wel enige soepelheid te betrachten.”
3. Verder bevond zich als bijlage bij de reactie van de Staatssecretaris een uitdraai van het elektronisch dossier van de vreemdelingendienst betreffende verzoekers partner.
De inhoud van deze uitdraai is hiervóór al weergegeven, onder D.2.
I. reactie Minister van Buitenlandse zaken
Naar aanleiding van de reactie van verzoeker stelde de Nationale ombudsman op 1 augustus 2001 eveneens nadere vragen aan de Minister van Buitenlandse Zaken. De Minister van Buitenlandse Zaken antwoordde op 27 september 2001 onder meer als volgt op deze vragen.
“Vraag 1a en b: Waarom heeft het Nederlandse Consulaat-Generaal te São Paulo originele documenten van de heer G., zijn echtgenote en zijn kinderen ingenomen in plaats van kopieën en op grond van welke regeling is dit gebeurd?
Alvorens hierop antwoord te geven, hecht ik er aan het woord "origineel" in dit verband te definiëren. Hiermee wordt bedoeld afschriften van oorspronkelijke documenten die zijn gelegaliseerd door het ministerie van Buitenlandse Zaken te Brasilia en door het Consulaat-Generaal te São Paulo. Deze afschriften hebben in het juridische verkeer dezelfde status als originelen. De oorspronkelijke documenten (geboorteaktes, huwelijksaktes, etc.) blijven in Brazilië in de registers van de betreffende cartorio's. Gelet op bovenstaande definitie formuleer ik uw vraag 1a als volgt: "Waarom werden de gelegaliseerde (=gewaarmerkte) afschriften van de oorspronkelijke documenten ingenomen in plaats van kopieën?".
Het Consulaat-Generaal te São Paulo voegt altijd gewaarmerkte afschriften bij de visumaanvragen omdat enerzijds geen duidelijke instructies bestaan of fotokopieën opgestuurd mogen worden en anderzijds het Consulaat-Generaal de ervaring heeft opgedaan dat de regiodirecties van de IND aanvragen opzij leggen wanneer geen gewaarmerkte afschriften van aktes worden overgelegd.
Vraag 1c en d: U verzoekt om toezending van een afschrift van het verzendbewijs, dan wel van de verzendregistratie, van de aanvragen om afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf en van de originelen (van de gewaarmerkte afschriften en vertalingen) en om een toelichting op de wijze van verzending
Er vindt van de documenten die per diplomatieke koerier worden verzonden, geen verzendregistratie plaats. De verzending vond plaats in een gesloten enveloppe per diplomatieke koerier en was geadresseerd aan de Visadienst te Den Haag. Er is derhalve ook geen verzendbewijs. Tot mijn spijt moet ik constateren dat ik verzuimd heb u dit mee te delen in mijn brief van 19 maart jl. Daarvoor bied ik u mijn excuses aan.
Vraag 2: Hoe verklaar ik het verschil tussen mijn reactie van 19 maart jl., namelijk dat er (slechts) sprake kan zijn van vermissing van afschriften van originele documenten, en de verklaring van 1 december 1999 van de consul te São Paulo, namelijk dat er originele documenten zijn doorgezonden naar het Bureau Visadienst?
Waar de consul in zijn verklaring van 1 december 1999 rept van "originele documenten" dient hier ten rechte te worden gelezen "gewaarmerkte afschriften".
Vraag 3: U verzoekt om mijn reactie op een uitdraai uit het VAS van de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond (het hiervóór onder D.2. vermelde elektronische dossier; N.o.), waarin is vermeld dat een medewerker van de IND telefonisch heeft bevestigd dat de Nederlandse vertegenwoordiging te São Paulo originele documenten heeft ingenomen.
Voor een antwoord op deze vraag verwijs ik wederom naar het verschil in interpretatie van het woord originelen. Het gaat dus om gewaarmerkte afschriften (zie ook mijn antwoord op uw tweede vraag).
Vraag 4: U verzoekt mij te reageren op de punten 3 tot en met 8 van de reactie van de heer G. van 28 mei 2001.
Mijn reactie is als volgt:
Punt 3. In de verklaring van de consul gedateerd op 1 december 1999 wordt met originele documenten bedoeld de gewaarmerkte afschriften (zie ook mijn antwoord op vraag 2).
Punt 4 en 5. Hieraan heb ik niets toe te voegen. De weergave van de feiten zoals neergelegd in de reactie van de heer G. op 28 mei jl. is juist.
Punt 6. De documenten die bij het visumaanvraagproces worden vermist betreffen de gewaarmerkte afschriften van oorspronkelijke documenten uit de registers van het cartorio (=notariskantoor).
Punt 7. Zie mijn reactie op punt 3.
Punt 8. Het geboorte- en huwelijkscertificaat betreffen gewaarmerkte afschriften.
Vraag 5: U verzoekt mij aan te geven of ik de klacht, voor wat betreft klachtonderdeel 1, gegrond acht.
Gelet op bovenstaande acht ik de door de heer G. bij u ingediende klacht (klachtonderdeel 1) voor zover er sprake is van vermissing van originele documenten ongegrond.
Voor zover er sprake is van vermissing van gewaarmerkte afschriften van documenten acht ik de klacht (klachtonderdeel 1) eveneens ongegrond. De documenten zijn naar de Visadienst verzonden per diplomatieke koerier. Door deze wijze van verzending wordt optimaal gewaarborgd dat stukken niet in het ongerede geraken. Indien de documenten zoals de Staatssecretaris van Justitie in zijn brief van 6 april jl. meldt verzonden zouden zijn naar de Visadienst onder vermelding van een onjuist postbusnummer, namelijk het postbusnummer van het hoofdkantoor van de IND, had het hoofdkantoor de documenten naar de behandelende directie dienen door te geleiden.
Overigens attendeer ik u hierbij op het gestelde in de laatste alinea van de tweede pagina van mijn brief van 19 maart, namelijk dat klaarblijkelijk (vide de reeds in uw bezit zijnde brief d.d. 13 juli 1999 (hiervóór vermeld onder A.3.; N.o.)) parallel aan deze aan-vraag een verkorte procedure is gestart welke resulteerde in een machtiging tot afgifte van een mvv afkomstig van het Bureau Visadienst, Unit Noord-Holland te Hoofddorp. Niet uitgesloten is dat de gewaarmerkte afschriften en vertalingen in deze procedure zijn meegenomen. Tenslotte bied ik u mijn excuses aan voor het feit dat ik over het al dan niet gegrond zijn van de klacht in mijn brief van 19 maart jl. geen uitspraak heb gedaan.”
Achtergrond
Vreemdelingenwet (oud)
Artikel 15 e (oud)
“Een beschikking omtrent de inwilliging van een aanvraag om toelating dient te worden gegeven binnen de bij of krachtens deze wet bepaalde termijn, of, bij ontbreken van zulk een termijn, binnen zes maanden na ontvangst van de aanvraag.”
