2018/081 IND mag vreemdeling intrekkingsformulier niet laten ondertekenen als advocaat niet aanwezig is

Vrouw komt zonder haar advocaat aan het loket van de IND voor een aanvraag verblijfsvergunning. De IND stelt voor haar aanvraag in te trekken en de vrouw ondertekent die. De ombudsman vindt het niet behoorlijk dat de IND een vreemdeling het intrekkingsformulier laat ondertekenen als de IND weet dat een aanvrager wordt bijgestaan door een advocaat. De ombudsman heeft er kennis van genomen dat de IND de intrekking als nietig beschouwt en zal haar via haar advocaat een nieuwe uitnodiging voor een loketbezoek sturen.

Instantie: Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)

Klacht:

geen enkel contact gezocht met verzoeksters gemachtigde en/of haar onvoldoende in de gelegenheid gesteld om zelf contact op te nemen met haar gemachtigde voordat zij haar aanvraag aan het loket introk.

Oordeel: gegrond

Verzoeksters advocaat had namens haar een aanvraag voor een verblijfsvergunning ingediend bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Vervolgens had verzoekster een afspraak bij een loket van de IND zonder haar advocaat. Volgens verzoekster stelde de IND tijdens deze loketafspraak aan haar voor om de ingediende aanvraag in te trekken. Vervolgens ondertekende verzoekster aan het loket een verklaring tot intrekking van de aanvraag.

Verzoekster klaagt erover dat de IND geen contact heeft gezocht met haar advocaat en/of dat de IND haar onvoldoende in de gelegenheid heeft gesteld om zelf contact op te nemen met haar gemachtigde voordat zij haar aanvraag aan het loket introk.

Tijdens het onderzoek van de Nationale ombudsman heeft de staatssecretaris van Justitie en Veiligheid erkend dat in verzoeksters geval fouten zijn gemaakt en heeft hij de klacht gegrond geacht. De Nationale ombudsman sluit zich hierbij aan en oordeelt dat de IND in strijd met het vereiste van fair play heeft gehandeld. In algemene zin overweegt de ombudsman dat als bij de IND bekend is dat een vreemdeling wordt bijgestaan door een advocaat, het niet behoorlijk is als de IND de vreemdeling een intrekkingsformulier laat ondertekenen zonder dat er daadwerkelijk overleg is geweest met zijn/haar advocaat. Als het de vreemdeling tijdens het loketbezoek niet lukt om de advocaat te raadplegen, zal de IND moeten wachten tot dit wel is gelukt of zal de IND alsnog moeten beslissen op de aanvraag.

Vereiste van fair play, niet behoorlijk.

Aanleiding

Verzoeksters advocaat had namens verzoekster een aanvraag voor een reguliere verblijfsvergunning bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) ingediend. Vervolgens had verzoekster een afspraak bij een loket van de IND. Verzoekster verscheen aan het loket zonder haar advocaat. Volgens verzoekster stelde de IND tijdens deze loketafspraak aan haar voor om de ingediende aanvraag in te trekken. Verzoekster ondertekende aan het loket een verklaring tot intrekking van de aanvraag. Verzoekster is van mening dat de IND het voorstel om de aanvraag in te trekken eerst met haar advocaat had dienen te bespreken voordat zij de verklaring tot intrekking tekende. Verzoekster diende hierover een klacht in bij de IND en de IND verklaarde deze klacht kennelijk ongegrond. Vervolgens benaderde verzoekster de Nationale ombudsman.

Klacht

Verzoekster klaagt erover dat de IND geen contact heeft gezocht met haar gemachtigde en/of dat de IND haar onvoldoende in de gelegenheid heeft gesteld om zelf contact op te nemen met haar gemachtigde voordat zij haar aanvraag aan het loket introk.

Bevindingen

Klachtbehandeling IND

Tijdens de interne klachtbehandeling heeft de IND gesteld dat de wijze van bijstaan van een cliënte door een gemachtigde de verantwoordelijkheid van cliënte en de gemachtigde is. Volgens de IND had verzoekster er samen met haar advocaat voor gekozen dat de advocaat niet aanwezig zou zijn bij de loketafspraak. Daarmee hadden zij het risico genomen dat er geen direct overleg kon worden gevoerd tijdens het gesprek bij het loket. Volgens de IND komt dit voor eigen rekening en risico. Verder heeft de IND gesteld dat niet is gebleken dat verzoekster niet in de gelegenheid was om contact op te nemen met haar advocaat voordat zij de verklaring tot intrekking ondertekende. Verzoekster had volgens de IND kunnen vragen of zij telefonisch contact met haar advocaat kon opnemen. Het wel of niet overleggen met de advocaat bij zo'n besluit komt dan ook voor de verantwoordelijkheid en risico van verzoekster.

Standpunt verzoekster

Verzoekster stelt dat zij niet voor niets een advocaat had en zij zich niet bewust was van de intrekking. Verzoekster stelt dat als een advocaat altijd mee zou moeten gaan naar een loketafspraak dit ertoe zou leiden dat de advocaat meer uren moet vrijmaken voor de zaak en cliënten meer zouden moeten betalen. Dit kunnen cliënten zich lang niet altijd permitteren en zij krijgen hiervoor ook geen gefinancierde rechtshulp. Nu in dit geval verzoeksters advocaat bekend was, had het op de weg van de IND gelegen om te overleggen met de advocaat voordat een dergelijk essentieel besluit als intrekking werd genomen, aldus verzoekster.

Standpunt staatssecretaris van Justitie en Veiligheid

In reactie op verzoeksters klacht en op vragen van de Nationale ombudsman heeft de staatssecretaris van Justitie en Veiligheid gesteld dat er in dit geval fouten zijn gemaakt en dat hij daarom een passend voorstel voor een oplossing doet.

Bij een aanvraag zoals die van verzoekster zijn twee medewerkers van de IND betrokken, de loketmedewerker (die de administratieve handeling voor het completeren van de aanvraag aan het loket verricht en de vreemdeling informeert) en de beslismedewerker (die verantwoordelijk is voor de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag). Als de beslismedewerker inschat dat de behandeling van de aanvraag resulteert in een afwijzing, dan stelt een loketmedewerker van de IND intrekking van de aanvraag aan de orde bij de indiener. In principe neemt de loketmedewerker geen contact op met een gemachtigde. De loketmedewerker is niet betrokken bij de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag. Inhoudelijk overleg vindt in voorkomende gevallen plaats tussen de beslismedewerker en de gemachtigde. In de praktijk wordt - voorafgaand aan de intrekking - de gelegenheid gegeven aan de aanvrager om contact op te nemen met de gemachtigde als hij/zij dat wenst.

In verzoeksters geval is aan haar advocaat een brief gestuurd waarin was vermeld welke informatie nog nodig was om te beslissen op de aanvraag en dat beslist zou worden tijdens het loketbezoek. De staatssecretaris vindt niet dat het op de weg van de IND had gelegen om met de advocaat te overleggen over de intrekking. Rechtsbijstandverleners zijn volgens de staatssecretaris op de hoogte van de regel dat een incomplete aanvraag bij het loketbezoek in principe wordt afgewezen. Verder staat het een vreemdeling vrij om een advocaat mee te nemen bij een bezoek aan het loket. Als daar niet voor gekozen wordt, kan volgens de staatssecretaris van de gemachtigde worden verwacht dat hij/zij de vreemdeling vooraf inlicht over mogelijke gevolgen van het intrekken of doorzetten van een aanvraag. Dit onderdeel van de klacht acht de staatssecretaris ongegrond.

Uit de memo die door de IND is opgesteld over het bezoek van verzoekster aan het loket is niet te achterhalen hoe en waarom een intrekking aan de orde is gekomen. Uit de memo blijkt niet of aan verzoekster de mogelijkheid is geboden om contact te leggen met haar gemachtigde voordat zij de aanvraag introk. Verzoekster stelt dat bij het loketbezoek geen overleg mogelijk was met haar advocaat. De betrokken medewerker van de IND heeft gesteld dat hier wel gelegenheid voor is geboden, maar dat dit is niet vastgelegd. Vanwege gebrek aan informatie uit de loketmemo, kan de staatssecretaris niet bevestigen dat aan verzoekster de gelegenheid is geboden om te overleggen met haar advocaat. Dit onderdeel van de klacht acht de staatssecretaris gegrond.

De exacte gang van zaken rond de intrekking is niet te achterhalen doordat onvoldoende is gedocumenteerd hoe een en ander is verlopen. Er is onvoldoende gedocumenteerd of verzoekster in de gelegenheid is gesteld om contact op te nemen met haar advocaat tijdens het loketbezoek. Ook is niet duidelijk of verzoekster is voorgelicht over de consequenties van de intrekking van haar aanvraag, in relatie tot de inname van haar verblijfsdocument. Bij intrekking van de aanvraag en inname van het verblijfsdocument was verzoekster met onmiddellijke ingang zonder geldige verblijfstitel in Nederland en gelet ook op haar leeftijd is denkbaar dat zij deze verstrekkende mogelijke consequenties niet heeft kunnen overzien. Vanwege deze omstandigheden heeft de IND besloten de intrekking van de aanvraag als nietig te beschouwen. Verzoekster zal via haar advocaat op korte termijn een nieuwe uitnodiging ontvangen om aan het loket haar aanvraag te completeren. Volgens de staatssecretaris blijkt uit deze klacht hoe belangrijk het is om volledig vast te leggen wat zich heeft voorgedaan en welke onderwerpen aan de orde zijn geweest bij een loketbezoek. Daarom heeft de IND de volgende acties ondernomen. In de weekmail voor medewerkers van de informatielijn en de loketten zal op korte termijn een tekst worden opgenomen met een reminder hierover. Ook zullen de managers van de verschillende loketlocaties opnieuw worden gevraagd beter te sturen op het volledig documenteren van een loketbezoek.

Beoordeling

Het vereiste van fair play houdt in dat de overheid de burger de mogelijkheid geeft om zijn procedurele kansen te benutten en dat de overheid daarbij zorgt voor een eerlijke gang van zaken.

Tijdens het onderzoek van de Nationale ombudsman heeft de staatssecretaris erkend dat in verzoeksters geval fouten zijn gemaakt en heeft hij de klacht gegrond geacht. De Nationale ombudsman deelt het standpunt van de staatssecretaris dat in dit geval niet behoorlijk is gehandeld door de IND. In navolging van de staatssecretaris gaat de Nationale ombudsman ervan uit dat aan verzoekster geen/onvoldoende gelegenheid is geboden om contact op te nemen met haar advocaat voordat zij haar aanvraag introk. Dit is in strijd met het vereiste van fair play.

In aansluiting hierop overweegt de Nationale ombudsman in algemene zin het volgende. De intrekking van een aanvraag is een ingrijpende beslissing die niet meer te herstellen is. Na intrekking van een aanvraag staan ook geen rechtsmiddelen (meer) open voor de oorspronkelijke aanvrager. Gelet hierop is de Nationale ombudsman van oordeel dat, als bij de IND bekend is dat een vreemdeling wordt bijgestaan door een advocaat, het niet behoorlijk is als de IND de vreemdeling een intrekkingsformulier laat ondertekenen zonder dat er daadwerkelijk overleg is geweest met zijn/haar advocaat. Voorafgaand aan de intrekking moet een vreemdeling de mogelijke gevolgen hiervan kunnen overzien waarbij er voldoende rechtsbescherming dient te worden geboden door middel van overleg met zijn/haar advocaat. Als het de vreemdeling tijdens het loketbezoek niet lukt om de advocaat te raadplegen, zal de IND moeten wachten tot dit wel is gelukt of zal de IND alsnog moeten beslissen op de aanvraag. Na deze beslissing kan de vreemdeling met zijn/haar advocaat de daartegen openstaande rechtsmiddelen benutten.

De Nationale ombudsman heeft met instemming kennis genomen van de mededeling van de staatssecretaris dat de IND de intrekking van de aanvraag als nietig zal beschouwen en verzoekster via haar advocaat een nieuwe uitnodiging voor een loketbezoek zal ontvangen.

Conclusie

De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, welke wordt toegerekend aan de staatssecretaris van Justitie en Veiligheid, is gegrond, wegens schending van het vereiste van fair play.

De Nationale ombudsman,

Reinier van Zutphen

Publicatiedatum
Rapportnummer
2018/081