2018/007 Provinciaal archief Limburg moet inzage privacygevoelige gegevens beter beschermen

Een vrouw klaagt over een privacyschending door Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL). Het RHCL heeft naast haar ook de zus van de vrouw toegang gegeven tot haar rechtbankdossier met privacygevoelige en vertrouwelijke gegevens. De ombudsman vindt dat haar grondrechten niet voldoende zijn gerespecteerd. Daarnaast is hij van mening dat het RHCL de klacht hierover niet behoorlijk heeft behandeld en geeft in overweging de werkwijze te herzien en persoonlijk contact in de klachtbehandeling een centrale plaats te geven.

Instantie: Regionaal Historisch Centrum Limburg te Maastricht

Klacht:

wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL) is omgegaan met het privacygevoelige archiefdossier van verzoekster

Oordeel: gegrond

Een vrouw die in haar kindertijd te maken had met een kinderbeschermingsmaatregel, was op zoek naar haar dossier over de ondertoezichtstelling dat destijds bij de rechtbank Roermond in behandeling was. Ze kwam erachter dat het rechtbankdossier was overgedragen aan het provinciaal archief: het Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL) en vroeg daar of ze het dossier kon inzien. Dat kon en daarbij was een deel van het archiefdossier voor de vrouw afgeschermd. Een paar jaar later heeft haar zus ook om inzage gevraagd, waarbij kennelijk ook aan haar inzage is gegeven in privacygevoelige documenten over de vrouw.

De vrouw heeft geklaagd over de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum Limburg is omgegaan met haar privacygevoelige archiefdossier.

Naar het oordeel van de Nationale ombudsman is het RHCL zich onvoldoende bewust geweest van mogelijke schending van de persoonlijke levenssfeer van de vrouw. Deze wijze van omgaan met privacygevoelige informatie getuigt van onvoldoende respect voor het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Het vereiste dat grondrechten dienen te worden gerespecteerd, is dan ook geschonden.

De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.

De ombudsman heeft in deze zaak na de klachtbehandeling door het RHCL de directeur van het RHCL in de gelegenheid gesteld om alsnog persoonlijk contact te hebben met de vrouw en ziet het als een gemiste kans dat de directeur daar niet op in is gegaan. Nu het RHCL het gevoel had dat alles al was gezegd en geschreven, maar de vrouw desondanks aangaf onvoldoende gelegenheid te hebben gehad om haar verhaal te doen, had het RHCL met persoonlijk contact kunnen achterhalen waarom de vrouw dat gevoel had. Naar het oordeel van de Nationale ombudsman heeft het RHCL bij zijn klachtafhandeling niet voldoende naar de burger geluisterd en heeft het ook in reactie naar de Nationale ombudsman te algemene antwoorden gegeven.

De wijze van klachtbehandeling is niet behoorlijk.

De Nationale ombudsman geeft het bestuur van het RHCL in overweging om de werkwijze van inzage in beperkt openbaar archief en in het bijzonder de rechtbankdossiers die ondertoezichtstellingen bevatten van meerdere kinderen uit een gezin tegen het licht te houden met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. En voorts beveelt de Nationale ombudsman het bestuur van het RHCL aan om persoonlijk contact een centrale plaats te geven bij de behandeling van klachten.

Wat is de klacht?

Een vrouw die in haar kindertijd te maken had met een kinderbeschermingsmaatregel, is op zoek gegaan naar haar dossier over de ondertoezichtstelling dat destijds bij de rechtbank Roermond in behandeling was. Ze kwam erachter dat het rechtbankdossier was overgedragen aan het provinciaal archief: het Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL) en vroeg daar of ze het dossier kon inzien.

Verzoekster klaagt over de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum Limburg is omgegaan met haar privacygevoelige archiefdossier.

Uit eigen beweging onderzocht de Nationale ombudsman tevens de wijze waarop het RHCL de klacht van verzoekster hierover heeft behandeld. Hierbij heeft de ombudsman het RHCL gevraagd in hoeverre verzoekster de mogelijkheid heeft gehad om de klacht persoonlijk toe te lichten.

Wat is er gebeurd?

In 2012 heeft verzoekster aan het RHCL gevraagd om inzage in haar dossier over haar ondertoezichtstelling (otsdossier). Vier jaar later schreef de zus van verzoekster het RHCL dat ze van haar zus (verzoekster) had gehoord dat zij haar ots-dossier heeft mogen inzien. Zij heeft toen eenzelfde verzoek gedaan. De rijksarchivaris van het RHCL berichtte zowel verzoekster als haar zus dat ze het dossier mochten komen inzien. Zowel verzoekster als de zus hebben het dossier ingezien bij een collega van de rijksarchivaris.

Verzoekster vertelde dat zij in 2012 alleen inzage heeft gehad in haar eigen gegevens omdat zich in het dossier een omslag bevond met enkel haar eigen gegevens. Voorts vertelde ze dat haar zus in 2016 inzage heeft gehad in het gehele dossier en daarmee dus ook inzage heeft gehad in de omslag met vertrouwelijke medische gegevens van verzoekster, waaronder een psychologische rapportage. Volgens verzoekster heeft haar zus daar zelfs een kopie van laten maken.

Wat was de oorspronkelijke klacht?

Verzoekster heeft, via een rechtsbijstandverlener, haar ongenoegen geuit over de wijze waarop er met haar dossier vanuit haar kindertijd met privacygevoelige, vertrouwelijke gegevens was omgegaan. Ze heeft het RHCL vragen gesteld en verzocht om passende maatregelen te treffen om haar gegevens af te schermen. Ze vroeg het RHCL om de gegevens van haar en van haar zus separaat te archiveren.

Welke reactie komt er op de klacht?

De directeur van het RHCL lichtte, onder verwijzing naar de Archiefwet, allereerst de werkwijze van dossiervorming door de rechtbank, de overdracht naar het RHCL en de werkwijze van raadpleging bij het RHCL in het algemeen toe. De directeur beschreef dat dossiers van overheidsorganen, waaronder de rechtbank, na een periode van 20 jaar moeten worden overgedragen aan een Rijksarchiefbewaarplaats in de provincie. Na overbrenging worden de stukken in beginsel openbaar, tenzij er beperkingen zijn aangebracht. Voor het openbaar worden van rechtbankdossiers, geldt een termijn van 75 jaar. Van deze openbaarheidsbeperking kan in bijzondere gevallen door de rijksarchivaris aan belanghebbenden ontheffing worden verleend. Er wordt altijd op gewezen dat deze stukken voor de betrokkene zelf zijn bestemd en niet voor derden. De directeur gaf aan dat als er daarover een probleem ontstaat, de betrokkene zelf verantwoordelijk is voor de omgang met deze stukken. Voor personen die niet als belanghebbende kunnen worden aangemerkt, zijn de dossiers gesloten.

Ten aanzien van deze zaak gaf de directeur aan dat uit het bericht dat de zus van verzoekster destijds aan het RHCL had gestuurd, het RHCL volgens haar mocht afleiden dat verzoekster tenminste haar zus had geïnformeerd over de mogelijkheid het dossier in te zien. De directeur schreef dat het niet de taak van het RHCL is om onderzoek te doen naar interne verhoudingen binnen een familie. Naar de mening van de directeur bestond er geen aanleiding beide aanvragen verschillend te beoordelen of bijzonder alert te zijn. Het kwam er op neer dat het RHCL weigerde om maatregelen te treffen en dat het vond dat het voldoende zorgvuldig had gehandeld in 2016.

Desgevraagd heeft de directeur aan de rechtsbijstandverlener een en ander nog telefonisch toegelicht.

Verzoekster wendde zich tot de Nationale ombudsman

Verzoekster was ontevreden met deze reactieen wendde zich tot de Nationale ombudsman. Ze voelde zich met deze reactie niet serieus genomen en vond dat haar zeer gevoelige medische gegevens, waaronder rapporten van psychologen, niet veilig waren bij het RHCL. Verzoekster vond dit zeer pijnlijk en vreesde dat dit nog een keer kan gebeuren zolang het RHCL geen passende maatregelen neemt.

De Nationale ombudsman verzocht het RHCL om contact op te nemen met verzoekster zodat zij opnieuw de gelegenheid kreeg om haar klacht toe te lichten. Verzoekster kon dan persoonlijk vertellen wat voor impact de onbeperkte inzage door haar zus op haar leven heeft.

Hoe reageerde de Directeur van het Regionaal Historisch Centrum Limburg?

De directeur schreef de Nationale ombudsman dat zij het weinig zinvol achtte nog een keer met verzoekster in gesprek te komen, aangezien aan de uitleg verder niets viel toe te voegen. Het RHCL was van mening dat het een probleem in de relationele sfeer betrof, waarin voor hem geen rol was. Het RHCL gaf aan dat aan verzoekster eerst mondeling uitleg was gegeven en vervolgens ook uitgebreid schriftelijk.

In het algemeen gaf het RHCL aan dat een dossier dat door een rechtbank wordt aangeleverd, de officiële selectie- en vernietigingsprocedure heeft doorlopen, zoals die voor overheidsarchieven geldt. Daar heeft het RHCL als ontvangende instantie geen bemoeienis mee. Na overbrenging kan er niets meer gewijzigd of vernietigd worden.De bewaring van het dossier geschiedt in de daartoe aangewezen bewaarplaats, die alleen toegankelijk is voor eigen medewerkers. Het geven van ontheffing geschiedt in het algemeen via een formulier en is een voor beroep vatbare beschikking. In het algemeen gaat het bij een dossier van een ondertoezichtstelling om een problematiek die niet slechts een kind, maar de gehele gezinssituatie betreft en daar wordt bij de rechtbank één dossier van gevormd. Soms wordt voor de overzichtelijkheid ten aanzien van de afzonderlijke kinderen een aparte omslag gemaakt, of een tabstrook aangebracht.

De directeur schreef dat helaas bij deze zaak enkele aspecten spelen die achteraf gezien hebben geleid tot een ongelukkige samenloop van omstandigheden. Toen verzoekster in 2012 inzage in haar dossier vroeg, was aanvankelijk niet duidelijk of dit al door de rechtbank was overgebracht omdat het archief in gedeeltes wordt overgebracht. Dat leidde tot enige correspondentie. Uiteindelijk bleek het toch al bij het RHCL te berusten en is haar, op afspraak, inzage gegeven. Vanwege die lange en wat ongebruikelijke aanloop is toen verzuimd haar het ontheffingsformulier te laten tekenen. Er is haar toen wel mondeling, en dat is gebruikelijk, op die voorwaarden gewezen door de medewerkers van de studiezaal die de stukken ter beschikking stelden.

De directeur gaf aan dat het dossier waar het hier overgaat, bestaat uit stukken over het gezin als geheel en daarnaast waren er afzonderlijke omslagen per kind. Bij de inzage door verzoekster is de omslag die betrekking op haar zus heeft, terzijde gelegd.

Na de inzage door verzoekster meldde zich in 2016 haar zus die ook het dossier wilde inzien omdat zij, zoals zij per e-mail aangaf, van haar zus had gehoord dat die ook inzage had gehad. Op grond van deze e-mail is te goeder trouw aangenomen dat beide zusters met elkaar in contact stonden. En op zich is het niet ongebruikelijk dat meerdere familieleden een dossier willen inzien. Ook die toestemming tot inzage is verleend.

De zus is naar het RHCL gekomen en heeft toen het rechtbankdossier ingezien. De exacte gang van zaken valt volgens de directeur achteraf niet meer te reconstrueren. De medewerker die destijds feitelijk bij de inzage aanwezig was, heeft de zus wel op de privacy-beperkingen gewezen, maar helaas heeft het RHCL nagelaten haar een formulier voor de ontheffing te laten tekenen. De zus heeft daarbij ook stukken betreffende verzoekster ingezien. Het is het bestuur overigens niet duidelijk over welke informatie, in het bezit van haar zus, verzoekster precies klaagt. Er waren voor het RHCL destijds geen redenen om bij de inzage van de zus bijzondere argwaan te koesteren. Enerzijds gaat het bij ots-dossiers vaak over stukken waarbij familieleden al veel van elkaar weten, anderzijds kwam de zus, zoals zij zelf aangaf, na eerder contact met haar zus, aldus de directeur.

Achteraf gezien zou het RHCL in de wetenschap dat de gegevens uit dit dossier kennelijk werden gebruikt om onderlinge tegenstellingen aan te wakkeren, de betrokkenen anders hebben benaderd. Dat is niet meer te veranderen. Het is echter de vraag of dat tot een andere uitkomst zou hebben geleid, aldus de directeur van het RHCL.

Naar aanleiding van deze reactie van de directeur, zag de Nationale ombudsman aanleiding om de klacht van verzoekster verder te onderzoeken en heeft hij in dat kader nadere vragen gesteld aan het bestuur van het RHCL. Deze hadden onder meer betrekking op de waarborgen voor de persoonlijke levenssfeer en de wijze waarop de klacht was behandeld.

Visie bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Limburg

Het bestuur gaf aan dat bij de overdracht van dit ots-dossier van de rechtbank naar het RHCL is bepaald dat met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de stukken uit dat dossier beperkt openbaar zijn. Inzage in die stukken is slechts mogelijk na verkregen schriftelijke ontheffing van de rijksarchivaris.

Verzoeken om inzage worden in het algemeen beoordeeld op basis van het belang dat de aanvrager daarbij heeft. Als regel wordt iemand als belanghebbende aangemerkt die zelf betrokken is in een dossier. De motieven waarom spelen daarbij geen rol. Iemand mag op basis van die inzage aantekeningen maken of tekst overschrijven en soms worden ook kopieën toegestaan wanneer het gaat om stukken die op de aanvrager zelf betrekking hebben. Degene die om inzage verzoekt tekent daartoe meestal een verklaring waarbij hij onder meer verklaart niets uit de stukken openbaar te maken en geen kopieën te maken zonder toestemming van de archiefbeheerder. Volgens die verklaring is de aanvrager zelf verantwoordelijk voor het gebruik van het materiaal en wordt het RHCL gevrijwaard tegen aanspraken van derden. Bij verzoeken om inzage in een eigen dossier wordt deze schriftelijke afdoening volgens het bestuur soms achterwege gelaten; het gaat dan vaak om verzoeken waarover al correspondentie is geweest.

Voorts lichtte het bestuur toe dat het archiefdossier waarin verzoeker destijds inzage heeft gehad, uit één dossier bestaat, onder één nummer in de vorm van één gezinsdossier. De rechtbank heeft destijds om praktische redenen voor de interne orde de dossierstukken ruwweg per kind geordend en met een omslag van elkaar gescheiden. Hierbij werd opgemerkt dat lang niet alle stukken per persoon kunnen worden gesplitst. Deze interne ordening moet het RHCL handhaven en heeft niet tot gevolg dat de stukken per omslag een afzonderlijke archiefeenheid vormen.

Het bestuur benadrukte dat op persoonsgegevens in overgebrachte archieven en de verwerking daarvan in beginsel de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is, maar tegelijkertijd ook de Archiefwet 1995. Dit kan leiden tot interpretatieverschillen en strijdige belangen, in het bijzonder wanneer binnen een dossier (en daar gaat het hier om) en zelfs binnen een document gegevens over verschillende personen zijn opgenomen, aldus het bestuur.

Toen verzoekster het dossier inzag was het gebruikelijk dat gegevens over derden werden weggelakt of bij die gelegenheid werden verwijderd. Tegenwoordig is dat als gevolg van jurisprudentie niet meer toegestaan, maar wordt dat soms nog wel, in onderling overleg, gedaan omdat het in niemands belang is mogelijk persoonlijke tegenstellingen aan te wakkeren, aldus het bestuur.

Bij de inzage door zowel verzoekster als haar zus is volgens het bestuur door een samenloop van omstandigheden de hierboven beschreven verklaring achterwege gebleven. Bij verzoekster was al per e-mail toestemming verleend. Bij de zus heeft het RHCL aangenomen dat er over de inzage contact met verzoekster was geweest, en heeft het RHCL geen reden gezien tot bijzondere alertheid. Het gebeurt volgens het bestuur wel vaker dat leden van één familie ieder afzonderlijk komen kijken. Het bestuur gaf aan dat het RHCL met de wetenschap van nu dat de tweede inzage aanleiding is geweest voor een conflict tussen verzoekster en haar zus, de formele afwikkeling van die inzage omzichtiger zou hebben gedaan. Om die reden wordt er tegenwoordig bij dergelijke dossiers een "intakegesprek" gevoerd door twee medewerkers van het RHCL.

Ten slotte deelt het bestuur mee dat er geen reden is om het dossier van verzoekster separaat, anders dan andere vertrouwelijke dossiers, op te bergen aangezien de gegevens zich bevinden in een beveiligde, alleen voor eigen daartoe geautoriseerde medewerkers toegankelijke bewaarplaats. Het aanvraagsysteem in de leeszaal blokkeert automatisch iedere aanvraag om inzage in gesloten archieven en moet zodoende steeds afzonderlijk worden beoordeeld.

Ten aanzien van de klachtbehandeling:

Het bestuur gaf desgevraagd aan dat klachten over het RHCL die betrekking hebben op inzage van beperkt openbare archiefstukken behandeld worden door de rijksarchivaris als wettelijke beheerder van de archiefbewaarplaats en vervolgens door de directeur van het RHCL.

Voorts gaf het bestuur aan dat diegene die schriftelijk een klacht heeft ingediend een schriftelijk antwoord ontvangt. En wanneer de wens daartoe bestaat, kan de klacht mondeling worden toegelicht.

In dit geval heeft verzoekster eerst telefonisch haar onvrede geuit en omdat de reactie daarop kennelijk niet naar haar tevredenheid was, heeft een door haar ingeschakelde rechtsbijstandverlener een brief aan het RHCL gestuurd. Op deze brief heeft de directeur van het RHCL uitgebreid gereageerd. Ook heeft de rijksarchivaris nog een mondelinge toelichting aan de rechtsbijstandverlener gegeven. Het RHCL heeft aangegeven dat de visie van verzoekster op het dossier (dat er twee dossiers bestaan) onjuist is. Een scheiding van stukken binnen één dossier is volgens het bestuur juridisch en archief-technisch niet mogelijk. In de ogen van het RHCL valt er na deze klachtbehandeling weinig meer aan toe te voegen en heeft het RHCL ruimschoots voldaan aan het verzoek tot het geven van inlichtingen en is verzoekster correct door het RHCL behandeld. Ten slotte gaf het bestuur van het RHCL aan dat de directeur alsnog bereid is om verzoekster in een gesprek de feitelijke manier van dossiervorming en het feitelijk beheer van de stukken nader toe te lichten.

Hoe reageerde verzoekster?

Verzoekster is van mening dat het desbetreffende dossier twee separate ondertoezichtstellingen bevat die niet in dezelfde periode zijn uitgevoerd. Zodoende was het volgens verzoekster bij de inzage van haar zus, net als bij haar eigen inzage, mogelijk om haar een deel van het dossier te laten zien. Volgens verzoekster had haar zus nooit het deel van de ondertoezichtstelling dat betrekking had op verzoekster mogen inzien. Daarnaast vindt verzoekster het irrelevant voor het RHCL hoe de verhoudingen binnen een familie zijn en ervaart ze het als stuitend te horen dat er bij het RHCL bij de inzage door haar zus geen aanleiding was om bijzonder alert te zijn. Het gaat immers om bijzondere persoonsgegevens.

Wat is het oordeel van de Nationale ombudsman?

Ten aanzien van het verzoek om inzage

Het is een vereiste van behoorlijk overheidsoptreden dat grondrechten van burgers worden gerespecteerd. Een van die grondrechten is het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Dit vereiste brengt mee dat de overheid bij het vastleggen en verwerken van persoonsgegevens ten minste de regels van de privacywetgeving naleeft, voor zover deze van toepassing zijn. Deze regels zijn onder meer in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vastgelegd.

Voorop staat dat bij het overbrengen van het dossier van de rechtbank naar het RHCL de persoonlijke levenssfeer voldoende is gerespecteerd door dit dossier te bestempelen als beperkt openbaar archief. Bij een verzoek om raadpleging moet de rijksarchivaris deze beperking op grond van (artikel 17 van) de Archiefwet, in acht nemen. Uit de reactie van het bestuur maakt de Nationale ombudsman op dat elk verzoek om inzage in een dergelijk dossier apart wordt beoordeeld en dat een dergelijk dossier dus niet zo maar in de leeszaal kan worden ingezien.

In dit geval hebben zowel verzoekster als haar zus over hun verzoek om inzage alleen een emailwisseling gehad met de rijksarchivaris. Deze heeft bij beiden per e-mail duidelijk gemaakt om welk archiefdossier het ging en aangegeven dat zij een afspraak konden maken om het dossier in te zien. Hiermee heeft de rijksarchivaris kennelijk ontheffing verleend om beperkt openbaar archief in te zien. In de regel moet een verzoek om inzage in een dergelijk dossier schriftelijk gemotiveerd worden gedaan en wordt er ook schriftelijk in de vorm van een besluit ontheffing verleend. Aan verzoekster noch aan haar zus is gevraagd om de gebruikelijke ontheffingsformulieren te gebruiken. Uit het dossier blijkt ook niet dat om uitdrukkelijke toestemming als bedoeld in artikel 23 Wbp is gevraagd aan degene van wie de bijzondere persoonsgegevens ter inzage werden gegeven.

Uit het onderzoek komt naar voren dat de bijzondere persoonsgegevens van verzoekster en haar zus zich in hetzelfde archiefdossier bevinden met hetzelfde inventarisnummer en dat er middels omslagen een grove sortering is gedaan per kind. Toen verzoekster om inzage vroeg, is voor haar een deel afgeschermd. Vier jaar later, vroeg de zus om inzage en heeft zij het gehele dossier ingezien, waaronder zeer privacygevoelige gegevens over verzoekster. Er zijn toen kennelijk geen delen afgeschermd waardoor ook een psychologische rapportage over verzoekster geraadpleegd en zelfs gekopieerd kon worden.

Uit de reactie van het RHCL maakt de ombudsman op dat het RHCL zich thans op het standpunt stelt dat bij inzage in dergelijke dossiers het gehele dossier ter inzage wordt gegeven en dat er geen delen meer worden afgeschermd. Het RHCL heeft deze conclusie getrokken uit recente jurisprudentie van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State1, waarbij de algemene rijksarchivaris een verzoek om inzage in een beperkt openbaar archief in het kader van een onderzoek had afgewezen. In die uitspraak is bepaald dat de Archiefwet een documentenstelsel bevat en dat daarbij niet past dat de rijksarchivaris een document bewerkt – bijvoorbeeld door het te anonimiseren – alvorens daaraan inzage te geven.

Afgezien van die uitspraak is destijds bij de inzage door de zus van verzoekster naar de mening van de ombudsman niet voldoende stil gestaan bij de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van verzoekster, aangezien uit het onderzoek volgt dat het gehele dossier bestaande uit twee omslagen met stukken van verzoekster en van haar zus aan de zus ter inzage zijn gegeven. Uit het onderzoek blijkt niet dat er om de uitdrukkelijke toestemming van verzoekster is gevraagd en voorts blijkt uit de reactie van het RHCL aan de Nationale ombudsman dat het RHCL niet ervan op de hoogte is om welk archiefstuk de klacht gaat.

Naar het oordeel van de Nationale ombudsman is het RHCL zich onvoldoende bewust geweest van mogelijke schending van de persoonlijke levenssfeer van verzoekster bij het ter inzage geven van het archiefdossier aan de zus van verzoekster. Deze wijze van omgaan met privacygevoelige informatie getuigt van onvoldoende respect voor het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Het vereiste dat grondrechten dienen te worden gerespecteerd, is dan ook geschonden.

De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.

Ten aanzien van de klachtbehandeling

Het is een vereiste van behoorlijk overheidsoptreden dat de overheid actief naar de burger luistert, zodat deze zich gehoord en gezien voelt. Dit brengt met zich mee dat als een burger, al dan niet via een rechtsbijstandverlener, laat blijken ontevreden te zijn over een gedraging van een overheidsinstantie, de overheidsinstantie deze uiting van onvrede herkent als een klacht en de burger in de gelegenheid stelt zijn verhaal te doen.

Zulks nog afgezien van de verplichting van de overheidsinstantie vanuit de Algemene wet bestuursrecht om iedere klager bij het indienen van een klacht in de gelegenheid te stellen om te worden gehoord, tenzij de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord of de klacht kennelijk ongegrond is. De Nationale ombudsman acht het van groot belang dat een burger in het kader van klachtbehandeling in de gelegenheid wordt gesteld om zijn klacht persoonlijk toe te lichten. Een dergelijk persoonlijk contact dient, zoals het RHCL kennelijk veronderstelt, niet alleen tot het geven van een nadere toelichting van de kant van het RHCL.

De Nationale ombudsman constateert dat het RHCL niet weet in welk stuk uit het dossier de zus inzage heeft gekregen en wat zodoende heeft geleid tot de klacht. Dit acht de ombudsman cruciaal voor de behandeling van en het oordeel over de klacht die gaat over het gebrek aan respect voor eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Immers het RHCL heeft de verplichting om bijzondere persoonsgegevens, anders dan algemene persoonsgegevens, bij inzage bijzonder te beschermen.

Door persoonlijk contact met degene die klaagt kan een overheidsinstantie vragen stellen om te achterhalen waar een klacht daadwerkelijk om draait en wat de klager met die klacht wil bereiken. De ombudsman heeft in deze zaak na de klachtbehandeling door het RHCL de directeur van het RHCL alsnog daartoe in de gelegenheid gesteld en ziet het als een gemiste kans dat de directeur daar niet op in is gegaan. Nu het RHCL het gevoel had dat alles al was gezegd en geschreven, maar verzoekster desondanks aangaf onvoldoende gelegenheid te hebben gehad om haar verhaal te doen, had het RHCL met persoonlijk contact kunnen achterhalen waarom verzoekster dat gevoel had. Naar het oordeel van de Nationale ombudsman heeft het RHCL bij zijn klachtafhandeling niet voldoende naar de burger geluisterd en heeft het ook in reactie naar de Nationale ombudsman te algemene antwoorden gegeven.

De wijze van klachtbehandeling is niet behoorlijk.

Conclusie

De klacht over de onderzochte gedraging van het Regionaal Historisch Centrum Limburg te Maastricht is gegrond:

- ten aanzien van de wijze waarop het RHCL met het archiefdossier van verzoekster is omgegaan, wegens schending van het vereiste van respect voor de persoonlijke levenssfeer.
- ten aanzien van de klachtbehandeling door het RHCL, wegens schending van het vereiste van luisteren naar de burger.

Aanbeveling

De Nationale ombudsman geeft het bestuur van het RHCL in overweging om de werkwijze van inzage in beperkt openbaar archief en in het bijzonder de rechtbankdossiers die ondertoezichtstellingen bevatten van meerdere kinderen uit een gezin tegen het licht te houden met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. En voorts beveelt de Nationale ombudsman het bestuur van het RHCL aan om persoonlijk contact een centrale plaats te geven bij de behandeling van klachten.

De Nationale ombudsman,

Reinier van Zutphen


Achtergrond/bijlagen

Artikel 15 van de Archiefwet

1. Bij de overbrenging van de in artikel 1, onder c 1° en 2°, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op: a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

Artikel 17 van de Archiefwet

1. De beheerder van een archiefbewaarplaats stelt de daar berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen en overeenkomstig de artikelen 5 en 6 van de Wet hergebruik van overheidsinformatie.

2. De beheerder is bevoegd een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.

3. Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.

4. Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reprodukties, niet zijnde archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c 4°, ter beschikking worden gesteld

Artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging is verboden behoudens het bepaalde in deze paragraaf. Hetzelfde geldt voor strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag.

Artikel 23 van de Wet bescherming persoonsgegevens

1. Onverminderd de artikelen 17 tot en met 22 is het verbod om persoonsgegevens als bedoeld in artikel 16, te verwerken niet van toepassing voor zover:
a. dit geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;
b. de gegevens door de betrokkene duidelijk openbaar zijn gemaakt;
c. dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;
d. dit noodzakelijk is ter verdediging van de vitale belangen van de betrokkene of van een derde en het vragen van diens uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt;
e. dit noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting of
f. dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, passende waarborgen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel het College ontheffing heeft verleend. Het College kan bij de verlening van ontheffing beperkingen en voorschriften opleggen;
g. de gegevens worden verwerkt door het College of een ombudsman als bedoeld in artikel 9:17 van de Algemene wet bestuursrecht en dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, voor de uitvoering van de hun wettelijk opgedragen taken en bij die uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

Notes

[←1]

Uitspraak van 8 maart 2017 (ECLI:NL:RVS:2017:620).

Publicatiedatum
Rapportnummer
2018/007