De rechtbank riep Bastiaan (niet de echte naam) als belanghebbende negen dagen van tevoren op voor een zitting. In de oproepbrief stond dat Bastiaan tot aan de zitting een verweerschrift kon indienen. Daarnaast stond in de oproepbrief het verzoek om bij beantwoording ervan 'slechts één zaak per brief te behandelen'. Daarom dacht Bastiaan dat hij het verweerschrift slechts per brief kon versturen. Tijdens de zitting bleek dat Bastiaan het verweerschrift ook per e-mail had kunnen verzenden. Bastiaan diende een klacht in bij de rechtbank. Hij voelde zich benadeeld.
Volgens de rechtbank werd Bastiaan opgeroepen binnen de termijn die daarvoor is voorgeschreven in het Procesreglement Civiel jeugdrecht. De rechtbank kan zich voorstellen dat de oproeptermijn voor Bastiaan wel kort dag was.
Verder erkent de rechtbank dat in de oproepbrieven niet staat dat een verweerschrift ook per e-mail verzonden kan worden. De rechtbank onderzoekt of in de oproepbrieven informatie gegeven kan worden over de mogelijkheid om te reageren per e-mail. Het spijt de rechtbank dat Bastiaan de indruk heeft gekregen dat hij door de gang van zaken is benadeeld. Volgens de rechtbank is Bastiaan niet benadeeld. De rechter heeft het verweerschrift namelijk ontvangen op de dag van de zitting en betrokken bij de beslissing. Bastiaan was niet tevreden over de reactie van de rechtbank. Hij diende daarom een klacht in bij de Nationale ombudsman.
Wat vindt de Nationale ombudsman? De ombudsman stelt vast dat de rechtbank Bastiaan heeft opgeroepen binnen de termijn die daarvoor in de wet en het procesreglement staat. De ombudsman acht de klacht over de oproeptermijn dan ook ongegrond.
De ombudsman is het met Bastiaan eens dat de oproepbrief deed vermoeden dat het verweerschrift per brief moest worden ingediend. De informatieverstrekking in de brief was dus niet duidelijk. De rechtbank heeft aangegeven te werken aan een oproepbrief waarin wordt gewezen op de mogelijkheid om verweerschriften per e-mail in te dienen. De ombudsman neemt hier met instemming kennis van en volgt of de oproepbrieven worden aangepast.
Daarnaast stelt de ombudsman vast dat de rechter het verweerschrift van Bastiaan heeft kunnen meewegen bij de beslissing. Ook heeft Bastiaan tijdens de zitting de kans gekregen te reageren. In die zin is Bastiaan dus niet benadeeld.
Verder geeft de ombudsman de rechtbank mee dat het voor belanghebbenden wenselijk is zoveel mogelijk tijd te hebben voor het voorbereiden van een verweerschrift. Dit betekent dat zij er belang bij hebben dat de rechtbank een oproepbrief zo snel mogelijk toestuurt.