2012/085: Visumvoorschriften in folder en op website van NLse ambassade komen niet overeen

Rapportnummer
2012/085
Rapport

Verzoeker, een Nederlander van Iraanse oorsprong, stond in 2004 en 2010 garant voor de kosten van het bezoek van zijn zuster uit Iran. In augustus 2011 zou zij opnieuw overkomen om verzoeker en haar in Nederland studerende zoons te bezoeken. Voorafgaand aan de visumaanvraag stuurde de Ambassade in Teheran haar een informatiefolder toe met het verzoek om voor verdere informatie over de visumvoorschriften ook te kijken op de website van de Ambassade. Verzoeker raadpleegde voor zijn zuster de Nederlandstalige versie van de website. In de informatiefolder van de Ambassade stond dat van documenten opgesteld in het Farsi een vertaling moest worden overgelegd. Op de Nederlandstalige website van de ambassade stond dat van sommige documenten, bijvoorbeeld van de Shanesnameh (een soort familieboekje), de vertaling alleen verlangd werd bij de eerste aanvraag. Na een reis van 400 km kreeg de zuster van verzoeker op de Ambassade in Teheran te horen dat haar (inmiddels derde) visumaanvraag niet in behandeling werd genomen, onder meer omdat de vertaling van de Shanesnameh ontbrak. De Ambassade had in 2010 de mogelijkheid afgeschaft om aanvullende stukken per post, fax of mail na te sturen. De stukken moesten nu op een werkdag tussen 07.30 en 09.30 uur op de Ambassade worden overhandigd. De Nationale ombudsman is van oordeel dat het afschaffen van de mogelijkheid om stukken na te sturen erg rigide is en weinig getuigt van goede dienstverlening. Dat geldt zeker in dit geval waarin de ambassade zelf in gebreke was geweest om tevoren correcte informatie te verschaffen over de bij de visumaanvraag over te leggen stukken. Daardoor had de zuster van verzoeker niet kunnen vermoeden dat zij deze stukken bij het indienen van de visumaanvraag had moeten meebrengen. De minister van Buitenlandse Zaken liet naderhand aan de Nationale ombudsman weten dat de informatie op de website is aangepast.

Instantie: Nederlandse ambassade te Teheran

Klacht:

verzoekers zus gevraagd om haar aanvraag om verlening van een visum kort verblijf aan te vullen met documenten waarvan zij redelijkerwijs niet had kunnen vermoeden dat daarom gevraagd zou worden

Oordeel:
Gegrond

Instantie: Nederlandse ambassade te Teheran

Klacht:

documenten kunnen niet per fax, mail of post nagezonden worden, maar moeten door iemand in persoon tussen 07.30 en 09.30 uur op de ambassade worden overhandigd

Oordeel:
Gegrond