Verzoeker klaagt erover dat de huurcommissie Tilburg, c.q. het secretariaat van de huurcommissies, een op 23 oktober 2001 geplande hoorzitting niet heeft laten doorgaan en hem hiervan pas ter plaatse in kennis heeft gesteld.
Daarnaast klaagt verzoeker erover dat de huurcommissie tot het moment waarop hij zich tot de Nationale ombudsman wendde niet heeft gereageerd op zijn verzoek om vergoeding van de schade, ingediend op 25 oktober 2001.
Tenslotte klaagt verzoeker erover dat de huurcommissie zijn klacht over deze gang van zaken, doorgezonden door de Nationale ombudsman op 19 november 2002, niet heeft afgehandeld binnen de daarvoor in de Algemene wet bestuursrecht gestelde termijn.
Beoordeling
I. Ten aanzien van de wijze waarop de hoorzitting is afgelast
1. Medio 2000 maakte verzoeker op grond van de toestand van de vloer in zijn woonkamer bezwaar tegen de per 1 juli 2000 door zijn verhuurder voorgestelde huurverhoging. Vervolgens verzocht de verhuurder de huurcommissie Tilburg (verder de huurcommissie) uitspraak te doen over de redelijkheid van de door hem voorgestelde huurverhoging. Naar aanleiding van het verzoek werd door het secretariaat van de huurcommissies (verder secretariaat) voor 23 oktober 2001 een hoorzitting gepland. De hoorzitting werd op de dag van de zitting afgelast wegens afwezigheid van de voorzitter de heer S.
2. Verzoeker klaagt erover dat de huurcommissie c.q. het secretariaat van de huurcommissies, de op 23 oktober 2001 geplande hoorzitting niet heeft laten doorgaan en hem hiervan pas ter plekke in kennis heeft gesteld. Hij heeft daardoor voor niets een vrije dag moeten opnemen en reiskosten moeten maken.
3. Van een bestuursorgaan mag in beginsel worden verwacht dat het burgers tijdig en onder vermelding van de reden op de hoogte stelt van het afgelasten van geplande afspraken.
4. In reactie op de klacht deelde de voorzitter van de huurcommissie mee dat de afgelasting te wijten was geweest aan het secretariaat, nu de zitting van 23 oktober 2003 niet was opgenomen in het hem toegezonden zittingsrooster en hij ook de voor de zitting benodigde stukken niet had ontvangen. De voorzitter achtte de klacht gegrond, maar vroeg om begrip nu het niet doorgaan van de zitting noch aan hem noch aan de huurcommissie te wijten was geweest.
Daarnaar gevraagd deelde de voorzitter van de huurcommissie mee dat hij niet meer beschikte over het zittingsrooster van oktober 2001. Omdat hij de zitting niet zoals hij gewoon was in zijn agenda had genoteerd, kon hij echter niet anders concluderen dan dat de zitting van 23 oktober 2001 niet in het rooster opgenomen was geweest.
5. In reactie op de klacht deelde de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer mee dat op 11 oktober 2001 de zitting van 23 oktober 2001 was gepland en de stukken voor de voorzitter, de commissieleden en de betrokken zittingssecretaris verzendklaar waren gemaakt. Alle genoemde personen behalve de voorzitter waren op 23 oktober 2001 ter zitting verschenen. Op het moment dat de afwezigheid van de voorzitter werd vastgesteld, was het echter niet meer mogelijk geweest om de zitting binnen een redelijke termijn te laten doorgaan. Het voorstel van de zittingssecretaris om de zitting zonder de voorzitter te laten plaatsvinden, had de voorzitter afgewezen.
De minister was van mening dat het niet doorgaan van de zitting niet aan het secretariaat te wijten was geweest.
Ook de minister deelde, daarnaar gevraagd, mee niet meer te beschikken over het zittingsrooster van oktober 2001. De minister beschikte wel over relevante gegevens uit het geautomatiseerde systeem. Uit deze gegevens kon worden opgemaakt dat op 23 oktober 2001 een zitting was gepland onder voorzitterschap van de heer S. In dit verband deelde de minister nog mee dat de zitting van 23 oktober 2001 oorspronkelijk stond gepland op 10 oktober 2001, maar door onbekende oorzaak was doorgeschoven. Daarnaar gevraagd deelde een medewerkster van het secretariaat van de huurcommissies mee dat de betrokkenen schriftelijk op de hoogte worden gesteld als een zitting uitvalt. Een nieuw zittingsrooster wordt tussentijds niet verstrekt.
6. Nu de overige leden van de huurcommissie wel op de zitting van 23 oktober 2001 zijn verschenen en zij ook de op 11 oktober 2001 verzonden stukken ontvingen, acht de Nationale ombudsman het aannemelijk, dat de betrokkenen op de hoogte zijn gesteld van de zitting op 23 oktober 2001. Dat de zitting eerder op een andere datum gepland stond maar is doorgeschoven, maakt dit, mede gelet op de door de minister overgelegde gegevens uit het geautomatiseerde systeem, niet anders.
Gelet op het voorgaande wordt het ervoor gehouden dat het ontbreken van een vermelding van de zittingsdatum in de agenda van de voorzitter is te wijten aan een administratieve onnauwkeurigheid van de voorzitter, als gevolg waarvan hij niet ter zitting is verschenen. Aangezien de voorzitter na te zijn bericht over de zitting ook geen mogelijkheid zag om de zitting alsnog doorgang te laten vinden, moet worden geconstateerd dat de omissie tot afgelasting heeft geleid.
In zoverre is de onderzochte gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de huurcommissie, niet behoorlijk.
II. Ten aanzien van de wijze waarop het verzoek om schadevergoeding is afgehandeld
1. Per e-mailbericht van 25 oktober 2001 wendde verzoeker zich tot de huurcommissie en verzocht in verband met het niet doorgaan van de hoorzitting op 23 oktober 2001 om een vergoeding voor de door hem opgenomen verlofdag en de kosten van het openbaar vervoer. Bij brief van 24 april 2003 wees de huurcommissie dit verzoek af.
2. Verzoeker klaagt erover dat de huurcommissie tot het moment waarop hij zich tot de Nationale ombudsman wendde (op 18 april 2003) nog niet had gereageerd op zijn verzoek om vergoeding van de schade, ingediend op 25 oktober 2001.
3. Het is een vereiste van zorgvuldigheid dat verzoeken van burgers binnen een redelijke termijn worden afgehandeld.
4. Nu de termijn waarbinnen de huurcommissie verzoekers verzoek om schadevergoeding heeft afgehandeld bijna achttien maanden bedraagt, kan niet worden gezegd dat het verzoek binnen een redelijke termijn is afgehandeld. De door de huurcommissie aangevoerde reden, de verhuizing en de reorganisatie van het secretariaat, kunnen de vertraging weliswaar verklaren, maar niet rechtvaardigen.
Op dit punt is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
III. Ten aanzien van de wijze waarop de klacht is afgehandeld
1. Verzoeker wendde zich op 29 oktober 2002 tot de Nationale ombudsman met een klacht over de gang van zaken bij de huurcommissie. De Nationale ombudsman zond verzoekers klacht op 19 november 2002 door naar de huurcommissie met het verzoek de klacht af te handelen conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (verder Awb).
Bij brief van 24 april 2003 handelde de huurcommissie verzoekers klacht af.
2. Verzoeker klaagt erover dat de huurcommissie zijn klacht niet heeft afgehandeld binnen de daarvoor in de Awb gestelde termijn.
3. Ingevolge artikel 9:11 van de Awb dient een bestuursorgaan een klacht binnen zes of - indien een klachtenadviescommissie is ingeschakeld - tien weken, af te handelen. Het bestuursorgaan kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
4. In reactie op de klacht deelde de huurcommissie mee dat door problemen bij de reorganisatie van het secretariaat werkachterstanden waren ontstaan, onder andere bij de behandeling van verzoekers klacht.
5. Gelet op het feit dat verzoekers klacht pas na ruim vijf maanden is afgehandeld, heeft de huurcommissie de klacht niet binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Hier komt nog bij dat de huurcommissie de afhandeling van de klacht niet heeft verdaagd en verzoeker ook niet om verder uitstel heeft verzocht. Dit is niet juist.
In zoverre is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
6. Ten overvloede merkt de Nationale ombudsman nog het volgende op.
Ingevolge artikel 9:10, eerste en tweede lid, van de Awb stelt het bestuursorgaan de klager in de gelegenheid te worden gehoord. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
De huurcommissie heeft verzoeker niet in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. Er was geen sprake van een kennelijk ongegronde klacht. Hiermee heeft de huurcommissie - niettegenstaande het belang dat blijkens de Memorie van Toelichting door de wetgever is toegekend aan de hoorplicht (zie Achtergrond, onder 4.) - niet conform het bepaalde in artikel 9:10 gehandeld.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de huurcommissie Tilburg is gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van het secretariaat van de huurcommissies, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, is niet gegrond.
Onderzoek
Op 4 april 2003 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer W. uit Tilburg, met een klacht over een gedraging van de huurcommissie Tilburg, c.q. het secretariaat van de huurcommissies.
Naar deze gedraging, die ten aanzien van het secretariaat van de huurcommissies wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de huurcommissie Tilburg en de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Tevens werd de voorzitter van de huurcommissie Tilburg en de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer een aantal specifieke vragen gesteld, en nadere informatie te verstrekken.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Noch verzoeker noch de huurcommissie Tilburg gaf binnen de gestelde termijn een reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoeker maakte op grond van de toestand van de vloer in zijn woonkamer bezwaar tegen de door zijn verhuurder per 1 juli 2000 voorgestelde huurverhoging. De huurcommissie Tilburg (verder: de huurcommissie) werd verzocht uitspraak te doen over de redelijkheid van de voorgestelde huurverhoging. Naar aanleiding van het verzoek werd een voorbereidend onderzoek ingesteld in de woning van verzoeker.
2. Naar aanleiding van het verzoek werd door het secretariaat van de huurcommissies voor 23 oktober 2001 een hoorzitting gepland.
De hoorzitting werd op de dag van de zitting wegens afwezigheid van de voorzitter afgelast.
3. Per e-mailbericht van 25 oktober 2001 wendde verzoeker zich tot de huurcommissie en verzocht in verband met het niet doorgaan van de hoorzitting op 23 oktober 2001 om een vergoeding voor de door hem opgenomen verlofdag en de kosten van het openbaar vervoer.
4. Op 4 december 2001 deed de huurcommissie tijdens een hoorzitting uitspraak over de redelijkheid van de voorgestelde huurverhoging.
5. Verzoeker wendde zich op 29 oktober 2002 tot de Nationale ombudsman met een klacht over de gang van zaken bij de huurcommissie. De Nationale ombudsman zond verzoekers klacht op 19 november 2002 door naar de huurcommissie met het verzoek de klacht af te handelen conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.
6. Bij brief van 24 april 2003 werd verzoekers klacht door de huurcommissie afgehandeld. In deze brief deelde de huurcommissie verzoeker eveneens mee dat zijn verzoek om schadevergoeding werd afgewezen.
B. Standpunt verzoeker
Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtomschrijving onder Klacht.
C. Standpunt huurcommissie Tilburg
In reactie op de klacht verwees de huurcommissie Tilburg naar haar klachtafdoeningsbrief aan verzoeker van 24 april 2003. Deze brief, opgesteld door de voorzitter van de huurcommissie, luidt onder meer als volgt:
“Alvorens ik overga tot de behandeling van uw klacht, wil ik u mijn excuus aanbieden voor de lange termijn die het heeft gekost om uw klacht te beantwoorden. Zoals u wellicht weet, hebben verhuizing en omvangrijke reorganisatie van het secretariaat van de huurcommissie plaatsgevonden. Deze operatie ging met meer problemen gepaard dan verwacht. Hierdoor ontstonden diverse werkachterstanden bij de huurcommissies, onder andere bij de behandeling van uw klacht.
(…)
Ten aanzien van uw klacht over het niet doorgaan van een zitting wil ik het volgende opmerken.
Aanvankelijk was op 23 oktober 2001 een zitting gepland, waarop behandeling van uw zaak zou plaatsvinden. Door een vervelende communicatiestoring, die pas op de zittingsdag zelf aan het licht trad, bleek ik echter op 23 oktober 2001 niet in de gelegenheid te zijn om op te treden als voorzitter van die zitting. Een vervanging kon evenmin worden gerealiseerd. De zitting van 23 oktober 2001 heeft daarom tot mijn spijt op het laatste moment geen doorgang kunnen vinden. De oorzaak was overigens niet gelegen bij de huurcommissie, maar bij het secretariaat. Vervolgens is getracht alle partijen, die voor die zitting waren uitgenodigd, hierover te informeren. In uw geval is dit helaas niet gelukt. Daarbij wil ik opmerken, dat het bij dit soort omstandigheden praktisch onmogelijk is om alle betrokken partijen daarover tijdig te informeren.
Uw klacht over het niet doorgaan van de zitting op 23 oktober 2001 acht ik in beginsel gegrond, maar hoop uwerzijds op begrip voor het niet doorgaan van de zitting nu dit noch aan mij noch aan de huurcommissie kan worden verweten.
De door u gevraagde schadevergoeding, waaruit deze schade ook mag bestaan, wijs ik af, nu een verplichting tot vergoeding van schade niet op enige wet is gebaseerd en ook overigens niet verenigbaar is met de hoedanigheid van de huurcommissie als een bij wet ingestelde, onafhankelijke instantie ter beslechting van huurgeschillen.”
D. standpunt minister Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
In reactie op de klacht, voor zover deze betrekking had op het secretariaat van de huurcommissies, deelde de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer onder meer het volgende mee:
“In de eerste plaats wil ik u schetsen hoe de planning van zittingen in het algemeen verloopt. Vervolgens wil ik u aangeven welke feitelijke omstandigheden zich bij de zitting van 23 oktober 2001 hebben voorgedaan.
Voor de planning van zittingen in het algemeen gold in 2001 de volgende werkwijze.
Als eerste handeling wordt in overleg met de betrokken voorzitters van de huurcommissies afgestemd op welke data en dagdelen zittingen kunnen plaatsvinden. Deze afstemming vindt doorgaans plaats uiterlijk de 1e week van de maand die voorafgaat aan de zitting. Het resultaat hiervan is een zogenaamd zittingsrooster, waaruit blijkt welke data de voorzitters moeten reserveren in hun agenda. Dit zittingsrooster wordt uiterlijk de 2e week van de maand voorafgaand aan de zittingsmaand vastgesteld.
De tweede handeling is, dat per concrete zittingsdatum wordt vastgesteld welke concrete zaken op die datum worden behandeld door de betrokken huurcommissie. Doorgaans vindt dit uiterlijk twee weken voorafgaand aan de specifieke zittingsdatum plaats. Deze termijn van twee weken wordt gehanteerd om vervolgens partijen binnen de wettelijke termijn op de hoogte te kunnen stellen van de behandeling van hun zaak ter zitting. Deze wettelijke termijn is neergelegd in artikel 17 lid 6 van de (per 1 augustus 2003 vervallen; N.o.) Wet op de huurcommissies (Whc) (zie Achtergrond; N.o.) en bedraagt minimaal 8 dagen vóór de behandeling van het verzoek ter zitting. De concrete datum waarop de zittingsplanning plaatsvindt, wordt geregistreerd in het geautomatiseerde systeem, dat de planning ondersteunt. Dit systeem maakt daarbij tegelijkertijd de uitnodigingsbrieven richting partijen aan.
De derde handeling is, dat alle benodigde stukken (bijvoorbeeld het onderzoeksrapport) worden verzonden aan de betrokken partijen. Tevens ontvangen de voorzitter, de commissieleden en de betrokken zittingssecretaris afschriften van die stukken uit het woonruimtedossier die noodzakelijk zijn voor de voorbereiding op de behandeling. De verzending van de stukken aan partijen, voorzitter en commissieleden geschiedt tegelijkertijd. Gelet op de wettelijke termijn van artikel 17 lid 6 Whc ontvangen zij deze stukken uiterlijk 8 dagen voorafgaand aan de zittingsdatum. De werkwijze in 2001 is naderhand aangepast wat de te hanteren termijnen betreft. Deze termijnen zijn verlengd. Zo worden vanaf aanvang 2002 de zittingsdata nog eerder vastgelegd, zodat voor de voorzitters van de huurcommissies nog eerder duidelijk is wanneer de concrete zittingen plaatsvinden.
Het resultaat van de hiervoor geschetste handelingen is het volgende:
- in de 2e week van de maand voorafgaand aan de zittingsmaand weet de betrokken voorzitter, dat op een bepaalde datum een zitting gaat plaatsvinden.
- Uiterlijk 8 dagen voorafgaand aan die datum heeft hij tevens kennis van de specifieke zaken en heeft hij ook de stukken behorend bij die zaken.
Voor de feitelijke omstandigheden van de zitting van 23 oktober 2001 geldt het navolgende.
Niet meer te achterhalen is op welk moment met de voorzitter van de huurcommissie Tilburg afstemming heeft plaatsgevonden over 23 oktober 2001 als zittingsdatum.
Wel is duidelijk, dat op 11 oktober 2001 de zaken voor die zitting zijn gepland, en dat op die datum ook de stukken richting partijen, voorzitter, commissieleden en betrokken zittingssecretaris verzendklaar zijn gemaakt. Deze datum kan worden vastgesteld op basis van hetgeen in het geautomatiseerde systeem is opgenomen, en op basis van de uitnodigingsbrief aan partijen. De dagtekening van die brief is 11 oktober 2001. De desbetreffende zittingssecretaris heeft aangegeven die stukken ook geruime tijd voorafgaand aan de zitting te hebben ontvangen.
Op 23 oktober 2001 zijn vervolgens de commissieleden verschenen, de zittingssecretaris en diverse partijen. De voorzitter was echter niet verschenen bij aanvang van de zitting. De zittingssecretaris heeft vervolgens circa een half uur na de geplande aanvangstijd van de zitting het secretariaat van de huurcommissie hierover geïnformeerd en gevraagd of de voorzitter wellicht had gemeld dat hij verhinderd was. Aangezien dat niet gebeurd was, heeft de zittingssecretaris vervolgens telefonisch contact gezocht met de voorzitter. Die gaf aan op zijn woonadres aanwezig te zijn, op circa 60 kilometer van de zittingslokatie. De voorzitter deelde de zittingssecretaris mee, niet op de hoogte te zijn van die zitting, en evenmin stukken te hebben betreffende die zaken. De conclusie was vervolgens, dat de voorzitter niet meer binnen een redelijke termijn kon verschijnen om de zitting alsnog, zij het met vertraging, te laten doorgaan. Tegelijkertijd speelde een rol, dat de voorzitter aangaf de zitting niet te hebben kunnen voorbereiden.
De zittingssecretaris heeft toen nog wel, na overleg met zijn afdelingshoofd, voorgesteld om de zitting zonder formele voorzitter te laten plaatsvinden. In dat geval had één der commissieleden leiding gegeven aan de zitting en had de besluitvorming van de huurcommissie op een latere datum moeten plaatsvinden, en niet direct in raadkamer in aansluiting op de zitting. De voorzitter wees dit voorstel echter af, zodat de zittingssecretaris vervolgens de verschijnende partijen informeerde over het feit, dat de zitting geen doorgang vond.
Niet ontkend kan worden, dat het secretariaat in 2001 diverse problemen kende als gevolg van een reorganisatie. In die situatie verliepen diverse grotere en kleinere zaken niet op de manier zoals beoogd. Alleen bij de zitting van 23 oktober 2001 heeft echter gespeeld, dat de voorzitter niet van die zitting op de hoogte zou zijn geweest waardoor die geen doorgang kon vinden. Bij alle overige zittingen hebben zich dit soort problemen niet voorgedaan. Die zittingen hebben dan ook normaal doorgang gevonden.
Op grond van het voorgaande kan naar mijn mening niet worden gesteld dat het niet doorgaan van de zitting op 23 oktober 2001 is veroorzaakt door een communicatiestoring die het secretariaat kan worden verweten. Ik kan geen fout constateren bij het verzenden van de stukken voor die zitting. De zittingssecretaris alsmede de commissieleden hebben deze stukken immers wel tijdig ontvangen. Niet geheel kan worden uitgesloten, dat de PTT de postbezorging richting de voorzitter niet goed heeft verzorgd. Onderzoek naar aanleiding van uw brief binnen het secretariaat heeft niet opgeleverd, dat de stukken voor de voorzitter voor de zitting van 23 oktober 2001 zijn teruggekomen. Betrokken secretariaatsmedewerkers menen zich wel te kunnen herinneren indien een zodanige retourzending zou hebben plaatsgevonden.
Door het secretariaat zijn voorts op 23 oktober 2001 die voorzieningen getroffen om het ongemak bij partijen zo veel mogelijk te beperken. Allereerst is het voorstel gedaan om de zitting toch doorgang te laten vinden op een wijze die recht zou doen aan het doel van de zitting terwijl tegelijkertijd zo veel mogelijk recht zou worden gedaan aan de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de huurcommissie. Toen dat voorstel voor de voorzitter van de huurcommissie niet aanvaardbaar bleek, zijn alle verschijnende partijen, en zo ook (verzoeker; N.o.), persoonlijk geïnformeerd door de zittingssecretaris. Het secretariaat heeft de zaken van de zitting op 23 oktober 2001 tenslotte gepland op de eerst mogelijke zitting daarna, hetgeen de zitting van 4 december 2001 was.
Ten aanzien van de klacht van (verzoeker; N.o.) wil ik voorts nog het volgende onder uw aandacht brengen. (Verzoeker; N.o.) heeft zich een aantal malen gewend tot het bureau publieksvoorlichting van mijn ministerie met een klacht over het niet doorgaan van de zitting op 23 oktober 2001 en de gang van zaken op de zitting van 4 december 2001.
Aangezien bij die klachten expliciet was vermeld, dat zij betrekking hadden op de huurcommissie, heb ik die klachten laten doorzenden aan de huurcommissie ter afhandeling, hetgeen kennelijk is geschied. Door uw brief neem ik kennis van de wens om een compensatie te ontvangen van het Ministerie van VROM in verband met het opnemen van een vrije dag en het maken van reiskosten. Daarbij blijkt niet duidelijk hoe groot de geleden schade zou hebben bedragen. Zo geldt voor de reiskosten, dat de zitting plaatsvond in Tilburg op slechts circa 1,5 kilometer afstand hemelsbreed van het woonadres.
Al met al kan ik concluderen dat niet duidelijk is dat het secretariaat een verwijt treft aangaande het niet doorgaan van de zitting op 23 oktober 2001. Wel ben ik van mening, dat de aanwezige partijen, waaronder (verzoeker; N.o.), zijn getroffen door de extra tijd welke voor de tweede zitting helaas benodigd was. Ik ben echter van mening dat dit niet kan leiden tot een vergoeding van bestede uren, noch van een vergoeding voor extra reiskosten. De klacht geeft mij voorts wel aanleiding om de planning van zittingen in een overleg met de voorzitters van de huurcommissies aan de orde te stellen. Daarbij gaat het met name om het vastleggen van zittingsdata en de verantwoordelijkheden indien een zitting geen doorgang lijkt te vinden.”
E. nadere Reactie huurcommissie tilburg
In reactie op nadere vragen deelde de voorzitter van de huurcommissie Tilburg onder meer nog het volgende mee:
“Op 23 oktober 2001 ben ik rond 10.00 uur telefonisch benaderd door de desbetreffende zittingssecretaris over de zitting van die dag. Zoals in de brief van de Minister van VROM is aangegeven, heb ik toen aangegeven thuis te zijn en niet te weten van een zitting, die op die dag zou plaatsvinden. Van belang in deze is, dat ik als voorzitter in september 2001 een opgave heb ontvangen van de zittingen in de maand oktober d.o.v. Ik heb de gewoonte de data van de zittingen direct in mijn agenda te noteren.
Ik heb tevens de gewoonte om in mijn agenda te noteren van welke zitting ik de stukken heb ontvangen. Een afschrift van de desbetreffende pagina gelieve u (…) aan te treffen. Indien ik 8 dagen voorafgaande aan een zittingsdatum geen stukken heb ontvangen, neem ik contact op met het secretariaat.
In deze kwestie is bijzonder, dat de zitting van 23 oktober niet was opgenomen in het mij toegezonden zittingsrooster noch dat ik nadien de stukken van de zitting heb ontvangen. De door mij gehanteerde controle heeft mitsdien bij gebrek aan elk weten mijnerzijds van de zitting niet plaats kunnen vinden. Mij treft derhalve naar mijn stellige overtuiging in deze geen enkele blaam.
De strekking van mijn mededelingen in het telefoongesprek met de zittingsecretaris was, dat ik het niet mogelijk achtte om nog deel te nemen aan de zitting. Hiervoor gold een tweetal redenen. Ik bevond mij op mijn huisadres op een afstand van circa 60 km van de zittingslocatie. Ik werd gebeld op een tijdstip dat de zitting al een aanvang had moeten nemen. Die zitting was, zoals gebruikelijk, gepland van 9.30 uur tot circa 12.00 uur. Het alsnog afreizen naar de zitting had er in elk geval toe geleid, dat ik waarschijnlijk pas tegen 11.00 uur was gearriveerd.
Een andere belangrijke reden was, dat ik geen stukken voor de zitting had ontvangen, zodat ik mij in het geheel niet had kunnen voorbereiden op de zitting. Voor een verantwoorde behandeling van de voorgelegde geschillen acht ik een gedegen voorbereiding noodzakelijk.
In het telefoongesprek heb ik het voorstel om de zitting zonder mij doorgang te laten vinden afgewezen, aangezien een zodanige zitting in strijd is met de wettelijke regeling. Ingevolge artikel 12 lid 1 van de (per 1 augustus 2003 vervallen; N.o.) Wet op de Huurcommissies (Whc) houdt de huurcommissie zitting met de voorzitter benevens twee leden. Het beraad van de huurcommissie vindt eveneens plaats in deze samenstelling. Voorts heeft de voorzitter ingevolge artikel 18 Whc een aantal specifieke taken gedurende de zitting. Zo heeft de voorzitter de leiding van de zitting, kunnen partijen elkaar vragen stellen via de voorzitter en geeft de voorzitter aan wanneer uitspraak zal worden gedaan.
Het houden van een zitting met een niet gekwalificeerd lid van de huurcommissie als voorzitter acht ik in strijd met de wettelijke regelgeving. Een klacht bij de Ombudsman zou daarvan het gevolg kunnen zijn. Ik heb daar vanuit mijn verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het werk van de huurcommissie bewust niet voor gekozen.
Uit het hiervoor gestelde kunt u afleiden dat de vraag hoe ik het mogelijk acht, dat ik geen stukken voor de zitting heb ontvangen in tegenstelling tot de zittingssecretaris en de andere commissieleden, niet door mij kan worden beantwoord. De oorzaak weet ik niet. De reden, dat ik volledig onbekend was met de te houden zitting, heb ik u hierboven toegelicht.
Al met al ben ik wel van mening, dat de klacht van (verzoeker; N.o.) over het niet doorgaan van de zitting van 23 oktober 2001 in beginsel terecht is. Ik ben echter tevens van mening, dat de oorzaak van het niet doorgaan van de zitting mij niet kan worden aangerekend.”
F. Nadere reactie minister Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
1. In reactie op een nadere vraag deelde de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer onder meer nog het volgende mee:
“Wat uw verzoek betreft om een afschrift van het zittingsrooster van oktober 2001 moet ik u helaas mededelen, dat dit zittingsrooster niet meer aanwezig is. Wel kan ik u een overzicht verstrekken van de relevante gegevens zoals die in het geautomatiseerd systeem zijn opgenomen. Deze gegevens geven de zittingen weer die in oktober 2001 door de huurcommissie Tilburg zouden worden gehouden, alsmede de datum waarop die zittingen zijn vastgelegd in het geautomatiseerde systeem. Dit overzicht bevestigt nogmaals, dat de zitting van 23 oktober 2001 tijdig, namelijk op 11 oktober 2001, door het secretariaat van de huurcommissies is gepland.
Tevens kan ik u twee rapportageoverzichten verstrekken met betrekking tot de zitting van 23 oktober 2001 te Tilburg. Uit deze rapportageoverzichten blijkt, dat er oorspronkelijk op 10 oktober 2001 een zitting was gepland. Deze zitting is echter door thans niet meer te achterhalen oorzaak doorgeschoven naar 23 oktober 2001. Wellicht heeft dit doorschuiven ertoe geleid, dat (de voorzitter; N.o.) de heer S. deze zitting niet in zijn agenda heeft opgenomen. Op of kort na 11 oktober 2001 zijn echter voorts de relevante stukken van deze zitting verzonden richting de heer S., de huurcommissieleden en de betrokken zittingssecretaris.
Ik stel vast, dat de heer S. in zijn brief geen wijze van zittingsplanning heeft geschetst die afwijkt van de mijne zoals neergelegd in mijn brief van 31 juli 2003. Evenmin heeft hij gesteld, dat anderen betrokken bij de zitting van 23 oktober 2001 (de commissieleden, de zittingssecretaris en de uitgenodigde huurders en verhuurders) net als hij verkeerd zouden zijn geïnformeerd over deze zitting. De brief van de heer S. geeft mij dan ook geen aanleiding om mijn eerdere conclusie over een mogelijk verwijt richting secretariaat opgenomen in mijn brief van 31 juli 2003, te herzien.
Ten aanzien van hetgeen de heer S. stelt omtrent het houden van een zitting zonder formeel voorzitter wil ik nog het volgende opmerken.
De beslissing over het al dan niet houden van een zitting in een dergelijke situatie acht ik voorbehouden aan het zelfstandig bestuursorgaan huurcommissie. Het secretariaat van de huurcommissie dat onderdeel uitmaakt van het Ministerie van VROM, kan bij een dergelijke beslissing slechts een adviserende en ondersteunende rol vervullen.
Ik kan mij echter voorstellen, dat een huurcommissie zich bij een dergelijke beslissing in hoofdzaak baseert op het belang van betrokken huurders en verhuurders. Daarbij constateer ik, dat de heer S. voorbij gaat aan de concrete situatie op de zitting van 23 oktober 2001. Feit is namelijk, dat er bij deze zitting in elk geval strijdigheid met een wettelijke bepaling zou plaatsvinden; ofwel door het laten vervallen van de geplande zitting, ofwel door het laten doorgaan van de zitting met een onvolledig samengestelde huurcommissie. Enerzijds verwijst de heer S. in zijn brief voor de beslissing over het niet houden van de zitting van 23 oktober 2001 terecht naar hetgeen wettelijk is bepaald omtrent het houden van een zitting door de huurcommissie. Anderzijds was deze zitting gepland in overeenstemming met de wettelijke regeling en de betrokken huurders en verhuurders waren over deze zitting geïnformeerd.
Het alsnog laten doorgaan van de zitting door middel van de twee wel aanwezige huurcommissieleden past bij een beslissing die rekening houdt met het belang van betrokken huurders en verhuurders.
Daarbij is van belang, dat het bij de huurcommissies in het verleden wel meer is voorgekomen, dat één der leden niet (tijdig) voor de zitting verscheen. Voor de besluitvorming door de huurcommissie hoeft dit geen beletsel te zijn. De huurcommissie houdt namelijk zitting met de voorzitter en twee leden. Hierdoor kan de huurcommissie tot besluitvorming komen indien één huurcommissielid ontbreekt, en de overige twee leden een eensluidend oordeel hebben. Daarbij is van belang, dat de huurcommissie omtrent voorgelegde verzoeken beraadslaagt en beslist in raadkamer. Hoewel het gebruikelijk is dat deze raadkamer direct aansluit op de zitting is dat niet noodzakelijk. Het is dus mogelijk om de raadkamer, bij ontstentenis van een huurcommissielid en geen eensluidend oordeel van twee wel aanwezige huurcommissieleden, op een later tijdstip of op een andere dag te houden.
Daar waar in het verleden een huurcommissielid niet (tijdig) verscheen, werd het bovenstaande omtrent de zitting en de raadkamer aan de betrokken partijen uitgelegd. Hen werd voorts gevraagd of zij tegen die gang van zaken bezwaar hadden. Daarbij werd hen tevens aangegeven, dat een dergelijk bezwaar zou moeten leiden tot een zitting op een andere dag. In deze gevallen gaven partijen voorts aan geen bezwaren te hebben tegen een behandeling ter zitting door een huurcommissie bestaande uit 2 leden. Van het secretariaat heb ik ook begrepen, dat deze zittingen en raadkamers met dezelfde zorgvuldigheid plaatsvonden als wanneer deze waren gehouden conform de wettelijke regelingen.
Concluderend meen ik, dat de brief van de heer S. niet leidt tot aanpassing van mijn eerdere oordeel dat niet duidelijk is dat het secretariaat een verwijt zou treffen. Voorts meen ik, dat de beslissing omtrent het al dan niet houden van de zitting op 23 oktober 2001, is genomen binnen de taak en bevoegdheid van de huurcommissie Tilburg. Wel acht ik het voorstelbaar, dat de huurcommissie Tilburg ook tot een andere beslissing had kunnen komen die meer het belang van betrokken huurders en verhuurders had gediend.”
2. Als bijlage voegde de minister afschriften toe van aan het geautomatiseerde systeem onttrokken gegevens met betrekking tot zittingsdata van de huurcommissie Tilburg in oktober 2001 en twee rapportageoverzichten met onder andere data waarop de voorzitter van de huurcommissie Tilburg beschikbaar was en kon worden ingepland (onder andere op 23 en 24 oktober 2001).
g. nadere informatie huurcommissie
Daarnaar gevraagd deelde de voorzitter van de huurcommissie Tilburg mee dat hij niet meer beschikte over het zittingsrooster van oktober 2001.
Daarnaar gevraagd deelde een medewerkster van het secretariaat van de huurcommissie mee dat betrokkenen schriftelijk op de hoogte worden gesteld als een zitting uitvalt. Een nieuw zittingrooster wordt tussentijds niet verstrekt.
Achtergrond
1. Huurprijzenwet woonruimte (vervallen per 1 augustus 2003 en vervangen door de Uitvoeringswet Huurprijzen woonruimte, Stb. 589)
Artikel 15, eerste lid:
“1. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regelen gegeven voor de beoordeling door de huurcommissie van de kwaliteit van woonruimte en van de redelijkheid van wijzigingen van de huurprijs alsmede van de redelijkheid van huurprijzen als bedoeld in de artikelen 17 en 18 (geregeld in de artikelen 5 en 6 van het Besluit huurprijzen woonruimte; N.o.).”
Artikel 17, zesde lid:
“De huurcommissie wijst in haar uitspraak partijen op de (…) mogelijkheid de kantonrechter te verzoeken de huurprijs vast te stellen, alsook op de vorm en de termijn die daarbij in acht moeten worden genomen.”
Artikel 20, eerste lid:
“Indien de huurder binnen zes weken na het tijdstip waarop de verhoging van de huurprijs blijkens het voorstel had moeten ingaan schriftelijk verklaart met een voorstel van de verhuurder tot verhoging van de huurprijs niet in te stemmen, kan de verhuurder tot uiterlijk twaalf weken na het tijdstip waarop de verhoging blijkens het voorstel had moeten ingaan, de huurcommissie, in welker ressort de woonruimte is gelegen, onder overlegging van een afschrift van zijn voorstel en van de verklaring van de huurder, schriftelijk verzoeken uitspraak te doen over de redelijkheid van het voorstel.”
Artikel 25, eerste lid:
“De huurcommissie doet binnen vier maanden na ontvangst van het verzoek, bedoeld in de artikelen 20, eerste of vierde lid, of 23, met redenen omkleed schriftelijk uitspraak omtrent de redelijkheid van het voorstel tot wijziging van de huurprijs.”
2. Wet op de huurcommissies
Artikel 3, eerste lid, aanhef en onder i:
“1. Een huurcommissie heeft tot taak terzake van huur en verhuur van woonruimte
(…)
i. desverzocht ingevolge het bepaalde in artikel 25, eerste lid, van de Huurprijzenwet woonruimte uitspraak te doen over de redelijkheid van een voorstel van huurder of verhuurder tot wijziging van de huurprijs (…).”
3. Algemene wet bestuursrecht
Artikel 9:10:
“1. Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord.
2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
3. Van het horen wordt een verslag gemaakt.”
Artikel 9:11:
"1. Het bestuursorgaan handelt de klacht af binnen zes weken of - indien afdeling 9.3 van toepassing is - binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift.
2. Het bestuursorgaan kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft."
4. Algemene wet bestuursrecht, Tweede Kamer, vergaderjaar 1997 - 1998, 25 837, Memorie van Toelichting, pag. 19 - 22.
Artikel 9:10
“Dit artikel bevat het beginsel van hoor en wederhoor. De hoorplicht vormt een essentieel onderdeel van de schriftelijke klachtprocedure. Ook de Nationale ombudsman gaat daarvan uit (zie bijv. het rapport van de Nationale ombudsman van 30 juni 1989, AB 1990, m.nt. P.A.M. Mevis).
Het horen is om meerdere redenen van belang. (...) Door het horen van beide partijen bestaat de gelegenheid naar een oplossing te zoeken voor de problemen die ten grondslag liggen aan de klacht. Een belangrijke doelstelling van de klachtprocedure is het herstel van het geschonden vertrouwen in het bestuur. Door uitwisseling van informatie en wederzijdse inzichten kan het vertrouwen van de klager in het bestuur worden versterkt, ook als hij geen gelijk krijgt. Toepassing van het uitgangspunt van hoor en wederhoor dient voorts de waarheidsvinding. De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, dienen beiden in de gelegenheid te worden gesteld op elkaars standpunten te reageren."